Pandemi sonrası dönemin, Ofise Dönüş (RTO) zorunlulukları dalgasıyla geldiğini söylemek yanlış olmaz. Bu ofise dönüş süreçlerine çoğu Boeing, UPS ve JPMorgan Chase gibi büyük şirketler de dahildi. Elbette tartışmalar ve bazı ciddi muhalefetler oldu.
Ancak zorunlu ofise dönüş dalgası yavaş yavaş sönerken, birçok şirket hala çalışanlarının tamamen ya da en azından zamanın bir kısmında ofise dönmelerini nasıl sağlayacaklarını bulmaya çalışıyor.
Anlıyorum, tamamen uzaktan çalışma trendi her şirketin ihtiyaçlarına uymayacaktır. Jibble’da ise ofisten %100 uzaktan çalışmaya geçmek bizim için çok iyi sonuç verdiği için oldukça şanslıydık.
Bu nedenle, ister yarı zamanlı ister tam zamanlı ofis düzenine dönüş olsun, şirketiniz için hangisini yapmayı planlıyorsanız, geçişe dikkatli bir şekilde yaklaşmanız çok önemlidir. İyi haber şu ki, bunu ofisteki en sevilmeyen kişi haline gelmeden yapmanızın bazı yolları var!
Bu makalede, sürecin birlikte getirdiği artı ve eksilerden bahsedeceğiz. Hadi başlayalım.
Bu makalede şunlardan bahsedilmektedir:
- Ofise Dönüşün Faydaları Nelerdir?
- Ofise Dönüşün Eksi Yönleri Nelerdir?
- Ofise Dönüş Sürecini Başarıyla Gerçekleştirmek İçin En İyi 6 Strateji
- Genel Düşünceler
Fotoğraf: Jason Goodman (Unsplash)
Ofise Dönüşün Faydaları Nelerdir?
Bir süre uzaktan çalıştıktan sonra ofise dönmek hem çalışanlar hem de şirketler için çeşitli avantajlar sağlayabilir. Çalışanları ofise dönmeye teşvik etme konusunda bu maddelerden faydalanabilirsiniz.
- İş-Yaşam Dengesi – Birçokları için ofise geri dönmek, iş ve özel hayat arasında daha net bir sınır oluşturmaya yardımcı olur. Çalışanlar işi ofiste bırakabilir ve bu durum işle ilgili stresi eve taşıma olasılığını azaltır. Ayrıca, hibrit çalışma düzenleri evden çalışma günlerinde esneklik sağlayarak çalışanlara işle alakalı görevlerin yanı sıra kişisel işlerini de yönetme şansı verir.
- Üst Düzey Personel Değerlendirmesi – Fiziksel olarak ofiste bulunmak daha fazla görünürlük sağlayabilir. Araştırmalar, liderlerin önemli bir çoğunluğunun (%96) ofiste çalışanların katkılarını uzaktan çalışanlara göre daha kolay fark ettiğini göstermektedir. Bu artan yüz yüze etkileşim, liderlerin sıkı çalışma ve başarıları fark etme ve onaylama olasılığı daha yüksek olduğundan, daha iyi kariyer geliştirme fırsatlarına yol açabilir.
- Üst Düzey Mentörlük Fırsatları – Genç profesyoneller ve kariyerlerinin başında olanlar ofise dönme sürecinde, mentorlüğe ve uygulamalı koçluğa daha fazla ihtiyaç duyabilirler. Deneyimli meslektaşlarla aynı fiziksel alanda bulunmak, daha spontane öğrenme ve rehberlik imkanı yaratacaktır.
- Anlık Gelişen İş Birliği – Gelişmiş mentörluk fırsatlarına ek olarak, fiziksel olarak ofiste bulunmak, çalışanların anlık olarak gelişen daha fazla temas ve etkileşim için daha fazla fırsata sahip olması anlamına da gelir. Bu planlanmamış anlar – ister kahve makinesinin yanında hızlı bir sohbet ister koridorda bir beyin fırtınası oturumu olsun – yeni fikirlere, daha hızlı sorun çözmeye ve daha güçlü iş yeri ilişkilerine yol açabilir. Bu tür etkileşimler, uzak bir ortamda sağlanması daha zor olabilecek bir topluluk ve aidiyet duygusuna katkıda bulunur.
