Para consultores, lidar com vários clientes, projetos e tarefas enquanto busca manter eficiência e precisão pode muitas vezes parecer como andar em uma corda bamba. Com tantas responsabilidades, manter-se organizado e produtivo é desafiador. Entendo bem.
Felizmente, existem vários sistemas de gerenciamento grátis disponíveis que atendem especificamente às necessidades de consultores. Desde organizar tarefas até rastrear o tempo e colaborar com clientes, essas ferramentas podem ser ativos valiosos para consultores que desejam otimizar seus fluxos de trabalho e aumentar a produtividade.
Neste artigo, vamos explorar seis dos melhores sistemas grátis de gerenciamento para consultores que você pode utilizar para otimizar suas operações e se manter no topo.
6 Melhores Sistemas de Gerenciamento Grátis para Consultores
A Lista Definitiva:
1. Jibble
Vamos começar com o Jibble – o software de controle de horas e presença que milhares de consultores confiam.
Cobrar seus clientes com precisão depende muito da capacidade de rastrear seu tempo sem erros, e é aí que o Jibble entra em ação. Desde o início do projeto até reuniões com clientes e além, a interface intuitiva do Jibble permite que você facilmente rastreie as horas dedicadas às tarefas dos clientes. Todas as suas entradas de tempo são sincronizadas diretamente com sua conta Jibble, proporcionando uma visão geral abrangente das suas horas faturáveis num piscar de olhos.
O Jibble não apenas ajuda você a rastrear o tempo; considere-o seu sistema de gerenciamento de consultoria completo. Você pode usar o Jibble para agendamento, acompanhamento de projetos, gestão de ausências e rastreamento por GPS, o que é especialmente útil se você está gerenciando uma empresa de consultoria. Ele também pode ser integrado a vários aplicativos de gerenciamento de projetos e faturamento que você já usa, permitindo que você sincronize seus dados entre plataformas de forma contínua.
Precisa de insights sobre as atividades da equipe? Basta acessar o Painel de Controle do Jibble, onde você pode obter uma visão em tempo real de quem está presente, quem está ausente e no que cada um está trabalhando.
É possível gerar relatórios de horas e de presença em formatos XLS, CSV ou direto para a ferramenta de folha de pagamento e faturamento que preferir, tornando esse processo simples e eficiente. Você também pode definir tarifas personalizadas para cada cliente, garantindo precisão na cobrança e transparência no processo de faturamento.
Quer você trabalhe sozinho ou gerencie uma equipe de consultores, o Jibble oferece a flexibilidade e a funcionalidade que você precisa para se manter organizado e produtivo.
Principais Recursos
- Controle de tempo sem esforços
- Segmentação de projetos perfeita
- Insights em tempo real
- Integrações de folha de pagamento e faturamento
- Acessibilidade móvel
- Gerenciamento personalizável de tarefas
- Lembretes de controle de tempo baseados em localização e tempo
O Que os Usuários Gostam
- Interface amigável
- Compatibilidade multiplataformas
- Integração perfeita com o Slack e com outras plataformas
- Relatórios abrangentes e automatizados
O Que os Usuários Não Gostam
- Pode contar! Gostaríamos de saber como podemos melhorar
2. Trello
O Trello é mais do que apenas uma ferramenta de gerenciamento de projetos; é uma poderosa plataforma de produtividade para consultores. Com sua interface simples, flexível e robusta, o Trello deixa fácil rastrear tarefas, colaborar com membros da equipe e se manter organizado.
No coração do Trello estão os quadros, listas e cartões, que proporcionam uma visão clara de quem está fazendo o quê e o que precisa ser feito. Os quadros ajudam a manter as tarefas organizadas, enquanto as listas representam diferentes etapas de uma tarefa, desde “A Fazer” até “Concluído”.
Já os cartões representam tarefas e ideias e contêm todas as informações necessárias para completar o trabalho. E o melhor de tudo? É muito simples e basta arrastar e soltar. Tarefas, prazos, anexos – tudo encontra seu lugar nos cartões. Em resumo, o Trello traz ordem aos seus desafios da consultoria, garantindo que nenhum detalhe passe despercebido ou fique sem atenção.
