Uzaktan çalışmanın popülerliği artmaya devam ettikçe, şirketler çalışanlarının üretkenliğini takip etmek için izleme yazılımlarına giderek daha fazla yöneliyor.
2024 yılında personel denetleme uygulamalarının kullanımı artarken, pazarın 2032 yılına kadar 1,5 milyar dolara ulaşacağı tahmin ediliyor. Bu büyüme, hibrit ve uzaktan çalışma modellerinin yaygın olarak benimsenmesinden kaynaklanıyor ve yöneticilerin yaklaşık %70’i performansı değerlendirmek için personel iletişimlerinin kayıtlarını saklayarak liderler arasında “verimlilik paranoyası” olarak adlandırılan durumu körüklüyor.
Bazı çalışanlar denetlenmekten kaçmak ve olduklarından daha üretkenmiş gibi görünmek için sinsi yollar buluyor. Faaliyeti taklit etmek için ‘mouse hareket ettiricileri’ kullanmak, ekranın boşta kalmasını önlemek ve çalışmayı taklit etmek için otomatik tıklayıcılar kullanmak gibi geleneksel yöntemler popülerliğini korusa da, son yıllarda bu yöntemlerde adeta bir evrim yaşandı. Çalışanlar artık çevrim içi faaliyetlerini maskelemek için VPN’ler kullanıyor, aktif görünmek için yazılımları manipüle ediyor ve hatta yanıtları ya da görevleri otomatik olarak oluşturmak için yapay zeka araçlarından yararlanıyor. Haliyle bu yöntemler, işverenlerin gerçek ve yapay üretkenlik arasında ayrım yapmasını giderek zorlaştırıyor.
Yakın zamanda Wells Fargo’nun verimlilik ölçümünü yanıltmak için mouse hareket ettirme teknolojisini kullanırken yakalanan bir düzineden fazla çalışanını işten çıkarması kayda değer bir örnektir. Bu eğilim, çalışanların denetlenmesinin etkinliği ve uzaktan çalışmanın yüz yüze ofis çalışmasına kıyasla uygulanabilirliği hakkında soruları gündeme getirdi.
Bu makalede, denetimden kaçarken kullanılan yöntemleri inceliyor ve denetim teknolojilerine, ekran görüntüsü almaktan kurtulma tekniklerine ve aynı zamanda uzaktan ve ofis çalışma ortamlarındaki üretkenliğe daha detaylı bir bakış atıyoruz.
Bu makale şunlardan bahsetmektedir:
- Personel Denetleme Nedir?
- Personel Denetlemede Kısıtlamalar
- Personel Denetiminden Kurtulmak Ne Anlama Gelir?
- Personel Denetiminden Kurtulma Yöntemleri
- Ofis İçi Verimlilik Efsanesi
- Verimli İzleme Stratejileri
- Genel Anlamda İş Ortamında Personel Denetlemeye Güvenebilir Miyiz?
Personel Denetleme Nedir?
Personel denetleme, bir çalışanın şirket cihazları ve sistemleri üzerindeki faaliyetlerini izleme ve kaydetme uygulamasıdır. Bu, web sitesi ziyaretlerinin günlüğe kaydedilmesi, ekran görüntülerinin kaydedilmesi, tuş vuruşlarının, e-postaların ve hatta web kamerası görüntülerinin izlenmesi gibi çeşitli teknikleri içerebilir.
İşverenlerin bu yazılımı kullanma nedenleri çeşitlilik gösterir. Ancak bu nedenlerden en yaygın olanları üretkenliği artırmak, güvenlik ihlallerini önlemek, eğitim ihtiyaçlarını belirlemek ve ödenecek ücretin tamamlanan işi doğru bir şekilde yansıtmasını sağlamaktır.
Denetleme yazılımı, bir personelin nerede düşük performans gösterdiğini görmeyi ve iyileştirmeleri belirlemeyi çok daha kolay hale getirir. Denetleme yazılımı kullanmanın diğer avantajları arasında artan verimlilik, daha adil personel değerlendirmeleri ve güvenlik sızıntılarının önlenmesi yer alır.
Personel Denetlemede Kısıtlamalar
İşverenlerin %78’i verimliliği artırmak ve performansı doğru bir şekilde değerlendirmek için denetleme yazılımları kullanıyor olsa da, bu uygulamanın belirli kısıtlamaları da vardır. Bunlar:
#1 Gizlilikle İlgili Endişeler – Personel denetleme yazılımı, işverenlere banka hesapları, özel e-postalar veya sağlık kayıtları gibi hassas verilere potansiyel olarak erişim sağlayabilir. Bu durumun çalışanlar arasında önemli gizlilik endişelerine yol açması olasıdır. Ayrıca, herhangi birinin bir şirketin sistemine yetkisiz erişim sağlayabilmesi durumunda, bu hassas bilgilerin açığa çıkması veya dolandırıcılık amacıyla kullanılması olasılığını da artacaktır.
