Tecrübesiz Bir Mühendis Olarak Zaman Takibiyle İlgili Kişisel Deneyimim
Zaman kuşkusuz değerli bir kaynaktır; bir danışman için zaman aynı zamanda değerli de bir metadır. Mühendislik danışmanı olarak on yıllık kariyerim boyunca çalışma saatlerim zaman takip programları ve zaman çizelgesi uygulamaları kullanılarak kaydedildi. Haftalık zaman çizelgesi gönderimi, bugüne kadarki danışmanlık kariyerimin temel dayanak noktası oldu.
Bu kavramlara aşina olmayanlarınız için bunları size açıklayayım. Zaman takip programları çalışma sürenizi takip etmenizi sağlar. Çalıştığınız saatler zaman takip programına kaydedilir. Zaman, her proje için belirli aşamalara, görevlere ve faaliyetlere tahsis edilebilir. Bu veriler, bordro işlemleri için gerekli belgeler olan zaman çizelgelerini oluşturmak için kullanılır.
Zaman takibiyle tanışmamın ilginç olduğunu söyleyebilirim. İlk tam zamanlı işim küresel bir tasarım, mühendislik ve danışmanlık firmasında oldu. İşe alım sürecinin bir parçası olarak çeşitli eğitim modülleri üzerinde çalıştım. Modüllerden biri devamlılığı ve izin politikalarını kapsıyordu. Ayrıca zaman takibi ve zaman çizelgeleriyle de ilgiliydi. Aşağıdakileri öğrendim:
- Personelin iş faaliyetleri üzerinde geçirdikleri tüm zamanı takip etmeleri gerekiyordu.
- İş faaliyetleri için harcanan zamanı gösteren zaman çizelgeleri haftalık olarak sunulacaktı.
- Zaman çizelgesi teslimi için son tarih Cuma günü öğleden sonra saat 17:00 idi.
- Şirket intranet portalı üzerinden zaman takibi ve zaman çizelgesi yazılımına nasıl erişeceğim bana öğretildi.
- İş birimimizle ilgili ek zaman çizelgesi bilgileri için müdürümle konuşmam istendi.
Beklendiği gibi, yöneticim bana zaman takip programları hakkında genel bir bilgi verdi ve kendi hesabında birkaç zaman çizelgesi girişini tamamlamanın ne kadar kolay olduğunu gösterdi. Onu birkaç zaman çizelgesi girişinde izlediğimde kesinlikle kolay görünüyordu; ancak kendi zaman çizelgelerimi göndermek bundan daha zor oldu.
Zaman Takibi Konusunda Yeniyseniz Ne Gibi Sorunlarla Karşılaşabilirsiniz?
Bunlar, ilk zaman çizelgelerimi gönderirken karşılaştığım bazı zorluklardı:
- Zaman takip programı sadece en yakın yarım saate kadar zaman takibine izin veriyordu. Bu yüzden zamanımı doğru bir şekilde takip edemiyordum.
- İlk katılım ve eğitim için hangi proje kodlarını kullanacağımdan emin değildim.
- Organizasyonel kodumu (iş birimleri arasında farklılık gösteren bir kimlik kodu) hatırlayamadım.
- Belirli projelerde zaman kaydetmeye çalıştığımda, bu projelerde çalışma yetkim olmadığını belirten hata mesajları çıktı.
- Müdürüm bana yardımcı olmak için müsait değildi.
- İnternette veya şirket intranetinde ilgili herhangi bir rehber veya yardımcı olacak belge bulamadım.
Bunlar bu noktadan baktığımda basit görünüyor. Ancak kurumsal dünyada yeni bir genç çalışan olarak, zaman takibi ve zaman çizelgesi sistemlerine ideal bir giriş olmadığını söyleyebilirim.
Geliştirdiğim İlk Zaman Takip Stratejisi
Sonraki birkaç yıl boyunca zaman takip sistemleri konusunda önemli bir deneyim kazandım. Zaman çizelgelerimi tamamlamak için kullandığım aşağıdaki stratejiyi geliştirdim:
- Her görev tamamlandıkça, yapılan işleri ve projeler ve görevler için harcanan zamanı not etmek.
- Her günün sonunda bu bilgileri derleyip gözden geçirmek ve kaydetmek.
- Cuma günü zaman çizelgemi doldururken bu bilgileri kullanmak.
Bu yaklaşımı, zaman takibi verilerimi günlük olarak elle girmekten daha basit buldum. Saf olduğum için beni bağışlayın, keşke zaman takip sürecini otomatikleştiren bir zaman takip programı (hem de ücretsiz!) olduğunu bilseydim.
