Personel Takip Sistemi Nasıl Uygulanır

(işten kovulmadan!)

Written by Asim Qureshi
Yazar Asim Qureshi, CEO Jibble

28 Nisan, 2025

Kuruluşlar bir personel takip sistemi kullanarak, iş veriminin artırabilir, idari görevleri azaltabilir, şirket bordrolarındaki hata payını en aza indirir ve işçilik maliyetlerini düşürebilir.

Bir işletmede personel takip sistemi kullanmak göz korkutucu bir iş olabilir ve eğer sorumlu kişi sizseniz ve işler ters giderse, bunun sorumluluğu muhtemelen size ait olacaktır. Evet, hatalı bir uygulama yüzünden işinizi kaybedebilirsiniz, bunun daha önce gerçekleştiğini duyduk. Ama biz yardım etmek için buradayız. Doğru planlama ve uygulama ile personel takip sistemi kullanmak aslında sorunsuz bir süreçtir.

Bu makalede, şirketinizde bir personel takip sistemi, zaman çizelgesi uygulaması ya da personel devam kontrol yazılımı kullanımının yalnızca işinizi korumaya yönelik olmadığını, aynı zamanda işte başarılı olmanızı sağlayacak şekilde nasıl kullanabileceğinizi anlatacağım.

11 Adımda Personel Takip Sistemi Uygulama Planı

Bir personel takip sisteminin uygulanması ve başarılı bir şekilde benimsenmesini sağlamak için birçok düzeyde koordinasyon ve iletişim gerekiyor. Bu sayede hem çalışanlar hem de yönetim kazanır. İşte bunu gerçekleştirmek için yapmanız gerekenler.

A team discussion at the office. Photo by Austin Distel on Unsplash

1. Amaç ve hedefleri tanımlayın

Kuruluşta herhangi bir yeni yazılımı uygulamaya koymadan önce, yazılımın amacını ve hedeflerini tanımlamak çok önemlidir. Hedeflerin tanımlanması, özellikle personel takip sistemlerinin müdahaleci veya külfetli olduğunu düşünen çalışanların akıllarındaki soru işaretlerini gidermek için önemlidir. Yazılımın amacını ve faydalarını net bir şekilde ifade edilirse ve daha geniş kurumsal hedeflerle ilişkilendirerek açıklama yapılırsa, çalışanların sistemi anlama ve uygulamayı kabul etme olasılığı daha yüksektir.

Personel takip sisteminin amacını ve hedeflerini tanımlamak için ilk adım, kuruluşun karşılaştığı ve sistemin halledebileceği belirli sorunları veya zorlukları belirlemektir. Örneğin, kuruluş bordro ve uyumluluk amaçları için personel zamanını doğru bir şekilde izlemekte zorlanıyorsa, bir personel takip programı hataları ortadan kaldırabilir ve iş verimini artırmaya yardımcı olabilir.

Sonrasında, sistemin uygulanmasına ilişkin hedeflerin belirlenmesi önemlidir. Bu hedefler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir olmalı ve bitiş tarihlerine sahip olmalıdır. Hedefler arasında üretkenliğin artırılması, idari görevlerin azaltılması, doğruluk ve verimliliğin artırılması, şeffaflığın artırılması ve işgücü maliyetlerinin azaltılması yer alabilir. Bu hedefleri kuruluşun karşı karşıya olduğu belirli sorunlarla ilişkilendirmek ve yazılımın bu hedeflere ulaşılmasına nasıl yardımcı olabileceğini anlatmak önemlidir.

2. Doğru yazılımı seçtiğinizden emin olun

Personel takip sistemine neden ihtiyaç duyduğunuzu ve neyi başarmak istediğinizi belirledikten sonraki adım doğru yazılımı seçmektir. Piyasada birçok zaman çizelgesi yazılımı olduğu için seçim süreci biraz zor olabilir. Kuruluşunuzun özel ihtiyaçlarına uyan, kullanıcı dostu, özelleştirilebilir ve bir API aracılığıyla diğer araçlarla sorunsuz bir şekilde entegre olabilen bir yazılım bulmaya çalışın. Örneğin Tesla, Harvard Üniversitesi ve Pizza Hut gibi büyük isimler tarafından güvenilen Jibble’ı ele alalım. Kesinlikle piyasadaki en iyi zaman takipçilerinden biri!