#2 Güvensizliğin Artması – Şirketler çalışanlarını denetleme konusunda şeffaf veya adil değillerse, bu durum doğal olarak çalışanların işverenlerine karşı duydukları güveni azaltır ve morali düşürür. Çalışanlar sürekli gözetim altında olduklarını hissederlerse, bu durum sonunda iş memnuniyetinin azalmasına ve dolayısıyla uzun vadede sürekli personel değiştirmenize ya da işe almak zorunda kalmanıza sebep olabilir.
#3 Yasalar veya Mevzuata İlişkin Sorunlar – Denetleme uygulamaları dikkatli bir şekilde yönetilmezse işverenler gizlilik ihlalleri, veri ihlalleri ve ayrımcılık iddialarıyla ilgili potansiyel yasal risklerle karşı karşıya kalır. Ayrıca, izleme kişisel iletişim veya görev dışı faaliyetler gibi gizlilik yasaları tarafından korunan alanlara uzandığında sorunlar ortaya çıkabilir ve bu da potansiyel yasal anlaşmazlıklara yol açabilir.
#4 Hassasiyet ve Doğruluk – Çalışanların denetlenmesi ve ortaya koyduğu sonuçlar her zaman hatasız olmayabilir. Bazı yazılımlar tuş vuruşlarını, günlükleri veya web sitesi ziyaretlerini herhangi bir bütünlük olmadan izleyerek çalışır. Bu, niceliğin niteliğe göre önceliklendirildiği bir duruma yol açarak personel verimliliğinin doğru bir görünümünü sunmayabilir. Ayrıca, denetim yazılımının her zaman her cihaz ya da uygulama ile uyumlu olmaması da yaşanabilecek bir diğer sorundur.
İşveren Denetiminden Kurtulmak Ne Anlama Gelir?
Denetlemeden kurtulma, en basit tanımıyla, çalışanların olduklarından daha üretken görünmek için yazılım ve manipülatif teknikler kullanmasıdır. Gizlilik ve güven ihlali konusundaki endişeler bazı çalışanların ekran görüntüsü takibinden kurtulmaya çalışmasına yol açabilir. Harvard Business Review‘e göre, personel ekran izleme onları denetlenmekten kaçmanın yollarını bulmaya daha meyilli hale getirmektedir.
Personel Denetiminden Kurtulma Yöntemleri
Aşağıda, çalışanların ekran görüntülü denetimden kurtulmak için kullandıkları bazı yaygın stratejileri inceliyoruz. Bu tekniklerin anlaşılması, işverenlerin kuruluşlarında üretkenliği ve güvenliği artırmalarını kolaylaştırabilir.
#1 Mouse Hareket Ettiricilerin Kullanılması
Mouse hareket ettiriciler, bilgisayarın boşta kalmasını önlemek için mouse hareketini taklit eden küçük cihazlar veya yazılım uygulamalarıdır. Çalışanlar, aktiviteyi taklit ederek, orada olmasalar bile orada oldukları ve çalıştıkları görüntüsünü verebilirler. İki ana mouse hareket ettirici türü vardır. Bunlar, bir USB bağlantı noktasına takılan ve imleci hafifçe sallayan ve bilgisayarın boşta kalmasını önlemek için mouse hareketini taklit eden donanım mouse ettirici içerir. Bir de bilgisayara indirilen ve otomatik hareketler üreten yazılım mouse hareket ettiriciler vardır. Wells Fargo olayına ek olarak, bir başka vakada da bir uzaktan çalışan bir personel, mouse hareketlerini taklit etmek için bir uygulama kullanırken yakalanmıştır. Bu olay TikTok’ta viral hale geldikten sonra yaygın bir ilgi görmüştür.
#2 Denetleme Yazılımının Kaldırılması veya Devre Dışı Bırakılması
Bazı çalışanlar sadece yazılımı kaldırarak veya devre dışı bırakarak denetlemeyi atlatmaya çalışabilir. Bu genellikle yönetici ayrıcalıkları kullanılarak veya yazılımdaki güvenlik açıklarından yararlanılarak yapılır ve izleme sürecini etkili bir şekilde durdurur. Ancak, başarılı olsa bile, kaldırma işleminin çalışanın eylemlerini açığa çıkarabilecek artık dosyalar veya kayıt defteri girdileri bırakması olasıdır.
