“Vakit nakittir, özellikle de bordro söz konusu olduğunda.” İşverenler tam da bu nedenle çalışma sürelerini takip ederler. Ben de bu makalede sizlere, çalışma sürelerinin doğru bir şekilde nasıl hesaplanacağı ve bunun neden önemli olduğundan bahsedeceğim!
Bu makale şunlardan bahsetmektedir
Çalışılan Saatlerin Doğru Şekilde Hesaplanması Neden Önemli?
Çalışılan Saatleri En Doğru Şekilde Hesaplamak İçin 6 Kolay Adım
- Başlangıç ve bitiş saatlerini belirleyin.
- 24 saatlik zaman dilimine göre hesaplamalar yapın.
- Dakikaları ondalık sayılara dönüştürün.
- Başlangıç zamanını bitiş zamanından çıkarın.
- Ödeme yapılmayan mola sürelerini hesaptan düşün.
- Doğru ödeme için ücrete tabi tüm çalışılan süreyi toplayın.
Örnek Çalışma Saatleri Hesaplaması
Personel Çalışma Saatlerini Nasıl Takip Edebilirsiniz?
- Kağıt ve kalem temelli geleneksel zaman çizelgeleri
- Zaman takip yazılımı
- Mekanik zaman saati
- Elektronik zaman saati
Çalışılan Saatlerin Doğru Şekilde Hesaplanması Neden Önemli?
Çalışılan saatlerin tam olarak hesaplanması birkaç nedenden dolayı önemlidir. Öncelikle, çalışanların harcadıkları zaman ve emeklerinin karşılığını adil bir şekilde almalarını sağlar. Hiç kimse adaletsiz bir şekilde kısa süreli veya fazla çalıştırılmak istemez. Hassas zaman yönetimi ayrıca işverenlerin iş gücü maliyetlerini doğru bir şekilde takip etmelerini sağlayarak bütçelerini etkin bir şekilde yönetmelerine ve iş gücünün yönetimi konusunda doğru kararlar almalarına olanak tanır. Yöneticiler, verimliliğe ilişkin eğilimleri ve iyileştirme alanlarını tespit ederek daha verimli bir çalışma ortamı yaratabilirler. En önemlisi, çalışma süresinin doğru bir şekilde izlenmesi ve hesaplanması, iş kanunlarına ve yönetmeliklerine uyum açısından oldukça önemlidir. Doğru hesaplama, istenmeyen maliyetlere sebep olabilecek cezaları önlemeye, ücret anlaşmazlıklarını ortadan kaldırmaya ve denetimleri çok daha kolay hale getirmeye yardımcı olabilir.
Çalışılan Saatleri En Doğru Şekilde Hesaplamak İçin 6 Kolay Adım
Çalışılan saatlerin hesaplanması karmaşık olmak zorunda değildir. Bu işi manuel olarak ilk kez yapıyorsanız, son derece kolay bu 6 adımı izleyin ve en doğru şekilde çalışılan süreleri hesaplayın.
1. Başlangıç ve bitiş saatlerini belirleyin.
Çalışma süresinin tam başlangıç ve bitiş saatlerini kaydederek işe başlayın. Bu hem işe giriş hem de çıkış saatlerini içermelidir. Özellikle çalışma süresi birden fazla güne yayılıyorsa, tarihi de not ettiğinizden emin olun.
2. 24 saatlik zaman dilimine göre hesaplamalar yapın.
Başlangıç ve bitiş saatlerini 24 saatlik zaman dilimlerine göre hesaplayın. Bu, AM ve PM arasındaki herhangi bir karışıklığı ortadan kaldıran 24 saatlik bir saat sistemini ifade eder.
24 saatlik zaman diliminde, 12:00 AM 00:00 saat olarak gösterilir, 1:00 AM 01:00 demektir ve bu böyle devam eder. Eğer saat öğleden sonra 1:00 veya daha geç ise, 24 saatlik zaman dilimine göre doğru zamanı bulmak için saatlere 12 ekleyin. Örneğin, öğleden sonra 3:30 15:30 olur, ya da akşam 9:00 saat 21:00’a karşılık gelecektir.
3. Dakikaları ondalık sayılara dönüştürün.
Ondalık sayılarla çalışmak hesaplamaları basitleştirir. Dakika sayısını 60’a bölerek dakikaları ondalık sayılara dönüştürün. Örneğin:
- 15 dakika = 15/60 = 0.25 saat
- 30 dakika = 30/60 = 0.5 saat
- 45 dakika = 45/60 = 0.75 saat
4. Başlangıç zamanını bitiş zamanından çıkarın.
Çalışılan toplam saat ve dakikayı belirlemek için 24 saatlik zaman dilimine göre belirlediğiniz bitiş saatini başlangıç saatinden çıkarın.
