Manuel zaman çizelgelerinin günümüz inşaat sektöründe artık geçersiz olduklarını söylemek yanlış olmayacaktır. Geleneksel zaman çizelgeleri hataya açık, kolaylıkla manipüle edilebilir ve verileri işlemek oldukça zaman alıyor.
Siz de bugüne kadar manuel zaman çizelgeleriyle çalıştıysanız, çok daha iyi bir alternatif olan inşaat sektörü için zaman takip programlarına geçiş yapmanın tam zamanı olabilir.
Bu rehber, bu faydalı araçlar hakkında bilmeniz gereken her şeyi, size ve ekibinize nasıl fayda sağlayabileceklerini ve inşaat firmalarında zaman takip programlarını nasıl doğru bir şekilde kullanabileceğini size gösterecektir.
Bu makale şunlardan bahsetmektedir:
- İnşaat Sektöründe Neden Zaman Takibine İhtiyacınız Var?
- Zaman Takip Programları Manuel Zaman Çizelgelerinden Hangi Yönlerden Daha İyi?
- İnşaat Sektörü Zaman Takip Programları Nasıl Çalışır?
- İnşaat Sektöründe Doğru Zaman Takibi İçin Yapılması Gerekenler
- Genel Düşünceler
Fotoğraf: Clem Onojeghuo (Unsplash)
İnşaat Sektöründe Neden Zaman Takibine İhtiyacınız Var?
T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı açıklamasına göre Türkiye’de 2025 yılı için asgari ücret, 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere net 22.104 TL olarak belirlenmiştir. Sahip olduğunuz vasıflı ve vasıfsız inşaat personeli sayısı bu ücret ile çarpıldığında, işçilik maliyetlerinde aylık yüz binlerce liradan bahsediyoruz.
İş gücü maliyetlerini etkin bir şekilde yönetmek için ilk olarak zaman konusunu ele almanız gerekir.
Çalışma saatlerinin nasıl ve ne için harcandığını bilmelisiniz. Bu bilgi, projelerin ilerleyişini takip etmenize, bordro maliyetlerini yönetmenize ve ek maliyetlere sebep olacak gecikmelerden kaçınmanızı mümkün kılar.
Zamanın ayrıntılı bir kaydını tutmak da size yardımcı olabilir:
- Her bir personele çalıştıkları süre için doğru ödeme yapıldığından emin olun
- Bordro ile ilgili anlaşmazlıkları ve olası yasal sorunları önleyin
- İş akışınızdaki sorunları ve verimsizlikleri belirleyin
- Bir sonraki proje teklifiniz için iş gücü ihtiyaçlarını daha doğru tahmin edin
Zaman Takip Programları Manuel Zaman Çizelgelerinden Hangi Yönlerden Daha İyi?
Zaman takip programları, manuel zaman çizelgelerine kıyasla çok daha verimli ve güvenilirdir.
Manuel zaman çizelgeleri ile çalışırken, firmanızdaki personelin çalışma saatlerini doğru bir şekilde kaydetmeleri çok önemlidir. Ancak kabul edelim ki bu sistem hatalara açıktır ve muhakkak hatalar olacaktır. Belki birisi başlangıç saatini kaydetmeyi unutur ya da saatleri tam olarak takip etmek yerine tahmine dayalı kayıtlar oluşturur.
Küçük gibi görünen bu hatalar bordro sorunlarına, proje gecikmelerine ve hatta çalışılan saatler konusunda anlaşmazlıklara yol açabilir.
Öte yandan, zaman takip programları tüm süreci otomatik hale getirirler. Bu da, artık zaman çizelgelerini ya da karmaşık evrak işlerini takip etmenize gerek kalmadığı anlamına geliyor.
Zaman takip programları, personelinizin işe giriş ve çıkış saatlerini doğru bir şekilde kaydeder. Hatta bazı sistemler zamanı belirli görevler veya projeler özelinde takip edebilmenizi dahi mümkün kılar.
Bu, herkesin zamanının nereye gittiğine dair net, gerçek zamanlı bir görünüm elde edeceğiniz anlamına gelirken, kaynak yönetimi ve proje yönetimi hakkında daha doğru kararlar almanıza yardımcı olur.
İnşaat Sektörü Zaman Takip Programları Nasıl Çalışır?
Saatleri yazmanız ve ardından bunları kendiniz hesaplamanız gereken manuel zaman çizelgelerinin aksine, inşaat sektörü için zaman takip programları her şeyi sizin için otomatik hale getirir.
Zaman takip programlarının sunduğu imkanlar dahilinde, personelin kendi telefonları ya da iş sahasındaki özel bir zaman saati kiosku üzerinden birkaç dokunuşla giriş ve çıkış yapabilmeleri mümkündür.