Bu araçların özelliklerini ve sınırlamalarını anlamalısınız. Örneğin, bir personel takip sistemi GPS takibi özelliğine sahip olabilir, ama canlı GPS takibi özelliği var mı? Personel yüz tanıma özellikli devam takip sistemi olabilir. Peki güvenilir bir şekilde çalışıyor mu? Ya da Chrome zaman takibi eklentisinin kullanımı ne kadar kolay?

Kurumsal iş takip programı seçerken araştırma yapmalısınız. Her kuruluşun farklı ihtiyaçları olduğu için birden fazla seçeneği değerlendirmelisiniz. Yani incelemeleri ve referansları okumalı, demolar ve denemeler talep etmeli ve aynı sistemi kullanan diğer kuruluşlara danışmalısınız. Yazılım şirketi size makul bir deneme süresi vermekte isteksizse, bu gerçekten de çok kötüye işarettir. Bu sadece kısa vadeciliği değil, aynı zamanda ürünlerine olan güven eksikliğini de gösterir. Son olarak tabii ki, yazılımın ön maliyetlerini, kullanım maliyetlerini, müşteri hizmetlerini, güvenliğini ve veri barındırma politikalarını da göz önünde bulundurun.

3. Yazılımı test edin

Yazılımı seçtiniz, ancak onu iyice test etmek kesinlikle çok önemli. Yeterli zamanınız olduğundan emin olun ve hızlı hareket edin, böylece memnun kalmazsanız ikinci seçiminizi yapmak için zamanınız olur. Küçük bir ekiple başlayın. Canlı ortama büyük ölçüde benzeyen bir test ortamı oluşturun ve yazılımı temsili bir kullanıcı grubuyla test edin.

Testler, ihtiyaçlarınıza özel çeşitli senaryolarda yapılmalı ve farklı teknik yeterlilik seviyelerine sahip bir dizi kullanıcıyı içermelidir. Başkalarının zeka eksikliğinden değil, sadece olayları çok farklı bir perspektiften gördükleri için anlayamadıklarını gördüğünüzde şaşıracaksınız.

Test sırasında, yazılımdaki hataları veya sorunları tespit etmek ve bu sorunları gidermek için yazılım tedarikçisiyle birlikte çalışmak önemlidir. Test uzmanlarından geri bildirim almak ve bu geri bildirimleri kullanıma sunma planına dahil etmek de önemlidir.

4. Kilit kişilerin katılımını sağlayın

Önemli kişilerin katılımını sağlamak, kurumsal bir şirkette bir uygulamanın başarısı için kritik öneme sahiptir. Buna yönetim, bölüm başkanları, ekip liderleri ve personel de dahildir. Her birinin bu sistemin uygulanmasına yönelik farklı endişeleri veya itirazları olacaktır ve bu endişeleri gidermek ve personel takip sisteminin faydalarını onlara açıklamak önemlidir.

Kilit kişilerin katılımını sağlamak için personel takip sistemi amacını ve hedeflerini açık ve etkili bir şekilde anlatın. Bunun için sunumlar hazırlanabilir, toplantılar düzenlenebilir ve yazılımın faydalarını özetleyen materyaller dağıtılabilir. Paydaşlardan gelen geri bildirimleri dinlemek ve sahip olabilecekleri endişeleri gidermek de önemlidir.

Lütfen buna dikkat edin çünkü gerçekten önemlidir ve genellikle göz ardı edilir. Gerçek şu ki, bu kişiler bu sistemin işe yaramasını istemezlerse, işe yaramaması için her şeyi yaparlar. Çalışanlar için, genellikle iletilmesi gereken kilit mesaj şeffaflığın artmasıdır, bu da daha adil bir kuruluş anlamına gelir.

5. Uygulamayı planlayın

Kilit kişilerin katılımı sağlandıktan sonra, bir sonraki adım kullanıma sunmak değil, aslında kullanıma sunmayı ayrıntılı olarak planlamaktır. Yazılımı kimlerin kullanacağını belirleyin ve dağıtım için bir zaman çizelgesi oluşturun. Dağıtımı, iş operasyonlarındaki kesintiyi en aza indirecek şekilde planlayın.

