Softwares de controle de horas e de presença, assim como muitas outras coisas, podem ser mal utilizados. Quando os empregadores não usam o controle de tempo corretamente ou não o apresentam aos funcionários da forma certa, tem menos chance de ser eficaz em ajudar a atingir as metas de sua organização. Na verdade, pode reduzir a moral e a produtividade dos funcionários em vez de aumentá-las.
Neste artigo, explorarei seis formas pelas quais um software de controle de tempo pode afetar negativamente empresas, assim como por quê. Desde microgerenciamento a potenciais questões de privacidade e a possibilidade de práticas discriminatórias, vou falar sobre muitos dos desafios que empresas podem encarar ao implementar o controle de tempo no local de trabalho.
O Jibble é uma startup de software de controle de tempo. Porém, acredito que é importante ser aberto e transparente sobre tanto as vantagens quanto as desvantagens do controle de tempo. Por mais que rastreadores de horas possam ser benéficos, também é importante reconhecer as dificuldades que podem acompanhar seu uso.
Ao entender essas possíveis armadilhas, os empregadores podem decidir se devem ou não usar um software de controle de horas e de presença. Também poderão examinar as formas pelas quais podem usar esses softwares corretamente e para o benefício da empresa e dos funcionários.
6 Razões Por Que Empresas Não Devem Usar um Software de Controle de Horas e de Presença
1. Softwares de Controle de Tempo e de Presença Podem Levar a Microgerenciamento
Mesmo que um software de controle de horas e de presença possa permitir que você rastreie com precisão o número de horas que seus funcionários trabalharam, um ponto negativo é que tem o potencial de levar a microgerenciamento.
Ao rastrear as horas de trabalho e os níveis de atividade, os gerentes podem se envolver de forma desnecessária com os mínimos detalhes das tarefas diárias dos funcionários. O constante fluxo de dados sobre as atividades dos funcionários pode trazer aos gerentes a tentação de analisar detalhadamente a forma com que os funcionários gastam seus dias de trabalho e questionar o porquê das tarefas estarem demorando tanto para serem finalizadas.
Adicionalmente, gerentes podem acabar por ter que gastar mais tempo revisando os relatórios do rastreador de horas. Isso também pode impactar sua própria produtividade e moral.
2. O Controle de Tempo pode Distrair
Certos produtos de software de controle de horas e de presença podem ser bem detalhados. Não só eles podem mostrar aos empregadores o número de horas que um funcionário trabalhou, mas também podem mostrar o nível de atividade de um funcionário ao longo do dia. O software pode medir os níveis de atividade ao contar os cliques de mouse, as rolagens do mouse e coisas similares.
Quando os funcionários também têm que se preocupar com acompanhar certas métricas, podem acabar por ser impedidos de dar sua atenção total ao trabalho. Eles podem não poder se focar na resolução de problemas ou em ter ideias inovadoras. Em vez disso, podem se distrair com coisas como atender a prazos arbitrários, registrar entrada e saída corretamente no software de controle de tempo e outros problemas similares.
3. O Controle de Tempo Pode Não Demonstrar com Precisão o Que o Funcionário Faz ao Longo do Dia
Um rastreador de horas poderá dizer quanto tempo um funcionário gastou em uma tarefa, por quantas horas trabalharam em um período de 24 horas, que horas registraram entrada e saída, e muito mais. Porém, não poderá lhe dar insights aprofundados sobre como seus funcionários completaram suas tarefas. Também não poderá medir com precisão a produtividade e a eficiência do funcionário se os gerentes confiarem demais no tempo que os funcionários gastam trabalhando.
Por exemplo, um funcionário trabalha rápido e consegue fazer bastante trabalho em um período curto de tempo, Porém, outro funcionário demora mais para terminar seu trabalho, mas ainda assim consegue entregar ótimos resultados. Assim, se importar demais com o controle de tempo pode levar os gerentes a avaliarem injustamente o desempenho de seus funcionários.
4. Os Funcionários podem se Sentir Desmotivados e que Não se Confia Neles
Ter suas horas e níveis de atividade rastreados podem fazer com que os funcionários sintam que falta confiança em sua ética de trabalho ou em sua capacidade de gerenciar bem seu próprio tempo. Pode parecer que estão sendo vigiados o dia de trabalho inteiro, o que pode impactar negativamente o moral dos funcionários.