Program, daha sonra bu saat giriş ve çıkışlarını gerçek zamanlı olarak kaydederek aradaki toplam çalışma saatlerini, verilen molaları ve fazla mesaileri otomatik olarak hesaplar.
Bazı inşaat zaman takip programları ayrıca yüz tanıma özelliğine sahiptir. Bu sayede, personel sadece mevcut zaman kioskuna gider ve basit bir yüz taraması ile otomatik olarak giriş yapabilirler. Bu sadece kolaylık amacıyla değil, aynı zamanda güvenliği artırmak için de harika bir özelliktir. Bu yöntemle, doğru kişilerin iş başında olduğundan emin olabilirsiniz.
İnşaat zaman takip programları, yüz tanımanın yanı sıra faydalı başka özelliklere de sahiptirler:
- GPS Takibi – GPS takibi, sürekli hareket halinde olan uzak ekipleri izlemek için harika bir özelliktir. Yöneticilerin anlık izleme yapmalarına olanak sağlayarak, kontrollerindeki personelin doğru konumda ve görevlerinin başında olmalarını sağlar.
- Konum Sınırlama – Gelişmiş konum kontrolü için konum sınırlama, personelin yalnızca yetkili çalışma alanları içerisindeyken zaman takibi yapabilmelerine olanak tanır. Bu yönüyle, güvenlik ve iş kontrolü açısından son derece önemli bir özelliktir.
- Proje ve Faaliyet Takibi – İnşaat zaman takip programları, proje ve faaliyet süresini takip ederek bu saatlerin ne şekilde harcandığını belirlemenize, olası sorunları tespit etmenize ve projelerinizi sorunsuz ilerletebilmek için gereken yerlerde iyileştirmeler yapmanıza yardımcı olabilir.
- Bordro ile Entegrasyon – Birçok inşaat zaman takip programı, bordro sistemleriyle sorunsuz bir şekilde entegrasyon sunar. Bu sayede, zaman verilerinin otomatik olarak aktarılmasına olanak tanıyarak bordro sürecini hızlandırabilirsiniz.
Tüm bunlar, şantiyenizde verimliliği ve doğruluğu artırmak için oldukça faydalı ve verimli özelliklerdir.
İnşaat Sektöründe Zaman Takibini Hayata Geçirirken Yapılması Gerekenler
Manuel zaman çizelgelerinden bir inşaat zaman takip programına geçiş yapmak büyük ve korkutucu bir adım gibi gelebilir. Ancak aslında bu oldukça basit bir süreçtir. İşte yapmanız gerekenler:
1. İlk olarak neden zaman takibine ihtiyaç duyduğunuzu açıkça belirtin
Sürece başlamadan önce, inşaat ekiplerinde zaman takibini uygulamak için iyi bir planlama ve iletişime ihtiyacınız olduğunu unutmamalısınız.
Zaman takibinin neden gerekli olduğunu net bir şekilde açıklayarak işe başlayın. Ekibinize bunun sadece çalışma saatlerini izlemekle ilgili olmadığını, projelerin doğru biçimde ilerlemesini sağlamak, bütçeleri etkili bir şekilde yönetmek ve herkese yaptıkları iş için doğru ödeme yapılmasını sağlama konusunda da zaman takibinin önemli faydalar sağlayacağını açıklayın.
Ancak, bu noktada amacın mikro yönetim değil, proje yönetimini ve iş verimliliği iyileştirmek olduğunu da açıkça belirtin. Bu noktalar üzerinde herkes aynı fikirde olduğunda, zaman takip programı ek bir angarya gibi değil, ekibin hedeflerine daha etkili bir şekilde ulaşmasına yardımcı olabilecek faydalı bir araç gibi hissettirecektir. Neticede proje kazandığında herkes kazanır.
2. Doğru Zaman Takip Programını Seçin
Piyasada çok sayıda zaman takip programı mevcut. Ancak, özellikle inşaat sektörünün ihtiyaçlarına yönelik bir tanesine tercih etmelisiniz. En önemlisi de, tercih edeceğiniz programın sizin özel ihtiyaçlarınız ve hedeflerinizle uyumlu olmasıdır.
Bu kararı vermeden önce, göz önünde bulundurmanız gereken bazı önemli noktalar şunlardır:
- Neden Zaman Takibine İhtiyaç Duyduğunuz – Tercihinizi belirlerken bir zaman takip programından ne beklediğinizi net bir şekilde belirlemelisiniz. Personel devamlılığını izlemek, proje bütçelerini yönetmek veya maaş bordrosunu düzenlemek mi istiyorsunuz? Önceliklerinizi anlamak, bu gereksinimleri karşılayan programlara odaklanmanıza yardımcı olacaktır.
