Uzaktan çalışma çoğu şirket için bir norm haline gelmeden önce, biz Jibble’da bunu çoktan benimsemiştik. Ekibimiz 2017’den beri tamamen uzaktan çalışıyor. Rahatlıkla söyleyebiliriz ki, bu şimdiye kadar verdiğimiz en iyi karardı.
Esnek çalışmanın değerini ve ekiplerin her yerden çalışabilmesini sağlama potansiyelini erkenden anladık.
Bugüne kadar 16 farklı ülkede 100’ün üzerinde çalışanımız oldu.
Bunu nasıl başardığımızın ve sizin de nasıl başarabileceğinizin hikayesini şu şekilde anlatayım.
Uzaktan çalışma gerçekten daha mı iyi?
Uzaktan çalışmanın sadece çalışanlar için değil, bir bütün olarak şirket için de birçok avantajı vardır.
Finansal açıdan bakıldığında, ofis alanı, kamu hizmetleri ve diğer genel giderlerde önemli maliyet tasarrufları söz konusudur. Bu da bir şirketin bütçesine ağır bir yük getirebilir.
Uzaktan personel çalıştıran bir şirket ayrıca çok daha geniş bir yetenek havuzundan personel seçme ve dünyanın dört bir yanından yetenekli profesyonellere ulaşabilme imkanına sahiptir. Küresel bir ekiple çalışmanın avantajları da vardır. Farklı bakış açıları, fikirler ve deneyimlerle işbirliği yapabilirsiniz; bu da daha yenilikçi çözümler ve daha güçlü, daha uyumlu bir ekip ortaya çıkarabilir.
Tüm bu detayların ötesinde, uzaktan çalışmanın en büyük avantajı, çalışanların moralini yükseltmek için yapılabilecek çok şey olmasıdır. Ben buna “ev sahibi avantajı” demeyi seviyorum (tıpkı sporda olduğu gibi!).
Çalışanlar günlük işe gidip gelme stresiyle ya da ofis politikalarıyla uğraşmak zorunda kalmadıklarında, genel olarak hayatlarından daha memnun olurlar. Bundan kim mutlu olmaz ki?
İster oturma odalarındaki sessiz bir köşe, ister rahat bir kafe, hatta ister seyahat ederken olsun, evlerinde veya kendilerini en iyi hissettikleri yerde rahatça çalışabilirler. Ayrıca, iş arasında hızlı yürüyüşler yapmak veya arkadaşlarıyla dışarıda çalışmak gibi sevdikleri şeyleri yapmak için daha fazla zaman harcayabilecekler.
Çalışanların kendi hayatlarını yaşamalarına izin verdiğinde işveren de çok şey kazanır. Hayır, bu işlerini yapmayacakları anlamına gelmez. Aslında, genellikle tam tersidir. Çalışanlar çalışma ortamlarını sevdiklerinde, en iyi işlerini yapmaya devam etmek için daha şevkli olurlar.
Ekibimiz uzaktan çalışan şirketin bir parçası olmaktan çok memnun olduğu için personel devir oranımız neredeyse yok denecek kadar az!
“Zamanın tamamını evden çalışan kişiler, evden çalışma imkanı olmayanlara kıyasla ortalama %20 daha mutludur.” – Tracking Happiness Study
Mutlu çalışanlar, daha yüksek iş verimi, daha iyi iş kalitesi ve genel olarak iyi iş anlamına gelir. Uzaktan çalışma herkes için bir kazan-kazan olabilir.
Ofisten %100 Uzaktan Çalışmaya Geçiş İçin Temel Adımlar
Ofis düzeninden %100 uzaktan çalışan bir şirkete geçiş zor olabilir, ancak doğru bir yaklaşımla bunun başarılabileceğine inanıyorum.
Her işletmenin kendine özgü ihtiyaçları ve kültürü olduğu için, bu geçişi yapmak için herkese uyan tek bir formül yoktur. Ancak, uzaktan çalışmaya geçişi başlatmak istiyorsanız, atmanız gerektiğini düşündüğüm bazı temel adımları şu şekilde sıralayabilirim.
1. İşletmenizin uzaktan çalışmaya uygun olup olmadığını değerlendirin
Burada uzaktan çalışmanın her işletme için mükemmel bir çalışma düzeni olduğunu söylemeyeceğim. Bizim için işe yaraması, sizin için de otomatik olarak işe yarayacağı anlamına gelmez.
Bu nedenle, uzaktan çalışmaya başlamadan önce, işlerinizin uzaktan bir kuruluma etkili bir şekilde geçip geçemeyeceğini değerlendirmek çok önemlidir. İşinizin doğasını, ekibinizin kullandığı araçları ve görevlerin genellikle nasıl yönetildiğini göz önünde bulundurun.
