Se você já se sentiu soterrado por uma lista de afazeres interminável, indo de uma tarefa para outra sem nenhum progresso real, você não está sozinho. Produtividade pode muitas vezes parecer um bicho de sete cabeças – assim que termina uma tarefa, surge outra.
Mas e se houvesse uma solução?
Inicialmente criado para salvar uma siderúrgica decadente e improdutiva há mais de 100 anos, o método Ivy Lee é uma ferramenta de produtividade feita para colocar o foco primeiro nas tarefas importantes e eliminar a distração de tentar fazer tudo ao mesmo tempo.
Este Artigo Aborda:
- O Que é o Método Ivy Lee?
- As Origens do Método Ivy Lee
- Benefícios do Método Ivy Lee
- Como Usar o Método Ivy Lee em Sua Vida?
- Flexibilidade do Método Ivy Lee
- Considerações Finais
O Que é o Método Ivy Lee?
O método Ivy Lee, batizado em homenagem ao seu criador, foi desenvolvido para resolver um desafio comum em produtividade: saber onde focar sua atenção. O método oferece uma abordagem estruturada para ajudar você a retomar o controle do seu dia e garantir que está trabalhando no que é mais importante.
É uma técnica realmente simples. No fim de cada jornada no trabalho, escreva as seis tarefas mais importantes que você precisa concluir no dia seguinte, classificadas em ordem de prioridade. No início do dia seguinte, comece pela primeira tarefa e trabalhe nela até concluí-la antes de passar para a próxima, evitando multitasking (multitarefa) e distrações.
Foque exclusivamente em uma tarefa por vez, resistindo à tentação de pular para a próxima antes de terminar a anterior ou de lidar com mais de uma tarefa ao mesmo tempo.
O método impõe disciplina ao definir quais tarefas devem ser feitas e em qual ordem, garantindo que você priorize e mantenha o foco.
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As Origens do Método Ivy Lee
O método Ivy Lee teve seu princípio em 1918, quando Charles M. Schwab, presidente da Bethlehem Steel Corporation, procurava formas de aumentar a eficiência em sua empresa. Apesar de ser um dos empresários mais bem-sucedidos da época, Schwab sabia que sua equipe não estava trabalhando com todo o potencial.
Preocupado, Schwab convidou Ivy Ledbetter Lee, um renomado consultor de produtividade e especialista em relações públicas da época. Ele pediu que Lee se reunisse com ele e seus executivos para criar uma estratégia que os ajudasse a fazer mais em menos tempo.
Em vez de dar uma palestra longa ou propor um sistema complexo, Lee sugeriu uma técnica simples: no final de cada dia, os funcionários deveriam anotar as seis tarefas mais importantes que precisavam concluir no dia seguinte, priorizá-las e trabalhar nelas uma de cada vez. Tarefas não finalizadas seriam transferidas para a lista do dia seguinte.
Schwab ficou curioso, mas queria provas de que o método funcionava. Lee propôs testá-lo por alguns meses, sem cobrar. Em vez de pedir pagamento antecipado, ele disse a Schwab que pagasse o valor que considerasse justo após ver os resultados.
Em três meses, Schwab e seus executivos notaram uma melhora significativa na produtividade. Tanto que Schwab enviou a Lee um cheque de US$ 25.000 – uma quantia enorme na época, que atualmente é equivalente a centenas de milhares de dólares, ou alguns milhões de reais.
O método logo se espalhou, tornando-se uma ferramenta de produtividade confiável para empresários e profissionais ao redor do mundo.
Benefícios do Método Ivy Lee
Entender por que adotar um método é o primeiro passo para implementá-lo. O método Ivy Lee oferece diversos benefícios para melhorar a produtividade. Vejamos alguns:
- Clareza Mental e Redução da Fadiga de Decisão – Um dos pontos fortes do método Ivy Lee é como ele combate a fadiga de decisão. Nosso cérebro tem recursos cognitivos limitados, e cada decisão que tomamos ao longo do dia consome parte dessa energia. Essa estratégia simples libera sua energia cognitiva, permitindo que você foque totalmente nas tarefas, em vez de gastar recursos mentais planejando o próximo passo. Assim, você inicia o dia com clareza e propósito, e você pode melhorar o uso de sua energia mental, focando na execução, não na (in)decisão.
- Senso de Realização e Motivação – O método Ivy Lee estimula a motivação ao transformar a produtividade em uma série de pequenas vitórias alcançáveis. Em vez de se sentir sobrecarregado por uma lista interminável de tarefas, você se concentra em seis prioridades, tornando o progresso mais visível e palpável. Concluir cada tarefa gera uma sensação de realização, reforçando o impulso e mantendo você motivado para lidar com o próximo desafio.
- Disciplina Para o Cérebro – Nosso cérebro não foi feito para lidar com várias tarefas complexas ao mesmo tempo. Na verdade, temos nosso melhor desempenho quando focamos em uma tarefa por vez. Com esse método, em vez de multitasking, você se concentra totalmente em uma única atividade. Esse foco profundo nos obriga a ter autodisciplina – habilidade que, se desenvolvida, pode se estender a outras áreas da vida, como saúde, fitness e trabalho.
