Uzaktan Çalışanların Takibi Nasıl Sağlanır (Etik Biçimde)

İş ortamı artık eskiden olduğu gibi değil. Bugün ofisiniz evinizin içinde, bir kafede, hatta plajda bile olabilir (evet, plajda çalışan insanlar var!).

Bu çalışma düzeni yıllar içinde daha popüler hale geldi ve yakın zamanda da değişecek gibi görünmüyor. Bu noktada bir Upwork araştırması, 2025 yılına kadar Amerikan iş gücünün %22’sinin uzaktan çalışacağını öngörüyor.

Uzaktan çalışma elbette harika. İşe gidip gelme yok, kıyafet zorunluluğu yok ve iş ile kişisel yaşam arasında denge kurma esnekliği var. Ancak bu durum aynı zamanda kendi zorluklarını da beraberinde getiriyor – bunlardan belki de en önemlisi denetimin nasıl sağlanacağı konusu. Doğru yönetilmediği takdirde uzaktan çalışma, güveni kötüye kullanma potansiyeline sahiptir ve şirketlere zaman, para ve kaynak kaybettirebilir.

Peki personelinize sağlıklı bir yaklaşım sunarak aynı zamanda etkili bir şekilde çalışmalarını tam olarak nasıl sağlarsınız? Ve uzaktan çalışanları etik sınırlar içerisinde ve saygılı bir şekilde takip edebilir misiniz?

Bu elbette mümkün. Bu makalede ele alacağımız konu da tam olarak bu.

Bu makalede şunlardan bahsedilmektedir:

• Uzaktan çalışanları takip etmek gerçekten gerekli mi?
• Uzaktan çalışanları takip etmek yasal mı?
• Uzaktan çalışanlar takip edildiklerinde bilgilendirilmeli mi?
• İşverenlerin uzak bir çalışma ortamında neleri takip etmelerine izin verilir?
• Uzaktan çalışanları takip etmenin yolları
• Uzaktan çalışanların takibi nasıl sağlanır? (Etik biçimde)
• Genel düşünceler

Uzaktan çalışanları takip etmek gerçekten gerekli mi?

Uzaktan çalışma, özellikle yöneticiler için idare edilmesi zor bir durum olabilir.

Çalışanlarınızı fiziksel olarak göremiyorsanız, işin yapıldığından, görevlerin zamanında tamamlandığından ve verimliliğin sağlandığından nasıl emin olabilirsiniz?

Uzaktan çalışan personelin takibinin sağlanması bu boşluğu doldurarak çalışma alışkanlıkları, zaman yönetimi ve proje ilerlemesi hakkında değerli bilgiler sunabilir. Kesinlikle gerekli olmasa da, personeliniz için son derece faydalı olduğu noktalar mevcuttur:

• Hesap Verebilirliği Sağlanması: Yüz yüze etkileşimler olmadan, personelin beklendiği gibi çalışıp çalışmadığını görmek daha zordur. İş takip sistemleri, görevlerin tamamlandığını ve son teslim tarihlerine uyulduğunu doğrulamanıza yardımcı olarak uzak bir ortamda bile hesap verebilirlik ortamını sağlayabilir.
• İş Yükünün Yönetimi: Personelin işlerini ve görevlerin tamamlanmasını takip ederek bireysel iş yüklerini daha iyi değerlendirebilirsiniz. Bu, görevlerin daha eşit bir şekilde dağıtılmasına, tükenmişliğin önlenmesine ve tüm ekip üyelerinin adil bir iş düzeninde katkı sağlamasına yardımcı olur.
• Performans Değerlendirmelerinin Sağlanması: Ayrıntılı izleme verileri performans değerlendirmeleri için değerli bir kaynak olabilir. Bir çalışanın iş alışkanlıklarına ve başarılarına ilişkin objektif veriler sunar ve bu veriler yapıcı geri bildirimler sunmak ya da başarıların gözden kaçmaması konusunda oldukça faydalı olabilir.
• Proje Yönetiminin İyileştirilmesi: Uzaktan çalışan personelin zaman takibi ile proje ilerlemesini takip edebilir ve projelerin yolunda gittiğinden emin olabilirsiniz. Bu, son teslim tarihlerini yönetmeye, programları ayarlamaya ve projeleri iş hedefleriyle uyumlu tutmaya yardımcı olur.
• Siber Güvenliğin Artırılması: Personel takip yazılımı kaydedilen belgeleri, yüklenen uygulamaları ve ziyaret edilen web sitelerini izleyerek işletmenizin korunmasına yardımcı olabilir. Bu gözetim, siber suçlara, içeriden gelen tehditlere ve veri ihlallerine karşı korunmaya yardımcı olur.
• Yasallık ve Uyumluluğun Sağlanması: Yasal ve uyumluluk amaçları doğrultusunda, çalışma saatleri, görev tamamlama ve iletişimle ilgili doğru kayıtlara sahip olmak, yasal gereklilikleri karşılamanıza ve işletmenizi olası anlaşmazlıklardan korumanıza yardımcı olabilir.

