Como Implementar um Software de Controle de Tempo

(sem ser demitido!)

Written by Asim Qureshi
Por Asim Qureshi, CEO do Jibble

24 de outubro de 2024

Um software de controle de tempo pode ajudar organizações a melhorar a produtividade, reduzir as tarefas administrativas, garantir que a folha de pagamento da empresa seja feita corretamente e reduzir de forma geral os custos trabalhistas.

Implementar um software de controle de tempo em uma grande empresa pode ser uma tarefa desafiadora, e se você for a pessoa responsável e der errado, a culpa vai provavelmente cair em você. Sim, você pode até mesmo perder seu emprego por uma implementação mal feita. Mas estamos aqui para ajudar. Com um bom planejamento e atenção na execução, sua implementação de software de controle de tempo deve ser um processo tranquilo.

Neste artigo, irei destacar os passos envolvidos em implementar um software de controle de tempo, um aplicativo de planilha de horas ou um software de controle de horas e de presença em sua empresa de forma que você não só siga empregado, mas garanta que a implementação seja um grande sucesso.

Plano de 11 Passos para Implementar um Software de Controle de Tempo

Executar a implementação de um software de controle de tempo exige coordenação e comunicação em muitos níveis para garantir uma boa adoção, de forma que tanto funcionários quanto gerentes saiam ganhando. Aqui estão os passos que precisa seguir para conseguir.

Uma discussão em equipe no escritório. Foto por Austin Distel em Unsplash

1. Defina o Propósito e as Metas

Antes de implementar qualquer novo software na organização, é importante definir o propósito e as metas do software. Isso é particularmente importante para um software de controle de tempo, que pode ter resistência de funcionários que acham intrusivo ou complicado. Ao comunicar com clareza o propósito e os benefícios do software, vinculando com as metas gerais da organização, é mais provável que os funcionários entendam e aceitem sua implementação.

Para definir o propósito e as metas do software de controle de tempo, o primeiro passo é identificar os problemas ou desafios específicos que a organização está encarando que o software pode lidar. Por exemplo, se a organização está tendo dificuldades com rastrear precisamente o tempo dos funcionários para fins de folha de pagamento e de conformidade, um rastreador de horas dos funcionários pode ajudar a melhorar a precisão e a eficiência na área.

Em seguida, é importante identificar as metas da implementação do software. Essas metas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis e ter prazos. Metas podem incluir melhorar a produtividade, reduzir tarefas administrativas, melhorar a precisão e a eficiência, aumentar a transparência e reduzir os custos trabalhistas. É importante vincular essas metas aos problemas específicos com que a organização está lidando e comunicar como o software pode ajudar a atingir essas metas.

2. Certifique-se de Escolher o Software Certo

Após entender por que você precisa do controle de tempo e o que quer atingir, o próximo passo é escolher o software certo. Com uma variedade de opções de software de folha de ponto disponíveis, o processo de seleção pode ser um pouco difícil.

Procure um software que atenda às necessidades específicas de sua organização, seja fácil de usar, personalizável e possa se integrar perfeitamente com outras ferramentas por uma API. Pense no Jibble, por exemplo, grandes nomes, como Tesla, Universidade de Harvard e Pizza Hut, confiam nele – certamente um dos melhores rastreadores de horas por aí!

Entenda os recursos e as limitações dessas ferramentas. Por exemplo, um software de controle de tempo pode ter rastreamento GPS, mas tem rastreamento GPS ao vivo? Pode ter controle de presença dos funcionários por reconhecimento facial, mas funciona bem? Ou então, é fácil de implementar a extensão para Chrome de controle de tempo dos funcionários?

Ao escolher um software de controle de tempo para empresas, você precisa pesquisar e avaliar várias opções, já que cada organização tem diferentes necessidades. Isso envolve ler reviews e depoimentos, solicitar demos e testes grátis e consultar a opinião de outras organizações que implementaram o mesmo software.

Se a empresa de software for relutante em oferecer um período de testes decente, é um sinal bem ruim. Não apenas mostra uma visão de muito curto prazo, mas também demonstra uma falta de confiança em seu produto. E, claro, também considere os custos iniciais do software, os custos recorrentes, o suporte, a segurança e a hospedagem de dados.

3. Teste o Software

Você escolheu o software, mas é extremamente importante testá-lo a fundo. Certifique-se de que tenha tempo suficiente e seja rápido para que, se não ficar satisfeito, tenha tempo para migrar para a segunda opção. Comece com uma pequena equipe. Crie um ambiente de testes que seja bastante similar a um ambiente real e teste o software com um grupo representativo de usuários.

