Planilhas de horas manuais simplesmente não são mais suficientes na indústria de construção de hoje. São sujeitas a erros, fáceis de manipular, e simplesmente consomem muito tempo no processamento.
Se você dependia anteriormente de planilhas de horas manuais, pode ser a hora de mudar para uma alternativa muito melhor – um software de controle de tempo para construção.
Esse guia vai levar você por tudo que precisa saber sobre essas ferramentas práticas, como elas podem beneficiar você e sua equipe e como você pode implementar um software de controle de tempo em uma construtora com sucesso.
Este Guia Aborda:
- Por Que Você Precisa de Controle de Tempo na Construção?
- Como um Software de Controle de Tempo é Melhor que Planilhas de Horas Manuais?
- Como um Software de Controle de Tempo para Construção Funciona?
- Passos Para Implementar com Sucesso o Controle de Tempo na Construção
- Considerações Finais
Foto por Clem Onojeghuo em Unsplash
Por Que Você Precisa de Controle de Tempo na Construção?
Um dos maiores custos na construção é a mão de obra.
Segundo uma pesquisa do setor de construção em 2024, as horas de trabalho representam aproximadamente 45% do total dos custos com os projetos. Isso é uma parcela significativa de seu orçamento.
Para gerenciar os custos trabalhistas de forma eficaz, a primeira coisa que você precisará controlar é o tempo.
Você precisa saber como as horas são gastas e no quê. Esse insight permite que você fique no controle do andamento do projeto, gerencie os custos de folha de pagamento e evite atrasos caros.
Ter um registro detalhado do tempo também pode ajudá-lo a:
- Garantir que cada trabalhador seja pago com precisão pela quantia de tempo que trabalhar.
- Evitar disputas e potenciais problemas legais relacionados à folha de pagamento.
- Identificar gargalos e ineficiências em seu fluxo de trabalho
- Estimar necessidades de mão de obra com maior precisão para sua próxima oferta de projeto
Como um Software de Controle de Tempo é Melhor que Planilhas de Horas Manuais?
Os softwares de controle de tempo são um divisor de águas, se comparados a planilhas de horas manuais.
Com planilhas de horas manuais, você depende dos funcionários registrarem com precisão as suas horas, mas sejamos francos – erros acontecem, e eles podem se acumular rapidamente.
Talvez alguém se esqueça de registrar o horário de início, ou estime suas horas em vez de as rastrear precisamente. Esses pequenos erros podem levar a problemas na folha de pagamento, atrasos nos projetos, e até disputas sobre as horas trabalhadas.
Por outro lado, um software de controle de tempo automatiza o processo inteiro. Sem mais correr atrás de planilhas de horas ou lidar com uma papelada bagunçada!
Um software de controle de tempo pode registrar com precisão quando seus trabalhadores registram entrada e saída. Alguns sistemas até mesmo permitem que você rastreie o tempo por tarefa ou projeto específico.
Assim, você obtém uma visão clara e em tempo real de onde o tempo de todos está indo, o ajudando a tomar decisões mais bem informadas sobre a alocação de recursos e o gerenciamento de projetos.
Como um Software de Controle de Tempo para Construção Funciona?
Ao contrário de planilhas de horas manuais onde você tem que anotar as horas e então realizar seus cálculos manualmente, softwares de controle de tempo para construção automatizam tudo.
Os trabalhadores podem simplesmente registrar entrada e saída com poucos toques em um dispositivo. Pode ser o celular ou um quiosque de relógio de ponto dedicado no local.
Então, o software registra essas entradas e saídas em tempo real, calculando automaticamente o total de horas trabalhadas, considerando pausas e horas extras.
Algumas ferramentas de controle de tempo são até mesmo equipadas com reconhecimento facial. Isso quer dizer que basta os trabalhadores se aproximarem de um quiosque de tempo, realizar um scan facial, e sua entrada será registrada automaticamente.
Isso não é apenas conveniente, mas também para melhorar a segurança. Agora, você pode ficar confiante de que as pessoas certas estejam verdadeiramente no trabalho.
Além de reconhecimento facial, o software de controle de tempo para construção também pode ter:
- Rastreamento de GPS – O rastreamento de localização GPS é ótimo para equipes remotas sempre em deslocamento. Ele permite que gerentes monitorem onde os trabalhadores estão em tempo real, se certificando de que estejam nos locais certos e cumprindo com seus deveres.
- Cercas Virtuais – Para melhor controle de localização, cercas virtuais somente permitem que os trabalhadores rastreiem suas horas quando estiverem dentro de locais de trabalho autorizados. Esse recurso garante que o tempo só seja gravado quando os funcionários estiverem fisicamente presentes na área de trabalho designada.
