Etkili bir STK yönetimi söz konusu olduğunda; misyona güçlü bir bağlılık, etkili liderlik ve kaynakları verimli bir şekilde yönetme becerisi gerekir. Buna, özellikle önem teşkil eden zaman yönetimi de dahildir. Sivil toplum kuruluşunuzda zamanı etkili bir şekilde yönetmek istiyorsanız, doğru yerdesiniz.
Bu makalede, STK’lar için iş süreçlerinde verimliliği artırabilecek ve harcanan her dakikanın misyonunuzla uyumlu olmasını sağlayacak yedi değerli ipucunu ele alacağız. Kaybedecek zaman yok, hadi başlayalım!
Bu makale şunlardan bahsetmektedir…
Genel Bakış: Türkiye’deki STK’lar için zaman takibi neden önemlidir?
- 1. İpucu: Zaman Takibinin Ne Olduğu ve Önemini Kavrayın
- 2. İpucu: Zaman Takibinin Önemini Çalışanlarınıza Anlatın
- 3. İpucu: Gönüllü Çalışanlarınızı Yönetin
- 4. İpucu: Projeleri Yönetin
- 5. İpucu: Doğru Zaman Takip Programını Seçin
- 6. İpucu: İnsan Kaynakları Konusundaki Endişeleri Değerlendirin
- 7. İpucu: Veri Analizlerinden Faydalanın
Genel Düşünceler: STK’lar için zaman takibinde devrim yaratın
Genel Bakış: STK’lar için zaman takibi neden önemlidir?
“Türkiye’de sivil toplum toplumsal değişimin önemli bir alanı olarak güçlenirken, STK’ların da sayılarının giderek arttığını, çalışma alanlarının farklılaştığını ve hareket alanının toplumsal yaşam içinde yaygınlaştığını ve derinleştiğini görüyoruz” – Türkiye’de Sivil Toplumun Serüveni: İmkansızlıklar İçinde Bir Vaha
Bu da fon toplayıcıların gelecekte kuruluşları için fon toplarken daha fazla rekabet ve baskıyla karşılaşacakları anlamına geliyor.
Kalabalığın arasından sıyrılmak ve ihtiyaç duydukları kaynakları güvence altına almak için fon toplayıcıların gerçek değerlerini ve etkilerini bağışçılarına ve hibe verenlere göstermeleri gerekecektir. Bu nedenle zaman takibi, sivil toplum kuruluşlarının yönetimi için kilit bir beceridir.
Zaman takibi, sizin ve personelinizin program sunumu, bağış toplama ve yönetim gibi farklı faaliyetler için ne kadar zaman harcadığınızı takip etmenize yardımcı olur. Bu yaklaşım, hibe sonuçlarınızı rapor haline getirmenize, bağış toplama konusunda başarınızı ölçmenize ve bağışçılarınıza bağışlarının etkisini göstermenize olanak sağlar.
Zaman takibi ayrıca kuruluşunuzun nasıl çalıştığını, verimliliğinizi hangi alanlarda artırabileceğinizi ve kaynaklarınızı nasıl daha iyi kullanabileceğinizi anlamanıza yardımcı olur. Bu durum; yerel kurumlardan, vakıflardan veya şirketlerden hibe ve fon almak için başvurduğunuzda ya da bütçenizi ve stratejinizi planlarken daha doğru seçimler yapmanızı mümkün kılacaktır.
1. İpucu: Zaman Takip İhtiyaçlarınızı Belirleyin
Etkili bir zaman takibi yapmak için ilk yapmanız gereken, zaman takibini STK’nızın misyonuyla uyumlu hale getirmektir.
Misyonunuz, kuruluşunuzun Türkiye ve dünya çapında amacı ve hedeflerini tanımlar. Neyi başarmak istediğinizi ve bunu hangi yollarla yapmak istediğinize dair bir çerçeve çizer. Kuruluşunuz için misyonunuzu yansıtan ve eylemlerinize rehberlik eden net amaçlar ve hedefler belirlemeniz gerekir.
Amaç ve hedeflerinizi desteklemek için kuruluşunuzun ihtiyaçlarına ve kültürüne uygun bir zaman takip sistemi uygulamanız gerekecektir. Bu; takip edeceğiniz faaliyetleri, kullanacağınız yöntemleri ve topladığınız verileri belirlemeniz gerektiği anlamına gelir.