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Como Usar o Método Ivy Lee em Sua Vida?
Começar com o método Ivy Lee é simples, mas a chave é a consistência. O método funciona melhor quando se torna um hábito, então não complique – apenas comece. Aqui está um guia passo a passo para implementá-lo de forma natural e fácil de seguir.
#1 Planeje Suas Seis Tarefas no Final do Dia Anterior
Antes de encerrar o dia, reserve cinco minutos para listar as seis coisas mais importantes que você precisa concluir no dia seguinte. Use um caderno, agenda, aplicativo de notas – o que for melhor para você.
#2 Classifique as Tarefas por Importância
Priorize sua lista da mais para a menos importante. A primeira tarefa deve ter o maior impacto nos seus objetivos.
Exemplo: Se um prazo crítico do trabalho está próximo, “Processar a folha de pagamento mensal” fica no topo. Tarefas menos urgentes podem ficar no final da lista. Sua lista pode ser assim:
- Tarefa 1: Processar a folha de pagamento mensal.
- Tarefa 2: Pedir atualizações da equipe de desenvolvimento sobre o novo produto.
- Tarefa 3: Atualizar a equipe sobre o progresso.
- Tarefa 4: Responder a e-mails pendentes.
- Tarefa 5: Preparar a pauta da reunião semanal.
- Tarefa 6: Pesquisar novas ideias de marketing.
#3 Foque em Uma Tarefa por Vez
Comece o dia com a Tarefa #1 e só passe para a próxima quando terminar. Evite fazer várias coisas ao mesmo tempo – isso reduz sua velocidade e concentração.
#4 Transfira Tarefas Inacabadas
Se não completar todas as seis tarefas, mova as restantes para a lista do dia seguinte. Se algo fica sendo adiado repetidamente, avalie se é realmente importante ou se deve ser delegado ou removido.
#5 Mangenha a Consistência e Ajuste Conforme Necessário
Alguns dias serão tranquilos, outros caóticos. O segredo é tornar o método um hábito. Com o tempo, você priorizará melhor o que realmente importa e manterá o foco no que impulsiona seus resultados.
Após algumas semanas, pense no que está funcionando e no que não está. Você está concluindo as tarefas? Está menos sobrecarregado? Use esses insights para refinar sua abordagem.
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Flexibilidade do Método Ivy Lee
Eu sei o que você está pensando: “Isso é lindo na teoria, mas você sabe quantas responsabilidades eu tenho?”. Sim, o método Ivy Lee funciona bem em ambientes estruturados, mas e se seu trabalho é imprevisível?
Se você é um empresário equilibrando ligações de clientes, problemas inesperados e trabalho administrativo, ou então um atendente de suporte alternando entre solicitações urgentes? Em cargos corridos assim, seguir uma lista rígida de seis tarefas pode parecer impossível. Mas o princípio da priorização ainda se aplica e pode melhorar sua produtividade:
- Lista Adaptável – Sinta-se livre para ajustar. Em vez de seis tarefas fixas, comece com uma lista priorizada, mas deixe espaço para mudanças. Por exemplo, um empresário pode listar “entrar em contato com três clientes-chave”, sabendo que os clientes específicos podem variar conforme a urgência. Isso te mantém focado, mas não te prende a nada.
- Agrupamento de Tarefas Eficiente – Em vez de listar seis tarefas separadas, agrupe-as em categorias como “comunicação com clientes”, “gestão da equipe” ou “trabalho administrativo”. Por exemplo, um gerente de projetos pode priorizar reuniões com a equipe em vez de e-mails, mantendo flexibilidade para imprevistos.
- Time Blocking para Foco – Se seu dia é caótico, pratique time blocking (reservar blocos de tempo) para tarefas prioritárias. Um médico com consultas pode dedicar as primeiras duas horas a documentos, garantindo que tarefas essenciais sejam concluídas antes do caos diário.
- Revisão Diária para Adaptação – Reserve cinco minutos no fim do dia para refletir – o que funcionou, o que não funcionou e o que precisa mudar? Um freelancer pode perceber que sempre adia uma tarefa, sinalizando que ela deve ser agendada mais cedo ou delegada.
Mesmo em funções imprevisíveis, o hábito de priorizar rapidamente mantém você no controle do que realmente importa, então você não se perde no caos diário.
Considerações Finais
O Método Ivy Lee não se trata de fazer mais em um dia – é sobre fazer cada dia valer. Em um mundo afogado em listas de tarefas e distrações, esse método traz clareza ao forçá-lo a focar no que realmente faz diferença.
Ao reduzir suas prioridades diárias para seis tarefas essenciais, você elimina a bagunça mental, reduz esforços desperdiçados e trabalha com intenção clara. Nada de sistemas complicados ou planejamentos intermináveis – apenas um hábito simples que mantém você no controle.
Que tal experimentar hoje ao final do dia? Anote seis tarefas para amanhã, resolva-as uma por uma e veja como isso impacta sua produtividade. Menos caos, mais progresso – esse é o caminho do Método Ivy Lee.
