Mesleki anlamda izin kullanmak herkesin hakkıdır. Raporu zamanında bitirmek, Anahtar Performans Göstergesi’ni tutturmak veya sabahın erken saatlerindeki toplantılara katılmak gibi endişeler olmaksızın dinlenmek için birkaç gün veya hafta, çalışanların kendilerini yeniden şarj edilmiş ve iyi dinlenmiş hissetmelerini sağlayacaktır. Bu birkaç günlük izinleri kullanmaktan daha iyi olan bir şey varsa, o da bu izinler için ödeme almaktır. Bu yüzden çalışanlarınızın ücretli izin günlerinin tadını çıkarmasına izin verin. Onlar bunu hak ediyorlar.
Çalışanlar kesinlikle ücretli izinleri (PTO) severler. Ancak bu politikadan faydalanabilecek olanlar yalnızca onlar değildir. Bu izin sisteminin yöneticiler ve işverenler için de önemli avantajları vardır. Aslında, İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği’ne göre, iyi izin politikalarına sahip kuruluşlar daha yaratıcı ve üretken çalışanlara, daha iyi çalışan bağlılığına ve daha sağlıklı personele sahiplerdir.
Bu avantajları fark etmek ve ücretli izinlerden en iyi şekilde yararlanmak için öncelikle ücretli izin kavramının ne olduğunu anlamanız gerekir. Öyleyse konuya girelim.
Bu makale şunları kapsamaktadır:
- Ücretli İzin (PTO) Nedir?
- Ücretli İzin Türleri Nelerdir?
- Ücretli İznin Faydaları
- Ücretli İzinler Nasıl Hesaplanır?
- Genel Düşünceler
Ücretli İzin (PTO) Nedir?
Ücretli izin (PTO), personele tazminat ödenen her türlü izne verilen addır.
Temel olarak, şirketinizin izin politikasına bağlı olarak birkaç gün veya hafta boyunca çalışmamaları için ödeme alırlar. Bu boş zamanla ne yapacakları kendilerine bağlıdır. İş güvenceleri konusunda endişelenmeden seyahat edebilir, ailelerini ziyaret edebilir veya hobileriyle uğraşabilirler. Bununla birlikte, ücretli izinlerin farklı türleri de bulunmaktadır. Aşağıda bunları inceleyelim.
Ücretli İzin Türleri Nelerdir?
1. Tatil Günleri
Ara vermeden uzun süre çalışmak iş verimini azaltır. Tatil izni, çalışanların tükenmişliğini önlemek için mükemmel bir çözümdür. Tatil günleri, bir çalışanın işe ara vermesi gerektiğinde kullanabileceği bir tür izindir. Ancak adının sizin veya çalışanlarınızın tatil günlerinde neler yapabileceğini sınırlamasına izin vermeyin. İzin günlerinizi evde veya ailenizi ziyaret ederek geçirebilirsiniz. Bu tatil günlerinin sayısı kuruluşlar arasında farklılık gösterir. İzni yılda birkaç günle sınırlayan şirketler gördüğüm gibi, sınırsız ücretli tatil süresi sunan şirketlerin de mevcut olduğunu söyleyebilirim.
2. Kişisel İzin
Hepimizin kişisel durumlar ve özel işlerimiz için birkaç saate veya güne ihtiyacı olabilmektedir. Bu, rutin bir doktor randevusundan ev taşımaya veya bir veli-öğretmen konferansına katılmaya kadar her şey olabilir. Kişisel izin, bu tarz durumları kapsamaktadır. Çalışanlarınız bu zamanı kendi takdirlerine göre kullanabilirler, tabii ki siz de öyle. Ayrıca zorunlu olarak tatil günlerini tüketme endişesi olmadan bu tarz bir izin kullanma hakkına sahiplerdir. Bu tür izinler, ücretli tatil, hastalık izni ve ebeveyn izninden ayrıdır.
3. Hastalık İzinleri
Çoğu izin türü personelin önceden haber vermesini gerektirir, ancak bazı devamsızlıkların önceden tahmin edilmesi de imkansızdır. Hastalık izni bu kategoriye girer. Hasta olan, bir kazadan sonra iyileşmekte olan veya yaklaşan tedavi nedeniyle işe belirli bir süreyle devam edemeyecek çalışanlar bu izin türünü kullanabilirler. Bazı kuruluşlar hasta aile üyeleri olan çalışanlarına da hastalık izni vermektedir. Kuruluşlar izin politikalarını yapılandırma özgürlüğüne sahiptir. Ancak, yasaların öngördüğü asgari hastalık izni günlerini çalışanlarına sunmaları zorunludur. Bu nedenle, hastalık izniyle ilgili bulunduğunuz bölgenin yasalarınızı kontrol ettiğinizden emin olun.