NOT: Bitiş saatinin başlangıç saatinden önce olması vardiyanın bir sonraki güne uzadığı anlamına gelir.
5. Ödeme yapılmayan mola sürelerini hesaptan düşün.
Çalışanların vardiyaları sırasında mola verme hakları varsa, mola süresini 4. Adımda hesaplanan toplam saatten çıkarın. Bu noktada, mola süreleri ve ücretli/ücretsiz molalar ile ilgili iş kanunlarına ve şirket politikalarına uyduğunuzdan emin olun.
6. Doğru ödeme için ücrete tabi tüm çalışılan süreyi toplayın.
Son olarak, ödenecek ücretin doğru şekilde belirlenebilmesi için ücrete tabi çalışma sürelerini toplayın. Varsa fazla mesai saatlerini de eklediğinizden emin olun. Bu nihai değer, personelin söz konusu ödeme dönemi için çalışma saatlerini doğru bir şekilde size sunacaktır.
Fazla Mesailere İlişkin Önemli Not
Çalışılan saatler için maaş hesaplarken, fazla mesai kurallarını ve düzenlemelerini bilmek önemlidir. İş Kanunu, tam zamanlı çalışan bir personel için fazla mesaiyi genellikle haftada 45 saatin üzeri olarak tanımlar. Bu tarz bir fazla mesai, normal çalışma saatlerine göre daha yüksek bir ücrete tabidir. Çalışılan saatlerin standart eşiği aşması halinde, fazla mesai ücretini hesaplamanız ve bunu personelin toplam maaşına eklemeniz gerekir.
Fazla mesaiyi doğru hesaplamak için, standart eşiği aşan çalışma saati miktarını belirleyin ve şirket politikası ya da iş kanunlarına göre uygun fazla mesai oranını uygulayın. Maaş hesaplaması yaparken, ödeme dönemi boyunca çalışılan tüm fazla mesai sürelerini hesaba kattığınızdan emin olun.
Örnek Çalışma Saatleri Hesaplaması
Diyelim ki bir çalışanın işe başlama saati sabah 9:00 ve bitiş saati akşam 5:30 olsun. Hesaplama şu şekilde yapılmalıdır:
- 1. Adım: Başlangıç ve bitiş saatlerini belirleyin.
Başlangıç: Sabah 9:00, Bitiş: Akşam 5:30
- 2. Adım: Bu zamanları 24 saatlik zaman dilimine dönüştürün.
Başlangıç: 09:00, Bitiş: 17:30
- 3. Adım: Dakikaları ondalık sayılara dönüştürün.
Başlama Saati: 09.00, Bitiş Saati: 17.50
- 4. Adım: Başlangıç zamanını bitiş zamanından çıkarın.
17.50 – 09.00 = 8.50 saat
- 5. Adım: Ödeme yapılmayan mola sürelerini hesaptan düşün. Eğer ki personelin 30 dakikalık ücrete tabi olmayan molası varsa (0,50 saat), bunu çıkarın:
8.50 – 0.50 = 8.00 saat
- 6. Adım: Doğru ödeme için ücrete tabi tüm çalışılan süreyi toplayın. Bu işlemleri ödeme dönemini kapsayan her iş günü için tekrarlayın ve ardından çalışılan toplam saati elde etmek için tüm ücretli saatleri toplayın.
Personel Çalışma Saatlerini Nasıl Takip Edebilirsiniz?
Çalışılan saatleri hesaplamadan önce, bu saatlerin doğru takibini sağlayabilmek için verimli ve güvenilir bir sisteme ihtiyacınız olacak. İşte personel çalışma saatlerini takip etmenize yardımcı olabilecek birkaç yöntem ve araç:
Kağıt ve Kalem Temelli Geleneksel Zaman Çizelgeleri
Bu tarz geleneksel zaman çizelgeleri, personel çalışma saatlerini kaydetmek için onlarca yıldır kullanılmaktadır. Bu yöntemde her bir çalışana, işe giriş ve çıkış saatlerini manuel olarak yazması için fiziksel bir kart verilir. Üst yöneticiler veya İnsan Kaynakları personeli daha sonra her ödeme döneminin sonunda bu saatleri gözden geçirir ve kayıt tutar.
Artılar
- Sınırlı sayıda çalışanı olan küçük işletmeler için basit ve uygun maliyetli.
- Teknolojik kurulum ya da eğitim gerektirmez.
Eksiler
- Manuel kayıt ve hesaplamalar nedeniyle hatalara açıktır.
- Anlık olarak devam takibi sağlayabilmek zordur.
- Kayıtların işlenmesi zaman alır ve gecikmelere neden olabilir.
