Aylar süren gayretli bir çalışmanın ve mükemmel bir devamlılık sürecinin ardından, personelinizin ihtiyaç duyacağı tek bir şey vardır: iyi bir izin süreci. Ekibinizin şirketi ileriye taşımak için gereken çalışmayı yapmasını sağlarken onlara mutlu ve sağlıklı kalmak için ihtiyaç duydukları iş-yaşam dengesini sağlamak, olumlu bir çalışma ortamını teşvik etmenin ve ekibin moralini yüksek tutma sürecinin merkezinde yer alır. Bunun gerçekleşmesi için iyi bir ücretli izin (PTO) politikası oluşturmanız gerekir. Ancak Türkiye’deki konuya dair yasaları anlamaktan, sorunsuz bir izin onay süreci sağlamaya kadar bir ücretli izin politikası oluşturmak yer yer yorucu olabilir.
Ancak korkmayın, bu makalede size ücretli izin politikaları hakkında bilmeniz gereken her şeyi ve personelinizi (yasalara uyumlu kalarak) mutlu etmek için neler yapmanız gerektiğini anlatacağım.
Bu makale şunlardan bahsetmektedir
- Ücretli İzin Politikası Nedir?
- Türkiye’de Ücretli İzin Ödemelerine Dair Yasalar
- Ücretli İzin Politikanızı Oluşturma
- Genel Düşünceler
Ücretli İzin Politikası Nedir?
PTO veya ücretli izin, bir personelin izinli olduğu dönemde de ödeme almaya devam ettiği herhangi bir süreyi ifade eder. Bu izin türü, çalışanlara yasal bir gereklilik veya şirket politikası olarak sunulan ücretli bir avantajdır.
İzin politikası, şirketinizin personele sağladığı avantajlara rehberlik eden bir pusula gibidir. Esasen, bir yönetici olarak, personelinizin normal ücretleri ödenmeye devam ederken işten nasıl izin alabileceklerini düzenleyen bir dizi kurala karar vermeniz gerekir. Bu izinler tatilleri, hastalık izinlerini, doğum izinlerini ve çok daha fazlasını içerir.
Türkiye’de Ücretli İzin Ödemelerine Dair Yasalar
Ücretli izin hakları 4857 sayılı İş Kanunu ile düzenlenmiştir. Bu kanun maddesine göre personel, iş yerinde işe başladığı günden itibaren (deneme süresi de dahil) en az 1 yıl çalışmış olan tüm işçiler yıllık ücretli izin hakkına sahiptir.
Ücretli izin süresi işçinin çalıştığı hizmet süresine göre değişkenlik gösterebilmektedir.
Ücretli İzin Politikanızı Oluşturma
1. Sunulacak ücretli izin türlerini belirleyin
İzin politikanızı oluşturmanın ilk adımı, çalışanlarınıza sunacağınız ücretli izin türlerini belirlemektir. Hangi ücretli izin türlerini sağlamakla yükümlü olduğunuzu belirlemek için Türkiye’deki işçi yasalarını incelemeniz gerekmektedir.
Diğer bir yandan da, yasaların sizi tam aksi yönde sınırlamasına izin vermeyin. Personelinizin dinlenmesine ve enerjisini toplamasına izin vermek için fazladan ücretli tatil günleri planlayın. İşlerini kaybetme korkusu olmadan kendi özel işlerini yapabilmeleri için birkaç ücretli izin günü ile çalışanlarınızın iş-yaşam dengesine ne kadar değer verdiğinizi onlara gösterebilirsiniz. Bunu yaparken, resmi tatillerde ve herhangi bir resmi görev için çağrıldıklarında da izin sürelerini telafi etmeniz pozitif bir yaklaşım olacaktır. Bir yakınlarının vefatı, hastalık durumları veya hasta aile üyelerine bakmak için birkaç ücretli izin günü de çalışanlarınıza kendilerini değerli hissettirecektir.
İşte bu, ilk adımı hallettik.