Ayrıca performansınızı ve etkinizi ölçmek için verileri nasıl kullanmak istediğinize de karar verebilirsiniz. Bunu yaparak, zaman takibi ekstra bir yük değil, kurum kültürünüzün temel bir parçası haline gelir. Ayrıca zaman takibi, kuruluşunuzun ortaya koyduğu sonuçları ve etkisini gösteren güvenilir verileri toplamanıza ve değerlendirmenize de yardımcı olur.
2. İpucu: Zaman Takibinin Önemini Çalışanlarınıza Anlatın
Çalışanların zamanını takip etmek STK’lar için önemlidir. Performansın ölçülmesine, iş kanunlarına uyulmasına ve bütçelerin programlara tahsis edilmesine yardımcı olur. Zaman takip programları süreci daha kolay, daha hızlı ve daha akıllı hale getirebilmektedir.
Çalışanların zaman takibi yapmaları hususunda sivil toplum kuruluşlarının çalışanlarla doğru iletişimi kurması, onları eğitmesi ve motive etmesi gereklidir. Çalışanların zaman takibinin kendileri ve kurum için neden iyi olduğunu bilmeleri önemlidir.
Programı nasıl kullanacaklarını öğrenmeleri ve gerektiğinde yardım almaları gerekecektir. Bunlara ek olarak, hassas biçimde zaman takibi yaptıkları için takdir edildiklerini ve ödüllendirildiklerini hissetmeleri de, yaklaşımları konusunda oldukça olumlu bir katkı sağlayacaktır.
STK’lar, bu yöntemlerle çalışanların zamanı hassas ve hatasız bir şekilde takip etmelerini sağlayabilir. Bu da kurum için üretkenliği, uyumluluğu ve verimliliği artıracaktır.
3. İpucu: Gönüllü Çalışanlarınızı Yönetin
Türkiye’de çeşitli derneklere üye olan kişi sayısı 7 yılda 4,5 milyondan 8,5 milyona çıkmıştır. (Türkiye’de Sivil Toplum Ekosistemi ve Gönüllülük)
Türkiye’deki STK’lar, bağış toplama, etkinlikler ve sosyal yardım gibi çeşitli görev ve projeler için gönüllülerle beraber çalışmaktadır. Bu kuruluşlar zaman takibini kullanarak gönüllü çalışanların iş saatlerini etkili bir şekilde yönetebilir ve takip edebilirler. Bu, şu açılardan önemlidir:
- STK’lar gönüllü çalışanların faaliyetleri hakkında bağışçılara, hibe verenlere ve vergi dairesine doğru ve şeffaf bir şekilde raporlar sunabilirler.
- Gönüllü çalışanlarının işleri ve adanmışlıkları konusunda onlara gereken değeri gösterebilirler.
- Gönüllü çalışanlarının katılımlarını ve kuruluşun misyonu üzerindeki etkilerini değerlendirebilir ve geliştirebilirler.
Gönüllü çalışanların yönetimi konusunda zaman takibinde yapmanız gerekenlerden bazıları şunlardır: çalışanları saatleri takip etmeye teşvik etmek ve bunun faydalarını açıklamak, takip sürecini basitleştirmek için dijital bir gösterge paneli kullanmak, verileri toplamak ve analiz etmek için STK sisteminizi entegre etmek, programları daha iyi hale getirmek için verilerle desteklenen kararlar almak ve yüz tanıma ve konum sınırlandırma özelliklerine sahip mobil sürümleri olan programlarla zaman takibini kolaylaştırmak.
Bu özellikler, gönüllülerin işe giriş ve çıkış saatlerinde kimliklerini ve konumlarını doğrulamaya yardımcı olmanın yanı sıra zaman hırsızlığı ve dolandırıcılığı önleyen özelliklerdir.
4. İpucu: Programları ve Bütçeyi Yönetin
Sivil toplum kuruluşları için programları ve bütçeyi etkili bir şekilde yönetmek, hedeflerine ve misyonlarına ulaşma konusunda oldukça belirleyicidir.
Zaman takibi, STK’lara zamanlarını ve paralarını nasıl kullandıklarına dair faydalı veriler sağlayarak program ve bütçe yönetiminde yardımcı olabilir. Aynı zamanda STK’ların karşı karşıya kalabildiği aşağıdaki gibi sorulara yanıtlar bulma konusunda fayda sağlayacaktır:
- Bir program veya projenin tamamlanması ne kadar sürer?