Şimdi, BT desteği, eğitim, ekipman vb. gibi gerekli kaynakları belirleyin. Ayrıca, uygulamanın çalışanlara nasıl iletileceğini ve endişelerin nasıl ele alınacağını özetleyen bir iletişim planı geliştirin. Eğitim oturumları düzenleyebilir, kılavuzlar dağıtabilir, özel bir yardım masası veya yardım hattı oluşturabilir ve uygulama sırasında destek sağlayabilirsiniz.

Ayrıca, çalışanlar üzerindeki potansiyel etkiyi de göz önünde bulundurun; bu, uygulamanın belirli bir personel grubunu veya bireysel çalışanları haksız yere etkilememesini sağlamak için İK ile birlikte çalışmayı ve sistemin uygulanmasının çalışanların gizliliğine ve güvenliğine saygı duymasını sağlamayı içerecektir.

Yazılım şirketinden birinin zamanını uygulama sürecinize ayırması, hatta belki de tüm bunlar olurken orada bulunması iyi bir fikir olabilir. Bu gerçekten çok yardımcı olabilir.

6. Eğitim verin

Eğitim, başarılı bir benimseme ve uygulama için kritik öneme sahiptir. Yöneticiler ve çalışanlar da dahil olmak üzere tüm kullanıcılar, sistemin nasıl kullanılacağı ve kullanımıyla ilgili politikalar veya prosedürler hakkında eğitim almalıdır.

Eğitim, kullanıcıların ihtiyaçlarına yönelik olmalı ve yüz yüze eğitim, çevrim içi eğitim modülleri ve kullanıcı kılavuzları dahil olmak üzere çeşitli formatlarda sağlanmalıdır.

7. Destek sağlayın

Personel takip sistemini kullanıma sunmadan önce ekibinizin iyi hazırlandığından ve desteklendiğinden emin olun. Özel bir destek ekibi veya yardım kaynakları gibi sürekli yardım için net iletişim kanalları oluşturun. Ekibinizin desteklendiğini hissetmesini sağlamak sorunsuz bir geçiş için çok önemlidir.

8. Yazılımı uygulayın

Test, eğitim ve destek tamamlandıktan sonra, nihayet sıra yazılımı kullanıma sunmaya gelir. Biraz gergin olmalısınız! Bu noktada işler zorlaşabilir, ancak yeterince plan yaptıysanız gergin olmaya gerek yok. Kullanıma sunma işlemini tüm kullanıcılara bildirmeli ve onlara oturum açma bilgileri ve eğitim materyalleri gibi gerekli bilgileri sağlamalısınız. Ayrıca uygulamayı takip edin, sorunsuz ve programa uygun şekilde ilerlediğinden emin olun ve ortaya çıkan sorunları hızlı bir şekilde ele alın.

Düzenli toplantılar veya geri bildirim oturumları ve yazılımla ilgili herhangi bir sorunu ele almak için yazılım satıcısıyla birlikte çalışmak çok mantıklı olacaktır.

9. Sistemi takip edin ve değerlendirin

Sistemin takibi ve sürekli olarak değerlendirilmesi, başarısının devamını sağlamak için önemlidir. Bu, kullanımın ve benimsenmenin izlenmesini ve kullanıcılardan sürekli olarak geri bildirim toplanmasını içerir; bunların çoğu yazılım tedarikçisine aktarılabilir.

Buradaki kilit nokta, gözünüzü toptan ayırmamaktır, çünkü işler yolunda gittiğinde yapmanız gereken tek şey bu olacak.

Sistemin üretkenlik, iş verimi ve işgücü maliyetleri gibi iş üzerindeki etkisini değerlendirin. Bu alanlarla ilgili temel performans göstergelerini izleyin ve bunların uygulama öncesi seviyelerle karşılaştırın.

10. Gerektiğinde ayarlamalar yapın

Geri bildirime, değerlendirmeye ve daha önce bahsedilen sürekli yeniden değerlendirmeye dayanarak ayarlamalar yapın ve mümkünse yazılım satıcısına iyileştirmeler konusunda ısrarcı olun. Özelliklerin değiştirilmesini, kullanıcı arayüzünün iyileştirilmesini veya ek eğitim ve destek sağlanmasını isteyebilirsiniz. Bunları alamayabilirsiniz ama en azından isteyin! Satıcıya diğer kullanıcıların da bu özellikten faydalanacağını gösterebilirseniz, bunu kabul ettirmek daha kolay olacaktır. Aynı zamanda, esnek olmanız ve kendi prosedürlerinizde, sistemlerinizde ve hatta sonuçlarınızda değişiklik yapmaya istekli olmanız gerekecektir. İstediğiniz kadar planlama yapın, hiçbir şey planladığınız gibi gitmeyecektir. En iyi ihtimalle, sadece istediklerinize yakın sonuçlar alırsınız.