4. Resmi Tatiller
Çoğu ülkede her yıl ortalama 11 resmi tatil günü vardır. Bazı kuruluşlarda bu tatiller, çalışanların diledikleri gibi geçirmeleri için ücretli izin günleridir. Diğer kuruluşlar, resmi tatillerde çalışmak isteyen personellerine çift maaş teklif ederler. Unutmayın, izin politikaları kuruluşlara göre değişebilmektedir. Bu nedenle, şirket politikanızda kuruluşunuzun hangi resmi tatilleri izin kapsamında değerlendirdiğini belirttiğinizden emin olun.
Resmi tatillerde ücretli izin sunmanın yanı sıra, bazı kuruluşlar ücretli değişken tatiller de sunmaktadır. Bunlar, resmi tatil olarak tanınmayan ancak doğum günleri ve yıl dönümleri gibi çalışanlar için önemli olan günlerdir.
5. Doğum İzni
Çoğu şirket yeni ebeveynlere ücretli ebeveyn izni sunmaktadır. Ebeveyn izninin uzunluğu ve kapsamı ülkeler ve kuruluşlar arasında farklılık gösterir. Bazıları bu tür izinleri doğum yapacak olan hamile annelerle sınırlarken, diğerleri taşıyıcı annelik yoluyla çocuk sahibi olan annelerin yeni doğan bebekleriyle bağ kurmaları için biraz izin almalarına da olanak tanır. Daha ilerici kuruluşlar, evlat edinen veya koruyucu ebeveynlere de bu tür izinleri sunmaktadır.
6. Vefat İzni
Ölüm, insan yaşam döngüsünün bir parçasıdır. Ve ölüm kapıyı çaldığında, çalışanların sevdiklerinin yasını tutmak için biraz izne ihtiyacı olacaktır. Çoğu kuruluş, aile üyelerini kaybeden çalışanlarını ücretli yas izniyle evlerine gönderir.
Yas izninin süresi işverenin takdirine bağlıdır. Benzer şekilde, bir personelin ücretli izne hak kazanabilmesi için vefat eden kişiyle nasıl bir ilişki içinde olması gerektiğini de işveren belirler. Çoğu durumda, çalışanlar ebeveynlerini, kardeşlerini, eşlerini veya çocuklarını kaybettikten sonra yas izni almaya hak kazanırlar. Bazı kuruluşlar düşük veya ölü doğum yoluyla kayıp yaşayan ebeveynlere de ücretli izin sunmaktadır.
7. Oy Verme ve Jüri Görevi
Oy vermek her vatandaşın yurttaşlık görevidir. Ayrıca, bazı ülkeler vatandaşlarının yargı süreçlerinde tarafsız jüri olarak görev yapmalarını şart koşmaktadır. Her iki durumda da işverenler ücretli izin sunmakla yükümlüdür. Bununla birlikte, bu durumlar için tahsis edilen izin günü sayısı değişiklik gösterir. Oy kullanma için yalnızca bir gün izin verilirken, jüri görevi için verilen izin duruşmanın uzunluğuna bağlıdır.
Ücretli İznin Faydaları
İyi tasarlanmış bir izin politikası, personele olduğu kadar kurumlara da fayda sağlar. Açıklayalım:
1. Çalışanların Genel Yorgunluğunun En Aza İndirilmesi
Ücretli izin, çalışanların tükenmişliğini önlemek konusunda harika bir çözümdür. Ancak sizin veya personelinizin izne ihtiyacı olduğunu nasıl anlarsınız? Bir zaman saati yazılımı, çalışanlar olağan dışı miktarda boşta zaman kaydetmeye başladığında sizi uyararak bilgi sahibi olmanızı sağlayabilir. Ayrıca bazı çalışanların daha az saat çalıştığını veya aynı sayıda saat çalıştığını ancak daha düşük kaliteli iş çıkardığını da görebilirsiniz.
Bu tükenmişlik belirtileri evrenseldir. Personelinizin performansında bir düşüş fark ettiğinizde, onları ücretli izne göndermenin zamanı gelmiş demektir. Çalışanlarınızın gelir kaybetme korkusu olmadan stres atmalarına izin vermelisiniz. Her çalışan izni hak eder. İşe döndüklerinde ve üretkenlikleri arttığında kuruluşunuz bundan fayda sağlayacaktır. Sonuçta, ücretli izinlerin yaratıcılığı geliştirdiği ve üretkenliği artırdığı kanıtlanmıştır.
2. Kontrollü Devamsızlık
İkincisi, hiçbir şey iş akışlarını plansız devamsızlıklardan daha fazla aksatamaz. Neyse ki, iyi bir izin ve ücretli izin takip yazılımı ile çoğu izin türü için talepler günler veya haftalar öncesinden yapılabilir. İzin taleplerini onayladıktan sonra, devamsızlıkları öngörebilmek için bir zaman ve devam takip yazılımı kullanabilir ve bir personelin izinde olacağı günlerde iş paylaşımı yapmak için bunları programınıza dahil edebilirsiniz. Kontrollü devamsızlık, işletme faaliyetlerinizin tüm yıl boyunca sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlama konusunda harika bir araçtır.