- Kullanım Kolaylığı – Seçeceğiniz araç basit ve personelinizin kullanması için kolay olmalıdır. Kapsamlı eğitim gerektiren karmaşık programlar hayal kırıklığına yol açabilir. Ekibinizin hızla öğrenip adapte olabileceği kullanıcı dostu bir arayüz aramalısınız.
- Mevcut Sistemlerle Entegrasyon – Tercih edeceğiniz zaman takip programının bordro yazılımı, proje yönetim araçları veya muhasebe platformları gibi mevcut sistemlerinizle sorunsuz bir şekilde entegre olabildiğinden emin olun. Bu size zaman kazandıracak ve sistemler arasında veri aktarırken hata riskini azaltacaktır.
- Ölçeklenebilirlik – İşiniz büyüdükçe zaman takibi ihtiyaçlarınız da değişebilir. İşinizle birlikte ölçeklenebilen, gerektiğinde yeni kullanıcılar veya özellikler eklemek için esnek seçenekler sunan bir program seçin. Herhangi bir kullanıcı sınırı olmayan programlar ise bu noktada en ideal seçenektir.
- Maliyete İlişkin Hususlar – Son olarak, bütçenizi göz önünde bulundurun. Bazı programlar, finansal bir taahhütte bulunmadan önce yazılımın uygun olup olmadığını belirlemede yardımcı olabilecek ücretsiz bir deneme veya demo sunar. Maliyetleri minimumda tutmak istiyorsanız tamamen ücretsiz inşaat zaman çizelgesi uygulamaları da mevcuttur.
Bir inşaat zaman takip programında sahip olunması gereken 10 özellik hakkında daha fazla bilgi edinin.
Fotoğraf: Pixabay
3. Sağlam bir uygulama planı oluşturun
Herhangi bir inşaat projesinde olduğu gibi, zaman takip programı kullanımınızın da başarıya ulaşması için sağlam bir plana ihtiyacınız olacaktır.
Programı ne zaman kullanmaya başlayacağınıza dair net bir zaman çizelgesi belirleyerek işe başlamalısınız.
Programı test etmek ve personelinize gereken eğitimi vermek için size yeterli zaman sağlayacak bir tarih belirleyin. Bu hazırlık ve zaman aralığı, programı kullanmaya başlarken oluşabilecek son dakika sorunlarının önlenmesine yardımcı olur. Zaten kullanımı kolay bir proje zaman takip programı kullanıyorsanız, bu süreç uzun sürmeyecektir.
Daha sonra zaman takibi kontrolü için sorumlular atamanız gereklidir. Tek bir yönetici mi belirlemek istediğinize yoksa süreci denetlemek için küçük bir ekip mi oluşturmak istediğinize karar verin. Bu ekip; görevleri koordine etmek, program kurulumunu yönetmek ve ortaya çıkan sorunları ele almak için çok önemli olacaktır.
Bu süreç boyunca iletişim çok önemlidir. Çalışanlarınızı uygulama planı ve başlangıç tarihi hakkında çok önceden bilgilendirdiğinizden emin olun. Herkesin olan bitenden haberdar olması, ekibinizin programı kullanmaya başlayacağınız gün için daha hazırlıklı olmasını sağlayacaktır.
4. Programı kademeli olarak kullanıma açmayı düşünebilirsiniz
Kademeli başlangıç, programı herkesin kullanımına sunmadan önce küçük bir kullanıcı grubuyla test etme sürecini ifade eder. Bu, herhangi bir sorunu belirlemenize ve daha yönetilebilir bir ortamda gerekli ayarlamaları yapmanıza olanak tanır.
Programın pilot uygulaması için küçük bir ekip veya belirli bir departman seçebilirsiniz. Bu yaklaşım, programın mevcut süreçlerinizle ne kadar iyi entegre olduğu ve ekibinizin ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamayacağı konusunda değerli gözlemler yapabilmenize olanak tanır.
Bu aşamada katılımcıları deneyimleri ve karşılaştıkları zorluklar hakkında geri bildirimde bulunmaya teşvik edin. Onların vereceği bilgiler, iyileştirme gerektirebilecek alanları belirlemek için çok önemlidir.
Bu süreç esnasında kullanımı gözlemlerken, uygulamanın ne sıklıkta kullanıldığına ve hangi özelliklerin popüler olduğuna dikkat edin. Bu veriler teknik sorunlara işaret edebilir ya da ek eğitime ihtiyaç duyulabilecek noktaları gösterebilir.
