Bir inşaat projesi için doğru araçları ve malzemeleri dikkatlice seçmek gibi, ekibinizin zamanını ve kaynaklarını etkili bir şekilde yönetmek için doğru inşaat zaman izleme programı özelliklerine de ihtiyacınız vardır. Piyasada o kadar çok zaman takip programı var ki, doğru olanı seçmek gerçekten çok zordur. En doğru olanı seçmenize yardımcı olabilmek için, kaliteli bir inşaat zaman takip programında bulunması gereken temel özellikleri sizin için özetleyeceğim. Hadi başlayalım!
İnşaat Zaman Takip Programlarında Kesinlikle Bulunması Gereken 10 Özellik
- Kullanıcı Dostu
- Telefondan Erişebilme
- Konum Sınırlandırma ve GPS Takibi
- Yüz Tanıma
- Proje ve Etkinlik Takibi
- Rapor ve Analizler
- Uyumluluk Özellikleri
- Uygulama Entegrasyonları
- Çevrim Dışı Takip
- Ölçeklendirme ve Özelleştirme
1. Kullanıcı Dostu Olması
Zaten işiniz başınızdan aşkın. İhtiyacınız olan son şey öğrenmesi ve kullanması zor olan gereksiz derecede karmaşık bir zaman takip programıdır. Peki inşaat zaman takip programını kullanıcı dostu yapan şey nedir?
Her şey basitlik, erişilebilirlik ve kullanımı kolay tasarımla ilgili. Temiz bir arayüze sahip olan bir program ilk aranması gereken özelliklerden. Kullanıcılar kapsamlı bir eğitime ihtiyaç duymadan temel özellikleri kolayca bulabilmeli ve kullanabilmelidir. Zaman takibi de nispeten kolay ve verimli olmalı, personelin sadece birkaç dokunuşla çalışma saatlerini kaydetmesine izin vermelidir. 
2. Telefondan Erişim
Birden fazla yürütülen inşaat işleri için esneklik çok önemlidir. Masanıza bağlı kalmadan zamanı takip edebilmeniz ve ekibinizi yönetebilmeniz gerekir. Mobil zaman takibi uygulaması ile ister sahada, isterse farklı bir bölgede olun, projelerinizin ilerleyişini takip edebilir ve kaynaklarınızı yönetebilirsiniz. 
3. Konum Sınırlama ve GPS Takibi
Konum sınırlama ve GPS takibi, çoklu saha yönetimi konusunda oldukça faydalı olabilir. Konum sınırlama ile yönettiğiniz farklı şantiyelerin etrafında sanal sınırlar oluşturabilirsiniz. Personeliniz yalnızca belirlenen konumlarda bulunduklarında zamanı takip edebilecekleri için herkesin olması gereken yerde olduğundan emin olabilirsiniz.
Öte yandan GPS takibi, çalışanların konumunu gerçek zamanlı olarak izlemenizi sağlar. Bu, yöneticilerin kaynakların verimli bir şekilde tahsis edilip edilmediğini ve çalışanların programlara uyup uymadıklarını görebilmeleri anlamına gelir. Bu, özellikle birden fazla şantiyede zaman takibi yapabilmek için kullanışlı bir özelliktir.
4. Yüz Tanıma
Bir personelin başka bir personel yerine çalışıyormuş gibi görünmesi aslında şirketler için büyük para kaybına neden olur. Bu, bir işçinin aslında iş sahasında olmayan başka bir işçi için işe giriş veya çıkış yapması durumunda gerçekleşir. Çalışanlar bunu geç kaldıklarını örtbas etmek, daha uzun bir öğle yemeği molası vermek veya herhangi bir sonuçla karşılaşmadan işten erken ayrılmak gibi farklı nedenlerle yapabilirler.
Büyük ekiplerin birden fazla şantiyeye yayıldığı inşaat sektöründe bu sorun daha da maliyetli olabilir. Bu sorunu kesin olarak çözmek için, yüz tanıma özelliğine sahip bir inşaat zaman takip yazılımına sahip olmak büyük fayda sağlayacaktır.
Yüz tanıma özelliği ile program, personelin yüzünü giriş veya çıkış yaptığı anda kaydeder ve doğrular. Bu süreç genel olarak personelin yüz hatlarını tarayan ve bunları sistemde kayıtlı bir görüntüyle karşılaştıran bir kameranın önünde durmasıyla gerçekleştirilir. Yüz verileri eşleşirse, sistem saat giriş veya çıkışının devam etmesine izin vererek yalnızca yetkili personelin saatlerini kaydetmesini sağlar. 
5. Proje ve Faaliyet Takibi
Bir inşaat faaliyeti yürütürken, her bir saat ve dakikanın nereye harcandığına dair net bir görüşe sahip olmak çok önemlidir. Bir zaman takip programı, belirli projelere veya faaliyetlere zaman girişleri atamanıza izin vermelidir. Çalışma saatlerinin nereye gittiğini detaylı olarak inceleyerek verimsizlikleri belirleyebilir ve kaynaklarınızı şantiyeler arasında daha etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.
Zamanın çeşitli görevler arasında nasıl kullanıldığını anlamak, iyileştirilmesi gereken alanların belirlenmesine yardımcı olması yanında, aynı zamanda maliyet kontrolünde de hayati bir rol oynar.
