Como Melhorar o Controle de Tempo no Desktop com Integrações

As integrações de software ou de aplicativos referem-se ao processo de conectar diferentes aplicativos ou serviços de software para trabalharem juntos e compartilharem dados ou funcionalidades. Isso permite um fluxo contínuo de informações e tarefas entre diferentes ferramentas ou plataformas. Nesse caso, o rastreador de tempo do seu desktop e outros aplicativos que você usa para trabalhar.

Por exemplo, o rastreado de tempo para desktop mais avançado do Jibble pode ser integrado a ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana e Trello. Essa integração permite a transferência automática de registros de tempo do Jibble para o projeto correspondente no Asana ou no Trello. Isso reduz a entrada manual de dados e garante que o progresso do projeto seja refletido com precisão.

Além das ferramentas de gestão de projetos, o aplicativo para desktop do Jibble pode ser integrado com softwares de folha de pagamento como Deel e Paylocity, e além de aplicativos de contabilidade e faturamento como QuickBooks e Xero. Isso significa que as entradas de tempo registradas usando o rastreador de tempo para desktop podem ser sincronizadas facilmente com esses sistemas. Assim, simplificamos o processo de pagamento e faturamento e reduzimos erros que poderiam custar centenas de reais, seja por pagar a mais a seus funcionários ou por cobrar a menos a seus clientes.

Essas integrações interessantes também podem conectar seu rastreador de tempo para desktop com softwares de RH, plataformas de comunicação e ferramentas de gerenciamento de clientes. Todas elas funcionam para ajudá-lo a se manter organizado e a controlar suas horas com mais facilidade.

As integrações são possíveis por meio de vários métodos, incluindo APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos), webhooks e conectores personalizados. Essas tecnologias servem como espinha dorsal para a comunicação e a troca de dados contínuas entre diferentes aplicativos, permitindo que eles trabalhem juntos em harmonia.

Ao escolher um aplicativo de rastreamento de tempo no desktop, um dos principais aspectos que você deve procurar é a capacidade de integração com as ferramentas que você já usa no seu fluxo de trabalho. Por quê, você pode perguntar? Bem, ter integrações contínuas com seu software e serviços existentes oferece uma série de benefícios. Vamos dar uma olhada em alguns deles.

1. Aumento de Eficiência e da Produtividade

Integrar seu aplicativo de controle de tempo para desktop com outras ferramentas essenciais em seu fluxo de trabalho elimina a necessidade de entrada manual de dados. Se você trabalha em vários projetos ao longo do dia, pode integrar seu aplicativo de controle de tempo para desktop com plataformas de gestão de projetos, como Trello, Asana ou Jira, para alocar facilmente suas horas e tarefas. Também é possível integrar o rastreador de tempo para desktop com aplicativos de folha de pagamento ou contabilidade para que os dados de tempo sejam automaticamente convertidos em cálculos precisos de folha de pagamento ou informações de faturamento.

Essa automação economiza uma quantidade significativa de tempo que, de outra forma, seria gasto em tarefas administrativas. Os funcionários podem se concentrar mais em suas tarefas principais, resultando em maior produtividade.

2. Visibilidade e Percepções Aprimoradas

Além de economizar muito tempo, integrar seu aplicativo de controle de tempo para desktop com outros softwares de negócios, como sistemas de gestão de projetos ou de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), oferece informações valiosas.

Você obtém uma visão abrangente de como o tempo é alocado para diferentes clientes, projetos ou tarefas. Esses dados permitem que você tome decisões informadas, defina expectativas precisas para os clientes e identifique áreas lucrativas do seu negócio.

3. Dados Precisos e Confiáveis

Todos sabemos o quão frustrante pode ser quando os dados de tempo no seu rastreador de tempo para desktop não correspondem às horas na folha de pagamento de seus funcionários ou na fatura do cliente. Essa discrepância não só gera confusão, mas também pode afetar seu lucro. Você pode acabar cobrando a menos ou a mais aos clientes, prejudicando o seu relacionamento com eles e levando a perdas financeiras.

Felizmente, as integrações podem garantir que os dados sejam sempre precisos e atualizados em todos os sistemas conectados. Todas as alterações nos dados de tempo feitas no aplicativo de controle de tempo para desktop são sincronizadas em tempo real com as ferramentas integradas. E quando os dados de controle de horas fluem perfeitamente para as ferramentas de gestão de projetos, faturamento ou folha de pagamento, você pode confiar que as informações estão livres de erros. Isso resulta em faturamento, relatórios e alocação de recursos mais precisos.

