İzin hakları ve kalan izinler
Sorunsuz izin yönetimi için izin haklarını ve kalan izinleri yönetin
Jibble’ın ücretli izin takip programı ile izin politikaları oluşturulduktan sonra, her bir ekip üyesi için toplam hak edilen izinler ve kalan izinler görüntülenebilir. Henüz oluşturmadıysanız, izin politikaları oluşturmak makalemize göz atabilirsiniz.
Kalan izinler özelliği yalnızca Premium ve Ultimate planda kullanılabilir.
Bu makalede bahsedilenler:
Kalan izinlere genel bakış
Personelinizin kalan izinlerini İzinler sayfasına gidip Kalan İzinler sekmesine tıklayarak bulabilirsiniz. Bir kuruluş sahibi veya yönetici olarak, her bir izin politikası türü için ilgili Hak Edilen, Alınan ve Kalan izinler ile birlikte tüm ekip üyelerinin bir listesini göreceksiniz. Yöneticiler yönettikleri ekip üyelerinin bir listesini görebilirken, üyeler yalnızca kendi kalan izinlerini görebilirler.
Kalan izinlere genel bakış sayfasında birkaç sütun göreceksiniz:
- İzin politikası – İzin politikasının adı
- Devreden – Belirlenmiş kalan izin kurallarına göre önceki döngüden devreden toplam gün/saat sayısı.
- Herhangi bir devreden izin kullanılmışsa, toplamın yanında bir etiket görünecektir (örneğin, “kullanılan 5”).
- Devreden iznin süresi dolmuşsa, toplamın yanında bir etiket görünecektir (örneğin, “5’in süresi doldu”). Üzerine gelindiğinde, son kullanma tarihi gibi ayrıntılar gösterilecektir.
- Hak edilmiş – Tahakkuk politikalarına göre kazanılan toplam hak edilen gün/saat sayısı.
- Değişiklikler – Kalan izinlere yapılan eklemeler veya kesintiler dahil olmak üzere, mevcut izin döngüsü sırasında izin politikasına uygulanan ayarlamaların kümülatif toplamı. Örneğin, +4 ve -2 olmak üzere iki ayarlama yapılmışsa, görüntülenen toplam +2 olarak görünür.
- Kullanılmış – Kullanılan toplam izin gün/saat sayısı
- Kalan izin – Henüz kullanılmamış mevcut gün/saatlerin kümülatif toplamı. Kalan izinler, taşınan izinlere, haklara, ayarlamalara ve kullanılan günlere/saatlere göre hesaplanır.
Hem ücretli hem de ücretsiz izin politikaları kalan izinlere genel bakış sayfasında görüntülenir. Ücretsiz izin politikaları bir hak edilen ve kalan izinleri içermez, yalnızca alınan toplam ücretsiz izin günü veya saati gösterilir.
Üyelerinizin kalan izin haklarında ayarlamalar yapmanız gerekiyorsa, personel kalan izinlerinin nasıl ayarlanacağına dair makalemize göz atabilirsiniz.
Kalan izinlerin eksiye düşmesi
Kalan izinlerin eksiye düşebilmesi, izinler için önceden başvuru yapılmasına olanak tanır. Bir kullanıcı hakkı olan toplam gün/saat sayısını aşan bir izin talebinde bulunduğunda, kalan izinler eksi olarak gösterilir.
Kazanılmamış, yani bekleme süresi altında olan tahakkuk etmiş izinler için, belirlenen eşik tarihine ulaşıldığında yeni izin hakları eklenir.
Örnek:
Ayla, 3 aylık bekleme süresiyle birlikte, işe giriş tarihine göre kazanılacak 12 günlük bir izin politikasına (Politika A) atanmıştır. Ayla kuruluşa 1 Ocak tarihinde katılır. Bu tarihte, bekleme süresi eşiğine ulaşmadığı için izin hakkı 0’dır. 1 Şubat’ta Ayla 3 günlük izin için başvurur. Başvuru sırasında kalan izinlerinin -3 gün olduğunu fark eder. 1 Nisan’da (işe giriş tarihinden 3 ay sonra) kalan izin hakkı 9 gün olacaktır (-3 gün + 12 gün).