- Rastreamento de Atividade e de Projeto – Ao rastrear o tempo gasto em projetos e atividades, o software de controle de tempo para construção pode ajudá-lo a saber exatamente onde as horas estão indo, identificar gargalos e otimizar onde for necessário para manter seu projeto nos trilhos.
- Integração com Folha de Pagamento – Vários softwares de controle de tempo para construção podem se integrar perfeitamente com sistemas de folha de pagamento, permitindo a transferência automática de dados de tempo para conseguir agilizar o processo de folha de pagamento.
Todos esses recursos podem ser ferramentas poderosas para melhorar a eficiência e a precisão no canteiro de obras.
Passos Para Implementar com Sucesso o Controle de Tempo na Construção
Fazer a mudança de planilhas de horas manuais para um software de controle de tempo para construção pode parecer um salto enorme. Mas na verdade, se dividir em etapas fica bem simples.
Aqui estão alguns dos principais passos para implementar um software de controle de tempo na construção que pode te levar ao sucesso.
1. Para Começar, Comunique Claramente Por Que Você Precisa Rastrear as Horas
Antes mesmo de dar a primeira martelada, você precisa de bastante planejamento e comunicação para implementar o controle de tempo em equipes de construção.
Comece explicando claramente por que o controle de tempo é necessário. Fale para sua equipe que não é só sobre monitorar as horas – também é sobre se certificar de que os projetos sigam nos trilhos, gerenciar orçamentos com eficácia e garantir que todos sejam pagos corretamente pelo trabalho realizado.
Deixe claro que o objetivo é melhorar a gestão de projeto e a eficiência operacional, não microgerenciar.
Quando todos estiverem na mesma página, o software de controle de tempo não vai parecer mais uma obrigação ou intrusão, mas sim uma ferramenta útil que pode ajudar a equipe a chegar em suas metas de forma mais eficaz. Quando o projeto ganha, todos ganham.
2. Escolha o Software de Controle de Tempo Certo
Existem muitas ferramentas de controle de tempo por aí, mas você precisa de uma que seja feita para as necessidades da construção. Acima de tudo, ela precisa se alinhar com suas necessidades e metas específicas.
Antes de tomar qualquer decisão, aqui estão apenas algumas das principais coisas que deve considerar:
- Suas Metas de Controle de Tempo – Antes de se aprofundar no processo de seleção, identifique claramente o que você precisa de uma ferramenta de controle de tempo. Quer monitorar a presença dos trabalhadores, gerenciar os orçamentos do projeto ou simplificar a folha de pagamento? Entender suas prioridades vai ajudar a focar nas ferramentas que atendem a esses requisitos.
- Facilidade de Uso – A ferramenta que você escolher deve ser simples e fácil para sua equipe usar. Softwares complicados que precisam de muito treino podem levar a baixas taxas de adoção e, honestamente, muita frustração. Procure uma interface amigável que sua equipe possa entender rapidamente.
- Integração com Sistemas Existentes – Certifique-se de que o software de controle de tempo possa se integrar perfeitamente com seus sistemas atuais, como softwares de folha de pagamento, ferramentas de gestão de projetos ou plataformas de contabilidade. Isso irá poupar muito tempo e reduzir o risco de erros na transferência de dados entre os sistemas.
- Escalabilidade – Conforme seu negócio cresce, suas necessidades de controle de tempo podem mudar. Escolha uma ferramenta que possa escalar com seu negócio, oferecendo opções flexíveis para adicionar novos usuários ou recursos conforme precisar. Se puder acomodar um número ilimitado de usuários, ainda melhor, sobretudo se você estiver gerenciando uma equipe em expansão.
- Considerações de Custos – Por fim, considere seu orçamento. Algumas ferramentas oferecem um teste grátis ou uma demonstração, que pode ser útil para determinar se o software se encaixa bem antes de fazer um compromisso financeiro. Tem até apps de planilha de horas para construção 100% grátis que você pode explorar se quer gastar o mínimo possível.
Saiba mais sobre os 10 recursos necessários em um software de controle tempo para construção.
Foto por Pixabay
3. Crie um Plano de Implementação Sólido
Assim como qualquer outro projeto de construção, sua implementação de software de controle de tempo precisa de um bom plano para ter sucesso.
Comece definindo uma linha do tempo clara para quando vai implementar o software. Escolha uma data de implementação que dê tempo o suficiente para testar o software e treinar seus funcionários.
Esse preparo ajuda a evitar quaisquer problemas de último minuto que possam atrapalhar a implementação. Se você estiver usando um rastreador de horas fácil de usar, isso não deve demorar.
