Em todos os feriados, executivos de RH e proprietários de pequenas empresas são bombardeados com vários pedidos de folga. Responder a esses pedidos é uma tarefa delicada. Por um lado, recusar os pedidos de folga e férias dos funcionários reduz a moral. Mas, por outro lado, é necessário manter as operações comerciais em funcionamento.
Então, como encontrar o equilíbrio delicado entre otimizar as exigências de pessoal e garantir que seus funcionários tirem as férias garantidas por lei e tenham tempo para recarregar as energias?
Como CEO de uma empresa de software de controle de tempo com funcionários em regime de meio período, período integral e contratados em diferentes partes do mundo, aqui está o meu guia para gerenciar as folgas dos funcionários. Neste artigo, vou abordar as etapas principais e as melhores práticas para criar uma estratégia eficaz de gestão de licenças adaptada às necessidades da sua organização. Vamos lá!
Este Artigo Aborda
- Considerações Importantes na Gestão de Férias e Licenças dos Funcionários
- Como Criar uma Estratégia Eficaz de Gestão de Licenças e Férias
Considerações Importantes na Gestão de Férias e Licenças dos Funcionários
1. Conformidade Legal
A primeira consideração importante na gestão de férias e licenças dos funcionários é entender a lei. As leis trabalhistas federais e estaduais na maioria dos países definem a elegibilidade e o direito dos funcionários a diferentes tipos de licença. Essas leis se aplicam a empresas e negócios em sua jurisdição. Certifique-se de revisar as leis trabalhistas e de emprego relevantes. Compreendê-las evitará que você cometa erros caros. Talvez seja necessário consultar um advogado especializado em leis trabalhistas antes de lidar com qualquer pedido de folga ou licença.
2. Considere Necessidades de Pessoal
Em segundo lugar, estabeleça suas necessidades de pessoal. Quantos funcionários você precisa para manter os padrões básicos de entrega de serviços e atender à demanda dos clientes? Calcular esse número é um passo crucial no processo de gestão de férias e licenças. Sem isso, você não pode garantir a continuidade das operações comerciais nos dias em que alguns de seus funcionários estiverem de folga, especialmente durante os feriados, quando esses pedidos de folga começam a aparecer.
O controle de tempo é uma ótima maneira de determinar suas necessidades de pessoal. Com um software de controle de horas e presença, você pode gerar folhas de ponto e usá-las para calcular as horas gastas em serviços essenciais. O número de funcionários que podem trabalhar nessas horas é sua necessidade de pessoal. Tenha esse número em mente sempre que for aprovar pedidos de férias e licença.
3. Mantenha a Motivação dos Funcionários
Você já estudou as leis trabalhistas que se aplicam ao seu negócio e determinou o número mínimo de funcionários que devem estar presentes em qualquer dia. Agora vem a parte mais difícil: manter os funcionários felizes e motivados.
Práticas ruins de gestão de férias e licenças farão com que seus funcionários se sintam desvalorizados. Para manter a motivação elevada, é preciso atingir um equilíbrio diferente. É necessário garantir que todos os funcionários tenham tempo suficiente de folga para evitar o burnout e manter um equilíbrio ideal entre vida pessoal e profissional. No entanto, eles não devem tirar tanto tempo que se tornem improdutivos. Para isso, você precisa de uma boa estratégia de gestão de férias e licenças.
Como Criar uma Estratégia Eficaz de Gestão de Licenças e Férias
Aqui está seu guia para criar uma estratégia eficaz de gestão de licença e férias para sua empresa:
1. Entenda a Lei
Ao gerenciar as férias dos funcionários, é preciso seguir todas as leis aplicáveis. Caso contrário, você pode colocar sua organização em problemas legais caros. Para evitar violar qualquer lei, estude cuidadosamente as leis trabalhistas e de emprego relevantes. Lembre-se de treinar todos os seus gerentes sobre as leis também.
2. Defina uma Política de Licença/Férias Clara
Em seguida, determine os tipos de licença ou férias que você oferecerá aos seus funcionários. Para essa decisão, use a lei, as práticas do setor, a política de RH e seus pacotes de benefícios como guia.
Considere os feriados nacionais e as licenças legais, como licença parental, por motivos de doença, para casamento, luto, e quaisquer outras licenças e folgas que você é obrigado a conceder por lei. Quanto tempo de folga você permitirá para emergências? Você aumentará o tempo de licença remunerada de seus funcionários após cada ano de serviço em sua empresa? A educação adicional aumenta o valor dos seus funcionários para a organização? Se sim, você permitirá licenças prolongadas para estudos adicionais?
Depois de ter as respostas para essas perguntas, você estará pronto para redigir sua política de férias/licenças. O documento deve ser fácil de entender. Portanto, certifique-se de incluir:
- Quais feriados sua organização irá comemorar
- Os tipos de licença que oferece e o máximo de dias para cada um
- Os critérios de elegibilidade para cada tipo de licença
- Como você calcula dias de férias/licença
- O procedimento de solicitação de licença
- O que acontece com dias de férias/licença não utilizados
- Se a aprovação de licenças é vinculada com as horas trabalhadas
É importante distribuir a política a todos os funcionários e incentivá-los a aproveitar o tempo de folga garantido.