#3 Çift Monitör Kullanımı
Çalışanlar, işle ilgili faaliyetleri bir ekranda ve kişisel ya da işle ilgili olmayan görevleri başka bir ekranda tutarak denetimden kaçmak için çift monitör kullanabilir. Bu şekilde, şirketler yalnızca bir monitörden ekran görüntüsü veya etkinlik takibi sağlayan ekran takibi yazılımı kullanıyorlarsa, resmin tamamını göremeyeceklerdir. Ancak, şirketler çift monitörde çalışan ve aynı zamanda klavye vuruşlarını veya etkinlik seviyelerini kaydeden bir denetim yazılımı kullanıyorsa bu yöntem etkisiz olacaktır.
#4 Zaman Çizelgelerinde Sahtecilik Yapılması
Personelin denetlenmekten kurtulmaya çalışmasının en yaygın yollarından biri, zaman çizelgelerini değiştirerek olduğundan daha uzun süre çalışıyormuş gibi görünmelerini sağlamaktır. Bu manuel olarak ya da yazılım kullanılarak yapılabilir. Ancak şirketler bunu, zaman çizelgesi girişlerindeki olağan dışı durumları tespit eden ve bu tarz etkinlikleri daha az etkili hale getiren bir yazılım kullanarak tespit edebilirler.
#5 Farklı Cihazların Kullanılması
Şirketlerde iş için cihazlar kullanılıyorsa, bazı çalışanlar kişisel cihazlarını kullanarak denetlenmekten kurtulabilirler. Bu durum, yalnızca şirket makinelerine yüklenen denetim yazılımlarına bağlı şirketler için bir kör nokta yaratır. Sonuç olarak, şirket cihazlarına yüklenen denetleme yazılımı personel faaliyetlerinin tam kapsamını yakalayamayabilir.
#6 Sanal Makine Çalıştırılması
Bir sanal makine (VM) çalıştırmak, çalışanların bilgisayarlarında ayrı bir işletim sistemi ortamı oluşturmalarına olanak tanır. Çalışanlar, ana sistemde işle ilgili olmayan faaliyetlerde bulunurken takip edilen işler için sanal makineyi kullanarak işlerini etkili bir şekilde kamufle edebilir ve tespit edilmekten kurtulabilirler. Ancak, yetkin şirketler sanal makine perdesinin arkasını görebilen ve tüm sistemdeki kaynak tahsisini takip edebilen denetim uygulamalarını kullanarak bu durumu önleyebilirler.
#7 Boşta Kalan Pencerelerin Açık Tutulması
Çalışanlar ayrıca kelime işlemciler veya elektronik tablolar gibi boş pencereleri açık tutarak denetlenmekten kaçabilirler. Bu, aktif çalışma yanılsaması yaratabilir çünkü denetim yazılımı aktif bir çalışma yapılmadığını fark etmeden yalnızca açık pencereyi algılayabilir. Ancak, daha yakından bakıldığında genellikle bu uygulamalarda faaliyet olmadığı görülür. Bilinçli işverenler, bu aldatma girişimlerini tespit etmek için imleç hareketlerini, tuş vuruşu günlüklerini ve hatta belge değişikliklerini izleyen ek izleme özelliklerini kullanabilir.
Ofis İçi Verimlilik Efsanesi
Ekran görüntülü denetlemelerden kurtulma tekniklerini kullanan bu kadar çok çalışan varken, birçok şirketin çalışanları üretken tutmak için en iyi ortamın ofis olduğunu düşünmesi şaşırtıcı değildir.
Aslında, yöneticilerin yarısından fazlası çalışanların iş arkadaşlarıyla beraber çalışmak ve işlerini tamamlamak için ofiste olmaları gerektiğini düşünürken, %44’ü ofis ortamının çeşitli nedenlerle verimliliği artırmak için önemli olduğunu söyledi.
Bunun önemli nedenlerinden biri, uzaktan çalışma ortamlarında algılanan denetim eksikliğidir ve bu durum bazı yöneticilerin, evden çalışan personellerinin daha az sorumluluk sahibi davrandıklarına inanmalarına yol açmaktadır. Ayrıca, uyumlu bir ekip kültürünün sürdürülmesi ve anlık etkileşimlerin kolaylaştırılması konusundaki endişeler de ofis tabanlı çalışma tercihinde önemli bir rol oynamaktadır.
Ancak bu algı her zaman doğru olmayabilir. Modern teknoloji uzaktan çalışma verimliliğini önemli ölçüde artırmıştır. Zoom, Google Meet, denetim yazılımları ve proje yönetim platformları gibi araçlar, verimli bir şekilde ve neredeyse her yerden çalışabilmeyi mümkün kılmıştır. Yöneticiler etrafta olmadığında sorumluluklarından kaçmaya çalışan bireyler her zaman olacaktır, ancak ofiste olmak da her zaman doğal olarak daha yüksek üretkenlik sağlamaz. Aslında, birçok personel evden çalışırken iş arkadaşları ve genellikle gürültülü ofis ortamı tarafından dikkatlerinin daha az dağıldığını bildirmektedir.
