Você sabia que uma pesquisa pela Bloomberg Law descobriu um declínio no bem-estar de advogados, com 50% de advogados experienciando burnout no trabalho? Práticas ineficientes de gestão de tempo podem piorar esses desafios, potencialmente levando ao burnout.
Honestamente, o controle de tempo beneficia todos os profissionais e negócios com melhorias na produtividade. Mas, falando de experiência, sei que advogados precisam de respostas, então é por essas razões que você, como advogado, deve rastrear as horas:
- Para comunicação transparente e precisa – Rastrear as horas com precisão e faturar os clientes pelo tempo gasto em seu caso promove justiça e transparência nas relações com os clientes.
- Para uma compensação justa – O controle de tempo permite que você quantifique e justifique as horas gastas em cada tarefa, garantindo pagamento apropriado para seus serviços.
- Para ética e conformidade legal – O controle de tempo é uma obrigação ética para advogados, que devem garantir conformidade com padrões profissionais definidos pelas ordens de advogados e órgãos reguladores legais.
- Para gestão eficaz de projetos – A programação de tempo ajuda a gerenciar sua carga de trabalho e seus prazos com maior eficiência ao priorizar tarefas, rastrear o progresso e garantir a entrega pontual dos serviços aos clientes.
- Para insights valiosos – Ao analisar a fundo os dados de controle de tempo, advogados podem obter insights sobre a rentabilidade de diferentes tipos de casos, áreas de prática ou clientes.
- Para planejamento de recursos – Ter dados de controle de tempo e analisar o tempo médio que demora para concluir diferentes tarefas o ajuda a planejar melhor para recursos futuros e alocar orçamentos de acordo.
Com um bom controle de tempo, você pode tomar decisões informadas sobre alocação de recursos, estratégias de preços e esforços de desenvolvimento de negócios.
Este Artigo Aborda:
10 Melhores Práticas de Controle de Tempo para Advogados
- Capture o tempo simultaneamente
- Seja detalhado e específico
- Use códigos ou abreviaturas padronizadas
- Rastreie atividades não faturáveis
- Use um software de controle de tempo
- Defina orçamentos de tempo realistas
- Revise e edite entradas de tempo regularmente
- Se comunique com os clientes proativamente
- Eduque e treine a equipe
- Regularmente examine os dados de controle de tempo
10 Melhores Práticas de Controle de Tempo para Advogados
Agora que você entende o PORQUÊ, vamos olhar o COMO. E vamos encarar, não é todo mundo que tem uma memória de elefante para lembrar quanto tempo gastamos em cada assunto, ainda mais quando você confere vários casos para diversos clientes em um dia de trabalho típico. Mas mesmo algumas entradas incorretas podem acabar por levar a grandes perdas.
Não precisa acreditar só em mim! O relatório de 2023 de Tendências Jurídicas descobriu que apenas 37% do dia de trabalho de um advogado é gasto em trabalho faturável. Ou seja, a maior parte de seu tempo é gasto em tarefas não faturáveis. Seguir algumas boas práticas de controle de tempo pode ajudar advogados a lidar com essa redução da produtividade de advogados.
Então, agora trazemos algumas das melhores práticas de controle de tempo para advogados que podem ajudar a superar esse desafio:
1. Capture o tempo simultaneamente
Sempre que possível, registre suas entradas de tempo assim que concluir o trabalho. Fazer isso irá reduzir as chances de se esquecer ou ter uma representação errônea das atividades faturáveis. Os avanços tecnológicos tornaram muito mais fácil para advogados registrarem as entradas de tempo. Por exemplo, você pode agora acessar seu app de controle de tempo e faturamento em seu celular e digitar o tempo diretamente.
Para advogados ruins com tecnologia, uma alternativa é compartilhar seus detalhes de tempo com seu assistente legal, que pode adicioná-los ao sistema. Independente do método que escolher, a chave é definir um protocolo de entrada de tempo para garantir que o tempo seja capturado em tempo real. Você vai perceber rapidamente que suas horas faturáveis vão aumentar, assim como seu potencial de faturamento.
2. Seja detalhado e específico
Forneça detalhes suficientes sobre as tarefas realizadas (natureza do trabalho, cliente ou assunto envolvido, tempo gasto em cada tarefa, etc.) para justificar as horas faturadas e construir a confiança com os clientes.
3. Use códigos ou abreviaturas padronizadas
Desenvolva um sistema consistente com códigos ou abreviaturas únicos para categorizar tarefas variadas, como pesquisa, redação, reuniões com clientes, audiências, e mais. Esse sistema permite a identificação e análise fácil das entradas de tempo.
4. Rastreie atividades não faturáveis
É necessário diferenciar entre horas faturáveis e não faturáveis. Então, atividades não faturáveis, como tarefas administrativas, reuniões internas ou desenvolvimento pessoal, também devem ser registradas separadamente para obter insights sobre a alocação geral do trabalho.
5. Use um software de controle de tempo
Um software de controle de tempo é uma ferramenta útil para controle de tempo preciso. A maioria dos sistemas de gestão de tempo (incluindo o rastreador de horas do Jibble!) têm uma interface intuitiva. Eles também oferecem vários recursos, como cronômetros, lembretes, integrações de calendário, acessibilidade móvel, geração automatizada de faturas e relatórios em tempo real. Esses sistemas simplificam o processo de controle de tempo e ajudam os advogados a registrar, organizar e gerenciar seu tempo de trabalho.
6. Defina orçamentos de tempo realistas
Estime o tempo necessário para tarefas ou projetos variados com base em sua experiência. Isso ajuda a gerenciar as expectativas dos clientes e a rastrear sua própria produtividade. Compare regularmente o tempo real gasto com o tempo estimado para refinar suas estimativas futuras.
7. Revise e edite entradas de tempo regularmente
Reserve um tempo no fim de cada dia ou semana para revisar e editar suas entradas de tempo. Isso garante precisão, consistência e completude nos registros de horas faturáveis.
8. Se comunique com os clientes proativamente
Mantenha seus clientes informados sobre o progresso de seus assuntos e sobre o tempo gasto em seus casos. Comunicação pontual sobre atividades faturáveis ajuda a estabelecer confiança e transparência.
9. Eduque e treine a equipe
Se você tem uma equipe de apoio ou associados trabalhando com você, forneça o treinamento apropriado sobre as melhores práticas de controle de tempo. Estabeleça diretrizes e padrões para garantir entradas de tempo consistentes e precisas.
10. Regularmente examine os dados de controle de tempo
Interpretar os dados de tempo pode fornecer insights valiosos sobre seus padrões de trabalho, ajudar a identificar áreas de melhoria e melhorar a tomada de decisões.
Considerações Finais
Por fim, o controle de tempo preciso e transparente é uma parte essencial da vida profissional de um advogado, útil para o faturamento e para melhorar sua reputação profissional. É hora de deixar para trás as velhas formas de rastrear as horas, como registros telefônicos, calendários e planilhas de Excel e experimentar essas melhores práticas de controle de tempo para fazer seu tempo trabalhar para você. Se você conseguir sequer um desses benefícios – controle de tempo simplificado para melhorar suas cobranças, produtividade melhorada, melhoria da satisfação dos clientes ou rentabilidade otimizada – não vale a pena tentar?
