Daha önce kurumsal bir ortamda çalıştıysanız, çoğu kuruluşta bir tür zaman ve devam takip sistemi kullanıldığını bilirsiniz. Ben de son on yıldır danışmanlık firmalarında çalışıyorum. Yoklama kayıtları, işe giriş ve çıkış saatleri, kartlı veya biyometrik sistemlerle erişim kontrolü, iş kartları, manuel zaman çizelgesi girişi, fiziksel personel panoları, dijital zaman takibi, RFID sistemleri, GPS sistemleri ve bu yöntemlerin kombinasyonlarının kullanıldığını gördüm.
Ama bu kadarı sizce de çok fazla değil mi? Modern zaman takip sistemleri, personel faaliyetlerini gerçek zamanlı olarak izleyip rapor oluşturma özelliğine sahiptirler ve bu süreçte büyük miktarlarda zaman takip verisi üretirler. Bu makale, zaman takibi verilerinin danışmanlık firmaları tarafından çalışan performansı hakkında anlamlı bilgiler elde etmek, iş akışlarına yardımcı olmak ve etkili proje yönetimi sağlayan yöntemler sağlamak için nasıl kullanılabileceğinden bahsetmekte.
Bu makale şunlardan bahsetmektedir:
- Personel Performans Ölçütleri Nelerdir?
- Personel Verimliliği Nasıl Değerlendirilir?
- Firmalar Personel Verimliliğini Neden Ölçmeliler?
- Personel Kullanım Oranı Nasıl Belirlenir?
- Firmalar Personel Kullanım Oranını Neden Ölçmeliler?
- Zaman Takip Verileri Başka Nerelerde Fayda Sağlayabilir?
- Danışmanlık Firmalarında Müşteriler Ne Şekilde Faturalandırılır?
- Zaman Takip Verileri Müşteri Faturalandırmasında Nasıl Kullanılır?
- Danışmanlık Firmaları Yeni İşler İçin Nasıl Fiyat Vermeli?
- Zaman Takip Sistemleri Proje Yönetiminde Yardımcı Olabilir Mi?
- Genel Düşünceler
Personel Performans Ölçütleri Nelerdir?
Bu kavramla kastedilen, personelin çalışma performansını değerlendiren belirleyicilerdir. İş tanımlarına bağlı olarak, bir çalışanın performansı çeşitli yönlerden değerlendirilebilir. Örneğin:
- Yaptığı işin kalitesi.
- Ürettiği çıktı sayısı.
- İşle alakalı görevleri tamamlama hızı.
- İş çıktısının tutarlılığı.
- Yaptığı işlerin ‘genel değerlendirmesi’.
- Bağlılık düzeyi.
Yukarıdakilerden hareketle, zaman takip sistemlerinden elde edilen veriler kullanılarak nicel ve zamana dayalı personel performansı ölçütleri geliştirilebilir ve değerlendirilebilir. Niteliksel performans gibi diğer ölçütler de, zaman takip sisteminin doğru bir şekilde kurulmasına biraz kafa yorulması koşuluyla, zaman takip verileri kullanılarak değerlendirilebilir.
Bu makalede ele alınacak olan iki performans ölçütü, personel verimliliği ve personel kullanım oranıdır.
Personel Verimliliği Nasıl Değerlendirilir?
Personel verimliliği, çalışanın bir girdiyi istenen bir çıktıya ne kadar verimli bir şekilde dönüştürdüğünün bir ölçüsüdür. Danışmanlık işlerinde kastedilen girdi ise, personelin zamanını ve çabasını, çıktı ise bir ürünü veya ortaya konan neticeyi (gerekli kalitede) ifade eder. Uygun zaman takip verileri ile personel verimliliği kolaylık değerlendirilebilir. Örneğin, A ve B taslak hazırlayıcılarının verimliliklerini aşağıdaki gibi değerlendirebiliriz:
Eğer A çizeri 10 çizim üretmek için 28 saat harcıyorsa, verimliliği şu şekilde hesaplanabilir:
10 / 28 = saat başına 0,36 çizim.
Eğer B çizeri 7 çizim üretmek için 22 saat harcıyorsa:
7 / 22 = saat başına 0,32 çizim.
Yukarıdakilere dayanarak, A çizerinin B çizerinden daha üretken ve verimli olduğu sonucuna ulaşabiliriz.
Yukarıda özetlenen yöntem basitleştirilmiştir ve büyük ölçekli firmaların performans değerlendirmelerinde bu formül daha karmaşık olabilir. Örneğin, aralarındaki karşılaştırmanın sağlıklı olduğundan emin olmak için her bir değerlendirilenin üzerinde çalıştığı çizim türlerini dikkate almamız gerekebilir.