2. Şirketiniz için en iyi ücretli izin modelini belirleyin
Bu adımda, şirketinizin ihtiyaçlarına uygun modeli belirlemelisiniz. Bir ücretli izin modeline karar verirken, çalışanların kullanılmayan izinlerini bir sonraki yıla aktarıp aktaramayacaklarına veya mevcut izinlerini yıl sonundan önce kullanmaları gerekip gerekmediğine de karar vermeniz gerekecektir. Bazı ülkelerde mevcut izinlerin yıl sonundan önce kullanılmaları konusunda yaptırımlar belirlemek yasaktır; bu nedenle karar vermeden ülke yasalarınıza bakmanız oldukça önemlidir.
Aşağıdaki modellerden birini seçebilirsiniz:
- Geleneksel Model
Bu model kapsamında, personeliniz belirli bir miktarda ücretli izin alır ve şirketinize hizmet ettikleri her yıl için ek izin hakkı kazanırlar. Bunun çalışanlarınızın motivasyonunu ve aidiyetini artıracağını düşünüyorsanız, bu model size göre olabilir. Muhtemelen yalnız değilsiniz, çünkü bu model iş dünyasında oldukça popüler.
- Ücretli İzin Banka Modeli
Banka sistemi, tüm ücretli izin türlerini tek bir havuzda birleştirir. Bu, izinlerinin sorumluluğunu personelinize vermenin harika ve pratik bir yoludur. Bu modeli benimserseniz, her çalışanın istediği gibi kullanabilmesi için her yıl belirli sayıda gün ayırırsınız. Bir personel her bir saat veya gün izin aldığında, bu süre adeta bir banka hesabındaki para gibi izinlerinden düşülür.
Banka modeliyle ücretli izin günlerini takip etmek basit bir süreçtir. Ayrıca, personelinize izin günlerini nasıl geçireceklerine karar verme esnekliği sağlamanız da önemli bir artı kabul edilebilir.
- Sınırsız Ücretli İzin
Bu izin türü, izinleri işlerini etkilemediği sürece personelin istedikleri zaman izin almalarına olanak tanır. Bu model, çalışanların çok sevdiği ve sizin için de harika olabilecek bir modeldir; çünkü ücretli izin takibinde yer alabilecek tüm idari işleri ortadan kaldırır. Çalışanlarınız iş ahlaklarını kanıtladıysa ve onlara güvendiğinizi göstermek istiyorsanız, sizin için mükemmel bir modeldir.
Elbette çalışanların sistemi kötüye kullanma olasılığı vardır. Ancak izin kayıtlarını yakından takip ettiğiniz sürece, olası bir durumda bunun ne zaman gerçekleştiğini tespit edebilir ve uygun şekilde ele alabilirsiniz.
- Şirket Genelinde Uygulanan Ücretli İzin
Bu ücretli izin modelinin arkasındaki fikir, tüm şirketin aynı anda izin almasıdır; bu da iş operasyonlarının birkaç gün boyunca durması anlamına gelir. Kimsenin izin başvurusunda bulunması gerekmez, bu da idari açıdan işleri çok daha kolaylaştırır. Bu her şirket için uygun olmasa da, birçok kuruluş ülke çapında insanların izin aldığı ve işlerin yavaş olduğu bayram tatilleri ve yeni yıl tatili gibi belirli dönemlerde şirket genelinde bu izin türünü uygular.
- Birikmiş Ücretli İzin Modeli
Bu, ekibinizin izinlerinin yıl başında belirlenip verilmesi yerine, çalıştıkları saat sayısına göre izin kazandıkları bir modeldir. Bu modelde birikmiş izinleri takip etmek biraz daha zor olabilir, ancak burada toplu izinler ile birikmiş izinler arasındaki farkı açıklayan basit bir tablonun yanı sıra birikmiş izinleri hesaplamaya yönelik detaylı bilgiler içeren bir makale bulunmaktadır.
Bu modeli seçerseniz, sizin için zaman çizelgelerini otomatik olarak dolduracak ücretsiz bir zaman takip sistemi kullanmalısınız. Bu şekilde, her bir çalışanın tam olarak kaç saat çalıştığını görebileceğiniz için ne kadar ücretli izin hakları olduğunu da kolaylıkla hesaplayabilirsiniz.