- Kaynaklara Erişim – Fiziksel olarak ofiste bulunmak, çalışanların gerekli araçlara, ekipmana ve desteğe anında erişmesini sağlar. İhtiyacınız olan şey hemen yanı başınızda olduğunda, iş süreçlerini kolaylaştırma ve gereksiz kesinti sürelerini en aza indirme olasılığınız daha yüksek olacaktır.
Ofise Dönüşün Eksi Yönleri Nelerdir?
Ofise dönüşün faydaları olduğu gibi dezavantajları da vardır. İşte çalışanların ofise dönmesini sağlamayı umuyorsanız dikkat etmeniz gereken temel dezavantajlar:
- İşe Gidip Gelme Zorluğu – Muhtemelen bir ofise dönüş sürecinin en önemli dezavantajlarından biri günlük işe gidip gelme süresidir. Evden çalışmanın rahatlığını yaşayan çalışanlar, uzun işe gidip gelme sürelerine geri dönmeyi ve trafikle ya da toplu taşıma araçlarıyla uğraşmayı zor bulabilirler.
- Azalan Esneklik – Uzaktan çalışma, geleneksel ofis ortamında sağlanması zor bir esneklik düzeyi getirmiştir. Ofise dönmek genellikle çalışma programları ve kişisel zaman üzerinde daha az oto-kontrol anlamına gelir. Bu pek çok çalışanın hoşuna gitmeyecek bir durumdur.
- Daha Az Odaklı Çalışma – Sohbetler, kısa süreli toplantılar ve gündelik etkileşimler ekip çalışması için faydalı olsa da bir çalışanın odaklanma süresini bozabilecek faktörlerdir.
Bu dezavantajları aşmak için yapabileceğiniz birkaç şey elbette ki mevcut. Çalışanların yoğun trafikten kaçınmasına yardımcı olmak için esnek varış ve ayrılış saatleri uygulamayı düşünebilirsiniz. Ayrıca, arabası olmayanlar için işe gidip gelme fırsatları sunmak veya servis hizmetleri düzenlemek, işe gidip gelmenin getirdiği bazı mali ve lojistik baskıları önemli ölçüde hafifletebilir.
Hibrit bir çalışma düzeni, çalışanların ofise dönmelerini sağlarken onlara alıştıkları esnekliğin bir kısmını vermeye devam etmek arasında bir denge kurulmasına da yardımcı olacaktır.
Ofise Dönüş Sürecini Başarıyla Gerçekleştirmek İçin En İyi 6 Strateji
Bir ofise dönüş sürecini başarıyla gerçekleştirmek zor olabilir. Ancak bu pekala yapılabilir. Örtülü tehditler ve zorlamalarla değil, sürece şeffaflıkla ve karşılıklı fayda odaklı yaklaşarak. İşte doğru yönde ilerlemenize yardımcı olabilecek stratejiler:
1. Karar Alırken Çalışanlara da Danışın
Çalışanlar kendilerine değer verildiğini ve seslerinin duyulduğunu hissettiklerinde, ofise geri dönüş de dahil olmak üzere değişiklikleri kabul etme olasılıkları daha yüksektir.
Ofise dönme konusundaki düşüncelerini ve endişelerini görmek için anketler veya bire bir toplantılar yoluyla ekibinizin katılımını sağlayarak işe başlayın. Onlara hangi zorlukları beklediklerini ve geçişi neyin daha sorunsuz hale getireceğini sorun. Bu yaklaşım sadece size değerli bilgiler vermekle kalmaz, aynı zamanda çalışanlarınıza fikirlerinin önemli olduğunu da gösterir.