Gerçekten de, çalışanların %90’ı evde daha fazla olmasa da aynı derecede üretken olduklarını söylerken, %74’ü Y ve Z kuşaklarının iş yerinde dikkatlerinin dağıldığını belirtmiştir.
Araştırmalar, yöneticilerin uzaktan çalışmaya ilişkin algılarının personel verimliliğini önemli ölçüde etkilediğini göstermektedir. National Library of Medicine‘da yayınlanan bir araştırma, yöneticilerin uzaktan çalışmayı etkili olarak gördüklerinde, daha başarılı olma eğiliminde olduklarını ortaya koymuştur. Ayrıca, uzaktaki çalışanlarıyla düzenli iletişim halinde olan yöneticilerin uzaktan çalışmanın faydalarını fark etme olasılığı daha yüksektir.
Verimli İzleme Stratejileri
Peki uzaktan çalışmanın başarısı büyük ölçüde yöneticilere bağlıysa, şirketler çalışanların konumdan bağımsız olarak üretken olmalarını nasıl sağlayabilir? İşte işveren denetimlerinden kurtulma yöntemlerini önlemeye yardımcı olan bazı etkili izleme teknikleri:
#1 Etkinlik İzleme
Etkinlik izleme hem aktif hem de boşta geçen zamanı izler, devamlılığı ölçmek için tuş vuruşlarını ve mouse hareketlerini kaydeder. Bu özelliklerin birleşimi, çalışanların faaliyetleri hakkında daha bütünsel bir görünüm sağlayarak izlemeyi atlatmalarını zorlaştırır. Yöneticiler bu verileri sürekli olarak izleyip analiz ederek, herhangi bir tutarsızlığı veya hareketsizlik dönemini hızlı bir şekilde belirleyebilir ve daha yüksek düzeyde sorumluluk ve üretkenlik sağlayabilirler.
#2 Ekran Kaydı
Bu tip uygulamalar, iş faaliyetlerini görsel olarak doğrulamak için çalışanların ekranlarının periyodik ekran görüntülerini veya video kayıtlarını alabilirler. Bu ekran görüntüleri saklanarak inceleme ve daha fazla analiz için işverenler tarafından erişilebilir hale getirilir. Jibble’ın personel ekran görüntüsü takibi aracı gibi uygulamalar, tüm aktif ekranlarda gerçek zamanlı ekran görüntüleri yakalayarak en yoğun düzeyde çalışan personelin bile faaliyetlerinin kapsamlı bir görünümünü sağlar.
#3 Zaman Takip Yazılımları
Ayrıca çalışanların çeşitli görevler için ne kadar zaman harcadıklarını takip ederek personel verimliliğini de takip edebilirsiniz. Ayrıca, bazı uygulamalar zaman çizelgelerini otomatikleştirebilir ve masaüstü, mobil ve web gibi farklı cihazlarda çalışma saatlerinin kayıtlarını tutabilirler.
#4 Proje Yönetim Araçları
Asana ve Trello gibi proje yönetim araçları artık öngörülere dayalı analitik ve akıllı otomasyon sağlamak için yapay zekayı kullanıyor. Bu geliştirmeler, araçların proje zaman çizelgelerini öngörmesine, çalışanların uygunluğuna ve beceri setlerine göre görevleri otomatik olarak atamasına ve hatta verimliliği etkilemeden önce olası sorunları belirlemesine olanak tanıyor.
#5 Hedeflerin Belirlenmesi
Hedefler ve gerçekçi performans göstergeleri belirlemek, işverenlerin üretkenliği ölçmesini, performansı izlemesini, sorunları tespit etmesini ve personeli motive etmesini çok daha kolay hale getirebilir.
Genel Anlamda İş Ortamında Personel Denetlemeye Güvenebilir Miyiz?
Tüm bunlara rağmen, bazı şirketler denetleme sistemlerinin uygulanmasının genel değerini sorgulayabilir. Çalışanların denetimi atlatmaya çalıştığı birçok yol olsa da, bunlar doğru denetim sistemleri uygulandığında kolayca ortaya çıkarılabilir.
Etkili denetim sistemleri, çalışanların sistemdeki bir boşluktan yararlanmasını önlemek için ikili özellikleri birleştirebilir.
Bununla birlikte, kurum içinde güveni teşvik etmek için, personel ekran görüntüsü takibi uygulanması hakkında açık bir şekilde iletişim kurmak çok önemlidir.
Bu yaklaşım, çalışanları denetlenmekten kurtulmaya uğraşmaktan caydırabilir.
Düzenli geri bildirim, iyi performansın takdir edilmesi ve şeffaf bir izleme politikasının sürdürülmesini içeren bir strateji, üretkenliği ve morali daha da artıracaktır.