Bazı roller, ofis dışında kolayca erişilemeyen fiziksel varlık veya özel ekipman gerektirebilir. Bu zorlukları erkenden belirleyin ve alternatif çözümlerle ele alınıp alınamayacağını veya belirli işlevlerin yüz yüze yapılması gerekip gerekmediğini belirleyin.
Şanslıyız ki; Jibble’da rollerimizin çoğunun uzaktan çalışmaya çok uygun olduğunu gördük. İş modelimiz büyük ölçüde dijital araçlara ve bulut tabanlı sistemlere dayanıyor, bu da geçişi daha sorunsuz hale getirdi. Bununla birlikte, uzaktan çalışmanın üretkenliği veya ekip işbirliğini tehlikeye atmayacağından emin olmak için her rolü dikkatlice analiz etmek için biraz zaman ayırdık.
İşletmenizin uzaktan çalışabileceğine karar verdikten sonra, bir sonraki adım geçişinizi dikkatlice planlamaktır. Bu, bir zaman çizelgesi geliştirmek, kilometre taşları belirlemek ve planınızı tüm ekibe iletmek anlamına gelir.
Aşamalı bir yaklaşım, çalışanların yeni çalışma ortamına kademeli olarak uyum sağlamasına olanak tanıyarak değişimi kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Bu aşamada geri bildirim toplayın ve gerektiğinde ayarlamalar yapmaya hazır olun.
2. Net bir uzaktan çalışma politikası belirleyin
Ofis düzeninden uzaktan çalışmaya geçmek, şirketteki herkes için ne bekleyeceklerini bilmediklerinde biraz ürkütücü olabilir. İşte bu noktada uzaktan çalışma politikaları yardımcı olabilir.
Net uzaktan çalışma politikaları, hem çalışanlar hem de yöneticiler için bir yol haritası görevi görerek sorunsuz bir geçiş için beklentileri ve prosedürleri ana hatlarıyla belirler. Çalışma saatleri, iletişim uygulamaları ve performans ölçütleri için yönergeler oluşturmaya yardımcı olurlar; bunlar iş verimini devam ettirmek ve herkesin uyumlu olmasını sağlamak için çok önemlidir.
Uzaktan çalışma politikasında ana hatlarıyla belirtilmesi gereken bazı temel hususlar şunlardır:
- Çalışanların toplantı veya işbirliğine dayalı görevler için çevrimiçi olması gereken temel çalışma saatleri
- Farklı iletişim türleri için araçlar ve kanallar
- Görevlerin nasıl atanması, takip edilmesi ve raporlanması gerektiği
- Güvenli ağlar, güçlü parolalar ve VPN’ler kullanmak gibi şirket verilerinin güvenliğini sağlamaya yönelik protokoller
- Verimli bir ev ofis kurmak için kaynaklar ve destek
Uzaktan çalışma politikanızda bu kilit alanları ele alarak, uzaktan çalışmaya sorunsuz bir geçişi destekleyen yapılandırılmış bir çerçeve oluşturursunuz.
3. Çalışanları etik bir şekilde takip edin
Yöneticilerin uzaktan çalışmayla ilgili temel sorunlarından biri gözetimin nasıl sağlanacağı konusudur. Personelinizi gerçekten göremediğinizde, onların işlerini yaptıklarından nasıl emin olabilirsiniz? Sınırları aşmadan iş verimini takip etmek mümkün mü?
Bu kesinlikle mümkün. Ancak ”nasıl” sorusunun cevabı değişkenlik gösterebilir.
Çalışanlarınızı izlemenin yollarından biri, devam takip uygulamalarını kullanarak işte geçirdikleri zamanı ve günlük çalışıp çalışmadıklarını kontrol etmektir. GPS takip araçları kullanarak konumlarını takip etmeyi de seçebilirsiniz. Hatta diğer şirketler çevrimiçi etkinlikleri izlemeye, tuş vuruşlarını ölçmeye ve ekran etkinliklerini izlemeye kadar giderler. Eminim bu yöntemlerin avantajları vardır ama ben bu yöntemlerin büyük bir hayranı değilim.
Çalışanlarınızı izlemek için doğru yolu seçerken, öncelikle hedeflerinizi tanımlamanız önemlidir. İşlerinin hangi belirli yönlerinin ve neden izlenmesi gerektiğini düşünün. Örneğin, çalışanların müşteri toplantılarına katılmak veya farklı siteleri ziyaret etmek gibi işleri için belirli yerlerde bulunmaları gerekiyorsa, GPS takibi haklı olabilir. Ancak, ekibiniz tamamen evden çalışıyorsa ve görevleri için konum çok önemli değilse, GPS takibi müdahaleci ve gereksiz olarak görülebilir.
