Bloomberg Hukuk tarafından yapılan bir ankette, avukatların %52’sinin iş yerinde tükenmişlik yaşadığını ve avukatların genel refahında bir düşüş olduğunu biliyor musunuz? Verimsiz zaman yönetimi uygulamaları bu sıkıntıların daha da artmasına neden olabilir ve potansiyel olarak tükenmişliğe yol açabilir.
Dürüst olmak gerekirse, zaman takibi tüm profesyonellere ve işletmelere verimlilik artışı yoluyla fayda sağlar. Ancak deneyimlerime dayanarak, avukatların bazı cevaplara ihtiyaç duyduğunu da biliyorum. Bu yüzden bir avukat olarak neden zaman takibi yapmanız gerektiğini açıklıyorum:
- Şeffaf ve doğru iletişim için. Zamanın doğru bir şekilde takip edilmesi ve müvekkillerin davaları için harcadıkları zamanın faturalandırılması, müvekkil ilişkilerinde adaleti ve şeffaflığı teşvik eder.
- Adil ücretlendirme için. Zaman kayıtlarının tutulması, her görev için harcanan saatleri görmenize ve gerekçelendirmenize olanak tanıyarak hizmetleriniz için uygun ödeme yapılmasını sağlar.
- Yasal etik ve uyumluluk için. Zaman yönetimi, barolar ve yasal düzenleyici kurumlar tarafından belirlenen mesleki standartlara uyumu sağlamak zorunda olan avukatlar için etik bir yükümlülüktür.
- Etkin proje yönetimi için. Zaman planlaması, görevlere öncelik vererek, ilerlemeyi izleyerek ve müşterilere hizmetlerin zamanında sunulmasını sağlayarak iş yükünüzü ve son tarihlerinizi daha verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olur.
- Değerli bilgiler için. Avukatlar, zaman takip verilerini kapsamlı bir şekilde analiz ederek farklı dava türlerinin, uygulama alanlarının veya müşterilerin karlılığı hakkında bilgi edinebilirler.
- Kaynak planlaması için. Zaman verilerini takip etmek ve farklı görevleri tamamlamak için gereken ortalama süreyi analiz etmek, gelecekteki kaynakları daha iyi planlamanıza ve bütçeleri buna göre tahsis etmenize yardımcı olur.
İyi bir zaman yönetimi ile kaynak tahsisi, fiyatlandırma stratejileri ve iş geliştirme çabaları hakkında daha doğru kararlar verebilirsiniz.
Bu makale şunlardan bahsetmektedir:
Avukat Zaman Takibinde Yapılması Gereken 10 Şey
- Çalışma saatlerini gerçek zamanlı olarak kaydedin
- Konular özelinde spesifik ve ayrıntılı olun
- Standart kodlar veya kısaltmalar kullanın
- Faturalandırılamayan faaliyetleri takip edin
- Zaman takip yazılımı kullanın
- Gerçekçi zaman bütçeleri belirleyin
- Zaman girişlerini düzenli olarak gözden geçirin ve düzenleyin
- Müşterilerle anlık ya da gerektiğinde öncesinde iletişim kurun
- Personelinizi eğitin ve bilgilendirin
- Zaman kayıt verilerini düzenli olarak inceleyin
Avukatlar için Zaman Takibinde Yapılması Gereken 10 Şey
Şimdi NEDEN’i anladığınıza göre, NASIL’a bakalım. Kabul edelim, hepimiz her bir konu için ne kadar zaman harcadığımızı hatırlayacak bir fil hafızasına sahip değiliz, özellikle de tipik bir iş gününde çeşitli müvekkiller için birden fazla davaya baktığınızda. Ancak birkaç yanlış giriş bile sonuçta büyük kayıplara yol açabilir.
Bunları söyleyen sadece ben değilim! 2023 Hukuk Trendleri raporu, bir avukatın iş gününün yalnızca %37’sinin faturalandırılabilir işlere harcandığını ortaya koymuştur; bu da zamanlarının çoğunun faturalandırılamayan faaliyetlere harcandığı anlamına geliyor. Oysa birkaç faydalı zaman yönetimi ipucunu takip etmek ve uygulamak, avukatların iş verimliliklerindeki bu düşüşü önlemelerine yardımcı olabilir.
Bu nedenle, burada size avukatlar için zaman takibinde bu sorunun üstesinden gelmeye yardımcı olabilecek bazı stratejileri sunuyorum:
1. Çalışma saatlerini gerçek zamanlı olarak kaydedin
Zaman girişlerinizi mümkün olduğunca işi tamamladığınız anda kaydedin. Anlık Zaman Girişi, faturalandırılabilir faaliyetleri unutma veya yanlış beyan etme olasılığını azaltacaktır. Teknolojik gelişmeler, avukatların zaman girişlerini kaydetmelerini çok daha kolay hale getirmektedir. Örneğin, artık akıllı telefonunuzdan zaman ve faturalama uygulamanıza erişebilir ve doğrudan zaman girebilirsiniz. Teknoloji meraklısı olmayan avukatlar için bir çıkış yolu, zaman bilgilerinizi sisteme ekleyebilecek yasal asistanınızla paylaşmaktır. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, önemli olan zamanın anlık olarak kaydedilmesini sağlamak için bir zaman giriş protokolü belirlemektir. Faturalandırılabilir saatlerinizin potansiyel faturalandırmalarınızla birlikte arttığını hızla fark edeceksiniz.