İzin hesaplarını anlama
İzin süreleri
Eklenen izin süreleri, özellikle “Resmi tatilleri hariç tut” ve “Tatil günlerini hariç tut” gibi ayarlar aracılığıyla izin politikanızın yapılandırmasından etkilenebilir.
- Resmi Tatilleri Hariç Tut
“Resmi tatilleri hariç tut” seçeneğinin etkinleştirilmesi, izin sürelerini hesaplarken atanmış tatil takvimlerinize göre belirlenmiş resmi tatilleri hariç tutmanıza olanak tanır.
Örneğin:
Pazartesiden Çarşambaya kadar üç günlük izin talep eden bir çalışanı ele alalım ve Çarşamba günü resmi tatil olsun. “Resmi tatilleri hariç tut” ayarı etkinleştirildiğinde, sistem çalışanın kalan izinlerinden yalnızca toplam 2 günü (Pazartesi ve Salı) düşecektir. Resmi tatil olan Çarşamba günü, izin süresi hesaplanırken dikkate alınmayacaktır.
- Tatil Günlerini Hariç Tut
“Tatil günlerini hariç tut” ayarının etkinleştirilmesi, izin sürelerini hesaplarken atanmış çalışma programınıza göre belirlenmiş çalışılmayan günleri hariç tutmanıza olanak tanır.
Örneğin:
Diyelim ki bir çalışan Cuma gününden başlayarak 7 günlük bir izin talep etti. “Tatil günlerini hariç tut” ayarı etkinleştirildiğinde ve hafta sonları çalışma programında tatil günleri veya dinlenme günleri olarak işaretlendiğinde, sistem çalışanın kalan izinlerinden yalnızca 5 gün düşer. Bu kesinti, Cuma gününü ve takip eden Pazartesi’den Perşembe’ye kadar olan günleri içeren çalışma günlerini hesaba katar. Cumartesi ve Pazar günlerinden oluşan hafta sonu, izin süresinin hesaplanmasında dikkate alınmayacaktır.
Bordro saatleri
Ücretli tazminatlarla birlikte izin süresi eklendiğinde, bordro saatleri zaman çizelgelerine ve raporlara eklenecektir. Bordro saatleri için hesaplamalar, bir ekip üyesine atanan çalışma programına dayanmaktadır:
- Günlük sabit program:
Belirtilen çalışma saatlerine dahil edilen izinler (örn. sabah 9 – akşam 5 = 8 saat) bordro saatlerine göre hesaplanacaktır. Belirtilen çalışma saatlerinin dışında eklenen herhangi bir izin süresi (örn. 17:00 – 23:00 arası tatil izni) bordro saatlerine göre hesaplanmaz.
- Günlük esnek program:
Belirtilen çalışma saatlerine (örn. günlük 8 saat) dahil olan ek izinler, tahsis edilen maksimum günlük saatlere ulaşılana kadar bordro saatlerine eklenir.
- Haftalık esnek program:
Eklenen izin süresi, hafta için belirtilen günlük çalışma saati sayısına göre hesaplanır (örneğin, Pazartesi’den Cuma’ya haftalık 40 saat = günlük 8 saat). Çalışma günleri belirtilmemişse, haftada toplam 7 gün olduğu varsayılır ve hesaplama haftalık toplam saat / 7 gün şeklinde yapılır. İzin saatleri, tahsis edilen maksimum günlük saate ulaşılana kadar bordro saatlerine eklenecektir.
Not: Ücretsiz molalar ve otomatik kesintiler bordro dışında tutulur.
Haklar ve kalan izinler
İzin haklarının ve kalan izinlerin hesaplanması büyük ölçüde izin politikanızın tahakkuk ayarının türüne bağlıdır.
Ücretli izin politikasının oluşturulması sırasında, Tahakkuk Çizelgesi alanı altında üç seçenek bulunmaktadır:
Hiçbiri
Tahakkuk Takvimi Hiçbiri olarak ayarlandığında, izin süresi, kullanıcının işe devam tarihine bakılmaksızın, yıllık ve toplu olarak doğrudan kazanılır. İzin hakları, cari yılın 1 Ocak tarihinden 31 Aralık tarihine kadar yıllık olarak hesaplanacak ve bir sonraki yılın 1 Ocak tarihinde yenilenecektir. Tahakkuksuz izin çizelgeleri hakkında daha fazla bilgi edinin.