Yukarıdakilerden sizin için en iyi modeli belirledikten sonra, ücretli izin politikanızı oluşturmanın ikinci adımını tamamlamış olursunuz.
3. İzin başvurusu yaklaşımını belirleyin
Bu noktada, izin başvurunuzu ve onay sürecinizi belirlemelisiniz. Şirketinizin rapor yapısına dayalı basit bir adım adım süreç oluşturmak en iyisidir. Tabii ki öncelikle personelin isteklerini iletebilecekleri bir yöntem sağlayarak başlamanız gerekmekte.
Sonrasında ise izin talebinin gönderileceği sorumluyu belirlemeniz gerekecektir. İzin kullanacak personelin amiri ile direkt olarak iletişime geçmesi en iyi seçenektir. Amir, talepleri onayladığında veya reddettiğinde, nihai onay için bilgileri İnsan Kaynakları departmanına iletebilir. Sorunsuz bir izin başvuru süreci, personel devamsızlıkları için gerekecek planlamayı kolaylaştıracaktır.
Tüm süreci düzenli hale getirmek için manuel bir sistem veya bir ücretli izin takip sistemi kullanabilirsiniz. Endişelenmeyin, kullanabileceğiniz yüksek puanlı ve ücretsiz izin takip sistemleri mevcut.
Bir ücretli izin takip sistemiyle, yöneticileriniz ve müdürleriniz izin isteklerini aldıktan birkaç dakika sonra onaylayacak veya reddedecektir. Ayrıca, izin politikanızla uyumlu ayarları seçebileceğiniz için bu durum size esneklik ve politikanızın doğru şekilde uygulandığına dair güvence sağlar. Ancak, diyelim ki beşten az çalışanı olan çok küçük bir işletmesiniz, bu durumda geleneksel takip yöntemlerini kullanmak dijital sistemlerle ve personellerin sisteme dahil edilmeleriyle uğraşmanıza gerek kalmayacağı için sizin için çok daha makul olacaktır.
4. Belirlediğiniz Politikayı İstikrarla Uygulayın
Son olarak, politikanızı yazılı bir belge haline getirmelisiniz. Bunu yapmanın birden fazla yolu var. Şu ana kadar karar verdiğiniz her şeyi yazabilir ve ardından bilgileri düzenleyebilirsiniz. Artık üretkenliği artırmak, genç yetenekleri işletmenize dahil etmek, en iyi çalışanlarınızı elinizde tutmak ve personel programlarını yönetmek için kullanabileceğiniz kapsamlı bir ücretli izin politikanız var.
Politikanızın net bir biçimde yazılı olduğu belgeyi personelinize dağıtarak ve olası endişelerine ya da sorularına yanıt vererek süreci tamamlayın. Bu noktada belki de en önemlisi, politikalarınızı güncel tutmaktır. Personel faydalanabileceği trendleri takip edin ve şirketinizin ihtiyaçlarına en uygun bir şeye sahip olma konusunda politikanızı güncellemekten kaçınmayın.
Genel Düşünceler
Sonuç olarak, bir ücretli izin politikası kuruluşunuzdaki çalışanların refahını artırırken ihtiyaç duydukları takdirde onlara kolay izin süreçleri sağlamanın bir yoludur. Kullandıkları izinlerin ardından, çalışanlarınız müşterilerinizin projeleriyle ilgilenmeye hazır ve enerjik bir şekilde geri döndüklerinde çok daha verimli ve üretken olacaklardır. Ücretli izin politikanızın faydaları, müşterileriniz işinizin kalitesinden övgüyle bahsettiğinde ortaya çıkar. Unutmayın, iyi bir izin politikası; kalifiye işçi havuzunun azaldığı rekabetçi bir sektörde gizli silahınızdır. Bu nedenle, rekabette önde kalmak için politikanızı güncellemeye devam ettiğinizden emin olun.