Daha net bir sonuca varabilmek için, yeniden çalışma ve çizim revizyon süresi gibi faktörler hesaplamaya dahil edilerek bir çizimin ilk taslağından yapım aşamasına kadar geçen süre göz önünde bulundurulabilir ve genel verimlilik buna göre değerlendirilebilir.
Firmalar Personel Verimliliğini Neden Ölçmeliler?
Modern bir zaman takip yazılımı, bir firmanın belirli süreçlerine ve iş akışlarına göre uyarlanabilen belirli faaliyetler ve görevlerle bağlantılı personel zaman verilerinin doğru bir girdisini sağladığından, çok çeşitli personel verimliliği hesaplamalarının yapılabilmesine olanak tanır. Bunun anlamı şudur:
- Personel verimliliği farklı görevler, ekipler ve projeler arasında değerlendirilebilir. Hem yüksek hem de düşük verimlilik seviyeleri tespit edilebilir.
- Verimlilik ölçümleri, hangi personelin hangi görevlerde en üretken olduğunu değerlendirmek için kullanılabilir.
- Çok yakın bir teslim tarihi ile karşı karşıya kalındığında, göreve özel işler yetenekli çalışanlara verilebilir.
- Firmalar, hangi çalışanların belirli görevlerde en az üretken olduğunu belirleyebilir ve eğitimlerini buna göre planlayabilirler.
- Çalışanlara yeteneklerine uygun yeni işler veya projeler verilmeden önce güçlü ve zayıf yönleri analiz edilebilir.
Danışmanlık firmaları için bir diğer faydalı performans ölçütü de personel kullanım oranıdır.
Personel Kullanım Oranı Nasıl Belirlenir?
Personel kullanımı, bir çalışanın faturalandırılabilir iş için harcadığı zamanın bir ölçüsüdür. Genellikle yüzde olarak yansıtılır ve belirli bir zaman dilimi referans alınarak hesaplanır. Personel kullanım oranını hesaplamak için, belirli bir dönem içinde çalışılan saat sayısını ve aynı dönem içinde faturalandırılabilir iş için harcanan saat sayısını bilmeniz gerekir. Buna dair bir örnek aşağıda verilmiştir:
A çalışanı belirli bir hafta boyunca 45 saat çalışırsa ve bu saatlerin 36’sını faturalandırılabilir işlere harcarsa, A çalışanının o haftaki kullanım oranı 36 / 45 = 0,80 olacaktır. Aynı çalışanın yıl boyunca toplam 2000 saat çalıştığını ve 1700 saatini faturalandırılabilir işlere harcadığını varsayarsak; çalışanın yıl için kullanım oranı 1700/2000 = 0,85 olacaktır.
Firmalar Personel Kullanım Oranını Neden Ölçmeliler?
Danışmanlık firmaları genellikle çalışanları için karlılığı sürdürme adına faturalandırılabilir saatlere dayalı olarak hedef kullanım oranları belirlerken, faturalandırılamayan işler için harcanan zamanı da değerlendirirler. Hedef kullanım oranları sektöre, kuruluşa, iş birimine ve personelin rolüne bağlı olarak değişecektir; örneğin idari, finans ve yönetim personeli zamanın büyük bir kısmını faturalandırılamayan işlere harcayabilir.
Personel kullanım oranlarının bilinmesi, bir kuruluşun hizmetler için karlı oranlar belirlemesini, personele adil bir şekilde ödeme yapmasını ve personelin fazla veya az çalıştırılıp çalıştırılmadığını belirlemesini sağlar. Personel kullanım oranları, bir firmada benzer rollere sahip çalışanların performansını karşılaştırmak veya belirli ekiplerdeki veya belirli projelere atanan çalışanları karşılaştırmak için kullanılabilir.
Kullanım oranından ek metrikler üretmek de mümkündür; bunlar arasında kapasite kullanım oranı (ortalama bir çalışan için kullanım oranıdır), ideal kullanım oranı ve optimum faturalama oranı yer alır. Bu tür metrikler bir firmanın performansı ve karlılığı hakkında değerli bilgiler sunar.
Zaman Takip Verileri Başka Nerelerde Fayda Sağlayabilir?
Elbette! Bir zaman takip yazılımı aşağıdaki gibi faydalı bilgiler sağlayabilir:
- Personel veya ekibin devamlılık ve dakikliği ile ilgili ayrıntılar.
- Devamsızlık bilgileri.
