Yapılacaklar listenizin hiç bitmeyecek görevlerden oluştuğu hissine kapıldınız mı?
Anında yanıt bekleyen e-postalardan aylarca süren projelere kadar, görev önceliklerini belirlemek çoğu zaman korkutucu görünür ve bunaltıcı hissettirir.
“Aciliyet Yanılsaması” gibi araştırmalar, insanların aciliyet ile önem kavramlarını nasıl karıştırdıklarını ve bunun da önceliklerin yanlış belirlenmesine yol açtığını ortaya koymaktadır. Bu eğilim, görev önceliklendirmesine yönelik hassas yaklaşımlara duyulan ihtiyacın altını çizmektedir.
Eisenhower Matrisi gibi zaman yönetimi teknikleri, görevleri organize etmek ve önemli olanları acil olanlardan ayırmak için bir yöntem sunarak bu konuda yardımcı olmayı amaçlamaktadır.
Bu makale şunlardan bahsetmektedir:
- Eisenhower Matrisi Nedir?
- Eisenhower Matrisinin Dört Çeyreği
- Eisenhower Matrisi Nasıl Kullanılır?
- Eisenhower Matrisinin Faydaları ve Kusurları
Eisenhower Matrisi Nedir?
Eisenhower Matrisi, Amerika Birleşik Devletleri’nin 34. Başkanı (1953-1961) ve kararlı bir lider olan Dwight D. Eisenhower’dan esinlenen bir zaman yönetimi tekniğidir.
Acil krizler ile uzun vadeli stratejileri dengelemesiyle tanınan Eisenhower, aciliyeti gerçek önemden ayırmanın önemini vurgulamıştır.
Müttefik Yüksek Komutanı olarak, D-Day işgalinin zamanlamasını ve stratejisini koordine etmek gibi üst düzey kararlara odaklanırken (önemli ama acil değil), lojistik ayrıntıları yönetmek için ekibine güveniyordu (acil ama daha az önemli).
Öncelikleri belirleme konusundaki yaklaşımı, karar alma ve üretkenlik konularında önemli olduğu kanıtlanan Eisenhower Matrisi’ne ilham veren zihniyeti yansıtmaktadır.
Bu terim Stephen R. Covey tarafından Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı kitabında popüler hale getirilmiştir.
Yazar, kitabında uzun vadeli başarıya ulaşmak için önemli ancak acil olmayan faaliyetlere odaklanmayı vurgulamıştır. Bunlar arasında genellikle daha acil talepler nedeniyle bir kenara itilen kişisel gelişim, ilişkileri güçlendirme veya gelecekteki hedefler için planlama gibi konular yer alır.
“Önemli olan programınızdaki şeylere öncelik vermek değil, önceliklerinizi planlamaktır.“
– Stephen R. Covey
Eisenhower Matrisinin Dört Çeyreği
Eisenhower Matrisi, görevleri aciliyet ve öneme göre dört çeyrek veya kategori halinde düzenler. Her biri derhal harekete geçme, planlama, başkasına devretme veya eleme gibi konularda karar vermeye yardımcı olur. Her bir çeyreğin ne için olduğuna daha yakından bakalım:
- Derhal Yapılması Gerekenler (Önemli ve Acil): Bu çeyrekte yer alan görevler hem kritik hem de zaman açısından kısıtlı zamana sahiptir. Olumsuz sonuçları önlemek için derhal harekete geçilmesini gerektirir.
- Daha Sonra Planlama Yapılacaklar (Önemli ve Acil Değil): Bu görevler uzun vadeli hedefler için gereklidir, ancak hemen ilgilenilmesi gerekmez; bu da detaylı planlama ve programlamayı mümkün kılar.
- Başkasına Devredilecekler (Önemli Değil ve Acil): Zamana duyarlı ancak hayati önem taşımayan görevler başkalarına devredilebilir ve bu sayede daha önemli faaliyetler için zaman kazanılabilir.