Os funcionários também podem se preocupar que os gerentes usem os dados coletados pelo software para exigir um ritmo mais rápido de trabalho e colocar expectativas impossíveis sobre a produtividade.
Mesmo que empresas tipicamente queiram aumentar a produtividade usando um software de controle de horas, pode acabar por ter o efeito oposto. Se há mais foco na quantia de tempo gasto em tarefas, em vez do trabalho real que os funcionários fazem, os funcionários podem sentir que seus esforços não estão sendo reconhecidos apropriadamente.
5. Os Funcionários podem Ter Preocupações com Sua Privacidade
A privacidade é uma das maiores preocupações que os funcionários têm ao usar um software de controle de horas e de presença. Um ponto sensível específico é como os dados coletados pelo software de controle de tempo são usados e armazenados. Isso pode ser uma preocupação ainda maior para contratados que usam seus próprios dispositivos tanto para o trabalho quanto para atividades pessoais.
Adicionalmente, dependendo do rastreador de horas que usarem, o software pode realizar capturas de tela dos computadores dos funcionários. Assim, pode tirar e armazenar imagens de mensagens e documentos pessoais, assim como outros dados sensíveis. Softwares de controle de tempo por reconhecimento facial também podem armazenar dados biométricos dos funcionários.
6. Monitorar o Tempo e a Presença pode Levar a Discriminação
Softwares de controle de tempo podem ser muito úteis a negócios quando usados corretamente. Porém, também têm o potencial de discriminação no trabalho. Se um funcionário tem uma deficiência, por exemplo, pode precisar demorar mais para completar tarefas.
O controle de ponto é legal no Brasil, mas o PL 2338/23 está em análise, com votação pendente pelo Senado. Ele dispõe certas restrições e considerações que devem ser cuidadas no uso de softwares de controle de horas e de presença. Assim, gerentes precisarão garantir que estão monitorando seus funcionários de forma igual e justa.
Empregadores podem conferir a Lei Brasileira de Inclusão (LBI) e o detalhamento do PL 2338/23 para obter mais informações sobre os limites e as restrições relacionadas a pessoas com deficiência no trabalho.
Quais São os Benefícios de Softwares de Controle de Horas e de Presença?
Softwares de rastreamento de horas e de presença não são de todo ruins. Eles também tem sua boa cota de benefícios, que frequentemente superam os contras. Aqui estão alguns dos possíveis benefícios de usar um software de controle de horas e de presença:
- Melhorar a Produtividade: Quando usado corretamente, o software de controle de horas e de presença pode ajudar a identificar áreas de melhoria que podem ajudar a aprimorar a eficiência.
- Refinar a Tomada de Decisões: O controle de tempo pode ajudar organizações a tomar melhores e mais eficazes decisões sobre a alocação de recursos e a melhoria dos processos.
- Garantir Faturamento Preciso: Os rastreadores de horas podem ajudar empregadores a garantir que os funcionários sejam pagos corretamente ao mesmo tempo que obtém insights valiosos sobre a produtividade deles.
- Melhorar a Comunicação Dentro das Equipes: Os dados dos softwares de controle de tempo podem ajudar os empregadores e gerentes a se comunicar melhor sobre se prazos e metas são realistas.
Considerações Finais
Empregadores podem minimizar a resistência a softwares de controle de tempo ao construir a confiança com seus funcionários. Ser honesto e transparente sobre o uso do software pode ajudar os funcionários a serem mais abertos e confortáveis. Também é importante se certificar de que a implementação do controle de tempo seja justa e igualitária para todos os funcionários, sobretudo os com deficiências.
Indo além, empregadores devem introduzir o controle de tempo e todas as práticas relacionadas apropriadamente a todos os funcionários, incluindo os em cargos de gerência. Isso pode ajudar a evitar problemas como microgerenciamento, preocupações de privacidade, desmoralização e muito mais. Assim, softwares de controle de horas e de presença podem ser valiosos e poderosos se usados de forma responsável e ética.