11. Uygulamanın başarısını kutlayın

Her şeyi başarıyla uygulamaya koyduktan sonra, başarıyı tüm paydaşlara iletin. Bu, uygulamanın ve sistemin değerini artırır ve sürekli kullanımını teşvik eder. Başarılı olduğuna inanırlarsa, yönetim konusunda size saygı duyarlar.

Başarı öykülerini paylaşın, geri bildirim almak için anketler düzenleyin ve işler üzerindeki etkisi hakkında düzenli güncellemeler sağlayın. Şeffaf olun ve endişeleri gidermeye hazır olun.

Personel Takip Sisteminin Uygulanması için Temek İlkeler

Anladığınız üzere, büyük bir şirkette bir zaman takip yazılımı kullanmak karmaşık bir süreç olabilir, ancak temel ilkelere bağlı kalın:

  • Kilit kişilerin katılımını sağlayın: Kilit kişilerin katılımını sağlamak bir uygulamanın başarısı için kritik önem taşır. Sistemin amacını ve faydalarını anlatmanız ve sahip olabilecekleri endişeleri gidermeniz gerekir.
  • Eğitim ve destek sağlayın: Genellikle gözden kaçar, ancak kesinlikle gereklidir. Tüm kullanıcıların eğitim aldığından ve onlara sürekli destek sağlandığından emin olun.
  • İletişim kurun: Bunu etkili bir şekilde yapın. Uygulamayı, faydaları ve değişiklikleri tüm kişilere iletin. Sorunları halının altına süpürmek kolaydır, ancak bunu yaparsanız işler kontrolden çıkabilir.
  • Gözlemleyin ve değerlendirin: Kullanımı ve kişilerin sistemi benimseyip benimsemediklerini takip edin, iyileştirmeler yapmak için kullanıcılardan geri bildirim toplayın.
  • Esnek olun: İş ihtiyaçları değiştikçe, yazılımın bu ihtiyaçları karşılayacak şekilde değiştirilmesi için zorlamaya çalışın, ancak değişimin zaman almasına veya hiç gerçekleşmemesine de hazırlıklı olun.
  • Gizlilik ve güvenliğe önem verin: Zaman ve devam takip yazılımının uygulanması, çalışanların gizliliği ve güvenliği ile ilgili endişelere yol açabilir. Yazılımın çalışanların gizliliğine saygı gösterecek şekilde uygulanmasını ve toplanan verilerin uygun şekilde güvence altına alınmasını sağlamak önemlidir.
  • Kişilerin uygulamaya karşı çıkma ihtimalini göz önünde bulundurun: Çalışanlar uygulamaya karşı çıkarsa, bu tüm iyi planlama ve teoriyi yerle bir olabilir. Endişeleri erkenden giderin, yazılımın faydalarını anlatın, mümkün olduğunca çok katılım sağlayın. İnsanlar uygulamanın işe yaramasını isterlerse, muhtemelen başarılı bir şekilde gerçekleşecektir.

Sonuç

Bir kuruluşta personel takip sistemi uygulamak göz korkutucu görünebilir, ancak dikkatli bir planlama ve uygulama ile sorunsuz ve başarılı bir süreç olabilir. İşe net hedefler belirleyerek, doğru yazılımı seçerek, kilit kişilerden destek alarak ve uygulamayı planlayarak başlayın. Yazılımı iyice test edin ve değişiklikler için esneklik sağlayın. Kapsamlı eğitim verin ve sürekli destek sağlayın. Yazılımın performansını değerlendirin, gerektiğinde ayarlamalar yapın ve faydaları tüm kullanıcılara açıklayın.

Bu kapsamlı yaklaşım üçlü bir kazanımla sonuçlanır – gelişmiş üretkenlik, verimlilik, şeffaflık, doğru bordro veya maliyetlendirme ve potansiyel olarak daha düşük işgücü maliyetleri. Bu süreci başarılı bir şekilde yürütmek sistemi kullanan kuruluşları bambaşka bir seviyeye getirebilir ve bu çabayı gerçekten değerli kılabilir.