- Çalışılan normal saatlerin ve fazla mesai saatlerinin miktarı.
Bunların belirlenmesi zor değildir. Bir personel; ekip, proje, departman veya organizasyon özelinde analiz edilebilir ve filtrelenebilir. Eğilimler, bu tür verilerin grafiksel bir analizinden kolaylıkla saptanabilir. Örneğin, yönetim belirli bir personelin veya ekibin sürekli olarak fazla mesai yaptığını ya da düzenli olarak yüksek devamsızlık oranlarına sahip olduğunu görebilir.
Personelin performans ölçütlerini değerlendirirken, belirli bir referans noktasıyla karşılaştırma yapılmasını sağlamak için bir temel ölçüt belirlemenin önemli olduğunu unutmayın. Referans noktası veya performans ölçütü olarak kullanılan temel ölçüt, bir endüstri standardı, şirket veya iş birimine özgü olabilir.
Personel zaman takip sistemlerinden elde edilebilen veriler yoluyla firmalar, personel ve proje ile ilgili metriklerden oluşan bir veri tabanı oluşturabilir. Veritabanı büyüdükçe, bir kuruluş belirli görevlere, müşterilere veya iş türüne bağlı geçmiş, güncel ve gerçek zamanlı verilere erişebilecektir. Bu veriler çok sayıda görevde kullanılabilir. Örneğin:
- Veriler, proje maliyetini hızlı bir şekilde belirlemek için kullanılabilir.
- Görev tamamlanma süreleri tahmin edilebilir.
- Kaynak yönetimi, proje bütçelerine ve son teslim tarihlerine göre optimize edilebilir.
- Personel performans ölçümlerinden oluşan bir veri tabanı, bir firmaya özgü temel ölçümlerin geliştirilmesinde faydalı olabilir.
Her şeyden bahsettiğimizi düşünüyor olabilirsiniz, AMA, bekleyin! Henüz bitmedi. Zaman takip verilerinin kullanılabileceği başka yollar da var.
Danışmanlık Firmalarında Müşteriler Ne Şekilde Faturalandırılır?
Danışmanlık firmaları için, müşterilerle yapılan ücret düzenlemeleri genellikle sabit ücret ya da zaman ve malzeme bazlıdır (veya her ikisinin unsurlarını içeren karma bir sistem – şimdilik bunu boş verelim). Sabit ücretli bir sözleşme için:
- İşi tamamlamak için yapılacak masraf tahmin edilir. Buna doğrudan, dolaylı ve genel giderler dahildir.
- İşin tamamlanması için tahmini maliyete bir kar marjı eklenir.
- Tüm maliyetler ve uygun kar marjı dahil olmak üzere toplam ücret müşteriye sunulur.
- Alternatif olarak, önerilen ücrete ulaşmak için değere dayalı bir fiyatlandırma modeli kullanılabilir (bu, maliyet unsurundan ziyade işin değerini dikkate alır).
Sabit ücretli bir sözleşmede müşteri, işi tamamlamak için gereken farklı ölçütlere bakılmaksızın belirlenen ücreti öder. İşi daha hızlı veya daha ucuza yapabiliyorsanız, daha fazla kâr elde edersiniz.
Zamana dayalı bir sözleşmede aşağıdakiler geçerlidir:
- Teklif edilen ücret saatlik veya günlük ücrete dayanmaktadır.
- Müşteri, tam olarak çalışılan süre için faturalandırılır.
- Yapılacak işin niteliğine ve anlaşmanın ayrıntılarına bağlı olarak malzeme giderleri de dahil edilebilir.
- Fiyatlar kaynak türüne ve kaynak seviyesine bağlı olarak değişeceğinden, ortalama ve genel olarak verilen fiyatların bir listesi sunulur.
- Müşteriye teklif edilen fiyatlarda işin tamamlanma maliyeti ve uygun bir kar marjı halihazırda bulunmaktadır.
Konumuza dönelim…
Zaman Takip Verileri Müşteri Faturalandırmasında Nasıl Kullanılır?
Zamana dayalı sözleşmeler için zaman takip yazılımı, doğru müşteri faturalarının oluşturulmasına ve müşterilerin projeler özelinde harcanan zamana göre faturalandırılmasına doğrudan yardımcı olabilir.
Yazılım, zamanın tam olarak hangi görevler ve faaliyetler için, hangi kaynak tarafından ve hangi oranda harcandığının ayrıntılı dökümlerini sağlamak için kullanılabilir; böylece faturalama ile ilgili herhangi bir anlaşmazlığı önler ve kuruluşa zamanında ve doğru bir şekilde ödeme yapılmasını sağlar. Zaman takip sisteminin bordro sistemiyle entegre olması ve müşteriye sorunsuz faturalandırma yapılmasına olanak sağlaması önemlidir.
