Fazer a migração de um software de controle de tempo é muito mais difícil do que simplesmente começar com um novo software de controle de tempo. Se você for o responsável e errar em uma grande implementação, você realmente pode perder seu emprego, já vi isso acontecer.
Mas com bom planejamento e execução, tudo deve correr tranquilamente, resultando em um negócio mais eficiente onde todas as partes interessadas estão felizes. Nesse artigo, vou dar a minha visão do que sugiro que você pelo menos pense sobre se estiver migrando de um software de controle de tempo para outro.
Plano de Migração em 12 Passos
- Identifique Requisitos e Avalie o Software Atual
- Se Informe
- Planeje o Processo de Migração e Obtenha o Apoio de Todos
- Exporte os Dados
- Limpe os Dados
- Importe seus Dados no Novo Software
- Configure seu Novo Software
- Treine a Equipe
- Monitore as Fases Iniciais
- Avalie o Processo de Migração
- Arquive os Dados Antigos
- Cancele a Assinatura do Software Antigo
1. Identifique Requisitos e Avalie o Software Atual
Eu diria que o primeiro passo no processo de migração é avaliar seu software de controle de tempo atual e identificar os requisitos para o novo software. Agora, isso parece óbvio, mas não consigo enfatizar o quanto muitos não fazem isso corretamente, resultando em problemas no futuro.
Revise adequadamente o que você está usando atualmente e faça uma lista de seus recursos, pontos fortes e fracos. Determine quais recursos você precisa e quais não precisa. Então, identifique quais recursos você precisa no novo software para atender melhor às necessidades do seu negócio. Alguns recursos a serem considerados incluem controle de tempo, faturamento, relatórios e integrações com outros softwares.
2. Se Informe
Agora é hora de pesquisar e comparar diferentes softwares de controle de tempo. Existem muitas opções de software de controle de tempo no mercado, cada uma com seu próprio conjunto de recursos e estruturas de preços. Para uma visão abrangente de suas necessidades orçamentárias, use ferramentas como um rastreador de despesas gratuito. Após suas finanças estarem alinhadas, pesquise cada opção e compare-as com seus requisitos.
Você pode usar avaliações online, incluindo nossas reviews honestas de softwares de controle de tempo, e sites de avaliação de usuários como Capterra, GetApp, ou até mesmo a Forbes, que já fez várias análises, para avaliar o desempenho de cada software. Se você está planejando uma grande implementação, sugiro também tentar entrar em contato com alguns usuários reais. Inscreva-se para testes nos softwares que fizerem mais sentido e teste-os. Esta também é uma boa oportunidade para avaliar o nível de suporte ao cliente.
3. Planeje o Processo de Migração e Obtenha o Apoio de Todos
Certifique-se de criar um plano passo a passo para o processo de migração. Descreva o cronograma para a migração, as etapas envolvidas e os recursos necessários. Eu também sugiro criar um plano de gestão de projetos que descreva cada etapa em detalhes, incluindo tarefas, prazos e responsáveis.
Esse plano também deve incluir uma estratégia de comunicação para notificar os funcionários sobre a migração e as oportunidades de treinamento. Não posso enfatizar o quanto é importante conversar com todos os envolvidos e obter algum consenso explicando claramente os benefícios da migração. No final das contas, apesar de todo o planejamento e teoria, se as pessoas não quiserem fazer dar certo, há uma boa chance de não funcionar.
4. Exporte os Dados
Antes de poder importar seus dados para o novo software, você deve exportar os dados do seu software atual. A maioria dos softwares de controle de tempo permite a exportação de dados em vários formatos, como CSV, Excel ou Planilhas Google. Consulte a documentação do software atual para aprender como exportar seus dados. É importante garantir que os dados exportados estejam completos, precisos e atualizados.
5. Limpe os Dados
As chances de seus dados estarem 100% limpos desde o início são de cerca de 0%! Você precisará limpar seus dados migrados, o que envolve revisar e validar seus dados para garantir sua precisão e completude. Você pode usar ferramentas como o Excel ou o Planilhas Google para remover duplicatas, corrigir erros e fazer outras alterações necessárias nos seus dados. Esta etapa é importante para que seus dados estejam consistentes e precisos quando você os importar para o novo software.
6. Importe seus Dados no Novo Software
Depois de limpar os dados, você pode importá-los para o novo software de controle de tempo. A maioria dos softwares permite a importação de dados em vários formatos, como CSV ou Excel. Certifique-se de mapear os campos de dados corretamente durante o processo de importação.
7. Configure seu Novo Software
Configure seu novo software de controle de tempo. Este processo envolve configurar o software para atender às necessidades do seu negócio. Você pode precisar criar projetos, tarefas e clientes, definir taxas de faturamento e personalizar relatórios. Também é importante se certificar de que o novo software esteja integrado aos outros softwares do seu negócio, como os softwares de gestão de projetos, de faturamento e de contabilidade.
8. Treine a Equipe
Não economize no treinamento e não pense que, só porque você achou simples o processo de registro de entrada e saída, todos os outros também vão achar. O treinamento deve cobrir os recursos essenciais do software, como registro de entrada e saída, faturamento e relatórios. Você também pode precisar treinar sua equipe sobre a interface do usuário, a navegação e as outras funções do novo software. É importante fornecer um treinamento completo para que sua equipe possa usar o software de forma eficaz e eficiente. Considere seriamente oferecer materiais de treinamento, como tutoriais, vídeos e manuais do usuário, para apoiar o aprendizado da sua equipe, especialmente se sua empresa for grande.
9. Monitore as Fases Iniciais
Monitore o novo software para garantir que tudo esteja funcionando corretamente e certifique-se de conversar com as pessoas para entender o que elas estão achando. Verifique se os dados no novo software estão corretos e completos. Monitore o uso do novo software pela equipe e resolva quaisquer problemas ou preocupações que surgirem. Certifique-se de que o novo software está atendendo às necessidades do seu negócio e que sua equipe está confortável em usá-lo.
10. Avalie o Processo de Migração
Após algumas semanas ou meses usando o novo software, avalie o processo de migração. Esta avaliação deve analisar a eficácia do processo de migração e o desempenho do novo software. Considere realizar pesquisas ou sessões de feedback com sua equipe para coletar suas opiniões e experiências com o novo software. Identifique quaisquer problemas ou preocupações que precisam ser resolvidos e faça os ajustes necessários.
11. Arquive os Dados Antigos
Arquive os dados antigos. Você pode armazenar os dados em um disco rígido externo ou em um serviço de armazenamento na nuvem. Arquivar os dados antigos garante que você tenha um backup caso precise acessá-los no futuro.
12. Cancele a Assinatura do Software Antigo
Ah, não se esqueça de cancelar sua assinatura do software antigo. Você não vai querer continuar pagando por um software desatualizado ou redundante.
Conclusão
Olha, fazer a migração do software de controle de tempo pode ser um processo desafiador, mas com o planejamento e a execução corretos, pode ser um processo tranquilo e bem-sucedido. Faça isso direito, e será uma vitória para todas as partes interessadas e vale muito a pena. Maior produtividade, eficiência, transparência, precisão na folha de pagamento e nos custos, e até mesmo menores custos com mão de obra!