6. Rapor ve Analizler
Ayrıntılı ve eyleme geçirilebilir raporlara erişiminiz yoksa zaman takibi konusunda büyük bir eksiğe sahipsiniz demektir. Üst düzey rapor özellikleri iş gücü maliyetlerini, proje performansını ve kaynak kullanımını anlamak için çok önemlidir.
İyi bir inşaat zaman takip yazılımı özelleştirilebilir raporlar sunarak veri oluşturmayı ve görselleştirmeyi kolaylaştırmalıdır. Çizelgeler ve grafikler içeren açık ve anlaşılması kolay raporlar, harcama eğilimlerini ve verimsizlikleri hızlı bir şekilde belirlemenize yardımcı olur.
7. Uyumluluk Özellikleri
Doğru zaman takip programı fazla mesai saatlerini, dinlenme sürelerini ve mola zamanlarını otomatik olarak takip etmeli ve bölgenize özgü inşaat çalışma kanunlarına uymanıza yardımcı olmalıdır. Ayrıca, yerel ücret düzenlemelerine uyumu sağlamak için özel saatlik ücretler ve ödeme kuralları belirlemenize izin vermelidir. Bu özellik yalnızca işletmenizi olası yasal sorunlardan ve cezalardan korumak için değil, aynı zamanda çalışanlarınıza adil davranılmasını sağlamak için de çok önemlidir. 
8. Uygulama Entegrasyonları
İş akışınızda birden fazla uygulama varsa, bunlarla sorunsuz bir şekilde entegre olabilen bir zaman takip programı seçmek mantıklı seçenektir. Microsoft Teams ya da Slack ile entegrasyonlar, personelin doğrudan mesajlaşma uygulamalarından giriş ve çıkış yapmalarına olanak tanırken, Xero veya QuickBooks gibi muhasebe araçlarıyla uyumluluk, hatasız fatura işlemleri için sorunsuz veri aktarımı sağlar.
Bu entegrasyonlar iş akışındaki vakit kaybettiren noktaları azaltır, verimliliği artırır ve ekibinizin düzen içerisinde kalmasını sağlar. Kabul edelim, kimse sürekli olarak birden fazla uygulama arasında geçiş yapmak zorunda kalmak istemez. 
9. Çevrim Dışı Zaman Takibi
Ekibiniz genellikle internetin zayıf olduğu uzak bölgelerde çalışıyorsa, çevrim dışı zaman takibi çok önemli hale gelir. Personelinizin internet bağlantısına sahip olmadıklarında bile saatlerini ve faaliyetlerini kaydedebilmelerini sağlar. Tekrar çevrim içi olduklarında, kaydedilen tüm veriler ana sistemle otomatik olarak senkronize edilir. Bu, zaman girişlerinin kaybolmayacağı anlamına geldiği için bordro ve proje yönetimi için doğru kayıtların tutulmasına yardımcı olur. 
10. Ölçeklenebilirlik ve Özelleştirme
Bir inşaat zaman takip programı seçerken, mevcut ihtiyaçlarınızın yanı sıra gelecekteki ihtiyaçlarınızı da düşünün. İşletmeniz büyüdükçe ve daha fazla proje üstlendikçe, programınız kolaylıkla geliştirilebilmeli, ek sahaları ve ekipleri verimlilikten ödün vermeden yönetebilmelidir. Herhangi bir kullanıcı sınırı bulunmaksızın işleri yönetebiliyorsa zaten bu en iyi senaryo olacaktır. Bunun ötesinde, özel alanlar ya da size özel iş akışlarına göre uyarlanmış iş akışları eklemek gibi özelleştirme seçenekleri sunmalıdır.
Maliyetlerinizi katlamadan bir zaman takip programına sahip olmak istiyorsanız, Jibble harika bir seçenektir. Kullanıcı sınırı bulunmaksızın %100 ÜCRETSİZ olup her büyüklükteki işletme için ideal bir seçenektir.
İşletmeniz İçin Doğru Zaman Takip Yazılımını Nasıl Seçersiniz?
Her işletmenin kendine özgü zaman takibi ihtiyaçları vardır. Bu nedenle kendi ihtiyaçlarınıza uyan bir uygulama bulmak önemlidir. Bu özellikler listesini herkese uyan tek bir kural kitabından ziyade bir kılavuz olarak düşünün. Zaman takip yazılımınızın hangi özellikleri içermesi gerektiğinin seçimi tamamen ekibinizin iş akışına ve projelerinizin karmaşıklığına bağlı olacaktır.
Bununla birlikte, bu yaklaşım sorunsuz iş akışları sağlamak için gerekli araçlara sahip olmanıza yardımcı olur. Kullandığınız program işinize ne kadar uygun olursa, hedefiniz doğrultusunda ilerlemek, işçilik maliyetlerini yönetmek ve proje başarısını yakalamak o kadar kolay olacaktır.
İşiniz için doğru zaman takip programını seçtikten sonra sıra uygulamaya geçmeye gelir. Bunun için, bir inşaat zaman takip programını başarılı bir şekilde nasıl hayata geçirebileceğiniz konusundaki makalemize göz atabilirsiniz.