Em seguida, é bom delegar responsabilidades para a implementação. Decida se você quer designar um único encarregado ou preparar uma pequena equipe para supervisionar o processo. Essa equipe será muito importante para coordenar tarefas, gerenciar a configuração do software e lidar com quaisquer problemas que surjam.
A comunicação é importantíssima durante esse processo. Certifique-se de informar seus funcionários sobre o plano de implementação e a data de inauguração antecipadamente. Manter todos informados ajuda a garantir que sua equipe esteja preparada para o dia inaugural.
4. Considere um Lançamento Suave do Software
Um lançamento suave envolve testar o software com um pequeno grupo de usuários antes de torná-lo disponível para todos. Isso permite que você identifique quaisquer problemas e realize os ajustes necessários em um ambiente mais fácil de gerenciar.
Você pode selecionar uma pequena equipe ou um departamento específico para fazer o teste inicial do software. Essa abordagem focada ajuda a coletar insights sobre se o software se integra bem com seus processos existentes e se ele atende às necessidades de sua equipe.
Durante essa fase, incentive os participantes a fornecer feedback sobre suas experiências e quaisquer dificuldades que tiverem. Seu input é crucial para identificar áreas que precisam ser melhoradas.
Conforme você monitora o uso durante o lançamento suave, preste atenção na frequência que o app está sendo usado e quais são os recursos mais populares. Esses dados podem destacar problemas técnicos ou indicar onde treinamento adicional pode ser necessário.
Com base no feedback e nos dados de uso, realize quaisquer ajustes necessários. Isso pode envolver fornecer treinamento adicional ou modificar certos recursos para atender melhor às necessidades de sua equipe.
5. Refine sua Abordagem e Lance o Software
Agora, é hora de refinar seu treinamento e se preparar para um lançamento amplo para sua equipe inteira.
Comece avaliando o feedback obtido durante o lançamento suave. Use essas informações para melhorar suas sessões de treinamento, garantindo que os funcionários entendam bem como usar o software de controle de tempo.
Refinar seu treinamento para abordar quaisquer desafios ou perguntas que surgiram durante a fase piloto irá empoderar sua equipe e construir sua confiança para usar a nova ferramenta.
Durante o treinamento, continue a destacar os benefícios do software de controle de tempo. Certifique-se de que seus funcionários entendam como ele pode simplificar o processo de folha de pagamento, melhorar a produtividade e, por fim, deixar seus trabalhos mais fáceis.
Quando entenderem essas vantagens, é mais provável que recebam bem a mudança e usem ativamente o software. Encoraje perguntas e discussão aberta durante o treinamento. Isso vai ajudar a entender as preocupações e se certificar de que todos estejam confortáveis com o novo sistema.
6. Forneça Suporte Contínuo
Após o software de controle de tempo estar implementado, é essencial fornecer suporte contínuo para garantir que funcione bem e que se lide rapidamente com quaisquer problemas.
Fazer uma parceria com seu fornecedor de software pode ser uma ótima forma de avaliar o suporte e o treinamento contínuos. Muitos fornecedores oferecem recursos como manuais de usuário, tutoriais em vídeo ou uma central de ajuda para auxiliar sua equipe a navegar pelo software e resolver problemas com facilidade.
Incentive sua equipe a dar feedback regular sobre o software. Isso ajudará a identificar qualquer área que precise ser melhorada ou exija mais treinamento. Manter uma linha de comunicação aberta permite que você aborde questões rapidamente e faça as alterações necessárias.
Você também quer ficar de olho na frequência que o software é usado e se ele atende às suas expectativas. Verifique se a equipe está usando todos os recursos do app de forma eficaz e se ele está trazendo os benefícios que esperava.
Se sua equipe precisar de mais ajuda ou se novos recursos forem adicionados, ofereça sessões de treinamento atualizadas para garantir que todos usem o software o melhor possível.
Considerações Finais
Tecnologia leva a eficiência. Ela o ajuda a se manter à frente e competitivo no mercado.
Isso é verdade para todos os setores, incluindo a construção.
Com um software de controle de tempo, você pode levar a eficiência do controle de tempo a outro nível. Ele automatiza o processo de registrar as horas de trabalho, reduzindo os erros e poupando tempo valioso.
Isso não só simplifica a folha de pagamento, mas também ajuda a monitorar o andamento do projeto em tempo real, permitindo melhor alocação de recursos e previsão mais precisa de projetos
Ao escolher implementar o controle de tempo na construção e investir na tecnologia de controle de tempo certa, você não está só melhorando seu fluxo de trabalho – você está preparando sua empresa para o sucesso de longo prazo.