Uzaktan çalışan personelin takibi şüphesiz şirketler için faydalı olabilir. Ancak bunun da kendine göre dezavantajları vardır. Çalışanlar sürekli takibin mahremiyetlerini ihlal ettiğini ve iş memnuniyetlerini etkileyebileceğini düşünebilir. Aşırı takip, işverenler ve çalışanlar arasında bir güvensizlik duygusu da yaratabilir.

Bu, hassas denge içeren ve yönetilmesi önem arz eden bir konudur. Etkili takip ile çalışanların mahremiyetine saygı duymak arasında doğru dengeyi bulmak çok önemlidir.

Uzaktan çalışan personeli takip etmek yasal mı?

Çalışanların izlenmesi Amerika Birleşik Devletleri’nde genellikle yasaldır, hatta American Barolar Birliği bile bunu söylemektedir. Ancak bu durum, işverenlerin meşru bir iş nedeni olduğu ve bazı durumlarda çalışanın rızasını aldığı sürece geçerlidir.

Uzaktan çalışan personelin takibine ilişkin standartlar ofis ortamındakilerden biraz farklıdır. Ancak genel kural izleme veya takibin makul olması, dolayısıyla çalışanların mahremiyetini ihlal etmemesidir. İşverenler ayrıca eyalet ve federal gizlilik yasalarına da uymalıdır. Bu yasalar genellikle bir çalışanın işteyken veya şirket ekipmanını kullanırken yaptığı çoğu şeyi izlemelerine izin verir, ancak aynı zamanda çalışanların gizliliğinin korunmasını sağlamak için hükümler de içermektedir.

Uzaktan çalışan personel takip edildiğinde bilgilendirilmeli mi?

ABD’de federal yasalar, işverenlerin çalışanlarına, ister iş yerinde ister uzaktan çalışıyor olsunlar, iş takiplerinin sağlandığını söylemelerini gerektirmez. Ancak, eyalet yasaları değişiklik gösterebilir. Örneğin, Connecticut ve Delaware’de işverenler, personel iş takip yazılımı gibi sistemler kullanarak personelin iş takibini sağlıyorsa, bunu çalışanlara bildirmek zorundadır. Kaliforniya’da tüm katılımcılar telefon görüşmelerinin kaydedilip kaydedilmediğinin farkında olmalıdır.

Eyaletinizde personelin iş takibi konusunda bilgilendirilmesine ilişkin özel yasalar olup olmadığını kontrol etmek için eyalet iş kanunlarını kontrol etmek ve bir avukata danışmak iyi bir fikirdir.

“Yargı perspektifinden bakıldığında, iş ortamının takibinin sağlanması, personele bildirildiği takdirde yasaldır. Bu iş takibi aynı zamanda kişisel meseleler için değil iş çıkarları için yapılmalıdır ki bu durumda yargı mercileri yasallığı farklı yorumlayabilir.” – Amy De La Fuente, Bosco Hukuk Hizmetleri’nde Halkla İlişkiler Direktörü.

İşverenlerin uzak bir çalışma ortamında neleri takip etmelerine izin verilir?

İşverenlerin verimliliği ve şirket politikalarına uyumu sağlamak için aşağıdaki gibi bir takım verileri takip etmelerine izin verilir:

• Klavye tuş tıklamaları
• Ziyaret edilen web siteleri gibi internet etkinlikleri
• Ekran etkinliği
• Belirli görevler veya uygulamalar için harcanan zaman
• Özellikle iş seyahat veya saha dışı görevleri içeriyorsa konum doğrulama için GPS takibi

Personel iş takibinin yalnızca mesai saatleri içerisinde yapılabileceğini unutmamak önemlidir. Verilerin toplanması, çalışanların gizliliğini korumak için federal ve eyalet yasalarına da tabidir.

Uzaktan çalışanları takip etmenin yolları

Uzaktan çalışan personelin iş takibini sağlamanın birçok yolu vardır; çalışma saatlerini takip edebilir, işe giriş yaptıklarında konumlarını kaydetmelerini sağlayabilir, iş ilerlemeleri hakkında düzenli olarak kendi kendilerine rapor vermelerini isteyebilir veya bir personel takibi yazılımı kullanarak daha kapsamlı bir yol izleyebilirsiniz. Elbette bu yöntemlerin her birinin artıları ve eksileri vardır, bu nedenle ekibiniz için mantıklı olanı seçtiğinizden emin olun.