2. Kademeli Bir Ofise Dönüş Süreci Planlayın
Ofise geri dönüşü kolaylaştırmak için aşamalı bir yaklaşım düşünün. Herkesin hemen tam zamanlı olarak geri dönmesini istemek yerine, haftada birkaç günle başlayabilirsiniz. Böylece, çalışanlarınız değişimden çok fazla etkilenmeyecektir.
Çalışanların temel günlerde işe gelip diğer günlerde uzaktan çalıştığı karma bir model uygulayabilirsiniz. Bu kademeli geçiş, çalışanların uzaktan çalışmanın esnekliğinden faydalanırken ofis ortamına alışmalarını sağlar. Kademeli geçiş, vardiyanın ne kadar iyi çalıştığını izlemenize ve gerektiğinde ayarlamalar yapmanıza da olanak tanır.
Çalışanlar uyum sağladıkça, onların geri bildirimlerine ve genel şirket ihtiyaçlarına göre ofis içi gün sayısını yavaşça artırabilirsiniz.
3. Yeni Etkileşim İmkanları Yaratın
Harvard Business Review’deki bir makalesinde Chris Capossela bunu çok iyi ifade etmiş: “Ofisin değeri insanlardadır, mekanda değil.”
Ofise dönmek için en teşvik edici nedenlerden biri, iş arkadaşlarıyla yeniden bağlantı kurma fırsatıdır. İnsanlar, ilişkilerine ve iş arkadaşlarıyla kurdukları sosyal etkileşimlere değer verirler. Bu nedenle, ofise dönüşü cazip ve faydalı kılmak için yeni yüz yüze ritüeller oluşturmak kilit bir rol oynayabilir.
Çalışanlara yeni ilişkiler kurma ve geliştirme şansı veren düzenli sosyal faaliyetler sunarak işe başlayabilirsiniz. Örneğin, haftalık ekip öğle yemekleri, kahve molaları veya resmi olmayan beyin fırtınası oturumları düzenleyebilirsiniz. Bu toplantılar çalışanların etkileşime geçmesi ve hasret gidermesi için rahat bir ortam sağlayarak ekip bağlarının yeniden kurulmasına ve dostluk duygusunun geliştirilmesine yardımcı olur.
Bunlara ek olarak, başarıları ve dönüm noktalarını birlikte kutlamak da önemlidir. Ekip başarılarını veya bireysel katkıları küçük ofis kutlamalarıyla değerlendirmek genel morali artırabilir ve aidiyet duygusunu pekiştirebilir.
Bu yeni yüz yüze etkileşim fırsatlarını yaratarak, ofisi çalışanların gerçekten dönmekten keyif aldığı bir yere dönüştürebilirsiniz. Böylece, süreç çalışanlarınız için çok daha kolay hale gelecektir.
Fotoğraf: Priscilla Du Preez 🇨🇦 (Unsplash)
4. Ofisi Üretkenlik ve Birlikte Çalışma İçin Uygun Bir Yer Haline Getirin
Bu noktada evinizin rahatlığıyla rekabet ediyorsunuz ve bunu yenmek elbette ki mümkün değil. Bununla birlikte, ofisi çalışmak için daha çekici ve dinamik bir yer haline getirmenin yolları da mevcut.
Ofis alanlarındaki esneklik bile oldukça önemlidir. Ekip çalışması, beyin fırtınası ve sosyal etkileşimler için belirlenmiş alanlarla açık tasarımları birleştirin. Çalışanlarınızı, geleneksel konferans odalarından daha az resmi ve cazip ortamlarda hissettirmeye çalışın. Grupların bir araya gelme biçiminde esneklik sağlayan hareketli mobilyalar ve beyaz tahtalar eklemeyi düşünebilirsiniz.
Bu ortak çalışma alanları iletişimi ve fikir paylaşımını teşvik ederek ekip üyeleri arasında bir topluluk duygusu yaratır.
Ayrıca, çalışanların dikkatleri dağılmadan görevlerine odaklanabilecekleri sessiz bölgeler olduğundan emin olun. Ses geçirmez kabinlerin veya belirlenmiş sessiz odaların sağlanması, bireylerin konsantre olmalarına ve işlerini daha verimli bir şekilde tamamlamalarına yardımcı olabilir.