Sabit ücretli sözleşmelerde ise, bir projenin tamamlanması için geçen süreye bakılmaksızın firmaya sabit bir tutar ödenir. Zaman takip verileri bu durumda doğrudan faturalandırma için kullanılmaz. Bunun yerine proje maliyetlerini takip etmek, bir projenin mali sağlığını ve karlılığını değerlendirmek ve yönetmek için kullanılır. Ücret ödemelerinin bir kısmının projenin belirli kritik noktalarında yapılması sağlanabilir. Zaman takip sistemleri görevlerin tamamlanmasını takip etmek ve müşteri faturalandırması için bu kritik noktaları belirlemede kullanılabilir.
Zaman takip verileri aynı zamanda yeni işlerin fiyatlandırılmasında da kullanılabilir.
Danışmanlık Firmaları Yeni İşler İçin Nasıl Fiyat Vermeli?
Danışmanlık firmalarının, bir proje için doğrudan fiyat teklifi vererek ya da yeni işler için rakiplere karşı teklif vererek müşterilere sundukları hizmetler için fiyat noktaları belirlemeleri gerekmektedir. Maliyet ve kar marjları proje için teklif edilen fiyatlara zaten dahil edildiğinden, zamana dayalı sözleşmeler yeni işlerin fiyatlandırılmasında düşük bir risk oluşturur. Sabit ücretli sözleşmeler daha büyük bir risk teşkil eder, çünkü kar marjları bir projeyi tamamlamak için gerekenlere (zaman ve kaynaklar) bağlı olarak değişir. Ne yazık ki, bir projeyi tamamlamak için gereken şeyler, iş fiyatlandırılırken bilinmemektedir. Zaman takip verilerinin yardımıyla, sabit ücretli bir işin fiyatlandırılması için aşağıdaki yaklaşım kullanılabilir.
Zaman takip verilerini kullanarak sabit ücretli bir işin fiyatını nasıl belirlersiniz?
- Müşteri talepleri veya kapsam belirleme toplantılarına dayalı olarak proje için bir iş kapsamı geliştirin.
- Projenin durumuna bağlı olarak, iş kapsamını proje aşamalarına, faaliyetlere, görevlere ve çıktılara ayırın.
- Geçmişteki zaman takip verileri, görevleri ve çıktıları tamamlamak için gereken süreyi tahmin etmek için kullanılabilir; bu da bir işi tamamlamak için gereken şeylerin doğru bir biçimde öngörülebilmesini anlamına gelir.
- Maliyetlendirmenin önerilen kaynakların veya ekiplerin tahmini çıktılarına dayandığından emin olmak için personel kullanımı oranları ve verimlilik ölçütleri kullanılabilir.
- Genel giderler ve operasyonel maliyetler gibi maliyetler de analize dahil edilmelidir.
- Proje maliyeti belirlendikten sonra uygun bir kar marjı eklenebilir. Kuruluşlar, müşteriye ve yapılan işin türüne bağlı olarak genellikle işleri için belirli kar marjlarına sahiptir.
İşte sabit ücretli bir işin nasıl fiyatlandırılacağına dair bir örnek
Bir müşterinin, yeni bir depo tesisinin tasarımı için yapı mühendisliği hizmetleri talep ettiğini varsayalım.
Bu, firmanız tarafından yapılan yaygın bir proje. Bu projede müşteriye fiyat teklifi vermek için, aynı müşteri için yapılan projelerin yanı sıra yapı mühendisliği hizmetleri ve depo tasarımı ile ilgili projeler için geçmişteki zaman takip verileri analiz edilebilir.
Yeterli veri mevcutsa (örneğin firmanız bir proje veri tabanı geliştirmişse) projeleri belirli parametrelere göre önceliklendirebiliriz. Örneğin; depo boyutu, depo tipi, depo konumu ya da jeoteknik koşullar.
Geçmişteki zaman takip verileri, yeni projenin tamamlanma süresine ilişkin bir tahmin sağlamak, proje için faaliyetlerin, görevlerin ve kririk dönüm noktalarının bir dökümünü sunmak ve her görev için uygun kaynakları ve ekipleri değerlendirmek için kullanılabilir. Bu bilgiler proje maliyetlerini tahmin etmek için de kullanılabilir ve nihayetinde müşteriye verilen fiyat teklifini de belirlerler.