2. Konular özelinde spesifik ve ayrıntılı olun
Faturalandırılan saatleri gerekçelendirmek ve müşterilerle güven oluşturmak için gerçekleştirilen görevler hakkında yeterli ayrıntı sağlayın. (işin niteliği, ilgili müşteri veya konu, her görev için harcanan zaman, vb.)
3. Standart kodlar veya kısaltmalar kullanın
Araştırma, taslak hazırlama, müvekkil toplantıları, mahkemeye çıkma gibi çeşitli görevleri kategorize etmek için belirli kodlar veya kısaltmalardan oluşan tutarlı bir sistem geliştirin. Bu sistem, zaman girişlerinin kolayca tanımlanmasını ve analiz edilmesini sağlar.
4. Faturalandırılamayan faaliyetleri takip edin
Faturalandırılabilir ve faturalandırılamayan saatleri birbirinden ayırmak gerekir. Dolayısıyla, idari görevler, dahili toplantılar veya mesleki gelişim gibi faturalandırılamayan faaliyetler de genel iş dağılımı hakkında bilgi edinmek için ayrı olarak kaydedilmelidir.
5. Zaman takip yazılımı kullanın
Bir zaman takip yazılımı, doğru zaman kayıtları için kullanışlı bir araçtır. Çoğu zaman yönetimi sistemi (Jibble’ın zaman takip aracı da buna dahil!) kullanımı kolay bir arayüze sahiptirler. Ayrıca zamanlayıcılar, hatırlatıcılar, takvim entegrasyonları, mobil erişilebilirlik, otomatik fatura oluşturma ve gerçek zamanlı raporlar gibi çeşitli özellikler sunarlar. Bu sistemler zaman tutma sürecini kolaylaştırır ve avukatların çalışma sürelerini kaydetmelerine, düzenlemelerine ve yönetmelerine yardımcı olur.
6. Gerçekçi zaman bütçeleri belirleyin
Deneyimlerinize dayanarak çeşitli görevler veya projeler için gereken süreyi tahmin edin. Bu, müşteri beklentilerini yönetmenize ve kendi iş verimliliğinizi takip etmenize yardımcı olur. Gelecekteki tahminlerinizi iyileştirmek için harcanan gerçek süre ile tahmini süreyi düzenli olarak karşılaştırın.
7. Zaman girişlerini düzenli olarak gözden geçirin ve düzenleyin
Her günün veya haftanın sonunda zaman girişlerinizi gözden geçirmek ve düzenlemek için zaman ayırın. Bu, faturalandırılabilir saatlerin kaydedilmesinde doğruluk, tutarlılık ve eksiksizlik sağlar.
8. Müşterilerle anlık ya da gerektiğinde öncesinde iletişim kurun
Müvekkillerinizi davalarının ilerleyişi ve davaları için harcanan zaman hakkında bilgilendirin. Bir zaman takip sistemi sayesinde faturalandırılabilir faaliyetler hakkında zamanında iletişim kurmak, güven ve şeffaflığın tesis edilmesine yardımcı olur.
9. Personelinizi eğitin ve bilgilendirin
Sizinle birlikte çalışan destek personeliniz veya iş ortaklarınız varsa, zaman takibi konusunda en iyi uygulamalar hakkında gerekli eğitimi verin. Tutarlı ve doğru zaman girişleri sağlamak için yönergeler ve standartlar oluşturun.
10. Zaman tutma verilerini düzenli olarak inceleyin
Zaman verilerinin yorumlanması, çalışma düzenleriniz hakkında değerli bilgiler sağlayabilir, iyileştirme alanlarını belirleyebilir ve daha iyi kararlar vermenize yardımcı olabilir.
Genel Düşünceler
Sonuç olarak, doğru ve şeffaf zaman takibi bir avukatın profesyonel yaşamının önemli bir parçasıdır, faturalandırma ve profesyonel konumunuzu geliştirmek için faydalıdır. Arama kayıtları, takvimler ve Excel sayfaları gibi eski zaman takip yöntemlerinizi bir kenara bırakıp zamanın lehinize işlemesini sağlamak için zaman takibinde fark yaratabilecek stratejileri denemenizin zamanı geldi. Bu avantajlardan birini bile elde etseniz – tahsilatlarınızı iyileştirmek için kolaylaştırılmış zaman yönetimi, üst düzey verimlilik, artan müşteri memnuniyeti veya optimum kâr – denemeye değmez mi?