Principais Recursos
- Quadros e cartões visuais para organização de tarefas
- Atribuição de tarefas e rastreamento de progresso colaborativos
- Prazos e lembretes de tarefas para agendamento eficiente
- Anexos de arquivos e comentários para mais contexto
- Acessibilidade móvel
- Gerenciamento eficaz de prioridades
- Conectividade entre diferentes quadros
- Atualizações em tempo real
O Que os Usuários Gostam
- Quadros de tarefas intuitivos e com bom apelo visual
- Colaboração e atualizações em tempo real
- Facilidade de uso
- Interface que não bloqueia
- Sincronização automática com dispositivos
- Gerenciamento de tarefas simplificado
O Que os Usuários Não Gostam
- Precisa de algo como JQL para pesquisa exata
- Não é possível ver tarefas arquivadas no calendário como uma opção
- Ações acidentais de “arrastar/mover/excluir” são assustadoras, já que usuários podem mover um cartão por acidente ao tentar rolar pela página, levando a problemas
3. Asana
O Asana é seu parceiro no sucesso colaborativo. Ser consultor significa trabalhar em equipe, e o Asana entende isso. Imagine trabalhar em harmonia com uma equipe de clientes, delegando tarefas e mantendo todos alinhados. Isso é o que ter o Asana proporciona. É como ter um escritório digital projetado para nos aproximar.
A disposição dos projetos no Asana permite delegar tarefas, definir prioridades e participar de discussões em tempo real. Notificações mantêm todos informados, garantindo que os prazos sejam cumpridos com eficiência. Com o Asana, você pode dizer adeus a e-mails espalhados e dar as boas-vindas a uma colaboração otimizada.
Principais Recursos
- Fácil de criar e atribuir tarefas
- Atualizações em tempo real sobre progresso de tarefas
- Portfólios para ficar de olho em vários projetos
O Que os Usuários Gostam
- Fácil de usar
- Possibilidade de adicionar tarefas a vários projetos
- Transformar discussões em tarefas acionáveis
- Atualizações em tempo real sobre progresso de tarefas
- Melhor colaboração da equipe
O Que os Usuários Não Gostam
- Os tickets às vezes se perdem ou ficam enterrados
- Não é possível copiar tarefas para outro projeto no celular
- Espaço de armazenamento limitado
- Notificações atrasadas
4. Clockify
O Clockify é uma ferramenta versátil de controle de tempo projetada para ajudar você e sua equipe a rastrear o tempo faturável sem dificuldade. Com o Clockify, é fácil rastrear o tempo usando um cronômetro online ou inserindo manualmente as horas trabalhadas. Além disso, o Clockify permite monitorar orçamentos ao definir estimativas de tempo ou orçamentos monetários fixos para projetos de clientes, então você pode compará-los com suas taxas horárias e o tempo registrado.
Você também pode calcular custos definindo taxas de faturamento e taxas de custo de mão de obra, permitindo comparar o que você paga para sua equipe com o que cobra de seus clientes. Além disso, o Clockify possibilita o faturamento do trabalho, criando e enviando faturas para clientes com base no tempo faturável e nas despesas registradas, simplificando o processo de faturamento e garantindo uma cobrança precisa.
Principais Recursos
- Gerenciamento de projetos e de tarefas para um fluxo de trabalho eficiente
- Relatórios e insights abrangentes para análise de dados
- Se integra com ferramentas populares de gerenciamento de projetos e de produtividade
O Que os Usuários Gostam
- Simplicidade e facilidade de usar no controle de tempo
- Capacidades de gerenciamento de projetos e de tarefas
- Relatórios abrangentes para analisar a produtividade
O Que os Usuários Não Gostam
- Recursos de gerenciamento de projetos limitados, se comparado a outras ferramentas
- Problemas de integração com aplicativos de terceiros específicos
- Alguns usuários passaram por dificuldades na sincronização de dados entre dispositivos
- Inabilidade de personalizar ou gerar relatórios mais complexos
5. HubSpot CRM
O HubSpot CRM é seu companheiro digital para gerenciamento de relacionamento com clientes. Consultores prosperam com conexões, e a interface amigável do HubSpot permite que você nutra leads, acompanhe interações e cultive relacionamentos duradouros.
