Por Que Você Deve Usar Uma Lista de Presença Online

As vantagens são muitas, e começam em deixar a papelada manual para trás. Além disso, melhora a precisão ao reduzir a chance de erros, economiza tempo para todos os envolvidos, reduz o trabalho manual administrativo e facilita a integração com outros sistemas escolares.

Não acaba por aí, já que permitem um monitoramento mais detalhado dos alunos, reforçam a segurança e permitem que os pais acompanhem a frequência de seus filhos com maior facilidade.

Aqui, explicarei quais são os principais benefícios que usar uma lista de presença escolar automatizada pode trazer. Vem comigo para descobrir!

1. Precisão e Confiabilidade dos Dados

Um dos principais benefícios de uma lista de presença escolar online é a precisão nos registros. Em métodos tradicionais, erros humanos são comuns. Já uma solução automatizada consegue reduzir drasticamente o risco de erros ao substituir a entrada ou escrita manual de dados.

Eles fazem isso de várias formas, como usando códigos QR, por biometria (impressão digital ou reconhecimento facial) ou cercas virtuais. Podem até mesmo fazer de forma completamente automática. Falo mais sobre isso depois.

Como a precisão é maior, é natural que a confiabilidade dos dados seja maior. Afinal, se é improvável ocorrerem erros humanos, e o software não tem falhas, como desconfiar de algum erro?

Dessa forma, fica mais fácil analisar faltas frequentes e realizar avaliações de frequência dos alunos.

2. Economia de Tempo para Professores e Alunos

O tempo é algo muito precioso, então economizá-lo é ótimo. Como métodos tradicionais demoram alguns minutos no começo de cada aula, é importante substituí-los por outro mais prático. A boa notícia é que esse método alternativo existe na forma de listas de presença online.

Elas agilizam esse processo e o tornam discreto, removendo quase toda a interação dele. Com um sistema digital, os professores podem marcar a presença dos alunos em poucos cliques. Ou se preferir, os alunos podem marcar quando chegarem usando sua impressão digal (ou outros métodos seguros).

Assim, sobra tempo para ensino e atividades pedagógicas. Tudo isso resulta em uma grande melhoria na experiência na sala de aula e na qualidade do ensino.

Os professores podem começar a aula sem enrolação, com mais tempo para abordar conteúdos, tirar dúvidas e desenvolver atividades interativas. Da mesma forma, os alunos podem dedicar mais tempo a aprender.

3. Redução do Trabalho Administrativo

O trabalho administrativo é, provavelmente, a parte mais chata do ensino. Ao implementar um sistema automatizado e digital, essa tarefa tão incômoda é reduzida, já que não são mais necessários processos manuais e registros em papel. Sem mais transcrições, organização de arquivos físicos ou entrada manual de dados.

E o melhor? Os dados dos registros podem ser integrados diretamente com o banco de dados escolar, facilitando a geração de relatórios e o monitoramento da frequência de cada aluno.

Essa automação libera tempo para que professores e outros funcionários se concentrem em atividades estratégicas, além de aumentar a eficiência, a precisão e otimizar a gestão da escola.

Foto por Yan Krukau em Pexels

4. Melhor Monitoramento da Presença dos Alunos

Com uma lista de presença escolar online, é possível monitorar a frequência dos alunos de forma mais eficaz e detalhada. Assim, tanto a escola quanto os responsáveis podem ter uma visão clara e atualizada dessas informações.

Ainda auxilia a identificar rapidamente casos de ausência, permitindo uma resposta ágil e precisa. Por meio dos relatórios, é mais fácil detectar padrões, como ausências em dias específicos ou em determinadas aulas.

Tudo isso leva a uma melhor análise da participação geral dos alunos e à criação de estratégias otimizadas para aumentar o engajamento e reduzir a evasão escolar. Além disso, soluções digitais permitem várias formas de marcar a presença, agilizando o processo e economizando tempo.

Por exemplo, nos aplicativos para celular, muitas vezes é possível marcar a presença automaticamente ao chegar na escola, e marcar que saiu ao ir embora, com base em cercas virtuais e rastreamento GPS.

Nos apps para desktop, frequentemente é possível marcar a presença simplesmente ao abrir o aplicativo! E ao fechá-lo, marca que foi embora. Muito útil para quem estuda à distância.

5. Segurança e Monitoramento em Tempo Real

Outro aspecto positivo é que uma lista de presença escolar online vai além de facilitar o registro de frequência. Ela também reforça a segurança no ambiente escolar de várias formas.

Primeiro, como permitem o monitoramento em tempo real, o corpo docente pode saber quem está presente ou ausente. Dessa forma, podem monitorar vários pontos de acesso, ideal para emergências.

