Como Criar uma Política de Férias

Férias referem-se a qualquer tempo em que o funcionário tira folga do trabalho, mas continua recebendo salário. Os funcionários usam esse tempo para descansar, tratar de assuntos pessoais, recuperar de doenças, tirar férias ou cuidar de seus filhos.

Algumas empresas oferecem um número fixo de dias pagos para cada tipo de licença. Outras agrupam todas as férias em uma única categoria, permitindo que os funcionários decidam como distribuir seus dias de férias de acordo com suas necessidades. Saiba mais sobre férias neste guia completo.

Toda empresa precisa de uma política de férias, e aqui está o porquê:

1. Impacto na produtividade dos funcionários

As férias são uma ótima maneira de os funcionários priorizarem o autocuidado, cultivarem seus relacionamentos pessoais e explorarem seus hobbies sem se preocuparem com a perda do emprego ou do rendimento. O tempo livre é considerado uma vantagem, mas, na verdade, é uma necessidade. Sem ele, a produtividade cairá, seus funcionários ficarão doentes com mais frequência e você perderá funcionários rapidamente.

2. Testar a eficiência operacional

Uma política de férias fará mais do que melhorar a qualidade do trabalho de seus funcionários. Se for bem feita, sua política será a única ferramenta analítica de que você precisa para testar sua eficiência operacional. Uma vez criada a política, veja como sua equipe lida quando cada funcionário tira alguns dias de férias. Nada expõe mais as ineficiências da sua organização do que a redução da velocidade das operações quando um funcionário está de licença. 

3. Conformidade legal

Multas e litígios podem prejudicar sua empresa ou, pior ainda, levá-la à falência total. Portanto, você deve permanecer vigilante para evitar problemas com a lei. A conformidade é a única maneira de proteger sua empresa.

Uma política de férias é uma ótima maneira de começar, garantindo que seus funcionários tirem todos os dias de férias obrigatórios por lei. Além disso, você nunca perderá uma atualização sobre as leis trabalhistas do seu estado ou país, pois a criação de uma política exige que você acompanhe as mudanças na lei.

4. Gerenciamento contínuo de ausências dos funcionários

Por fim, uma política de férias bem estruturada é a solução perfeita para a interrupção do fluxo de trabalho. As melhores políticas utilizam softwares de rastreamento de férias para monitorar e gerenciar a presença. Com as integrações de calendário do software, que permitem que os funcionários reservem dias de férias com antecedência e bloqueiem os dias em que estarão ausentes, você estará ciente de todas as futuras ausências com tempo suficiente para se preparar para elas.

Agora que já estabelecemos por que você precisa de uma política de férias, é hora de começar a criar a sua. Mas primeiro, aqui estão alguns pontos a serem considerados.

1. Sustentabilidade e eficácia

Em primeiro lugar, você quer uma política que seja sustentável, mas eficaz. É possível ter as duas coisas adotando uma política aberta de férias que permita que os funcionários decidam como usar os dias de férias.

Você alocará um número específico de dias de férias para cada funcionário sem dividi-los em diferentes tipos de férias ou licenças remuneradas. Seus funcionários farão o resto. Assim, eles desfrutam de autonomia, enquanto você ganha a lealdade deles por demonstrar confiança.

2. A lei

Em segundo lugar, informe-se sobre as leis trabalhistas em seu estado ou país. Deixe que elas orientem sua política, mas não permita que limitem o número de dias de férias remunerados de seus funcionários. Veja também os padrões do setor para saber o que as outras empresas da sua área estão fazendo. Use essas informações para criar uma política de férias competitiva.

3. Cultura corporativa

Por último, observe a cultura corporativa da sua empresa e responda a esta pergunta: seus funcionários têm automotivação ou precisam de supervisão? Se você confia que seus funcionários trabalham sem supervisão, considere oferecer-lhes tempo livre flexível ou ilimitado, desde que concluam seu trabalho no prazo. No entanto, tenha algumas diretrizes para evitar falta de pessoal. 

Se seus funcionários precisam de supervisão ou se sua empresa exige uma equipe mínima constante, você precisa de uma política de férias mais estruturada. O melhor modelo para você é o tradicional, que exige que os funcionários trabalhem um número fixo de horas. Tipicamente, um modelo tradicional oferece um número específico de dias de férias remunerados e exige que os funcionários solicitem suas férias com antecedência.

Além de influenciar o modelo de férias que você adota, sua cultura corporativa direcionará o fluxo de solicitação de férias. Um processo formal é melhor para um modelo tradicional. Se você adotar um modelo de férias ilimitadas, poderá adotar um processo menos informal ou até mesmo não adotar nenhum processo.