• Çalışanların Kendi Kendine Rapor Verebilmesi: Personelin kendi kendine rapor verebilmesi, çalışanların iş ilerlemeleri ve başarıları hakkında düzenli güncellemeler yapmalarını gerektirir. Çalışanlardan ne üzerinde çalıştıkları, kaydettikleri ilerleme ve karşılaştıkları engeller hakkında günlük veya haftalık raporlar sunmaları istenebilir. Bu, paylaşılan belgeler veya mesajlaşma platformları aracılığıyla yapılabilir. Bu yöntem sorumluluk duygusunu teşvik eder ancak çoğunlukla personelin dürüstlüğüne ve doğruluğuna dayanır. Fakat, iş verimliliğinin tam bir resmini sunmayabilir.

• Düzenli Kontroller ve Toplantılar: Planlanmış toplantılar ve kontroller, çalışanların ilerlemesinden haberdar olmanızı sağlar ve geri bildirim için fırsatlar sunar. Bire bir kontroller veya personel güncellemeleri için yinelenen toplantılar ayarlayabilirsiniz. Bu oturumları ilerlemeyi tartışmak, sorunları ele almak ve tamamlanan görevleri gözden geçirmek için kullanın.

• Zaman Takip Yazılımı: Zaman takip yazılımı, çalışanların farklı görevler veya projeler için harcadıkları sürenin kaydını tutar. Çalışanlar çeşitli görevler için zamanlayıcıları başlatmak ve durdurmak için yazılıma giriş yaparlar. Yazılım daha sonra, işin verimli bir şekilde yapıldığından emin olmak için gözden geçirebileceğiniz farklı faaliyetler için harcanan zamanın takibini sağlar.

• Personel İzleme Yazılımı: Daha kapsamlı bir yaklaşım için birçok şirket uzaktan çalışan personel yönetimi yazılımına yöneliyor.Bu yazılımlar; bilgisayar kullanımı, web sitesi ziyaretleri ve farklı görevler için harcanan zaman gibi faaliyetleri izleyerek personelin çalışma alışkanlıkları hakkında ayrıntılı bilgiler sağlar. Hatta bazıları ekran görüntüsü takibi, GPS takibi, iş kayıt günlükleri ve klavye tuş tıklamaları izleme gibi özellikler de sunuyor. Bu yöntem özellikle verimliliği sağlamak ve hassas şirket bilgilerini korumak için yararlı olabilir.

Uzaktan çalışanların takibi nasıl sağlanır (Etik biçimde)

1. Neyi ve neden takip etmek istediğinizi belirleyin.

Gerçekten ihtiyacınız olup olmadığı konusunda fazla düşünmeden çalışanlarınızdan toplayabileceğiniz her türlü veriyi toplamak cazip gelebilir. Ancak, gelişigüzel veri toplama gereksiz komplikasyonlara ve gizlilik endişelerine yol açabilir.

Bunu önlemek için işe hedeflerinizi tanımlayarak başlayın. Kendinize personelinizin çalışmalarının hangi belirli yönlerini ve neden izlemeniz gerektiğini sorun. Örneğin, konumlarını takip etmeniz gerekiyor mu? Çalışanların müşteri toplantılarına katılmak veya farklı siteleri ziyaret etmek gibi işleri için belirli bir yerde olmaları gerekiyorsa, GPS konumunu izlemek yararlı ve makul olabilir.

Ancak, ekibiniz evden çalışıyorsa ve konum görevleri için kritik bir faktör değilse, GPS takibi gereksiz olabilir. Bunun yerine; görev tamamlama, proje ilerlemesi veya zaman yönetimi gibi performanslarıyla daha ilgili metriklere odaklanın.

Jibble’da bir ekran görüntüsü takibi özelliğimiz var ancak ilginç bir şekilde bunu personelimizi izlemek için kullanmıyoruz. Bunun yerine, daha çok ortaya koydukları neticenin kalitesine ve görevleri için harcadıkları süreye odaklanıyoruz. Bu, iş verimliliğini değerlendirmeyi kolaylaştırıyor ve saatlik personelimize daha doğru ödeme yapmamızı sağlıyor. Ayrıca, tıpkı bir avukatın müvekkiline fatura kesmesi durumunda çalışma zamanının hesabını sunması gibi, çalışanların da zamanlarından sorumlu olmalarını sağlıyor.

Toplamayı planladığınız verilerin etkisini göz önünde bulundurun. Uzaktan çalışan personelin takibi amaca yönelik ve çalışanların mahremiyetine saygılı olmalıdır.

Topladığınız veriler net bir amaca hizmet etmeli ve iş hedeflerinizle uyumlu olmalıdır.