Jibble’da temelde biz sadece zaman ve iş takibi yapıyoruz. Saat başına ödeme yapılan birkaç çalışanımız var ve zamanlarını takip etmek, herkesin çalıştığı süre için doğru bir şekilde ödeme aldığından emin olmamıza yardımcı oluyor. Ayrıca zamanlarından sorumlu tutulmalarına da yardımcı oluyor.
Uzaktan çalışan takibinin nasıl yapıldığını ve ne yapmanız ya da yapmamanız gerektiğini daha derinlemesine incelemek isterseniz uzaktan çalışanları etik olarak nasıl takip edeceğinize dair hızlı rehberimize göz atabilirsiniz.
4. Açık iletişimi sürdürmek
Ofis ortamından %100 uzaktan çalışma düzenine geçmek, yeni araçlara ve süreçlere uyum sağlamaktan daha fazlasını gerektirir; açık iletişimi sürdürmeye bilinçli bir şekilde odaklanmayı gerektirir. Ekipler fiziksel olarak bir arada olmadığında, koridorda sohbet etmek veya birlikte öğle yemeği yemek gibi bir ofiste doğal olarak gerçekleşen spontane etkileşimler gerçekleşmez. Bu yüz yüze bağlantı eksikliği, ele alınmazsa iletişim kopukluğuna yol açabilir.
Jibble’da, güçlü bir bağlantı duygusunu ve ekip ruhunu teşvik etmenin sadece mümkün olmadığını, aynı zamanda geleneksel ofis ortamlarında yaşananları bile aşabileceğini keşfettik. Nasıl mı? Açık ve sık iletişime öncelik vererek ve bunu kolaylaştırarak bunu başardık.
Yalnızca resmi toplantılar yerine, ekip üyelerimizi hızlı aramalara veya “huddle ”lara katılmaya teşvik ediyoruz. Slack’in Huddle özelliği gibi araçlar, herkesin birbirine bağlı ve senkronize olmasını sağlayan bu sıradan, anlık konuşmaları yapmayı kolaylaştırıyor. “Arayalım mı?” gibi bir mesaj göndermek yerine -ki bu tür mesajlar gözden kaçabilir- sadece bir arama başlatmanın alışkanlık haline geldiği bir kültürü teşvik ediyoruz. Bu yaklaşım, uzaktan çalışmanın dezavantajlarından birini ortadan kaldırıyor.
Ancak bu, günlük iş etkileşimleriyle sınırlı kalmıyor. Ekibimiz arasındaki bağı derinleştirmek için her dokuz ayda bir, masrafları tamamen Jibble tarafından karşılanan bir tatil köyünde şirket çapında bir buluşma düzenliyoruz. Bu 3 günlük etkinlik, herkesin iş baskısından uzakta kişisel düzeyde bağlantı kurması için bir şans. Tamamen isteğe bağlı olmasına rağmen neredeyse herkesin katılması, ekibimizin ilişkilerini güçlendirmek için bu fırsata ne kadar değer verdiğini kanıtlıyor.
Sonuç mu? Birbirine gerçekten bağlı, desteklenen ve motive olan bir ekip! Birbirimizden kilometrelerce uzakta çalışmamıza rağmen, yoldaşlık duygumuz o kadar güçlü ki yıllardır hiç personel değişimi yaşamadık.
İşte ekip buluşmalarımızdan birinde, gerçekten lezzetli bir öğle yemeğinin tadını çıkarırken bir kare.
Merkezi uzakta olan bir şirkette çalışırken, o şirkete aidiyet duygusu çok önemlidir. Fiziksel mesafe çok büyük olabilir, ancak duygusal ve profesyonel bağların öyle olması gerekmez.
Genel Düşünceler
Uzaktan çalışmak harikadır ancak bu şekilde çalışmanın kendine özgü zorlukları da vardır. Uzaktan çalışmaya geçiş yapmayı planlıyorsanız, geçişiniz sırasında doğru stratejilere sahip olmanız önemlidir. Bu şekilde, yalnızca etkili bir şekilde işleyen değil, aynı zamanda iş verimini, çalışan memnuniyetini ve iş büyümesini artıran bir uzaktan çalışma ortamı oluşturabilirsiniz.
Unutmayın, uzaktan çalışma sadece ekibinizi ofisten evlerine taşımakla ilgili değildir; birlikte nasıl çalıştığınızı, nasıl iletişim kurduğunuzu ve fiziksel mesafeye rağmen güçlü bir ekip kültürünü nasıl sürdürdüğünüzü yeniden düşünmekle ilgilidir. Düşünceli bir şekilde yapılırsa uzaktan çalışma, işletmenizi dönüştürmek ve daha yükseklere taşımak için harikalar yaratabilir. Tıpkı Jibble’da olduğu gibi.
Bol şans diliyorum!
