Birçok şey gibi zaman ve devam takip yazılımı da yanlış kullanılabilir.
İşverenler zaman takibini doğru kullanmadığında veya personellerine doğru şekilde tanıtmadığında, kuruluşunuzun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olma olasılığı daha düşüktür. Hatta bunun gibi durumlarda, çalışanların moralini düşürebilir ve verimliliği artırmak yerine azaltabilir.
Bu makalede, zaman takip yazılımının şirketleri olumsuz etkileyebileceği altı durumu ve nedenlerini inceleyeceğim. Mikro yönetimden potansiyel gizlilik endişelerine ve ayrımcı bir yaklaşım olarak değerlendirilebilecek uygulamalara kadar, kuruluşların iş yerinde zaman takibi uygularken karşılaşabilecekleri çeşitli zorluklardan bahsedeceğim.
Jibble bir zaman takip yazılımı uygulamasıdır. Ancak, zaman takibinin hem avantajları hem de dezavantajları konusunda açık ve şeffaf olmanın önemli olduğuna inanıyorum. Zaman takip yazılımları faydalı olabileceği gibi, bu yazılımları kullanmanın beraberinde getirdiği olası zorlukların da farkında olmak önemlidir.
İşverenler bu potansiyel tehlikeleri anlayarak zaman ve devam takip yazılımı kullanıp kullanmamaya karar verebilirler. Ayrıca, bu yazılımı doğru biçimde ve hem kuruluşun hem de personellerinin yararına kullanabilecekleri yolları da inceleyebileceklerdir.
Şirketlerin Zaman ve Devam Takip Yazılımı Kullanmamaları İçin 6 Neden
1. Zaman ve devam takip yazılımı mikro yönetime yol açabilir.
Zaman ve devam takip yazılımı, personelinizin çalıştığı saat sayısını doğru bir şekilde izlemenize olanak tanırken, bir dezavantajı da mikro yönetime yol açma potansiyeline sahip olmasıdır.
Yöneticiler, çalışma saatlerini ve faaliyet seviyelerini takip ederek çalışanların günlük görevlerinin ayrıntılarına gereğinden çok daha fazla dahil olabilirler. Personel faaliyetleri hakkında sürekli veri akışı, yöneticilerin çalışanlarının iş günlerini nasıl geçirdiklerini incelemelerini ve görevlerin yerine getirilmesinin neden zaman aldığını sorgulamalarını cazip hale getirebilir.
Bu gereğinden fazla mikro yönetim durumuna ek olarak, yöneticiler zaman takip raporlarını incelemek için daha fazla zaman harcamak zorunda kalabilirler. Bu durum kendi üretkenliklerini ve morallerini de etkileyebilir.
2. Zaman takibi dikkat dağıtıcı olabilir.
Bazı zaman ve devam takip yazılım ürünleri fazlaca ayrıntılı olabilir. İşverenlere yalnızca bir personelin çalıştığı saat sayısını göstermekle kalmaz, aynı zamanda bir personelin gün boyunca faaliyet düzeyini de gösterebilirler. Yazılım, fare tıklamalarını, kaydırmaları ve benzerlerini sayarak etkinlik düzeylerini ölçebilir.
Çalışanlar ayrıca belirli ölçümlere ayak uydurma konusunda endişelendiklerinde, bu onların işlerine tüm dikkatlerini vermelerini engelleyebilir. Problem çözmeye veya yenilikçi fikirler üretmeye odaklanamayabilirler. Bunun yerine, gelişigüzel son teslim tarihlerine uymak, zaman takip yazılımında doğru giriş/çıkışları yapmak ve diğer benzer sorunlar gibi şeyler dikkatlerini dağıtabilir.
3. Zaman takibi, bir personelin iş günü boyunca ne yaptığını doğru bir şekilde göstermeyebilir.
Bir zaman takip sistemi, personelin bir görevi yapmak için ne kadar zaman harcadığını, 24 saatlik bir süre içinde kaç saat çalıştığını, saat kaçta giriş/çıkış yaptığını ve daha fazlasını size söyleyebilir. Ancak, personelinizin görevlerini nasıl yerine getirdikleri konusunda size daha derin bir fikir veremeyecektir. Ayrıca, yöneticiler personelin çalışmak için harcadıkları zamanın tespitine çok fazla önem verirlerse, yazılım bir personelin üretkenliğini ve verimliliğini doğru bir şekilde ölçemeyebilir.
Örneğin, bir personel hızlı bir çalışandır ve kısa sürede önemli miktarda iş başarabilir. Ancak başka bir çalışanın işini bitirmesi daha fazla zaman alır ancak yine de mükemmel sonuçlar elde edebilir. Bu nedenle, zaman takibine çok fazla önem vermek, yöneticilerin personel performansını yanlış bir şekilde değerlendirmelerine yol açabilir.
4. Çalışanlar kendilerine güvenilmediğini hissedebilir ve motivasyonları düşebilir.