3. Yasal Uyumluluk
Şirketler işe alım sırasında ücretli izinleri bir teşvik unsuru olarak sunarlar. Ancak, bazı izin türleri şirket inisiyatifinde değildir. Bunlar yasalar tarafından zorunlu kılınmış izinlerdir. Örneğin, çoğu ülke kuruluşların yeni ebeveynlere ücretli doğum izni sunmasını zorunlu kılmaktadır. Küresel ortalama doğum izni 22,1 haftadır. Benzer şekilde, bazı ulusal ve yerel yasalar, kuruluşların jüri görevi için çağrılan çalışanlara sınırsız izin sunmasını gerektirir. Uyumsuzluk riskini azaltmak için bu yasalar hakkında bilgi sahibi olmak önemlidir.
Ücretli İzinler Nasıl Hesaplanır?
Genel bir personel hakları paketinde birkaç tür ücretli izin bir arada bulunur. Bazıları, bir personel atama mektubunu imzaladıktan hemen sonra tahakkuk eder. Kimileri çalışılan saatlere ve şirketteki hizmet yıllarına dayanır. Peki kuruluşlar her bir çalışanın ücretli izinlerini doğru bir şekilde nasıl hesaplar?
İşte bunu yapmanın en yaygın yolları:
1. Belirlenmiş Gün Sayısı
Çoğu şirket, ücretli izin avantajlarının tahakkuk etmeye başlamasından önce personelin belirli bir deneme süresi boyunca çalışmasını gerektirir. Deneme süresi sona erdiğinde, personelin istediği zaman kullanabileceği belirli sayıda gün vardır. Bununla birlikte ücretli izinler, kuruluşların tüm yıl boyunca personel bulundurmasını sağlayan politikalara bağlıdır. Örneğin, çoğu şirket bir personelin tek seferde alabileceği tatil günü sayısını sınırlar. Diğerleri ise personellerinin izin taleplerini haftalar öncesinden iletmelerini ister.
Bu tür izin hesaplaması en kolay olanıdır. İhtiyacınız olan tek şey doğru devam kayıtları ve zaman çizelgeleridir. Bunları ücretsiz zaman ve devam takip yazılımı kullanarak kolayca elde edebilirsiniz. Bir çalışan deneme süresini tamamladığında ve izinler için uygun hale geldiğinde, ücretli izin talebinde bulunabilir. Ücretli izin takip yazılımını kullanarak her bir personelin aldığı ücretli izin günlerinin sayısını kolayca takip edebilirsiniz.
2. Tahakkuk Eden İzin Süreleri
İkinci bir yaklaşım, bir çalışanın harcadığı saat sayısına göre ücretli izinleri hesaplamaktır. Bu yöntemde, çalışanlar çalıştıkları her saat için ücretli izin biriktirirler. Belirlenen saat sayısına ulaştıklarında da bu izinleri kullanabilirler.
Biriken izin sürelerini manuel olarak takip etmek ve hesaplamak zor olabilmektedir. Ama endişelenmeyin, sizin için mükemmel bir çözümüm var. Çoğu zaman saati yazılımı ile personel saatlerinizin kayıtlarını kolayca oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, bazı izin günleri için talepte bulunmadan önce bile her bir personelin ne kadar ücretli izin biriktirdiğini görebileceksiniz.
3. Devretme Ödemeleri
Son olarak, çalışanlar her yıl belirli sayıda ücretli izin alırlar. Bazıları ücretli izinlerini tüketirken, bazılarının birkaç gününün kalması olasıdır. Bazı şirketlerin ‘kullan ya da kaybet politikası’ vardır. Bu politika kapsamında, bir çalışan yıl sonunda kullanılmayan tüm ücretli izinlerini kaybeder. Bu politika kapsamında herhangi bir yenileme hesaplamasına gerek yoktur.
Kimi şirketler de kullanılmayan izinleri bir sonraki yıla devreder, bazıları ise normal ücretlere ek olarak ödeme yapar. Bu devretme ödemelerini hesaplamak, zaman çizelgeleri ve bordro özelliklerine sahip bir zaman takip yazılımı ile çok kolaydır. Bunlar, otomatik izin taleplerine olanak sağlayan özelliklere sahip iyi bir ücretli izin takip yazılımı ile birlikte kullanılabilir. Nereden başlayacağınıza emin değilseniz, işletmeniz için en iyi ücretli izin takip uygulamasını seçmeye ilişkin bu rehberimize göz atabilirsiniz.
Genel Düşünceler
Sonuç olarak, ücretli izin personel için önemli bir avantajdır. İyi bir ücretli izin paketi ile çalışanlar daha mutlu ve daha sağlıklı olurlar. Zorluklar yaratabilecek iş-yaşam dengesini kolayca kurarlar ve bu da işlerine yansır. Daha üretken ve sorunları çözmede daha başarılıdırlar. Ayrıca, ücretli izin kuruluşunuza en iyi çalışanları çekmek ve elde tutmak için stratejik de bir araçtır. Ücretli izinlerden en iyi şekilde yararlanmak için, tüm süreci otomatikleştirecek bir uygulama kullanmayı düşünün. Ücretli izin takip sistemleri hakkında daha fazla bilgi edinin.
