Aslında personelin zamanını takip etmek için gibi genel bir ihtiyaç yoktur ve çalışanların zamanını takip etmek birçok durumda anlamsız bile olabilir. Personel zaman takibinin bir çözüm olduğunu söylemek daha doğrudur. Dolayısıyla eğer bir sorununuz yoksa, muhtemelen bir çözüme de ihtiyacınız yoktur.
Bu nedenle ilk adım, çalışanlarınızı yönetirken yaşadığınız sorunları tespit etmektir. KPI’lar açıksa ve bunlara uyuluyorsa, zaman takibi hiçbir fayda sağlamayabilir. Ancak gerçek şu ki, çoğu işte bir iş rolünün tüm yönlerini kapsayan tüm KPI’lara sahip olmak ve ardından makul KPI’lar belirlemek pek çok kişinin düşündüğü kadar kolay değildir.
Hayır, zaman saati yazılımı kullanmak normalde gerekli değildir, ancak eğer kullanırsanız bu hayatınızı çok daha kolaylaştırabilir. Böylece maliyetlerden tasarruf edebilir ve özellikle zaman yönetiminin bir kabusa dönüşebileceği daha büyük kuruluşlar için hataları en aza indirebilir.
Evet. Kabul ediyoruz, ücretsiz seçenek herkes için işe yaramayacaktır. Ancak kesinlikle uygulanabilir bir çözümdür. Örneğin, Jibble ile kullanıcılarımızın büyük çoğunluğu hiçbir zaman bir kuruş bile ödemiyor.
Aslında ikisi arasında hiçbir fark yoktur.
Birincisi yazılımın zamanı takip ettiğini, ikincisi ise zaman çizelgelerinin oluşturulduğunu anlatır. Ancak neredeyse tüm zaman takip yazılımlarının zaman takip verilerini zaman çizelgelerine aktardığı ve neredeyse tüm zaman çizelgesi yazılımlarının verilerini takip edilen zaman verilerinden oluşturduğu göz önüne alındığında, pratikte ikisi arasında bir fark yoktur.
Personel takip yazılımı, zamanı takip eden yazılımlar için kullanılan geniş bir terimdir ve masa başı çalışanların yanı sıra sahada çalışanlar için de kullanılabilir. Personel devam kontrol yazılımı, zaman takibinin bir alt kümesidir ve ‘devam’ kelimesi göz önüne alındığında, bunun yerinde çalışanlar için olduğu anlamına gelir – normalde masa başı çalışanlar için personel devam kontrol yazılımı kullanmazsınız.
İşte personel devam kontrol yazılımı ile ilgili bazı sorular ve yanıtları.
Çalışanlarınızın dizüstü bilgisayar ekranlarını kaydetmeniz gerekip gerekmediği, kolay bir cevabı olmayan karmaşık bir sorudur. Kaydın amacı, şirketin politika ve prosedürleri ve yetki alanınızdaki yasalar gibi dikkate alınması gereken bir dizi faktör vardır.
Ekran kaydının şeffaflığı teşvik etmek, hesap verebilirliği artırmak ve odaklanmayı geliştirmek gibi potansiyel faydaları olsa da, bunun kuruluşunuzun temel değerleri ve hedefleriyle uyumlu olup olmadığını değerlendirmek çok önemlidir.
Ekran kaydını uygulamaya karar verirseniz, ekibinizle açık ve dürüst bir iletişim kurmanızı öneririz. Bunun arkasındaki gerekçeyi açıklayın, faydalarını vurgulayın ve en önemlisi gönüllü rızalarını alın. Bu, güvene dayalı ve işbirliğine dayalı bir çalışma ortamının korunmasına yardımcı olacaktır.
Jibble’da, üretkenliği artırmanın en iyi yolunun, çalışanları gün boyunca yakından izlemek yerine görevlere ve projelere öncelik vermek olduğuna inanıyoruz. Bununla birlikte, ekran kaydının değerli bir araç olabileceğinin farkındayız ve farklı ihtiyaçları karşılamak için bunu isteğe bağlı bir özellik olarak sunuyoruz.