Com essas considerações fora do caminho, você está pronto para elaborar sua política de férias.

Crie uma política facilmente respondendo às seguintes perguntas:

1. Que tipos de férias/licenças remuneradas vai oferecer?

Para responder a essa pergunta, defina os tipos de dias de férias e licença remunerada que sua empresa oferece. Você pode optar por agrupar todos os dias de férias de seus funcionários em uma única categoria. Alternativamente, você pode oferecer dias de licença separados para os funcionários quando eles estiverem doentes, em luto ou simplesmente cansados e a precisar de alguns dias longe do trabalho. Se a cultura corporativa permitir, deixe que eles tirem quantos dias precisarem.

Após decidir sobre os tipos de férias e licenças remuneradas que serão concedidas, você terá criado a primeira seção de sua política.

2. Quem é elegível para férias?

Em seguida, determine quem pode tirar férias. A maioria das empresas exige que os funcionários trabalhem por pelo menos três meses para ter direito a férias. Você pode adotar uma política semelhante, mas ajustá-la para atender às suas necessidades. Pense nos seus termos de contratação. Você tem funcionários de meio período ou freelancers? Se tiver, determine se eles serão elegíveis para férias. Anote essa decisão como a segunda seção da sua política.

3. Quantos dias de férias cada funcionário terá?

Em terceiro lugar, determine quantos dias de férias seus funcionários podem tirar e se os dias não utilizados serão transferidos para o ano seguinte. Se você estiver sujeito às leis trabalhistas, esse número não deve ser inferior ao mínimo exigido para evitar expor sua empresa a multas desnecessárias e outros problemas legais. Em caso de dúvida, consulte um advogado.

Além da lei, obtenha informações sobre seu orçamento, práticas de RH, práticas do setor e das empresas concorrentes. Acima de tudo, esforce-se para oferecer dias de férias suficientes para que seus funcionários mantenham um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal.

Aqui está uma dica de especialista: faça com que essa seção da sua política seja baseada em recompensas. Você pode fazer isso concedendo mais dias de férias com base no tempo de serviço e no número de horas trabalhadas. Funcionários que estão na empresa há mais tempo terão mais benefícios. Da mesma forma, um funcionário desbloqueará mais dias de férias ao trabalhar mais horas. Essa é uma ótima maneira de recompensar a lealdade e reduzir a rotatividade.

4. Como você calculará e controlará as férias?

Determinar como alocar a política de férias/licenças remuneradas é fácil, mas calcular os dias de licença de cada funcionário não é. Você deve delinear como controlará as horas de cada funcionário, quantos dias eles tiraram de férias e determinar quantos dias ainda podem tirar.

Se feito manualmente, controlar as férias levaria uma eternidade. E se você for como eu, não quer passar jornadas somando dias e horas quando pode ter um simples rastreador de ausência de funcionários que faz isso para você em menos de cinco minutos.

Com a solução de gestão de férias, você pode visualizar os dias de férias não utilizados de seus funcionários, receber e aprovar solicitações de férias e bloquear os dias de férias reservados em vários calendários de trabalho em questão de minutos e sem gastar nada! Além disso, seus funcionários podem revisar a política de férias, fazer solicitações de férias e ver quanto tempo de férias eles ainda têm para o ano.

Dito isso, existem vários rastreadores de férias no mercado. Há muitos aspectos a considerar e talvez seja necessário experimentar alguns antes de encontrar o ideal para sua empresa. Para começar, confira nosso guia rápido sobre rastreadores de férias.

5. Como os funcionários solicitarão férias?

Por fim, descreva como seus funcionários solicitarão férias. Sua cultura corporativa e estrutura organizacional determinarão o fluxo de solicitações de férias. Para um processo tranquilo, é melhor integrar as estruturas de solicitação de férias ao software de rastreamento de férias que você escolheu. Esta parte de sua política também deve definir o período de aviso prévio exigido dos funcionários para diferentes tipos de férias. Lembre-se de se preparar para emergências.

6. Com que frequência você atualizará sua política de férias?

Em um mercado de trabalho em constante mudança, os benefícios pagos são uma ferramenta poderosa para atrair e manter os melhores funcionários. Portanto, é importante manter sua política de férias atualizada para acompanhar as tendências emergentes.

Mas com que frequência você deve fazer alterações na sua política? Considere agendar revisões regulares para analisar as mudanças na lei e nas práticas do setor e incorporá-las à sua política. Assim que determinar a frequência ideal para as revisões, escreva isso em sua política. E pronto, você criou sua política de férias.