4. Colaboração e Comunicação Melhoradas

As integrações facilitam uma melhor colaboração dentro das equipes, enquanto simplificam ainda mais o processo de controle de tempo. O aplicativo desktop do Jibble, por exemplo, tem integrações com o Slack e o MS Teams, permitindo que os usuários rastreiem o tempo sem precisar sair dessas plataformas. Ele também tem atalhos práticos que tornam o registro de entrada e saída muito mais fácil.

Quando ferramentas de rastreamento de tempo, como o Jibble, são perfeitamente integradas às ferramentas de gestão de projetos e de comunicação, os membros da equipe têm visibilidade em tempo real sobre o progresso do projeto, prazos e alocação de recursos. Essa transparência promove um trabalho em equipe eficaz, garante que todos estejam na mesma página e ajuda a cumprir os prazos do projeto.

Está claro agora como as integrações podem melhorar significativamente sua experiência geral de controle de tempo no desktop. A próxima etapa é aprender a configurá-las para que você possa começar a aumentar sua produtividade e eficiência.

Existem dois métodos principais para conseguir isso: usar as integrações diretas disponíveis no aplicativo ou usar as APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos). O último é um bastante mais complexo.

Usando Integrações Diretas no Aplicativo

1. Selecione a Integração Desejada – Abra seu aplicativo de rastreamento de tempo no desktop. Navegue até a seção de configurações, preferências ou integrações, que pode variar dependendo da ferramenta escolhida.
2. Navegue pela Lista – Procure uma lista de integrações compatíveis fornecidas pelo seu rastreador de tempo. Muitos aplicativos oferecem uma série de integrações pré-construídas com softwares populares, como ferramentas de gestão de projetos, softwares de contabilidade ou sistemas de CRM.
3. Escolha Sua Integração – Na lista, selecione o aplicativo ou serviço que deseja integrar com seu rastreador de tempo. Por exemplo, se você usa software de gestão de projetos como Asana ou Trello, escolha a opção correspondente.
4. Siga o Processo de Configuração – A maioria dos aplicativos de controle de tempo para desktop redireciona você para o aplicativo web para guiar você pela configuração da integração. Isso geralmente envolve associar suas contas. Talvez seja necessário fazer login nas contas de outros aplicativos ou conceder permissões para o compartilhamento de dados.
5. Defina Configurações Específicas – Dependendo da integração, você pode ter opções para definir configurações específicas. Por exemplo, você pode especificar quais projetos ou clientes devem ser sincronizados entre seu rastreador de tempo e sua ferramenta de gestão de projetos.
6. Teste a Integração – Alguns aplicativos oferecem uma função de teste para garantir que a integração funcione corretamente. Isso permite verificar se as entradas de tempo e os dados são transferidos bem transferidos entre seus aplicativos.

Usando APIs

As APIs oferecem uma maneira mais flexível e personalizável de configurar integrações. No entanto, é bom avisar que isso exigirá um grande conhecimento de TI. Aqui estão algumas etapas gerais sobre como configurar integrações com seu rastreador de tempo para desktop usando APIs:

1. Identifique APIs – Pesquise as APIs disponíveis para seu software de controle de tempo para desktop. Verifique a documentação do desenvolvedor ou a seção de recursos. Procure APIs que permitam interagir com seus dados de rastreamento de tempo.
2. Registre-se para Acesso à API – Alguns aplicativos de controle de tempo podem exigir que você se registre para acessar a API. Isso geralmente envolve a criação de uma chave ou token de API, que serve como uma maneira segura de se conectar à API.
3. Desenvolva ou Configure uma Integração – Se você tiver habilidades de programação ou recursos de desenvolvimento, pode criar uma integração personalizada para conectar seu rastreador de tempo para desktop a outros softwares. Como alternativa, você pode usar plataformas de integração de terceiros ou ferramentas de intermediação que facilitem as integrações baseadas em API.
4. Autenticação – Ao usar APIs, você terá de se autenticar para garantir a segurança dos dados. Normalmente, você precisará incluir a chave ou o token da API no código de integração.
5. Mapeamento de Dados – Defina como os dados devem ser mapeados e transferidos entre seu rastreador de tempo e o aplicativo de destino. Especifique quais campos correspondem entre si.
6. Teste e Debugging – Teste exaustivamente sua integração para garantir que ela funcione como pretendido. Faça o debug e solucione os problemas que possam surgir durante o teste.
7. Documentação – Crie documentação para sua integração, especialmente se for uma solução personalizada. Essa documentação ajudará sua equipe a entender como usar a integração de forma eficaz.
8. Manutenção Regular – Fique de olho em sua integração para garantir que continue funcionando corretamente. Atualizações ou alterações em qualquer um dos aplicativos integrados podem exigir ajustes na integração.