- Elenecekler (Önemli Değil ve Acil Değil): Bu kategorideki faaliyetler ne önemli ne de zaman açısından kritik durumdadır. Verimliliği artırmak için genellikle görev listenizden çıkarılabilir görevlerdir.
Eisenhower Matrisi Nasıl Kullanılır?
1#. İşlerinizi listeleyerek başlayın
Büyük projelerden günlük işlere kadar yapmanız gereken her şeyi yazarak başlayın.
Örneğin, listeniz şunlardan oluşabilir:
- Bir müşteri teklifinin neticelendirilmesi
- Doktor randevusunun planlanması
- E-postaların cevaplanması
- The Crown’ı izlemek
- Market alışverişi
- Sevdiğiniz bir televizyon programını izlemek
Buradaki fikir, hiçbir şeyin gözden kaçmaması için her şeyi listelemektir.
Her bir madde için kendinize şunu sorun:
- Bu acil bir durum mu? Olumsuz sonuçlardan kaçınmak için şimdi veya çok kısa süre içinde yapılması gerekiyor mu?
- Bu gerçekten önemli mi? Bu görevi tamamlamak önemli bir değer veya uzun vadeli faydalar sağlayacak mı?
Bu soruların yanıtlanması, her bir görevin matriste nereye ait olduğunun belirlenmesine yardımcı olur.
“Zaman eksikliği aslında önceliklerin eksikliğidir.”
– Tim Ferriss
2#. Görevleri dört çeyreğe göre sınıflandırın
Görevlerinizi değerlendirdikten sonra, onları uygun çeyreklere yerleştirin:
- Derhal Yapılması Gerekenler (Önemli ve Acil): Yarın teslim edilmesi gereken bir müşteri projesini neticelendirmek veya son dakika toplantısına katılmak gibi görevler bu sınıfa girer. Bunlar acil eylem gerektiren en öncelikli işlerdir.
- Daha Sonra Planlama Yapılacaklar (Önemli ve Acil Değil): Doktor randevusu ayarlamak, özgeçmişinizi güncellemek veya bir fitness rutinine başlamak gibi uzun vadeli hedefler veya görevler bu sınıfa girer. Bunlar değerlidir ancak hemen ilgilenilmeleri gerekmeyen görevlerdir.
- Başkasına Devredilecekler (Önemli Değil ve Acil): Rutin e-postalara yanıt vermek veya seyahat rezervasyonlarını ayarlamak gibi görevler başkalarına devredilebilir. Eğer o işi başkası yapabiliyorsa, devredin ve kendinize zaman ayırın.
- Elenecekler (Önemli Değil & Acil Değil): Sosyal medyada gezinmek veya televizyon izlemek gibi faaliyetler bu sınıfa aittir. Bu görevler değer katmaz; dolayısıyla atlanabilir ya da en aza indirilebilir faaliyetlerdir.
3#. Eyleme geçin
‘Derhal Yapılması Gerekenler‘ sınıfındaki görevlerle başlayın. Örneğin, bir müşteri teklifinin bugün teslim edilmesi gerekiyorsa, tüm enerjinizi bunu tamamlamaya odaklayın.
Acil görevler halledildikten sonra, ‘Daha Sonra Planlama Yapılacaklar’ bölümüne geçebilir ve örneğin öz geçmişinizi güncellemek için gelecek haftaki programınızda zaman ayırabilirsiniz.
Bu arada, rutin e-postaları yanıtlamak gibi daha az kritik görevleri bir iş arkadaşınıza veya asistanınıza devredin.
4#. Düzenli olarak inceleyin ve ayarlamalar yapın
Önceliklerinizin gün veya hafta boyunca değişebilmesi olasıdır. Bu nedenle matrisinizi düzenli olarak gözden geçirin. Bir sunuma hazırlanmak gibi planlanmış bir görev, son tarih değişirse aniden acil hale gelebilir.