Yukarıda özetlenen süreçleri kolaylaştırmak ve otomatikleştirmek için uygulamalar geliştirilebilir.
Bugün inceleyeceğimiz son örnek, proje yönetimi için zaman takip verilerinin kullanılmasıdır.
Zaman Takip Sistemleri Proje Yönetiminde Yardımcı Olabilir mi?
Şüphesiz. Gerçek zamanlı bir personel zaman takibi yazılımını bir proje yönetim uygulamasına bağlamak, yöneticilere bir projenin durumu hakkında güncel bilgiler sağlar. Bu, proje yöneticilerinin proje teslimatını takip etmesine ve gerektiğinde kaynak tahsisini ve bütçeleri ayarlamasına olanak tanır.
Bir proje programın gerisinde kalıyorsa, proje yönetimi uygulamalarıyla entegre zaman takip sistemleri proje yöneticisinin aşağıdakileri yapabilmesine olanak tanır:
- Personel verimliliği ve kullanım oranlarını araştırma.
- Proje programını zaman takip verileri ve iş çıktıları ile karşılaştırarak proje gecikmelerinin nedenini belirleme.
- Bir projenin mevcut veya gelecekteki aşamalarına ek ayrılıp ayrılmayacağı ya da proje zaman çizelgelerinin ve projedeki kritik noktaların buna göre ayarlanıp ayarlanmayacağına karar verme.
- Uygulanıp uygulanmayacağına karar vermeden önce proje yönetimi kararlarının etkisini öngörme.
İşte zaman takibinin proje yönetiminde nasıl kullanılabileceğine dair bir örnek
Personel zaman takip yazılımı, aşağıdaki senaryoda belirtildiği gibi, bir projenin mali durumunu değerlendirmek için de kullanılabilir.
Yukarıda bahsettiğimiz depo tasarım projesini ele alalım. Proje için müşteri ile 100.000 TL tutarında sabit ücretli bir sözleşme üzerinde anlaşılmıştır. Projenin beş ay sürmesi ve firmaya aylık 16.000 TL maliyet getirmesi planlanmıştır. Her şey plana uygun giderse (ki bu bir şekilde asla gerçekleşmez!), beş aylık toplam proje maliyeti 5 x 16.000 TL = 80.000 TL’dir; ve firma proje için 100.000 TL – 80.000 TL = 20.000 TL kar elde eder.
Projeden üç ay sonra, proje maliyetleri zaman takip verileri kullanılarak değerlendirilir (basit olması açısından, işle alakalı diğer maliyetler ve genel giderler ihmal edilerek proje için yalnızca personel maliyetlerinin geçerli olduğunu varsayacağız). Zaman takip verileri, projenin ilk üç ayında 20.000 TL; 25.000 TL ve 25.000 TL tutarında personel maliyetinin oluştuğunu ortaya koymaktadır. Toplamda 70.000 TL’ye tekabül eden bu tutar, proje bütçesinin %70’inin üç ay içinde tüketildiğini göstermektedir. Bu durum, projenin mali durumuna ilişkin daha fazla araştırma yapılması gerektiğini göstermektedir.
Önümüzdeki iki ay boyunca benzer maliyetler oluşmaya devam ederse, proje işletme için zarar anlamına gelecektir. Alternatif olarak, projenin önümüzdeki birkaç hafta içinde tamamlanma yolunda olması ve bu süreçte kâr elde edilmesi de söz konusu olabilir.
İşte, bir projeyi maksimum verimle yürütmeye yardımcı olmak için zaman takip verilerini kullandık.
Genel Düşünceler
Bir danışman olarak etkili zaman yönetimi, verimliliği optimize etmek, hedeflere ulaşmak ve rakiplerin önüne geçmek için çok önemli bir araçtır. Personel zaman takip sistemleri, bir danışmanlık firması içinde çeşitli şekillerde değer sağlar ve önemli veriler sunar.
Firmalar, personel zaman takip yazılımının gücünden yararlanmalı; zaman takip sistemlerinin gerekli işlevselliğe sahip olduğundan ve Entegre Yönetim Sistemleri (ERP) ile proje yönetimi yazılımı gibi diğer araçlarla kolay entegrasyon sağladığından emin olmalıdır. Bu; personel, proje ve genel iş akışı performansı hakkında daha detaylı bilgiler sağlayacak ve yöneticilerin proje ve iş operasyonlarında iyileştirme alanlarını belirlemelerine olanak tanıyacaktır.
Daha fazlası için aşağıdaki makalelere göz atabilirsiniz:
Personel Takibine Dair Bir Rehber