Zaman Takip Yazılımı
Bir zaman takip yazılımı, çalışma süresinin kaydedilmesi ve hesaplanması için verimli ve doğru bir çözüm sağlar. Bu yazılım araçları bilgisayarlara kurulabildikleri gibi, web tabanlı uygulamalar ve mobil cihazlar aracılığıyla da erişilebilirler. Zaman takip yazılımlarının en güzel yanı, belirlediğiniz saatlik ücrete göre personelin ücretini otomatik olarak hesaplayabilmeleridir. Bir personel zaman takip yazılımı olarak Jibble, kapsamlı raporlar oluşturma ve faturalandırma gibi birçok özellik içerir. Ve belki de en iyi yanı, tamamen ücretsiz olması!
Artılar
- Otomasyon hataları azaltır ve bordro işlemlerinde zaman kazandırır.
- Anlık izleme, yöneticilerin devam durumlarını ve çalışma saatlerini daha iyi takip edebilmesine olanak tanır.
- Personel verimliliği ve proje takibi hakkında ayrıntılı raporlar oluşturabilir.
Eksiler
- Personel ve yöneticiler için ilk kurulum ve eğitim gerekebilir.
Mekanik Zaman Saati
Mekanik zaman saatleri de iş yerlerinde uzun yıllardır kullanılan bir zaman takip yöntemidir. Bu yöntemde, çalışanlar işe giriş ve çıkış zamanlarını kaydetmek için saatle temas ettirdikleri fiziksel bir delikli kart kullanırlar. Makine daha sonra zamanı karta damgalar.
Artılar
- Elektriğe veya herhangi bir yazılıma bağımlı olmadan güvenilir ve dayanıklıdır.
- Dijital sistemler için yedek olarak kullanılabilecek fiziksel bir kayıt sağlar.
Eksiler
- Geleneksel zaman çizelgelerine benzer şekilde, mekanik zaman saatleri de manuel işleme tabi oldukları ve yine manuel olarak kontrol edilmeleri gerektiği için hatalara açıktır.
- Anlık izleme ve rapor özelliklerinin olmaması.
Elektronik Zaman Saati
Elektronik zaman saatleri, delikli kartlar yerine elektronik kartlar veya rozetler kullanan mekanik saatlerin modern versiyonlarıdır. Çalışanlar, giriş ve çıkış saatlerini dijital olarak kaydeden elektronik kartlarını okuturlar.
Artılar
- Mekanik zaman saatlerinden ve kalem-kağıt temelli geleneksel sistemlerden daha doğru ve verimlidir.
- Zaman takip yazılımları ile entegrasyon, anlık veri senkronizasyonu ve rapor imkanı sunar.
- Güvenliği artırmak için biyometrik kimlik doğrulama gibi ek özellikleri destekleyebilir.
Eksiler
- İlk kurulum maliyetleri ve sürekli bakım ihtiyacı.
- Elektriğe bağımlılık ve olası teknik sorunlar.
Zaman takip yönteminin seçimi işletmenin büyüklüğüne, bütçe kısıtlamalarına ve gereken otomasyon düzeyine bağlı olacaktır. Sınırlı sayıda çalışanı olan küçük işletmeler için kalem ve kağıt temelli geleneksel yöntemler veya mekanik zaman saatleri yeterli olabilir. Daha büyük kuruluşlar ya da daha hassas ve otomatik zaman takibi hedefleyenler için ise zaman takip yazılımları daha gelişmiş ve verimli çözümler sunar.
Genel Düşünceler
Çalışma sürelerinin doğru bir şekilde takip edilmesi ve hesaplanması hem işverenler hem de çalışanlar için çok önemlidir. Öğrendiğiniz bu 6 kolay adımla artık zaman kayıtlarınızda adaleti sağlamak ve en doğru hesaplamaları yapabilmek için güvenilir bir yönteme sahipsiniz. Ayrıca, giriş ve çıkış saatlerine göre çalışılan toplam süreyi otomatik olarak hesaplayan bir zaman ve devam takip yazılımı yardımıyla manuel süreçleri tamamen devre dışı bırakmayı da tercih edebilirsiniz. Bu yaklaşım zaman kazandırması yanında, aynı zamanda hesaplama sürecinde insan hatası olasılığını da azaltacaktır.
Unutmayın, çalışılan zamana dair kayıtlarda hassasiyet verimliliği artırır ve işverenlerle çalışanlar arasında güven ve şeffaflığı teşvik eder. Bu nedenle, bu basit adımlar aracılığıyla zaman kayıtlarınızı sorunsuz hale getirerek daha düzenli ve verimli bir çalışma ortamının keyfini çıkarın.