Com o HubSpot CRM, você pode inserir detalhes sem esforço, e, à medida que e-mails e chamadas acontecem, as interações são registradas automaticamente. Não se trata apenas de dados; é sobre criar experiências de consultoria personalizadas. O HubSpot CRM é a chave para transformar conexões em parcerias de sucesso.
Principais Recursos
- Rastreamento de atividades
- Alertas/notificações
- Gerenciamento e acompanhamento de clientes
- Ferramentas colaborativas
- Gerenciamento de comunicações
- Importação/exportação de dados
- Gerenciamento de documentos
- Gerenciamento de e-mails
O Que os Usuários Gostam
- Base de dados abrangente
- Ferramentas intuitivas
- Rastreamento de e-mails
- Ter todos os contatos em um só lugar
- Tem chamadas, escaneamento, listas e integração com outras ferramentas
O Que os Usuários Não Gostam
- Falta de colunas ou rastreadores específicos para setores
- Limite rígido de 1000 campos personalizados
- A curva de aprendizagem pode ser íngreme, exigindo tempo e esforços para entender e usar todas as ferramentas de forma eficaz
- O arrastar e soltar não é sempre responsivo e pode ser bem lento
6. Toggl
Consultores entendem que o tempo é um recurso valioso, e o Toggl garante que ele seja investido com sabedoria. O Toggl Track simplifica o controle de tempo para consultores, oferecendo faturamento facilitado, orçamento preciso para projetos e gerenciamento de recursos.
É fácil registrar minutos faturáveis para toda a equipe, garantindo faturas precisas para os clientes, com responsabilidade minuto a minuto. Monitore orçamentos de projetos e desempenho em tempo real, ajustando recursos conforme necessário para atingir metas de receita e evitar burnout.
Com o Toggl Track, você ainda pode otimizar orçamentos, escopo de projetos e alocação de recursos com base em insights orientados por dados, possibilitando um crescimento sustentável. Defina estimativas de tempo para projetos e receba alertas automáticos para se manter no caminho certo, enquanto realiza auditorias de tempo para garantir rastreamento preciso.
Principais Recursos
- Controle de tempo focado em projetos
- Alocação e segmentação de tarefas
- Análise de projetos abrangente
- Faturamento preciso dos clientes
- Entradas de tempo intuitivas
- Interface amigável
O Que os Usuários Gostam
- Tem uma extensão de navegador que te lembra de realmente registrar seu tempo
- Se lembra de entradas passadas para que não precise redigitar atividades frequentes
- Os relatórios são realmente detalhados
- Envia um e-mail quando você se esquece de parar o cronômetro
O Que os Usuários Não Gostam
- Não se tem muitas opções ao usar a versão grátis do Toggl
- Alguns recursos e ferramentas pouco usados são difíceis de encontrar quando necessários
- Existem alguns pequenos bugs ao trocar de espaços de trabalho
Melhor Sistema de Gerenciamento Grátis para Consultores: Como Escolher?
Selecionar o sistema de gerenciamento ideal para consultores exige uma análise cuidadosa. Para ajudar você a fazer uma escolha informada, aqui estão alguns fatores-chave a serem considerados:
- Defina Suas Metas de Consultoria – Comece esclarecendo seus objetivos como consultor. Você está procurando um melhor controle de tempo, uma colaboração mais fluida ou um aprimoramento no gerenciamento de relacionamento com os clientes? Saber seus objetivos o direcionará para o sistema de gerenciamento mais adequado.
- Identifique os Recursos Essenciais – Revise os principais recursos oferecidos por cada sistema de gerenciamento. Considere as tarefas e exigências específicas da sua consultoria. Você precisa de um controle de tempo robusto, gerenciamento intuitivo de tarefas ou integração perfeita com outras ferramentas? Identifique os recursos que estão alinhados com seu fluxo de trabalho de consultoria.
- Considere as Necessidades de Colaboração – A consultoria frequentemente envolve trabalho em equipe e colaboração com clientes. Certifique-se de que o sistema de gerenciamento permite uma interação fácil com clientes e membros da equipe. Procure recursos como atribuição de tarefas, comentários e notificações para promover uma comunicação tranquila.