Imagine uma situação onde um incêndio ocorre. Se você sabe onde todos os alunos estão (e quem está nas instalações), pode evitar perder tempo procurando alguém que só esteve presente no primeiro período e foi embora.

E mais, é possível configurar alertas aos responsáveis se houver uma ausência inesperada. Ou seja, se torna mais fácil de amenizar a evasão escolar ao mesmo tempo que mantém todos informados e tranquilos.

6. Facilidade de Acesso para Pais e Responsáveis

Vale reforçar que uma lista de presença escolar online aumenta a facilidade de acesso dos pais e responsáveis. E como esses sistemas são muito completos, eles oferecem vários tipos de informações diferentes.

Acompanhamento de frequência em tempo real, histórico de presença, médias ao longo dos meses, número de ausências justificadas e não justificadas… enfim é possível monitorar tudo a fundo.

Os dados também podem ter certas automações. Por exemplo, enviar notificações automáticas sempre que uma falta sem justificativa ocorrer, facilitando a intervenção imediata.

No caso de crianças e adolescentes, melhora a transparência e a comunicação entre família e escola, fortalecendo os vínculos e aprimorando o desenvolvimento dos alunos.

Já no caso de estudantes em universidades federais, eles podem manter um melhor controle sobre suas ausências para evitar reprovação por faltas excessivas.

A lista de presença escolar online vem com muitos benefícios, mas nem tudo são rosas. Existem certas desvantagens associadas, e é exatamente sobre isso que vou falar aqui.

1. Dependência de Conectividade com a Internet

A necessidade de uma conexão estável com a internet é uma das maiores desvantagens de uma lista de presença escolar online, especialmente em regiões onde a conexão de internet é ruim ou inexistente.

Nessas áreas, é possível que quedas de internet causem problemas no registro e na sincronização dos dados. Isso, por sua vez, pode reduzir a confiabilidade dos dados e a sua precisão.

Mas, claro, existem sistemas de controle de horas offline, que funcionam perfeitamente em situações assim. Eles armazenam todos os dados de presença no próprio dispositivo e sincronizam com a nuvem quando estiverem conectados novamente.

2. Risco de Violação de Privacidade e Segurança dos Dados

Uma grande preocupação que muitas pessoas podem ter diz respeito à privacidade e à segurança dos dados. Afinal, as listas de presença escolar automatizadas lidam com informações sensíveis, como nome, localização e até dados biométricos.

Ninguém quer precisar lidar com um possível vazamento desses dados, não é? Se essas informações forem acessadas de forma indevida, é possível comprometer a privacidade dos alunos, prejudicando tanto o bem-estar dos alunos quanto a reputação da instituição.

Regulações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil e o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) nos países da União Europeia ajudam a reduzir essas preocupações.

Elas instauram medidas rígidas para proteger esses dados, como exigir o consentimento antes de obter os dados, além de limitar o acesso apenas a pessoas necessárias.

Boas ferramentas de controle de horas e de presença aderem a essas regulações, garantindo que somente as pessoas certas possam acessar os dados.

3. Desafios de Adaptação e Resistência à Mudança

Outro fator complicador está na potencial resistência que você pode encontrar por parte de professores, alunos e funcionários. O número de profissionais da área que estão acostumados com métodos tradicionais ainda é alto, então obter aprovação de todos pode ser difícil.

Não só é necessário mudar as rotinas e processos diários com os quais já estão acostumados, mas também precisa se certificar de que todos saibam usar o sistema com eficiência.

Para isso, é importante oferecer um programa de treinamento acessível, que explique não apenas os recursos e como usá-los, mas também os benefícios e o impacto positivo. Além disso, é essencial oferecer auxílio durante todo o processo de aprendizado.

Para reduzir a resistência e lidar com esses desafios, é ideal usar um sistema de lista de presença online e automatizado que tenha uma interface intuitiva, que seja fácil de usar e que ofereça atendimento ao cliente responsivo e amigável.

Foto por RDNE Stock project em Pexels

4. Possibilidade de Fraudes ou Registros Incorretos

Mais uma potencial desvantagem está na possibilidade de fraudes e erros nos registros. Dependendo do sistema usado, os alunos podem encontrar brechas de segurança e criar registros de presença falsos ou por seus colegas.

Falhas técnicas são um fator adicional, já que se ocorrerem, podem resultar em erros nos dados da lista de presença. Isso pode levar a problemas nas avaliações de desempenho, afetando negativamente alunos que estão sempre presentes (ou o oposto).

As fraudes podem ser reduzidas ou eliminadas com recursos como reconhecimento facial e presença por impressão digital, ou até mesmo usando um PIN único para cada aluno.

Para evitar falhas técnicas, é importante escolher um sistema estável, que corrija bugs rapidamente e que realize muitos testes antes de implementar mudanças.