- Bir programı veya projeyi yürütmenin maliyeti nedir?
- Program sunumu, bağış toplama ve yönetim gibi farklı faaliyetler için ne kadar zaman ve para harcanıyor?
- Kaynaklar nasıl daha verimli ve stratejik olarak yönetilebilir?
STK’lar, bir zaman takip programı kullanarak zaman takip verilerini kolay ve doğru bir şekilde toplayabilir ve analiz edebilir. Her bir program veya projenin zamanını ve maliyetini gösteren raporlar oluşturabilir ve bunları beklenen sonuçlar ve bütçe ile karşılaştırabilirler.
Ayrıca verileri gelecekteki programları veya projeleri planlamak, hatta belirli öngörüler oluşturmak amacıyla kullanabilir ve finansman ihtiyaçlarını gösteren hibe teklifleri yazabilirler. STK’lar, program ve bütçe yönetimi konusunda zaman takibini kullanarak performanslarını ve sürdürülebilirliklerini artırabilirler.
5. İpucu: Doğru Zaman Takip Programını Seçin
Türkiye’deki STK’lar için zaman takip programı kullanmak lüks değil, gerekliliktir. Zaman takip programları STK’lara bordro, raporlama, yasalara uyum ve verimlilik gibi iş akışlarının birçok yönünde yardımcı olabilir. Ancak takdir edersiniz ki, tüm zaman takip programları da aynı değildir.
Bu sebeple, STK’ların kendi özel ihtiyaçları ve gereksinimleri doğrultusunda bir program seçmeleri gerekir. Kullanacağınız zaman takip programını seçerken göz önünde bulundurulması gereken faktörlerden bazıları şunlardır:
- Yasalara Uyum: Kullanacağınız program İş Kanunu ile uyumlu olabilmelidir. Program aynı zamanda STK’ların vergi dairesi ve diğer fon sağlayıcıların talep ettiği şekilde hibe sonuçlarını ve operasyonel giderlerini takip etmelerine, aynı zamanda rapor oluşturmaya yardımcı olmalıdır.
- Entegrasyon: Program, STK’ların kullandığı bordro ve muhasebe sistemleriyle entegrasyon imkanına sahip olmalıdır. Bu durum, STK’ların bordro ve muhasebe süreçlerini daha basit ve otomatik hale getirmelerine yardımcı olurken, hataları ve veri tekrarı gibi aksaklıkları da önleyecektir.
- Raporlama: Program, zaman ve bütçenin farklı programlar, projeler ve faaliyetler için nasıl kullanıldığını gösteren kapsamlı ve özelleştirilebilir raporlar sunmalıdır. Raporların dışa aktarılması ve bağışçılar, hibe verenler, yönetim kurulu üyeleri ve diğer paydaşlarla paylaşılması da kolay olmalıdır.
- Kullanım kolaylığı: Program hem çalışanlar hem de yöneticiler için kullanıcı dostu ve kolay anlaşılır olmalıdır. Ayrıca herhangi bir cihazdan ve konumdan erişilebilir olması yanında, güvenilir müşteri desteği ve eğitimi sağlamalıdır.
- Maliyet: Program uygun fiyatlı olmalı ve STK’nın bütçesini zorlamamalıdır. Bu noktada bazı programlar STK’lar için indirim veya ücretsiz planlar sunabilmektedir.
Özetlemek gerekirse; STK’lar doğru doğru zaman takip programını seçerek idari süreçlerini daha kolay yönetilir hale getirebilir, genel giderlerini azaltabilir ve aynı zamanda misyonlarına harcadıkları zamanı en üst düzeye çıkarabilirler.
6. İpucu: İnsan Kaynakları Konusundaki Endişeleri Değerlendirin
Sivil toplum kuruluşları, asgari ücret, fazla mesai ücreti, kayıt tutma ve genç istihdam standartlarını belirleyen İş Kanunu‘na uymak zorundadır. Kesin ve güncel kayıtların tutulması, denetimlerden geçmek ve fonların belirli programlara, bağış toplama faaliyetlerine ve idari işlevlere nasıl tahsis edildiğini belgelenmiş bir biçimde ortaya koyabilmek için çok önemlidir.
Zaman takip programları STK’ların bordro ve diğer sistemlerini entegre etmelerine, idari süreçleri daha kolay hale getirmelerine, genel giderleri azaltmalarına ve yasal düzenlemelere uyum sağlamalarına yardımcı olabilir.