- Avalie as Opções de Personalização – Consultores possuem processos únicos. Opte por um sistema que permita personalização para espelhar seu fluxo de trabalho de consultoria. Desde categorizar projetos até rotular tarefas, a capacidade de adaptar o sistema às suas necessidades é essencial.
- Revise a Experiência do Usuário – Uma interface amigável pode fazer toda a diferença em sua experiência com um sistema de gerenciamento. Escolha uma plataforma que seja intuitiva e fácil de navegar, reduzindo a curva de aprendizagem e garantindo uma adoção eficiente.
- Acessibilidade Móvel – A consultoria é dinâmica, e seu sistema de gerenciamento deve ser acessível em movimento. Certifique-se de que o sistema ofereça um aplicativo móvel que permita a você gerenciar tarefas, rastrear o tempo e interagir com os clientes de forma contínua, de qualquer lugar.
- Segurança e Privacidade de Dados – Dada a natureza confidencial do trabalho de consultoria, priorize um sistema que garanta a segurança e a privacidade dos dados. Verifique se a plataforma adere a medidas de segurança padrão da indústria para proteger as informações da sua consultoria.
- Escalabilidade para Crescimento – À medida que suas atividades de consultoria se expandem, suas necessidades de gestão podem evoluir. Escolha um sistema que possa acompanhar seu crescimento, seja para adicionar mais projetos, clientes ou membros da equipe.
- Avaliações e Recomendações de Usuários – Colegas consultores podem oferecer insights valiosos. Procure avaliações e recomendações de consultores que já usaram os sistemas de gestão que você está considerando. As experiências deles podem fornecer uma perspectiva realista.
- Período de Testes e Suporte – Muitos sistemas de gerenciamento oferecem períodos de teste. Aproveite esses testes para verificar a compatibilidade do sistema com as suas exigências de consultoria. Além disso, avalie a qualidade do suporte ao cliente disponível, caso você enfrente problemas.
Considerações Finais
Como consultor, seu tempo é seu bem mais precioso. Na jornada de gerenciar projetos, clientes e colaborações, as ferramentas certas podem fazer toda a diferença. Nesta exploração de sistemas de gerenciamento grátis voltados para consultores, incluindo Jibble, Trello, Asana, Clockify, HubSpot CRM e Toggl – cada um oferece recursos únicos para otimizar suas atividades de consultoria.
Com esses sistemas de gerenciamento ao seu lado, você pode focar no que realmente importa: entregar soluções transformadoras em consultoria. Cada clique, cada tarefa e cada minuto rastreado aumenta sua eficiência, orientado por suas escolhas e potencializado por essas ferramentas.
Quer aumentar ainda mais a eficiência da sua empresa de consultoria? Nosso guia sobre as melhores práticas de controle de tempo em organizações de consultoria pode valer a leitura. Sucesso!
The definitive list:
- Real-time insights
- Mobile accessibility
- Effortless time tracking
- Seamless project segmentation
- Customizable task management
- Payroll and invoicing integrations
- Location and time-based time tracking reminders
- User-friendly interface
- Multi-device compatibility
- Comprehensive and automated reports
- Seamless integration with Slack and other platforms
- You tell us! We’d love to hear how we can improve
Let’s kick things off with Jibble — the time and attendance software trusted by thousands of consultants.
Billing your clients accurately relies heavily on the ability to track your time with precision, and that’s where Jibble steps in. From project initiation to client meetings and beyond, Jibble’s intuitive interface allows you to easily track time that you spend on client tasks. All your time entries are synced straight to your Jibble account, providing you with a comprehensive overview of your billable hours at a glance.
Jibble doesn’t just help you track time, consider it your all-in-one consultant management system. You can use Jibble for scheduling, project tracking, leave management, and GPS tracking, which are especially helpful if you’re managing a consulting firm. It can also integrate with several project management and billing apps you already have in your tech stack so you can sync your data across platforms seamlessly.
Need insights on team activities? Just head straight to the Jibble Dashboard where you can get a real-time view of who’s in, who’s out, and what everybody’s working on.