Saatlerinin ve faaliyet düzeylerinin takip edilmesi, personelin iş ahlaklarına veya kendi zamanlarını etkin bir şekilde yönetme becerilerine güvenilmediği hissine kapılmalarına neden olabilir. Tüm iş günü boyunca gözetleniyormuş gibi hissedebilirler ve bu da çalışanların moralini olumsuz yönde etkileyebilir.
Çalışanlar ayrıca yöneticilerinin yazılım tarafından toplanan verileri kullanarak daha hızlı bir çalışma temposu talep edeceğinden ve üretkenlik konusunda makul olmayan beklentiler içine gireceğinden endişe edebilir.
Kuruluşlar genellikle zaman takip yazılımı kullanarak üretkenliği artırmayı amaçlasa da, bunun tam tersi bir etkisi olabilir. Çalışanların yaptıkları gerçek iş yerine görevler için harcanan süreye daha fazla odaklanılırsa, çalışanlar çabalarının gerektiği gibi takdir edilmediğini düşünebilir.
5. Personelin gizlilikleri konusunda endişeleri olabilir.
Gizlilik, personelin zaman ve devam takip yazılımını kullanırken yaşadıkları en büyük endişelerden biridir. Özellikle hassas noktalardan biri, zaman takip yazılımı tarafından toplanan verilerin nasıl kullanıldığı ve saklandığıdır. Bu durum, hem iş hem de kişisel faaliyetleri için kendi cihazlarını kullanan sözleşmeli çalışanlar için daha da büyük bir endişe kaynağı olabilir.
Ayrıca, kullandıkları zaman takip sistemine bağlı olarak, yazılım personelin bilgisayar ekranlarının ekran görüntülerini kaydedebilir. Böylece, özel mesajların ve belgelerin yanı sıra diğer hassas verilerin kaydedilmesi de söz konusu olabilir. Yüz tanıma özelliğine sahip zaman takip yazılımı, personelin biyometrik verilerini de saklayabilir.
6. Zaman ve devam takibi ayrımcılığa yol açabilir.
Zaman takip yazılımı doğru kullanıldığında işletmeler için son derece yararlı olabilir. Bununla birlikte, iş yerinde ayrımcılık yaratma potansiyeline de sahiptir. Örneğin, bir çalışanın herhangi bir engeli varsa, görevleri bitirmek için daha fazla zaman harcaması gerekebilir.
Türkiye’de zaman takibi yasaldır, ancak çalışanın önceden bilgilendirilmesi, kişisel verinin kaydedilmesi için meşru bir amacın varlığı, daha az bir müdahale ile meşru amacı gerçekleştirmeye yönelik başka bir yöntemin olmaması ve sadece amaçla sınırlı olarak biyometrik verilerin işlenmesi gerekmektedir. Bu nedenle, yöneticilerin personellerini eşit ve adil bir şekilde izlediklerinden emin olmaları gerekir.
Zaman ve devam takip yazılımının faydaları nelerdir?
Zaman ve devam takip yazılımı iş ortamında kötü bir araç değildir. Çoğu zaman eksilerinden daha ağır basan faydalara sahiptirler. İşte bu faydalardan bazıları:
- Verimliliğin artırılması: Zaman ve devam takip yazılımı doğru kullanıldığında, verimliliği artırmaya yardımcı olabilecek iyileştirme alanlarının belirlenmesine yardımcı olabilir.
- Karar verme süreçlerinin iyileştirilmesi: Zaman takibi, kuruluşların kaynak yönetimi ve süreçlerin iyileştirilmesi konusunda daha iyi ve etkili kararlar almasına yardımcı olabilir.
- Doğru faturalandırmanın sağlanması: Zaman takip sistemleri, işverenlerin çalışanlarına doğru ödeme yapıldığından emin olmalarına yardımcı olurken aynı zamanda personel verimliliği hakkında değerli bilgiler edinmelerini sağlar.
- Ekipler arası iletişimin geliştirilmesi: Zaman takip yazılımı verileri, personel ile yöneticilerin son tarihlere ve hedeflere ulaşabilme konusunda daha iyi iletişim kurmalarına yardımcı olabilir.
Genel Düşünceler
İşverenler, çalışanlarıyla güven tesis ederek zaman takip yazılımına karşı olası itirazları en aza indirebilirler. Yazılımın kullanımı konusunda dürüst ve şeffaf olmak, çalışanların daha açık ve rahat olmalarına yardımcı olabilir. Zaman takibi uygulamasının tüm çalışanlar, özellikle de engelli çalışanlar için adil ve eşit bir değerlendirme sunduğundan emin olmak da önemlidir.
Ayrıca, işverenler zaman takibi ve ilgili tüm uygulamaları yönetici pozisyonundakiler de dahil olmak üzere tüm çalışanlara doğru bir şekilde tanıtmalıdır. Bu yaklaşım; mikro yönetim, gizlilik endişeleri, moral bozukluğu gibi çeşitli sorunların önlenmesine yardımcı olabilir. Sonuç olarak, zaman ve devam takip yazılımı sorumlu ve etik bir şekilde kullanıldığında değerli ve faydalı bir araç olabilir.