5. Custos de Implementação e Manutenção

Implementar uma boa lista de presença online pode ser caro, incluindo adquirir o software certo, os dispositivos necessários como tablets ou leitores biométricos e a infraestrutura de TI para suportar o sistema. Isso pode realmente ser um grande obstáculo para instituições menores.

Além disso, a manutenção e a atualização também podem exigir investimentos. Afinal, ter um sistema que funcione continuamente é imperativo, e isso requer suporte técnico.

As atualizações também podem exigir um profissional especializado para manter as tecnologias em dia e para seguir os requisitos de segurança.

Aqui vem a notícia boa: existem sistemas de controle de presença que não exigem nenhum investimento. Por exemplo, o Jibble oferece um plano 100% grátis para usuários ilimitados. Sim, pode adicionar quantos alunos e professores for necessário.

Digo mais, ele funciona diretamente nos celulares ou computadores dos usuários, então não precisa adquirir nenhum equipamento novo (desde que todos tenham um aparelho para isso).

As atualizações são sempre gratuitas, e graças à arquitetura limpa, também são frequentes. Assim, tudo sempre fica em dia, sem risco de usar um sistema defasado.

Você já entendeu bem tanto as vantagens quanto as desvantagens. Mas como fazer para implementar com sucesso uma lista de presença online automatizada?

É exatamente isso que eu vou responder aqui. Ou melhor, ir mais a fundo do que já fui!

1. Planejamento e Escolha da Ferramenta Adequada

A primeira parte, e também a mais importante, é planejar e escolher a ferramenta certa. Você deve pensar nas necessidades específicas de sua instituição.

Alguns aspectos a considerar são o número de alunos, quantas turmas, como quer marcar a presença (biometria, códigos QR, PINs, NFC, etc.) e a compatibilidade com os sistemas que já usa.

Para isso, você deve conversar com professores, administradores e todos os impactados para entender o que consideram mais importante e o que acham que funcionará melhor. Assim, é mais fácil que a lista de presença online seja aceita.

Avalie as melhores opções do mercado, pensando na segurança, nos recursos, no custo benefício e na facilidade de uso. O ideal é uma ferramenta intuitiva e fácil de usar, com uma interface limpa. Ela deve ser compatível com os aparelhos dos professores e alunos.

Também pense na conformidade com leis de proteção de dados. Os dados devem ser armazenados com criptografia na nuvem, e só devem poder ser acessados por autenticação em dois fatores.

2. Configuração do Sistema e Integrações Necessárias

Depois de escolher o sistema, é hora de configurá-lo. Se a sua escolha foi por uma opção intuitiva e fácil de usar, esse processo será rápido e descomplicado. É durante a configuração que você pode alinhar o funcionamento do sistema com suas necessidades específicas.

Bons sistemas de controle de presença oferecem ajuda na configuração por meio do suporte ao cliente, que vai auxiliar na criação de horários, turmas, dados e formas de registrar presença.

Se integrar com outros sistemas que já usa também é importante. Por exemplo, o Zoho ou o Xero para faturamento, ou o MS Teams e o Slack para comunicação.

Agora, é crucial realizar testes iniciais para identificar quaisquer possíveis falhas ou inconsistências. Durante essa etapa, verifique a estabilidade do sistema, se ele registra as presenças com precisão e se se integra perfeitamente com outros sistemas.

3. Treinamento para Usuários e Suporte

A próxima etapa é treinar os usuários a usar o sistema de lista de presença online. Ofereça acesso fácil à central de ajuda do sistema escolhido. Por meio dela, seu corpo docente e seus alunos poderão tirar qualquer dúvida.

Comece treinando a equipe técnica e os professores, para que eles já estejam familiarizados quando apresentar aos alunos. Aborde a operação básica, mas também soluções para possíveis problemas.

Depois, ensine os alunos e os responsáveis a usar e acessar as informações que podem ser relevantes. Reforce que o sistema aumenta a segurança de todos os envolvidos e garante precisão em todos os dados.

Ao fim desse treinamento, é hora de implementar. Mas não acaba aí!

4. Monitoramento e Suporte Contínuos

Se você seguiu todos os passos mencionados até agora, provavelmente teve sucesso na implementação do sistema. Mas ainda há uma parte importantíssima: monitorar o uso ao longo do tempo e oferecer suporte contínuo.

Assim, você pode identificar quaisquer falhas técnicas, erros nos registros, dificuldades de acesso e problemas de integração. Também obtém insights importantes sobre como o sistema está sendo usado para identificar áreas a otimizar.

O suporte técnico contínuo é fundamental para uma integração bem sucedida a longo prazo. Ao oferecer o suporte, usuários que se depararem com quaisquer problemas podem resolvê-los rapidamente, sem atrasos nos dados.