Attendance and time reports can be generated as XLS, CSV, or straight to your payroll and invoicing tool of choice, making the invoicing process seamless and efficient. You can also set custom billable rates for each client to ensure accurate invoicing and transparency in your billing process.
Whether you’re working solo or managing a team of consultants, Jibble offers the flexibility and functionality you need to stay organized and productive.
- Real-time updates
- Mobile accessibility
- Cross-board connectivity
- Efficient priority management
- Visual boards and cards for task organization
- File attachments and comments for better context
- Collaborative task assignment and progress tracking
- Due dates and task reminders for efficient scheduling
- Ease of use
- Non-blocking interface
- Auto-synced with devices
- Simplified task management
- Real-time collaboration and updates
- Intuitive and visually appealing task boards
- Needs something like JQL for the exact search
- Can’t see archived tasks on the calendar as an option
- Accidental “drag/move/delete” actions are scary, as users may inadvertently move a card when trying to scroll, leading to issues
Trello is more than just a project management tool; it’s a productivity powerhouse for consultants. With its simple, flexible, and powerful interface, Trello makes it easy to keep track of tasks, collaborate with team members, and stay organized.
At the heart of Trello are boards, lists, and cards, which provide a clear view of who’s doing what and what needs to get done. Boards help to keep tasks organized, while lists represent different stages of a task, from “To Do” to “Done.” Cards, on the other hand, represent tasks and ideas and hold all the necessary information to complete the job.
And the best part? It’s as simple as drag and drop. Tasks, deadlines, attachments – they all find their place on the cards. All in all, Trello brings order to your consulting struggles, making sure no detail goes unnoticed or unattended.
- Easy task creation and assignment
- Real-time updates on task progress
- Portfolios for keeping an eye on multiple projects
- Easy to use
- Improved team collaboration
- Real-time task progress updates
- Ability to add tasks to multiple projects
- Turning discussions into actionable tasks
- Delayed notifications
- Limited storage space
- Tickets occasionally get lost or buried
- Can’t copy tasks to another project on mobile
Asana is your partner in collaborative success. Being a consultant means teamwork, and Asana’s got the memo. Imagine seamlessly working with a client team, delegating tasks, and keeping everyone on the same page. That’s what it’s like to have Asana. It’s like having a digital office designed to bring us all closer.
Asana’s project layout allows you to delegate tasks, set priorities, and engage in real-time discussions. Notifications keep everyone in the loop, ensuring deadlines are met with finesse. With Asana, you can say goodbye to scattered emails and welcome streamlined collaboration.
- Project and task management for efficient workflow
- Comprehensive reports and insights for data analysis
- Integrates with popular project management and productivity tools
- Project and task management capabilities
- Simplicity and ease of use in time tracking
- Comprehensive reports for analyzing productivity
- Integration issues with specific third-party applications
- Inability to customize or generate more complex reports
- Limited project management features compared to other tools
- Some users experienced difficulties with data synchronization between devices
Clockify is a versatile time tracking tool designed to help you and your team track billable time easily. With Clockify, you can easily track time using an online timer or manually enter worked hours. Additionally, Clockify allows you to monitor budgets by setting time estimates or fixed monetary budgets on client projects, enabling you to compare them against your hourly rates and tracked time.
You can also calculate costs by setting billable rates and labor cost rates, allowing you to compare what you pay your team versus what you charge your clients. Furthermore, Clockify enables you to invoice work by creating and sending invoices to clients based on tracked billable time and expenses, streamlining your invoicing process and ensuring accurate billing.
- Activity tracking
- Alerts/notifications
- Collaboration tools
- Data import/export
- Email management
- Document management
- Communication management
- Client management and tracking
- Intuitive tools
- Email tracking
- Comprehensive database
- Having contacts all in the same place
- Has calling, scanning, lists, integration with other tools
- Hard limit of 1,000 custom fields
- Lack of industry-specific columns or trackers.
- The drag and drop isn’t always responsive and can be very slow
- Learning curve can be steep, requiring time and effort to understand and utilize all the tools effectively
HubSpot CRM is your digital companion for client relationship management. Consultants thrive on connections, and HubSpot’s user-friendly interface empowers you to nurture leads, track interactions, and cultivate lasting relationships.