Os testes devem envolver uma variedade de cenários que são específicos às suas necessidades e devem incluir diversos usuários com diferentes níveis de proficiência tecnológica. Você ficaria surpreso com quantas coisas você acha que são óbvias, mas que outros não vão conseguir entender, e não por falta de inteligência, mas porque estão vendo as coisas de uma perspectiva bem diferente.

Durante os testes, é importante identificar quaisquer bugs ou problemas com o software, além de trabalhar com o fornecedor de software para lidar com esses problemas. Também é importante obter feedback de testadores e incorporar esse feedback no plano de implementação.

4. Obter o Apoio dos Principais Stakeholders

Obter o apoio dos principais stakeholders é essencial para o sucesso de uma implementação em uma grande empresa. Isso inclui a gerência, os chefes de departamentos, os líderes de equipes e os funcionários. Cada um desses grupos terá diferentes preocupações ou objeções à implementação do software, e é importante abordar essas preocupações e comunicar os benefícios do software.

Para obter o apoio dos principais stakeholders, comunique o propósito e as metas do software de forma clara e eficaz. Isso pode envolver criar apresentações, realizar reuniões e distribuir materiais que destaquem os benefícios do software. Também é importante ouvir o feedback dos stakeholders e abordar quaisquer preocupações que possam ter.

Olha, isso é muito importante, mas frequentemente passa despercebido – a realidade é que se os stakeholders não querem que a implementação funcione, vão se certificar de que não funcione. É importante que você fale para os funcionários várias vezes sobre o aumento da transparência, que resulta em uma organização mais justa.

5. Planeje a Implementação

Após ter conseguido o apoio dos principais stakeholders, o próximo passo não é implementar, mas sim planejar a implementação detalhadamente. Identifique quem irá usar o software e construa uma linha do tempo para a implementação. E planeje a implementação de uma forma que não atrapalhe as operações do negócio.

Agora, identifique os recursos necessários, como suporte de TI, treinamento, equipamentos, etc… Também desenvolva um plano de comunicação que destaque como a implementação será comunicada aos funcionários e como as preocupações serão abordadas. Você pode ter sessões de treinamento, distribuir manuais, criar uma mesa ou linha de apoio dedicada e fornecer suporte durante a implementação.

Não se esqueça de considerar o potencial impacto aos funcionários, que irá envolver trabalhar com o RH para garantir que a implementação não impacte de forma injusta os funcionários, seja em grupo ou individualmente, e garanta que a implementação do software respeite a privacidade e a segurança dos funcionários.

Frequentemente é uma boa ideia ter alguém da empresa de software que dedique tempo a sua implementação, talvez até estando presente no local onde tudo está acontecendo. Ajuda assim pode fazer muita diferença.

6. Forneça Treinamento

Treinamento é imperativo para uma adoção e implementação de sucesso. Todos os usuários, incluindo gerentes e funcionários, devem receber treinamento sobre como usar o software e quaisquer políticas ou procedimentos relacionados a seu uso.

O treinamento deve ser focado nas necessidades dos usuários e deve ser fornecido em diversos formatos, incluindo treinamento em pessoa, módulos de treinamento online e manuais de usuário.

7. Forneça Suporte

Antes de implementar o software de controle de tempo, certifique-se de que sua equipe está bem preparada e tem o apoio que precisa. Estabeleça canais de comunicação claros para assistência contínua, como uma equipe de suporte dedicada ou recursos para autoajuda. Se certificar de que sua equipe se sinta apoiada é importante para uma transição tranquila.

8. Implemente o Software

Após os testes, treinamento e suporte estarem completos é, finalmente, a hora de implementar o software. Você deve estar no mínimo um pouco nervoso! É aí que as coisas podem ficar difíceis, mas se você planejou bem, tudo deve dar certo. É preciso comunicar a implementação a todos os usuários e fornecer quaisquer informações necessárias, como seus detalhes de login e materiais de treinamento. Além disso, monitore a implementação e garanta que está ocorrendo tranquilamente e segundo o cronograma, e lide com problemas que surgirem rapidamente.

Reuniões ou sessões de feedback regulares e trabalhar com o fornecedor de software para lidar com problemas com o software são boas opções.

