Det finns inget generellt behov av att registrera dina anställdas arbetstid, och i många fall kan tidsregistrering till och med vara meningslöst. Tidrapportering är en av flera möjliga lösningar. Om du inte har några problem i det här avseendet kanske du inte behöver en lösning för tidsspårning.
Så det första steget är att identifiera de problem du har när det gäller att leda dina medarbetare. Om KPI:erna är tydliga och uppfylls är det inte säkert att du har någon nytta av tidsregistrering. Verkligheten är dock att det i de flesta yrken inte är så lätt som många tror att känna till alla KPI:er som täcker alla aspekter av en arbetsuppgift och sedan sätta rimliga KPI:er.
Nej, det är inte alls nödvändigt att använda programvara för tidklocka, men att använda en kan göra livet mycket enklare och därmed spara kostnader och minimera misstag, särskilt för större organisationer där hantering av tid kan bli en mardröm.
Ja. Håller med, det fria alternativet fungerar inte för alla, men de är absolut en genomförbar lösning. Med Jibble betalar till exempel de allra flesta av våra användare inte ett öre och drar ändå nytta av viktiga tidsregistreringsfunktioner som gör stor skillnad för din tids- och arbetshantering.
Det förstnämnda innebär att programvaran spårar tid, medan det sistnämnda innebär att man skapar tidrapporter, men eftersom nästan alla programvaror för tidsregistrering matar in tidsregistreringsdata i tidrapporter och nästan alla programvaror för tidrapporter får sina data från spårad tid, är det i praktiken ingen skillnad mellan de två.
Programvara för tidsregistrering är ett brett begrepp för programvara som registrerar tid och kan användas för såväl skrivbordsanställda som anställda på plats. Tidrapportering är en delmängd av tidsregistrering, och med tanke på ordet ”närvaro” innebär det att det är för anställda på plats – du skulle normalt inte använda programvara för tidrapportering för skrivbordsbaserade anställda.
Här följer några frågor och svar om tid och närvaro.
Huruvida du ska spela in dina anställdas datorskärmar eller inte är en komplex fråga som inte har något enkelt svar. Det finns ett antal faktorer som du bör ta hänsyn till, t.ex. syftet med inspelningen, företagets policy och rutiner samt lagstiftningen i ditt land.
Även om skärminspelning har potentiella fördelar, t.ex. ökad transparens, ökat ansvarstagande och förbättrat fokus, är det viktigt att överväga om detta stämmer överens med företagets kärnvärden och mål.
Om du bestämmer dig för att spela in skärminnehåll uppmuntrar vi dig att ha en öppen och ärlig kommunikation med ditt team. Förklara varför, lyft fram fördelarna och, viktigast av allt, be om dina medarbetares frivilliga medgivande. Detta kommer att bidra till att skapa en förtroendefull och samarbetsinriktad arbetsmiljö.
På Jibble tror vi att det bästa sättet att öka produktiviteten är genom att prioritera uppgifter och projekt snarare än att övervaka medarbetarna under hela dagen. Vi är dock medvetna om att skärminspelning kan vara ett värdefullt verktyg och erbjuder det som en valfri funktion för att tillgodose olika behov.
Generellt sett kan en arbetsgivare inte tvinga en anställd att använda en app i den anställdes mobil om det inte uttryckligen anges i avtalet. I de flesta fall måste dock en arbetsgivare och en anställd ha en viss nivå av givande och tagande för att ha en bra arbetsrelation, och en anställd som svarar på sin mobil eller använder den för att registrera tid på begäran skulle normalt anses vara rimlig.
Ja, om det blir mikrotidsregistrering, nej om fördelarna kommuniceras väl, och kommunikation innebär att man förmedlar till medarbetarna hur det hjälper både medarbetaren och arbetsgivaren.
Om du spelar in dina anställdas skärm utan att ens berätta det för dem, ja, då känns det väldigt mycket som spionage. Men program för tidsregistrering används sällan på det här sättet, och tidsregistrering som görs på rätt sätt bör inte ens ha ett inslag av spionage.
Det finns inte många gratis tidrapporteringsappar, men varje tidrapporteringsapp tjänar sina pengar genom att ta betalt för valfria uppgraderingar.
Kommunikation är mycket viktigt, liksom att sätta upp förväntningar. För timavlönad personal bör du förklara att tidrapporteringen är lika mycket till för att skydda dem som för företaget. Tidrapportering innebär att de anställda får rättvist betalt och att arbetsgivarna betalar rättvist. För personal med fast lön bör du förklara behovet av ansvarsutkrävande. Chefer som inte är medvetna om vad deras medarbetare arbetar med brukar inte komma särskilt långt.