Zaman çizelgelerimi doldurmayı basitleştirmenin de yollarını buldum, örneğin:
- Önceki hafta veya aylardan zaman çizelgesi girişlerini veya notları kopyalamak. Dikkatli olmam ve gerektiğinde görev ve faaliyet ayrıntılarını değiştirdiğimden emin olmam gerekiyordu.
- Zaman çizelgesi göndermede sorun yaşanabilecek alanların proaktif olarak belirlenmesi (örneğin idari sorunlar nedeniyle veya ofis dışında çalışırken).
- Proje yöneticilerine proje yetkilendirmesinin veya kaynakların (yani paranın!) işime tahsis edilmesi gerektiğini hatırlatmak.
Zaman Çizelgelerinin Doldurulmasında Farklı Yaklaşımlar Var Mı?
Evet, öyle. Zaman çizelgelerini zaman çizelgelerini doldurma konusunda çeşitli yaklaşımlara sahip meslektaşlarım oldu. (Çok) seçkin birkaç kişi zamanlarını günlük olarak özenle kaydederdi. Birçoğu zaman çizelgelerini son dakikada tamamlamak için çabalıyordu.
Personelin çoğunun zaman takip süreçlerini, özellikle de manuel veri girişi merkezli zaman çizelgesi sürecini külfetli, zaman alıcı ve gereksiz bulduğunu gördüm. Ben de sık sık aynı şekilde hissettim.
Tek bir proje veya görev için zaman çizelgelerini doldurmak bazen çocuk oyuncağı gibi gelirken, farklı çıktılara sahip birden fazla projeyi içeren dönemler zaman takibi ve zaman çizelgesi doldurmayı göz korkutucu bir egzersiz haline getiriyordu.
Zaman Takip Verilerindeki Hatalara Ne Sebep Olabilir?
Doğru zaman takibi verilerinin kolaylıkla elde edilemediğini gördüm. Tecrübelerime göre, manuel zaman takip sistemlerinde pek çok yanlışlık bulunuyor. Örnek vermem gerekirse:
- Personelin dürüstlüğüne ve zamanlarını takip etme konusundaki titizliklerine bağımlılık.
- Personelin tembelliği.
- Personelin iş faaliyetleri için harcadıkları zamanı abartmaları, böylece meşgul ve çok çaba sarf ediyor görünmeleri.
- Personelin verileri manuel olarak girerken yaptıkları hatalar ve yanlışlar.
- Personelin büyük bütçeli projelere veya görevlere zaman ayırabilmesi.
- Personelin, projeler üzerinde çalışılmasına rağmen yönetim, eğitim veya pazarlama faaliyetlerine zaman ayırmaları. Ayrıca proje yöneticileri veya denetleyicilerin, mali durumu kötü olan projeleri maskelemek için çalışanlara bu yönde talimat verebilmeleri.
Yukarıda belirtilen durumlardan bazıları aldatıcı olarak değerlendirilebilir ve yasal sonuçları olabilir.
Bu örneklere dayanarak, manuel zaman çizelgesi sistemlerinden elde edilen zaman takibi verilerinin kalitesini belirlemenin zorluğunu ve bu tür verileri anlamlı bilgiler elde etmek ya da iş akışlarına ilişkin alınacak kararları belirlemek için bir temel olarak kullanmanın riskli olacağını takdir edebiliriz.
Zaman Takibi Gerçekten Verimli mi?
Yanlışlıkların yanı sıra, zaman takibi ve zaman çizelgesi gönderme sürecinin doğasında bazı verimsizlikler de mevcuttur. Bunlardan bazıları:
- Zaman çizelgelerini doldurmak için harcanan zaman idari ve verimli olmayan zaman olarak görülür ve (iş perspektifinden bakıldığında) bunun müşteriye fatura edilen ve gelir getiren işlere harcanması daha iyi olacaktır.
- Harcama talepleri, seyahat ve izin başvuruları için ek zaman harcanmaktadır.
- Çifte zaman takibi gereksinimleri, bir müşteri veya projenin kendi ayrı zaman takip programı veya zaman çizelgesi olduğunda ortaya çıkabilir. Bu nedenle aynı iş için zamanın iki farklı sistemde kaydedilmesi gerekir.
- Bir yönetici veya denetleyici olarak zaman, kendi zaman çizelgesini doldurmanın yanı sıra; projeleri ayarlamak ve zaman takip platformunda kaynakları yönetmek, astların, alt danışmanların ve taşeronların zaman çizelgelerini incelemek ve onaylamak için harcanır.
Peki… Neden Zaman Takibi Yapmamız Gerekiyor?
Zaman takibinin bir mühendislik danışmanlığında oynadığı rol asla yadsınamaz. İşte bu süreçte öğrendiklerim:
- Bilgiye dayalı işler yapan bir danışmanlık firması olarak, müşteriler becerilerimiz ve hizmetlerimiz, dolayısıyla başlıca çalıştığımız zaman için ödeme yapıyorlardı.