Önceliklerinizi hedeflerinizle uyumlu tutmak için gerekli ayarlamaları yapın.
Eisenhower Matrisi kullanmak, kaotik bir yapılacaklar listesine düzen getirmeye yardımcı olur. Neyin önemli olduğuna odaklanmanızı, görevleri önceliklerinize göre ele almanızı ve gerçekten önemli olmayan dikkat dağıtıcı unsurları saf dışı bırakmanızı sağlar.
Eisenhower Matrisinin Faydaları ve Kusurları
Eisenhower Matrisi bir zaman yönetimi aracı olarak öne çıkıyor çünkü hem basit hem de etkili bir teknik içeriyor. Olumlu ve faydaları yanı sıra, elbette ki bazı kusurlara da sahip. İşte bunlardan bazıları:
Faydaları
- Kaosu azaltır: Matris, görevleri net kategorilere ayırarak, uzun bir yapılacaklar listesinde kaybolmak yerine önemli olana odaklanmanıza yardımcı olur.
- Odaklanmayı artırır: Dikkat dağıtıcı unsurları filtrelemek, dikkatinizin hem kısa hem de uzun vadede gerçekten ihtiyaç duyulan görevlere yönelmesini sağlar.
- Üretkenliği artırır: Neyin hemen yapılması gerektiği, nelerin devredilebileceği veya nelerin eleneceği konusunda bilinçli kararlar vermek, yüksek değerli faaliyetler için zaman ve enerji tasarrufu sağlar.
- Yaşamın her alanında esneklik sunar: Matris, ister bir ekip projesini yönetiyor ister ev işlerinizi planlıyor olun, kişisel ve profesyonel görevlere kolayca uyum sağlar.
Kusurları
- Öncelikler detaylarda değer kaybedebilir: Tüm görevler tek bir kategoriye sığmaz ve birden fazla acil görevin bulunduğu durumlar olabilmektedir. Bu da, hangisinin öncelikli olduğuna karar vermeyi zorlaştırır.
- Zaman alıcı olabilir: Görevleri sıralamak ve kategorilere ayırmak, özellikle de iş yükünüz zaten çok fazlaysa, fazladan bir iş gibi gelebilir.
- Bazı değişkenler göz ardı edilebilir: Matris, beraber çalışmayı gerektiren görevlerle birlikte değişen son tarihler ya da ekip girdisi gibi öngörülemeyen değişiklikler içeren görevleri hesaba katmaz.
- Küçük görevler arka planda kalabilir: Küçük ama gerekli eylemler ihmal edilebilir ve bu da daha büyük projelerin tamamlanmasında olası sorunlar yaratabilir.
- Her kişilik tipine uygun değildir: Spontanlığı veya yaratıcı iş akışlarını seven kişiler Eisenhower Matrisi’nin katı yapısını sınırlayıcı ve hatta can sıkıcı bulabilir.
Eisenhower Matrisinin yararlı olduğu kanıtlanmıştır, ancak tabii ki mükemmel değildir. Başarısı, onu özel ihtiyaçlarınıza nasıl uyarladığınıza ve öncelikler değiştiğinde esnek kalabilmenize bağlıdır.
“Benim iki tür sorunum var, acil olanlar ve önemli olanlar. Acil olanlar önemli değil ve önemli olanlar da asla acil değildir.”
– Dwight D. Eisenhower
Genel Düşünceler
Eisenhower Matrisi gibi araçlar hesap vermede sorumlu kalabilmenize, zamanınızı nasıl harcadığınızı ölçmenize ve işlerinizi yürütürken odağınızın önceliklerinizle uyumlu olmasını sağlamanıza yardımcı olabilir.
Bazen küçük ayarlamalar bile gününüzü nasıl değerlendirdiğiniz konusunda dönüştürücü bir etkiye sahip olabilir.