Yıllık
Tahakkuk Takvimi Yıllık olarak ayarlandığında, izin süresi yıllık olarak belirlenen tarihte toplu olarak kazanılır ve orantılı olarak hesaplanır. Bir personelin yıllık tahakkukunun ne zaman başlayacağını belirlemek için iki seçenek vardır:
- Özel
Özel seçildiğinde, izin yıllık bazda özel tarihe göre verilir ve bir sonraki yılın belirlenen özel tarihinde yenilenir. Bir üyenin izin döngüsünün ortasında kuruluşa katılması halinde, izin süresinin azaltılabileceğini unutmayın.
Örnek 1:
Bir şirketin tüm çalışanlar için yıllık tahakkuk döneminin başlangıcı olarak 1 Mart özel başlangıç tarihini seçtiğini varsayalım. Bir çalışan 20 günlük Yıllık İzin hakkına sahipse, 1 Mart’ta 20 günün tamamını alacaktır. Bir sonraki yılın 1 Mart’ı geldiğinde, hak 20 günlük yeni bir izin ile yenilenir.
Kullanılmış toplam izin sayısı yalnızca mevcut izin döngüsü içinde alınan tarihleri yansıtacaktır.
Örnek 2:
İzin döngüsü özel bir tarih olan 1 Temmuz’da başlayan bir personel düşünün. Bu, izin döngüsünün cari yılın 1 Temmuz’undan bir sonraki yılın 30 Haziran’ına kadar uzandığı ve izin haklarının her yıl 1 Temmuz’da sıfırlanacağı anlamına gelir. Şimdi, bugünün 1 Eylül olduğunu ve bu çalışanın 15 Mart 2023 ile 20 Mart 2023 tarihleri arasında toplam 5 izin günü kullandığını varsayalım. Bu 5 gün, 1 Temmuz 2023 tarihinde başlayan mevcut izin döngüsünün dışında kullanılmıştır.
Bu bağlamda “Kullanılmış” sütununu incelediğinizde, bu belirli tarihler mevcut döngünün dışında kaldığı için 0 gün gösterecektir. İzin döngüsü fiilen 1 Temmuz 2023’te başlar ve bu noktaya kadar alınan herhangi bir izin mevcut döngü hesaplamalarına dahil edilmez.
- İşe Giriş Tarihi
İşe Giriş Tarihi seçildiğinde, izinler personelin kişi profillerinde bulunan işe giriş tarihine göre yıllık olarak verilir. Bu haklar, personelin bir sonraki yıl işe başlama tarihinde yenilenecektir.
Örnek 1:
Çalışan A, Jibble kuruluşunuza 15 Mart tarihinde katıldı. Kendisi 20 günlük Yıllık İzin hakkına sahiptir ve 15 Mart’ta 20 günün tamamını alacaktır. Bir sonraki yılın 15 Mart’ı geldiğinde, hak 20 günlük yeni bir hak verilerek yenilenir.
Kullanılmış toplam izin sayısı yalnızca mevcut izin döngüsü içinde alınan tarihleri yansıtacaktır.
Örnek 2:
Jibble kuruluşunuzun 25 Temmuz’da bir parçası olan Çalışan B’yi ele alalım. Yıllık izin hakkı 20 gündür ve izin döngüsü işe giriş tarihi olan 25 Temmuz’dan itibaren başlar ve bir sonraki yılın 24 Temmuz’una kadar devam eder. 2023 yılında toplam 12 gün izin kullanmıştır. Bunlardan biri 28 Mayıs 2023’ten 31 Mayıs 2023’e (4 gün), diğeri ise 1 Eylül 2023’ten 8 Eylül 2023’e (8 gün) kadar uzanmaktadır.
“Kullanılmış” sütununu görüntülerken 19 Eylül 2023’e hızlıca ilerleyin, 8 gün görüntülenecektir. Bunun nedeni, Mayıs ayında alınan 4 günün 25 Temmuz 2023’te başlayan mevcut döngünün dışında kalmasıdır.