5. Ofise Dönüş Sürecinde Teknolojiden Faydalanın
Bu konuda size yardımcı olabilecek çok sayıda yazılım mevcut. Ancak özel olarak bunların arasında en önemlisi devam takip uygulamaları.
Bir devam takip uygulaması ile çalışanların ofise geliş ve gidişlerini kolayca takip edebilir, herkesin planlanan ofis günlerine uymasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca, yalnızca yetkili personelin ofise eriştiğini doğrulayabilmek için yüz tanıma özelliğine sahip bir yoklama uygulaması kullanmayı düşünün.
Konum sınırlama da incelemeye değer bir devam takip uygulaması özelliğidir; ofis alanınızın etrafında sanal sınırlar belirlemenize olanak tanıyarak, yalnızca çalışanlar belirlenen alanda fiziksel olarak mevcut olduğunda zaman kayıtlarının oluşturulmasını sağlar.
Devam takip yazılımının ötesinde, iletişim akışını sürdürmek için iletişim uygulamalarını kullanmayı da düşünün. Slack veya Microsoft Teams gibi platformlar, ekiplerin fiziksel konumlarından bağımsız olarak bağlantıda kalmalarını, güncellemeleri paylaşmalarını ve projeler üzerinde gerçek zamanlı olarak iş birliği yapmalarını sağlar. Bu, çalışanlar ofise geri döndüklerinde bile üretkenliğin ve bağlılığın korunmasına yardımcı olur.
6. Teşvik Edici Unsurları Ortaya Çıkarın
“Çalışanlarını teşvik etmeden ofisten çalışmalarını talep eden patronlar, onları ellerinde tutmakta zorlanacaktır.” – Dan Drogman, Forbes
Teşvikleri kim sevmez ki, değil mi? Çalışanları ofise dönme sürecine hazır kılmak için teşvikler sunmak büyük bir fark yaratabilir.
Ekibinizde en çok hangi teşviklerin yankı uyandıracağını düşünerek işe başlayın. Bu, esnek çalışma saatleri ve ekstra ücretli izinlerden düzenli olarak ofise gelenler için finansal bonuslara kadar her şey olabilir. Hediye kartları veya şirket promosyonları gibi küçük avantajlar bile çalışanlara takdir edildiklerini gösterebilir ve bu durum dolaylı yoldan teşvik edici bir unsur olabilir.
Daha keyifli bir ofis ortamı yaratmak da teşvik edici olabilir. İş ortamı deneyimini geliştirmek için ücretsiz atıştırmalıklar, kahve veya sağlıklı yaşam programları sağlamayı düşünün. Hatta rahat Cuma günleri veya ekip öğle yemekleri gibi düzenli sosyal etkinlikler veya temalı günler düzenleyebilirsiniz.
Biraz ekstra motivasyon, çalışanların kendilerini değerli hissetmeleri ve ofise dönmek için gerçekten heyecan duymalarını sağlama yolunda oldukça belirleyici olabilir.
Genel Düşünceler
Ofise dönüş, çalışanlar arasında her zaman çok cazip görülmeyebilir. Bu nedenle, sorunsuz bir geçiş sağlamak için biraz etraflıca düşünmek ve dikkatli bir planlama yapmak gerekecektir.
Çalışanların endişelerini anlamak ve bunları proaktif bir şekilde ele almak çok önemlidir. Açık bir şekilde iletişim kurarak, teşvikler sunarak ve olumlu bir çalışma ortamı yaratarak değişimi kolaylaştırabilir ve çalışanların sürece daha kolay uyum sağlamasına yardımcı olabilirsiniz.
Umarım bu ipuçları işe dönüş sürecinde size yardımcı olur. Unutmayın, temel amaç çalışanların gerçekten dönmek isteyecekleri, birlikte keyifle çalışabilecekleri, fikirlerini paylaşabilecekleri ve kendilerini değerli hissedecekleri bir alan yaratmaktır.