Genel olarak konuşmak gerekirse, hayır. Bir işveren sözleşmede açıkça belirtilmediği sürece bir çalışanı cep telefonundaki bir uygulamayı kullanmaya zorlayamaz. Bununla birlikte, çoğu durumda işveren ve çalışanın iyi bir iş ilişkisine sahip olmaları için belli konulardabirbirlerinin beklentilerine anlayış göstermeleri gerekir. Dolayısıyla bir çalışanın cep telefonuna cevap vermesi veya istendiğinde zamanı takip etmek için kullanması normalde makul kabul edilebilir.
Mikro zaman takibi olursa evet, güven kaybına neden olur. Ancak faydaları iyi anlatılırsa güven zedelemez, aksine bu iletişim zaman takibinin hem çalışana hem de işverene gerçekte nasıl hizmet ettiğini anlamalarına yardımcı olur.
Çalışanlarınızın ekranını onlara söylemeden kaydediyorsanız, bunun bir nevi casusluğu çağrıştırdığını söylemek yanlış olmaz. Ancak personel takip yazılımı nadiren bu şekilde kullanılır ve doğru yapılan personel zaman takibinde buna benzer gizli bir takip olmamalıdır.
Çok fazla ücretsiz zaman çizelgesi uygulaması alternatifi yoktur. Ancak her zaman çizelgesi uygulaması isteğe bağlı yükseltmeler için ücret alarak para kazanır.
Beklentileri belirlemenin yanı sıra iletişim de gerçekten önemlidir. Saatlik ücret ödenen personel için, zaman takibinin şirketi olduğu kadar çalışanları da korumak için olduğunu açıklamalısınız. Personelin zaman takibi, çalışanlara adil ödeme yapılması ve işverenlerin de adil ödeme yapması anlamına gelir. Sabit maaşlı personel için hesap verebilirliğin gerekliliği iyi açıklanmalıdır. Personelinin ne üzerinde çalıştığından haberdar olmayan yöneticiler çok ileri gidemezler.
Genel olarak, masa başı çalışanlarınız için devamlılığı takip etmek, yani masalarında kaç saat kaldıklarını takip etmek pek mantıklı değildir. Çünkü bu yol ile çok az bir başarı elde edilir. Bununla birlikte, genellikle takibe değer olan şey, herhangi bir saatin faaliyetler, projeler ve/veya müşterilerden hangisine gittiğidir. Bu tür temel hesap verebilirlik olmadan, masa başı çalışanlarının çoğunu etkili bir şekilde yönetmek neredeyse imkansızdır.
Çoğu aslında aynı sorunu, yani personelin zamanını takip etmeyi çözmeye çalışıyor. Ancak, her birinin kendi odağı, farklı yazılım entegrasyonları, güçlü yönleri, fiyatı ve belki de en önemlisi, her birinin farklı uygulama seviyeleri vardır – çalışanların zamanı gerçekten takip etmesini zorlaştıran bir zaman takip uygulaması, sonuçta çözdüğünden çok daha fazla soruna neden olacaktır.
- Mevcut kullanıcıların deneyimlerinden yararlanın, bu nedenle değerlendirmelere bakın.
- Halihazırda kullandığınız uygulamalarla entegre oluyorsa, çalışanları ve verileri senkronize etmek için size çok zaman kazandıracaktır.
- Ücretsiz deneme sürümü almakta zorlanıyorsanız, hatta size ücretsiz deneme sürümü gönderilmiyorsa, bu durum sizi düşündürmelidir. Eğer harika bir yazılımsa, denemenizi istemeleri gerekir.
- Test etmek için müşteri hizmetleriyle birkaç kez iletişime geçin. Bir sıkıntı yaşadığınızda, harika bir müşteri desteği hayat kurtarıcı bir unsura dönüşür. Bunu hafife almayın.
- Zaman takibi dışında hiçbir şey yapmayan bir uygulama seçin, odak noktası muhtemelen genel İnsan Kaynakları çözümlerinden çok daha iyi bir iş çıkaracağı anlamına gelir.