Yıllık tahakkuk takvimi hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
Aylık
Tahakkuk Takvimi Aylık olarak ayarlandığında, yıllık bir döngü boyunca belirlenen tarihte aylık olarak izin kazanılır. Bir personelin aylık tahakkukunun ne zaman başlayacağını belirlemek için iki seçenek vardır:
- Özel
Özel seçildiğinde, her ay belirli bir tarih aralığına göre izin vermeyi seçebilirsiniz. Özel tarih için iki seçeneğiniz vardır:
- Başlangıçta: Çalışanlar aylık haklarının tamamını seçilen özel tarihte (örneğin ayın 1. günü) hemen alırlar. Bu hak, yıllık döngü sona erene kadar takip eden ayların her biri için aynı özel tarihte eklenecektir.
- Bitişte: Çalışanlar aylık haklarını ay boyunca tahakkuk ettirir ve bir sonraki ayın tahakkuk tarihinden bir gün önce kullanılabilir hale getirir. Bu hak, yıllık döngü sona erene kadar takip eden ayların her biri için aynı özel tarihte eklenecektir.
Bir üyenin aylık tahakkuk döngüsünün ortasında kuruluşa katılması halinde, oranlama yapılacağını unutmayın.
Örnek 1:
Diyelim ki bir şirket, tüm çalışanlar için aylık tahakkuk döneminin 1. Günü “Başlangıçta” özel başlangıç tarihini seçti. Bir çalışan her ay 2 gün Yıllık İzin alma hakkına sahipse, ilk 2 gününü 1 Mart’ta alacaktır. Ardından, 1 Nisan’da 2 gün daha Yıllık İzin alacaklardır.
Örnek 2:
Diyelim ki bir şirket, tüm çalışanlar için aylık tahakkuk döneminin “Bitişinde” 15. Gün özel başlangıç tarihini seçti. Bu tarih şu anda 1 Şubat’tır. Bir çalışanın her ay 2 gün Yıllık İzin hakkı varsa, ilk 2 gününü aylık döngünün sonunda, yani 15 Şubat’tan bir ay sonra, 14 Mart’ta alacaktır. Ardından, 14 Nisan’da 2 gün daha Yıllık İzin alacaklardır.
- İşe Giriş Tarihi
İşe Giriş Tarihi seçildiğinde, izinler çalışanın kişi profillerinde bulunan işe giriş tarihine göre aylık olarak verilir. Bu haklar, çalışanın bir sonraki ay işe başlama tarihinde yenilenecektir. Her ay belirli bir tarih aralığına göre izin vermeyi de seçebilirsiniz. İki seçeneğiniz vardır:
- Başlangıçta: Çalışanlar aylık haklarının tamamını işe giriş tarihlerinde (örneğin 1 Ocak) hemen alırlar. Bu hak, yıllık döngü sona erene kadar takip eden her ay için aynı katılım tarihinde eklenecektir.
- Bitişte: Çalışanlar aylık haklarını ay boyunca tahakkuk ettirir ve bir sonraki ayın tahakkuk tarihinden bir gün önce hazır bulundururlar. Bu hak, yıllık döngü sona erene kadar takip eden her ay için aynı tarihte eklenecektir.
Örnek 1:
Diyelim ki Adem kuruluşa 1 Mart’ta katıldı. Aylık tahakkuk döneminin “Başlangıçta” işe giriş tarihinde başlayan bir aylık tahakkuk politikasına atanır. Adem’in her ay 2 gün Yıllık İzin hakkı varsa, ilk 2 gününü 1 Mart’ta alacaktır. Ardından, 1 Nisan’da 2 gün daha Yıllık İzin alacaktır.
Örnek 2:
Diyelim ki Adem kuruluşa 1 Mart’ta katıldı. İşe giriş tarihinden itibaren aylık tahakkuk döneminin “Bitişte” başlayan bir aylık tahakkuk politikasına atanır. Eğer her ay 2 gün Yıllık İzin hakkı varsa, ilk 2 gününü işe giriş tarihinin sonunda, yani 1 Mart’tan bir ay sonra, 31 Mart’ta alacaktır. Bir sonraki ay, 30 Nisan’da, 2 gün daha Yıllık İzin alacaktır.
Aylık tahakkuk takvimi hakkında daha fazla bilgi edinin.