9. Monitore e Avalie o Software

Monitorar, avaliar e reavaliar constantemente o software é importante para garantir seu sucesso contínuo. Isso envolve rastrear seu uso e adoção, e continuamente solicitar feedback dos usuários, enviando grande parte desse feedback ao fornecedor de software.

O mais importante aqui é não se distrair, porque é exatamente isso que você provavelmente faz quando tudo está tranquilo.

Avalie o impacto do software nas operações de negócios, como produtividade, eficiência e custos trabalhistas. Isso pode envolver rastrear KPIs relacionadas a essas áreas e as comparar com níveis pré-implementação.

10. Faça Ajustes Quando Necessário

Com base no feedback, avaliação e a contínua reavaliação que mencionamos acima, faça ajustes e, onde for possível, cobre melhorias do fornecedor de software. Isso pode ser alterar recursos, melhorar a interface de usuário ou fornecer suporte e treinamento adicionais. Você pode até não ter sucesso, mas pelo menos peça!

Se puder mostrar ao fornecedor que outros usuários também se beneficiarão do recurso, será mais fácil de convencê-lo. Ao mesmo tempo, você precisa ser flexível e estar disposto a alterar seus próprios procedimentos, sistemas, e até resultados. Você pode planejar o quanto quiser, mas nada vai seguir o plano. No melhor dos casos, você só vai chegar perto do esperado.

11. Celebre o Sucesso da Implementação

Após ter implementado com sucesso, comunique o sucesso a todos os stakeholders. Isso reforça o valor percebido da implementação e do software, além de promover seu uso contínuo. Você sempre terá a atenção que precisar da gerência se considerarem que foi um sucesso.

Compartilhe histórias de sucesso, realize pesquisas para obter feedback e forneça atualizações regulares sobre o impacto das operações de negócios. Seja transparente e esteja preparado para lidar com preocupações.

Princípios-Chave para Implementar um Software de Controle de Tempo

Implementar um software de controle de tempo em uma grande empresa pode, como você pode já ter percebido, ser um processo complexo, mas se atenha aos princípios-chave:

  • Obter Apoio dos Principais Stakeholders – Obter o apoio dos principais stakeholders é crucial para o sucesso da implementação. Você precisa comunicar o propósito e os benefícios do software e lidar com quaisquer preocupações que podem ter.
  • Forneça Treinamento e Suporte – Frequentemente ausente, mas inteiramente necessário. Certifique-se de que todos os usuários sejam treinados e que seja oferecido suporte contínuo.
  • Comunique-se – E seja eficaz. Comunique a implementação, os benefícios e as alterações a todos os stakeholders. É fácil encobrir os problemas, mas se fizer isso, as coisas podem sair do controle.
  • Monitore e Avalie – Monitore o uso e a adoção, colete feedback dos usuários para realizar melhorias.
  • Seja Flexível – Conforme as necessidades de negócios mudarem, tente solicitar que o software seja modificado para atender a essas necessidades, mas também esteja preparado para que a mudança demore ou nem aconteça.
  • Considere Privacidade e Segurança – Implementar um software de controle de horas e de presença pode levantar questões sobre a privacidade e a segurança dos funcionários. É importante se certificar de que o software seja implementado de forma que respeite a privacidade dos funcionários e que quaisquer dados coletados sejam protegidos corretamente.
  • Lide com a Potencial Resistência – Se os funcionários forem resistentes à implementação, pode acabar com todo o bom planejamento e teoria. Lide com preocupações cedo, comunique os benefícios do software, obtenha o máximo de apoio possível. Se as pessoas quiserem que a implementação ocorra, provavelmente vai ocorrer com sucesso.

Considerações Finais

Implementar um software de controle de tempo em uma grande empresa pode parecer assustador, mas com planejamento e execução cuidadosos, pode ser um processo descomplicado e bem-sucedido.

Comece definindo metas claras, selecionando o software certo, obtendo apoio dos principais grupos e planejando a implementação. Teste a fundo o software, se certificando da flexibilidade para alterações e forneça treinamento completo e suporte contínuo. Avalie o desempenho do software, realize ajustes conforme necessário e comunique os benefícios a todos os stakeholders.

Essa abordagem abrangente resulta em uma vitória tripla – melhoria da produtividade, eficiência e transparência, precisão na folha de pagamento ou orçamentos e potencialmente menores custos trabalhistas. Navegar com sucesso por esse processo pode mudar tudo para qualquer organização, fazendo com que o esforço realmente valha a pena.