Personelin zamanını takip etmek dünyanın hiçbir ülkesinde yasa dışı değildir. Aslında, birçok (hatta belki de çoğu gelişmiş ülkede) personel zaman takibi, çalışanları fazla çalışmaktan korumak ve ödenmesi gereken fazla mesai ücretlerinin ödenmesini sağlamak için bir şekilde yasalarca zorunlu hale getirilmiştir. Ancak farkındalık eksikliği, bu tür yasaların nadiren uygulandığı anlamına gelir.
Olabilir, ama olmak zorunda değildir. Devamlılığı takip ediyorsanız, çalışanların zamanında gelmesini sağlamak veya bordro ödemesini doğru yapmak için gereklidir. Masa başı çalışanlarının zaman kayıt ekranlarını takip ediyorsanız, mikro yönetimin eşiğine gelmişsiniz demektir. Geniş tabanlı faaliyetlerin kaydedilmesi, insan kaynaklarınızın nerede kullanıldığının farkında olmakla ilgilidir ve yönetim için gereklidir.
Tesla, 2022’den beri personelinin zamanını takip etmek için Jibble’ı kullanıyor.
Personelin ekranlarının kaydedildiği noktaya kadar varan bir mikro yönetim eski moda değil, çünkü bu nispeten yeni bir teknoloji. Ancak personelinizin ne yaptığının tam olarak her ayrıntısını bilme kavramı gerçekten de eski moda. Bu artık geçerliliği olan bir yöntem değil. Bununla birlikte, çalışanlarınızın saatlerinin nereye gittiğini genel olarak anlamak için bir personel devam takip uygulaması veya zaman takipçisi kullanmak, etkili yönetimin önemli bir parçasıdır.
İşverenler, çalışanlarını bir mesai saati takip cihazı kullanmanın önemi konusunda ikna etmelidir. Bu, onları mikro yönetmek veya gözetlemek için değil, yeterli iş yükünün dağıtılmasını sağlamak ve ciddi tükenmişlik vakalarını tespit etmek ve önlemek içindir. Örneğin, yöneticiler personellerinin görevleri tamamlamakta zorlandıklarını ya da daha fazla zaman harcadıklarını ancak çok az ilerleme kaydettiklerini ya da hiç ilerleme kaydetmediklerini fark edebilirler. Böyle bir durumda onlarla konuşmak isteyebilir ya da iyileşmeleri için onlara biraz izin verebilirler.
Personelin zaman takibi gerçekten de büyük bir iş. Tüm personel takip yazılımı işletmelerinin mevcut değerinin 100 milyar dolar civarında olduğunu tahmin ediyoruz. Google (Alphabet) bunun 1/3’ünü alabilseydi kesinlikle buna değerdi.
Ancak personelin zaman takibi Google’ın odağında yer almıyor, mevcut ürün teklifine uymuyor ve zaman takibi aslında çeşitli segmentleri hedefleyen niş aktörler tarafından en iyi şekilde hizmet verilen çok geniş bir alan. Google’ın her şeyi yapması mümkün değil. Sonuçta Google’ın 1/3 pazar payı elde etmesi ya da buna yaklaşması çok zor olacaktır ve odaklanmaları gereken daha ilginç şeyler olduğunu düşüneceklerdir.
PTO, Ücretli İzin anlamına gelir ve ABD dışındaki dünyanın çoğu buna ‘izin’ der. Dolayısıyla ücretli izin takip yazılımı, izin takip yazılımı ile aynı şeydir.
Evet, var ve buna Jibble deniyor. Jibble, onu kullanan işletmelerin büyük çoğunluğu için %100 ÜCRETSİZDİR, hiçbir zaman tek kuruş ödemezler. Hiçbir zaman kredi kartı bilgilerini girmeleri gerekmez ve istedikleri zaman iptal edebilirler.
Şart değil, çok temel ihtiyaçları olan küçük ekipler için muhtemelen ihtiyacınız olan tek şey mesai saati hesaplayıcıdır.
Kendi mesai saatlerinizi takip eder ve toplam bordro saatlerini hesaplamak için hesap makinesini kullanırsınız. Bir hesap oluşturmanıza bile gerek yoktur.
Zamanın kaydedileceği zaman çizelgesi şablonlarını yazdırabilirsiniz.