With HubSpot CRM, you can input details effortlessly, and as emails and calls flow, interactions are tracked like magic. It’s not just about data; it’s also about building tailor-made consulting experiences. HubSpot CRM is the key to turning connections into thriving partnerships.
- Intuitive time entry
- Precise client billing
- User-friendly interface
- Project-centric time tracking
- Comprehensive project analysis
- Task allocation and segmentation
- Reports are really detailed
- Sends an email when you forget to stop the timer
- Has a browser extension that reminds you to actually clock your time
- Remembers past entries so you don’t need to retype any frequent activities
- Minor bugs are encountered when switching workspaces
- You don’t have too many options when using the free version of Toggl
- Some less frequently used features and tools are difficult to find when needed
Consultants understand that time is a valuable resource, and Toggl ensures it’s invested wisely. Toggl Track simplifies time tracking for consultants, offering seamless billing, precise project budgeting, and resource management.
You can easily capture billable minutes across your team, ensuring accurate client invoices with down-to-the-minute accountability. Monitor project budgets and performance in real-time, adjusting resources as needed to meet revenue goals and prevent burnout.
With Toggl Track, you can also streamline budgeting, project scoping, and resource allocation based on data-driven insights, enabling sustainable growth. Set project time estimates and receive automated alerts to stay on track, while conducting time audits to ensure accurate tracking.
How to Choose the Best Free Management Systems for Consultants?
Selecting the ideal management system for consultants requires careful consideration. To help you make an informed choice, here are some key factors you should consider:
- Define Your Consulting Goals: Begin by clarifying your consulting objectives. Are you looking for better time tracking, streamlined collaboration, or enhanced client relationship management? Knowing your goals will steer you toward the most suitable management system.
- Identify Key Features: Review the key features offered by each management system. Take into account your specific consulting tasks and requirements. Do you need robust time tracking, intuitive task management, or seamless integration with other tools? Pinpoint the features that align with your consulting workflow.
- Consider Collaboration Needs: Consulting often involves teamwork and client collaboration. Ensure the management system allows easy interaction with clients and team members. Look for features like task assignments, comments, and notifications to foster smooth communication.
- Evaluate Customization Options: Consultants have unique processes. Opt for a system that allows customization to mirror your consulting workflow. From project categorization to task labeling, the ability to tailor the system to your needs is crucial.
- Review User Experience: A user-friendly interface can make or break your experience with a management system. Choose a platform that is intuitive and easy to navigate, reducing the learning curve and ensuring efficient adoption.
- Mobile Accessibility: Consulting is dynamic, and your management system should be accessible on the go. Ensure the system offers a mobile app that empowers you to manage tasks, track time, and engage with clients seamlessly from anywhere.
- Data Security and Privacy: Given the confidential nature of consulting work, prioritize a system that ensures data security and privacy. Verify that the platform adheres to industry-standard security measures to safeguard your consulting information.
- Scalability for Growth: As your consulting endeavors expand, your management needs may evolve. Choose a system that can accommodate your growth, whether it’s adding more projects, clients, or team members.
- User Reviews and Recommendations: Consultant colleagues can offer valuable insights. Seek out user reviews and recommendations from fellow consultants who have used the management systems you’re considering. Their experiences can provide a realistic perspective.
- Trial Period and Support: Many management systems offer trial periods. Take advantage of these to test the system’s compatibility with your consulting requirements. Also, evaluate the quality of customer support available in case you encounter issues.
Final Thoughts
As a consultant, your time is your most valuable asset. In the journey of managing projects, clients, and collaborations, the right tools can make all the difference. Throughout this exploration of free management systems tailored for consultants, including Jibble, Trello, Asana, Clockify, HubSpot CRM, and Toggl – each offering unique features to streamline your consulting endeavors.
With these management systems by your side, you can focus on what truly matters: delivering transformative consulting solutions. Each click, each task, and each tracked minute adds up to your efficiency, guided by your choices, and amplified by these tools.
Want to scale up your consulting firm’s efficiency even further? Our guide on the best time tracking practices in consulting organizations might be worth a look. Cheers!