Bunların sonucunda geri bildirimlere ve kullanım verilerine dayanarak, personelinize ek eğitim sağlamak ya da ekibinizin ihtiyaçlarına daha iyi uyması için belirli özellikleri değiştirmek de dahil olmak üzere gerekli ayarlamaları yapın.
5. Program Üzerinde İnce Ayarlamaları Yapın ve Kullanmaya Başlayın
Şimdi, son rötuşları yapma ve programı tüm ekibinize daha geniş bir şekilde sunma zamanı.
Kademeli kullanım sırasında toplanan geri bildirimleri değerlendirerek işe başlayın. Bu bilgileri eğitim oturumlarınızı geliştirmek için kullanın ve personeliniz zaman takip programını nasıl kullanacaklarını tam olarak anladıklarından emin olun.
Eğitiminizi pilot aşamada ortaya çıkan zorlukları veya sorunları ele alacak şekilde uyarlamak ekibinizi güçlendirecek ve yeni programı kullanma konusunda güvenlerini artıracaktır.
Eğitim sırasında zaman takip programının faydalarını vurgulamaya devam edin. Çalışanlarınızın bordro sürecini nasıl kolaylaştırabileceğini, üretkenliği nasıl artırabileceğini ve nihayetinde işlerini nasıl kolaylaştırabileceğini anladıklarından emin olun. Bu avantajların farkına vardıklarında, değişikliği memnuniyetle karşılama ve yazılımı aktif olarak kullanma olasılıkları daha yüksek olacaktır.
Eğitim sırasında soruları ve açık tartışmaları teşvik edin. Bu, endişeleri anlamanız ve herkesin yeni sistem konusunda rahat olduğundan emin olmanız noktasında son derece belirleyici ve önemlidir.
6. Sürekli destek sağlayın
Zaman takip programı kurulup çalışmaya başladıktan sonra, iyi çalıştığından ve sorunların hızla giderildiğinden emin olmak için sürekli destek sağlamak çok önemlidir. Sürekli destek ve eğitime erişmek için ise yazılım sağlayıcınızla iletişim halinde kalmayı ihmal etmemelisiniz.
Birçok sağlayıcı, kolay kullanım ve sorunların kolayca çözülmesine yardımcı olma amacıyla kullanıcılar için rehberler, video eğitimleri veya yardım masası gibi kaynaklar sunar.
Bir diğer önemli nokta da, personelinizi yazılım hakkında düzenli geri bildirimde bulunmaya teşvik etmektir. Bu durum, iyileştirme veya ekstra eğitim gerektiren alanları belirlemenize yardımcı olacaktır. Açık bir iletişim imkanı sunmak, endişeleri hızlı bir şekilde ele almanıza ve gerekli değişiklikleri yapmanızı mümkün kılar.
Ayrıca, programın ne sıklıkta kullanıldığını ve beklentilerinizi karşılayıp karşılamadığını da takip etmeniz gerektiğini unutmamalısınız. Çalışanlarınızın programın tüm özelliklerini etkin bir şekilde kullanıp kullanmadığını ve programın beklediğiniz faydaları sağlayıp sağlamadığını kontrol edin.
Ekibinizin daha fazla yardıma ihtiyacı varsa veya yeni özellikler eklenirse, herkesin programı tam potansiyeliyle kullandığından emin olmak için güncellenmiş eğitim oturumları sunun.
Genel Düşünceler
İnşaat sektöründe, “teknoloji eşittir verimlilik” desek yanlış olmayacaktır. Doğru teknoloji kullanımı, pazarda önde ve rekabetçi kalmanıza yardımcı olur.
Bu, aslında inşaat dahil tüm sektörler için geçerlidir.
Zaman takip programları ile zaman takip verimliliğini bir üst seviyeye taşıyabilirsiniz. Çalışma saatlerini kaydetme sürecini otomatikleştirerek hataları azaltır ve zamandan tasarruf sağlayabilirsiniz.
İnşaat sektöründe bir zaman takip programı kullanmak sadece bordro işlemlerini daha kolay hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda projelerdeki ilerlemeyi anlık izlemenize yardımcı olarak daha iyi kaynak yönetimi ve daha doğru proje tahmini sağlar.
İnşaat firmanızda zaman takibi programı kullanmayı seçerek ve doğru zaman takibi teknolojisine yatırım yaparak, iş akışınızı iyileştirmenin yanında, işletmenizi uzun vadeli başarıya da hazırlarsınız.
Birden fazla iş sahasının bulunduğu bir inşaat işini mi yönetiyorsunuz? Birden fazla iş sahasının bulunduğu inşaat işleri için doğru zaman takip programını nasıl seçebileceğinizi öğrenin.