2. Personele iş takibi yapıldığını bildirin.

Çoğu eyalette bu yasal olarak gerekli olmasa da, personelinizi izlendikleri, neyi izleyeceğiniz ve bu verilerin ne için kullanılacağı konusunda bilgilendirmeniz kesinlikle tavsiye edilir.

Bu sadece personelin iş takip uygulamalarının arkasındaki nedenleri anlamalarını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda tüm iş takibini onların gözünde daha az rahatsız edici kılar. Sonuçta yasa dışı bir şey yapmıyorsunuz, o halde neden gizleyesiniz ki?

Bu durumda çoğu çalışan sürecin açıklığını takdir edecek ve iş takibinin projelerin yolunda gitmesini ve son teslim tarihlerine uyulmasını sağlamak için faydalı bir sistem olduğunu anlayacaktır. Çalışanlar endişelerini veya rahatsızlıklarını dile getirirse, bunları açıkça ele alın ve iş hedeflerine ulaşırken gizliliklerine saygı duyan bir denge bulmaya çalışın.

Unutmayın, ekibinizle güven inşa etmek istiyorsunuz. Takip yöntemleriniz konusunda şeffaf olmak doğru yönde atılmış bir adımdır.

3. Gizliliğe değer veren bir iş takip yazılımı seçin.

Çok sayıda personel takip yazılımı var ancak hangisini seçeceğinize dikkat etmelisiniz.

Tüm iş takip yazılımları aynı değildir ve bazıları şüpheli gizlilik uygulamalarına sahip olabilir. Personel verilerinin nasıl toplandığını, kullanıldığını ve korunduğunu açıkça belirttiğinden emin olmak için yazılımın gizlilik politikasını gözden geçirerek başlayın. İyi bir gizlilik politikası hangi verilerin toplandığını, bu verilere kimin erişebildiğini, nasıl depolandığını ve ne kadar süreyle saklandığını detaylandırmalıdır. Şeffaflık sunan ve veri koruma ve gizlilik konusunda güvence sağlayan yazılımları tercih edin.

Etkili iş takibi, personelinizin faaliyetlerini her yönüyle takip etmenizi gerektirmez. En iyi yazılım, izleme düzeyini özel ihtiyaçlarınıza göre uyarlamanıza olanak tanıyan özelleştirilebilir özellikler sunandır. Jibble gibi zaman takibi ve personel izleme yazılımları, izleme parametrelerini ve sınırlarını ayarlamada esneklik sağlar. Böylece gereksiz gizlilik ihlallerine girmeden temel performans göstergelerine odaklanabilirsiniz.

4. Suistimali önlemek için tedbirler alın.

Uzaktan çalışan personelin takibi söz konusu olduğunda, izleme ve takip sistemlerinin kötüye kullanımını önlemek için tedbirler oluşturmak önemlidir. İnsanların verileri kullanmanın yeni yollarını düşünmesi doğal olsa da, personelinizi nasıl ve ne zaman izlediğiniz konusunda dikkatli olmanız gerekir. İş takibi, çalışma saatlerinin ötesine geçmemeli veya yıllık izin gibi kişisel zamanları işgal etmemelidir. Çünkü bu durum bir gizlilik ihlali olarak görülebilir.

Ayrıca verileri özenle kullanmanız gerekir. Bu, verilerin güvenli bir şekilde saklanması ve farklı sektörlere özgü yasal gerekliliklere uyulması anlamına gelir.

Örneğin, şifrelenmiş veriler güvenli, merkezi bir sistemde saklanmalı ve erişim sadece iş takibi yapılan personel ve onların doğrudan yöneticileri gibi gerekli kişilerle sınırlandırılmalıdır. Bu konudaki genel kabullere göre, bu veriler yasal ve iş gereksinimlerine bağlı olarak genellikle üç yıla kadar olmak üzere gerekenden daha uzun süre saklanmamalıdır.

Genel Düşünceler

Uzaktan çalışma kalıcı olacak. Dolayısıyla yöneticiler ve işverenler uzaktan çalışan personelin takibi ile gizlilik ihlali arasındaki ince çizgide yürümek zorunda kalacaklar. Bu kolay bir iş değil ama elbette yapılabilir.

Etkili iş takibi; performansı izlemek, güvenliği sağlamak ve iş hedeflerine ulaşmak için gereklidir, ancak hassas ve etik bir şekilde yapılmalıdır. Önemli olan, iş hedeflerini yerine getirirken çalışanların kişisel alanlarına saygı duyan izleme uygulamalarını hayata geçirmektir.

Neyin neden takip edileceğine dair net yönergeler belirleyerek ve bu uygulamaları ekibinize şeffaf bir şekilde ileterek bu ince çizgide ilerleyebilir, dolayısıyla güvenilir ve verimli bir uzaktan çalışma ortamı oluşturabilirsiniz.

İyi şanslar!