I allmänhet är det inte särskilt meningsfullt att mäta närvaron för anställda som sitter vid skrivbordet, dvs. att mäta hur många timmar de har suttit vid skrivbordet, eftersom det inte leder till särskilt mycket. Men det som ofta är värt att följa upp är vad timmarna går till, dvs. aktiviteter, projekt och/eller kunder. Utan en sådan grundläggande ansvarsskyldighet är det nästan omöjligt att effektivt hantera de flesta skrivbordsanställda.
De flesta försöker faktiskt lösa samma problem, dvs. att följa upp de anställdas tid. Men alla har sitt eget fokus, olika programvaruintegrationer, styrkor, pris och, kanske viktigast av allt, alla har olika nivåer av utförande – en tidsregistreringsapp som gör det svårt för anställda att faktiskt registrera tid kommer i slutändan att orsaka mycket mer problem än den löser.
- Utnyttja befintliga användares erfarenhet genom att titta på recensioner.
- Om det kan integreras med appar som du redan använder sparar du mycket tid på att synkronisera anställda och data.
- Om du tycker att det är svårt att få en kostnadsfri provperiod, eller om du inte ens får en kostnadsfri provperiod, bör det vara en varningsklocka. Om det är en bra programvara kommer de att vilja att du testar den.
- Ta kontakt med kundtjänst några gånger för att testa dem. När du har problem kommer bra kundsupport att vara en livräddare, underskatta det inte.
- Välj en app som inte gör något annat än tidsregistrering, eftersom den är så fokuserad att den sannolikt kommer att göra ett mycket bättre jobb än allmänna HR-lösningar.
Att spåra anställdas tid är inte olagligt i någon jurisdiktion i världen. I många, kanske till och med de flesta, utvecklade länder har tidsregistrering blivit lagstadgat på något sätt, för att skydda anställda från att bli överarbetade och för att säkerställa att de får betalt för övertid, men brist på medvetenhet innebär att sådana lagar sällan tillämpas.
Det kan vara det, men behöver inte vara det. Om du registrerar närvaro är det nödvändigt för att se till att de anställda är i tid eller för att löneutbetalningen ska bli korrekt. Om du registrerar skrivbordsarbetarnas tid på skärmar är det på gränsen till detaljstyrning. Att registrera breda aktiviteter handlar bara om att vara medveten om var dina mänskliga resurser används och är typiskt sett viktigt för ledningen.
Sedan 2022 har Tesla använt Jibble för att registrera de anställdas tid.
Att detaljstyra medarbetarna så att deras skärmar spelas in är inte gammaldags eftersom det är en relativt ny innovation, men konceptet att veta exakt varje detalj av vad dina medarbetare gör är verkligen gammaldags. Det går bara inte längre. Att använda en app för närvaro eller tidrapportering för att få en bredare förståelse för var de anställdas arbetstid går åt är dock en viktig del av en effektiv förvaltning.
Arbetsgivarna bör övertyga sina anställda om vikten av att använda en arbetstidsmätare. Det är inte för att du ska kunna detaljstyra eller spionera på dem, utan för att säkerställa att arbetsbördan fördelas på ett adekvat sätt och för att identifiera och förebygga allvarliga utbrändhetsfall. Chefer kan till exempel märka att deras medarbetare har svårt att slutföra uppgifter eller lägger mer tid på dem utan att göra några större framsteg, och då kanske de vill prata med dem eller erbjuda dem lite ledigt för att återhämta sig.
Tidrapportering är verkligen big business. Vi uppskattar att det nuvarande värdet på alla programvaruföretag för tidsregistrering är i storleksordningen 100 miljarder dollar, det skulle vara absolut värt det för Google Alphabet om det kunde ta 1/3 av det.
Men tidsspårning är inte en del av Googles fokus, det skulle inte passa bra inom dess nuvarande produktutbud, och tidsspårning är faktiskt ett mycket brett utrymme som bäst betjänas av nischaktörer som riktar sig till olika segment. Google kan inte göra allt, så i slutändan skulle det vara mycket svårt för Google att få den 1/3 marknadsandelen eller ens i närheten av den, och de har vad de skulle anse vara mer intressanta saker att fokusera på.
PTO står för Paid Time Off, de flesta i världen utanför USA kallar det ”ledighet”. Och så är en PTO-spårningsprogramvara samma sak som en programvara för spårning av ledighet.
Ja, det finns det, och det heter Jibble. Jibble är 100% GRATIS för de allra flesta företag som använder det, de betalar aldrig en cent, behöver aldrig ange några kreditkortsuppgifter och de kan avbryta när som helst.
Inte nödvändigtvis, för små team med mycket grundläggande behov är en arbetstidskalkylator kanske allt du behöver.
Du registrerar dina egna timmar och använder kalkylatorn för att räkna ut det totala antalet lönetimmar. Det finns inget behov av att ens skapa ett konto.
Du kan skriva ut mallar för tidrapporter där tiden registreras.