- Zaman takip verileri, müşterilerimize projeleri üzerinde çalıştıkları gerçek süre için fatura kesmemizi sağladı.
- Zaman takibinden, yapılan işlerin ve işin tamamlanması için geçen sürenin bir kaydı oluşturulabilir.
- Zaman takibi verileri gelecekteki işlerin fiyatlandırılmasına yardımcı olur.
- Zaman takibi verileri analiz edilerek iş akışları ve süreçlerdeki verimsizlikler tespit edilebilir.
- Zaman takibi verileri; kaynak yönetimi, personel verimliliğinin belirlenmesi, proje bütçelerinin oluşturulması ve finansal tahminler gibi konularda yönetim ve karar alma süreçlerine yardımcı olur.
Gördüğünüz gibi, zaman takibi verileri son derece faydalıdır, ancak doğru zaman takibi verileri mükemmel sonuçlar elde etmek için bariz bir ön koşul kabul edilebilir.
İşletmeler Zaman Takip Sistemlerini ve Süreçlerini Nasıl Daha İyi Hale Getirebilir?
Bir işletmenin zaman yönetimi ve zaman takibi süreçlerini iyileştirmek için kullanabileceği birkaç strateji:
- Zaman takip sistemleri için basit ve standart haline gelen süreçler geliştirin ve bunların işletme genelinde tutarlı bir şekilde uygulanmasını sağlayın.
- Zaman takibi süreçlerine ilişkin yeterli eğitim sağlayın. Süreçler ve yönergeler iyi belgelendirilmeli ve kolayca erişilebilir olmalıdır.
- İşletme tarafından kullanılan zaman takip sisteminin çalışanların zamanı takip etmesini kolaylaştırdığından emin olun. Masaüstü zaman takibi, web tabanlı zaman takibi, mobil zaman takibi, GPS takibi ve otomatik uygulamalar gibi seçenekler dikkate alınması gereken özelliklerdir.
- İşletme ve çalışanları arasında açık iletişim kurun. Zaman takip sisteminin, iş akışının ve kullanıcı arayüzünün nasıl geliştirilebileceği konusunda çalışanlardan geri bildirim talep edin ve çalışanların önerilerine duyarlı olun.
- Sistemin verimli olduğundan ve amaçlandığı gibi çalıştığından emin olmak için zaman takip sürecini gözden geçirin ve güncelleyin.
- Doğru zaman takibini teşvik edin; örneğin, zaman takibinde tutarlı ve hatasız olan çalışanlar için bir ödül sistemi belirleyin.
- Zaman takibi verilerinin işletme tarafından nasıl kullanıldığını açıklayın ve işletmenin mali başarısı açısından doğru zaman takibi verilerinin önemini ana hatlarıyla belirtin.
- Hatalı zaman takibinin sonuçlarını açıklayın ve hatalı zaman takibi verileri neticesinde çalışanlar ya da işletme için yasal sonuçlar doğabileceğini vurgulayın.
Genel Düşünceler
Bir mühendislik danışmanı olarak zaman takibinin paha biçilmez bir gereklilik olduğunu gördüm. Günümü planlamak ve zamanımı etkili bir şekilde yönetmek için zaman takip programı kullandım.
Zaman takibi verileri; müşterilere fatura kesmek, çalışan kullanımını, üretkenliğini ve verimliliğini değerlendirmek; kaynak yönetimine yardımcı olmak ve kaynak taleplerini öngörmek; iş için fiyatlandırma, teklif verme ve bütçe oluşturma dahil olmak üzere çok sayıda görevde büyük faydalar sağlayabilir.
Anlamlı sonuçlar ve edinilecek bilgiler, doğru zaman takibi verilerinin mevcudiyetine bağlıdır. Benim çalışma ortamımda bu, büyük ölçüde çalışanlar tarafından kaydedilen ve oluşturulan doğru zaman çizelgesi bilgilerine bağlıydı.
Bu bir zorluk teşkil etmekte; çünkü çalışanların zaman takibi ve zaman çizelgelerinin doldurulması konusunda genellikle olumsuz bir algısı vardır. Bu algıyı değiştirmek bir işletmenin yararına olacaktır.
Bir işletmenin zaman takibi uygulamalarını iyileştirmeye ve personel algılarını olumlu yönde yeniden tanımlamaya yönelik stratejilerin uygulanması, işletmelerin etkili bir zaman takip sisteminin ve verimli çalışanların birçok avantajından yararlanmasını sağlayacaktır.
Aşağıdaki makalelere de bir göz atın… eğer zamanınız varsa.😉
Zaman Çizelgesi Uygulaması Nedir?