7. İpucu: Veri Analizlerinden Faydalanın
Zaman takibi yalnızca çalışma saatlerini takip etmek için değil, aynı zamanda STK’ların faaliyetlerini iyileştirmelerine yardımcı olabilecek veriler üretmek için de yararlıdır. Zaman takibi verileri, STK’ların zamanlarını ve kaynaklarını nasıl kullandıkları ve bunların hedefleri üzerindeki etkileri hakkında pek çok bilgiyi ortaya çıkarabilir.
STK’lar, veri analizi araçlarını kullanarak zaman takibi verilerini daha kolay analiz ederek görselleştirebilir ve çalışmalarının çeşitli yönlerinde kendilerine yardımcı olabilecek değerli bilgileri keşfedebilirler. Zaman takibinden elde edilen veri analizlerinin STK’lara özellikle fayda sağlayabileceği bazı noktalar şunlardır:
- Çalışanların performanslarının artırılması: Veri analizi, farklı görevler ve projeler için ne kadar zaman harcadıklarını, hedeflerini ve son teslim tarihlerini ne denli karşılayıp karşılayamadıklarını göstererek STK’ların çalışan performansını ölçmesine ve değerlendirmesine olanak sağlarr. Veri analizleri ayrıca STK’ların personel eğitim ihtiyaçlarını, beceri eksikliklerini ve geri bildirim ve koçluk alanlarını belirlemelerine yardımcı olabilir.
- Etkinlik planlamasının daha iyi hale getirilmesi: Veri analizi, STK’ların etkinlik hazırlığı, yürütülmesi ve takibi konusunda ne kadar zaman ve para harcadıklarını göstererek başarılı etkinlikler planlamalarına ve düzenlemelerine yardımcı olabilir. Veri analizi ayrıca STK’ların devamlılık eğilimlerini takip etmelerine ve bu bilgileri sosyal yardım ve katılım stratejilerini geliştirmek için kullanmalarına yardımcı olabilir.
- Gönüllü çalışanların daha iyi yönetilmesi: Veri analizleri, farklı program ve faaliyetlere ne kadar zaman ayırdıklarını ve kuruluşun misyonu üzerinde ne gibi etkileri olduğunu göstererek STK’ların çalışanlarını daha iyi biçimde yönetmelerine yardımcı olabilir. Veri analizleri ayrıca STK’ların çalışan katılımını, memnuniyetini ve elde tutulmasını izlemelerine ve bu bilgileri belirli iyileştirmeler yapmak amacıyla kullanmalarına yardımcı olabilir.
Türkiye’deki STK’lar, zaman takibinden elde edilen veri analizlerini kullanarak veriye dayalı kararlar alabilir, sorunları etkin bir şekilde ele alabilir ve genel iş akışlarındaki verimliliği artırabilirler.
Genel Düşünceler: STK’lar İçin Zaman Takibinde Devrim Yaratın
Zaman takibinin, kuruluşların hedeflerine ve misyonlarına ulaşmalarına yardımcı olabilecek çok önemli bir faktör olduğunu söylemeliyim. STK’lar zaman takibi sayesinde zamanlarını ve kaynaklarını nasıl kullandıklarına ve performanslarını, uyumluluklarını ve verimliliklerini nasıl artırabileceklerine dair değerli bilgiler edinebilirler.
Zaman takibi; farklı faaliyetler, projeler ve programlar için harcanan zamanı takip ederek STK’ların verimliliklerini, kalitelerini ya da etkinliklerini ölçmelerine ve geliştirmelerine yardımcı olabilir.
Zaman takibi ayrıca personel, gönüllü çalışanlar ve sözleşmeli yüklenicilerin kullandıkları zamanı takip ederek STK’ların iş kanunlarına, hibe gerekliliklerine ve bağışçı beklentilerine uyum sağlamalarına yardımcı olabilir. Son olarak, STK’ların toplumlarında bir fark yaratmak için fonlarını ve bağışlarını nasıl kullandıklarını göstererek etkilerini ve değerlerini ortaya koymalarına da yardımcı olabilmektedir.
STK’lar zaman takip programı kullanarak, iş kanunlarına uyum sağlayarak ve veri analizlerinden faydalanarak zaman takip uygulamalarını bir üst seviyeye taşıyabilir ve kuruluşlarını daha iyi yönde geliştirebilirler.