3. Invista em Um Software de Controle de Tempo
Para calcular os dias de férias ou licença de um funcionário, você precisa saber duas coisas. Primeiro, quantos dias ou horas ele trabalhou? Segundo, quantos dias de folga ele já tirou no ano corrente? Para isso, é necessário uma solução de controle de tempo precisa. Um bom software de controle de tempo, com uma função básica de registro de entrada e saída e uma folha de ponto, registrará com precisão as horas trabalhadas. Você pode usar essas informações para determinar a elegibilidade de um funcionário para folga e seus dias de férias.
O software de controle de tempo também é indispensável para agendar os dias de folga dos funcionários, ao mesmo tempo que mantém suas necessidades de pessoal. Aqui, você precisará de um software de controle de tempo com uma função de agendamento. Caso contrário, como você garantirá que os dias de folga não se sobreponham em departamentos críticos? Além disso, você pode usar essa função para redistribuir as tarefas de um funcionário para o restante da equipe. Assim, todo o trabalho é concluído quando um funcionário está de folga, e ninguém recebe ligações de trabalho em seus dias de descanso.
Em terceiro lugar, alguns sistemas avançados de controle de tempo possuem integrações com calendários, facilitando o rastreamento dos dias de folga dos funcionários. Tudo o que você precisa fazer é criar vários calendários que mostrem quais dias cada funcionário tirará folga. Você também pode configurar lembretes para avisar à equipe quando seus colegas sairão de férias.
4. Automatize a Gestão de Licenças e Férias
As licenças e férias dos funcionários são mais do que apenas aprovar um formulário de solicitação. O planejamento envolve muito mais. Por exemplo, as férias afetam o departamento financeiro por meio da folha de pagamento. Se um funcionário tira uma licença não remunerada, o departamento receberá instruções para ajustar seu pagamento para refletir a redução de horas trabalhadas.
Agora, sei o que você está pensando: “Ah não, a folha de pagamento ficou ainda mais difícil!” Bem, na verdade, não. Aqui está um truque simples. Com um rastreador de horas para folha de pagamento grátis, você pode gerar folhas de ponto com as horas dos funcionários e inseri-las no seu sistema de folha de pagamento. Melhor ainda, você pode deixar que o software de folhas de ponto faça isso por você. Usando qualquer uma das soluções, você pode calcular os salários dos funcionários em licença não remunerada no tempo que levou para ler esta frase.
O software rastreia todas as horas da folha de pagamento e gera folhas de ponto com o total de horas trabalhadas, incluindo horas extras. Com alguns cliques, você pode gerar a folha de pagamento ajustada para ausências não remuneradas ou parcialmente remuneradas. Envie essas folhas de ponto para o departamento financeiro e pronto, sua folha de pagamento está concluída para o mês.
Garantir que os funcionários em licença não remunerada recebam apenas pelas horas trabalhadas é importante. Mas é ainda mais importante garantir que os funcionários em licença remunerada sejam pagos por seus dias de folga. Pague os valores devidos por suas licenças remuneradas em dia e veja a produtividade dos seus funcionários aumentar à medida que sua moral cresce.
Ao focar em pagar seus funcionários no prazo, não se esqueça de incentivá-los a usar seus dias de folga ou licença. Não subestime o poder de enviar aos funcionários um simples lembrete de que seus dias de férias estão expirando. Enquanto faz isso, considere enviar lembretes automáticos aos gerentes quando as solicitações de férias ficarem muito tempo em suas mesas. O mais importante, configure um alerta automatizado para avisá-lo quando a aprovação de solicitações de férias comprometer suas exigências de pessoal.
5. Alinhe a Gestão de Férias e Licenças com as Necessidades do Negócio
A gestão de férias dos funcionários é um processo delicado, mas tem suas recompensas. Por exemplo, uma boa política de férias/licenças é uma ótima maneira de manter os níveis ideais de pessoal durante a sua temporada mais movimentada. Planeje sua política de férias em torno de seus ciclos de produção e vendas para obter os melhores resultados. Dessa forma, você garante a capacidade de sua organização de atender à demanda dos clientes ao longo do ano.
Você pode começar estabelecendo prazos para os funcionários solicitarem folga ou licença. Receber pedidos de férias com um mês de antecedência dá a você tempo suficiente para planejar a ausência de um funcionário.
Em seguida, tenha uma política clara para lidar com pedidos simultâneos. Aqui, você pode incentivar os funcionários a agendarem suas folgas com semanas de antecedência. O segredo é criar uma política que recompense pedidos antecipados, priorizando os funcionários que solicitarem folga primeiro.
6. Adapte-se e Comunique-se
Por fim, sua política de gestão de férias/licenças dos funcionários deve ser abrangente, mas você não acertará tudo na primeira vez. Recomendo atualizá-la regularmente até que esteja ideal para sua empresa. Esse tipo de flexibilidade permitirá melhorias constantes.
Com uma política de gestão de férias flexível, você pode ficar em dia com as necessidades e a estrutura dinâmicas da força de trabalho. Por exemplo, você pode aderir às atuais tendências de trabalho flexível e remoto. E por que não? Você mantém seus funcionários felizes e aumenta a produtividade. Se lembra do software de controle de tempo em que investiu? Use ele para rastrear o tempo trabalhado pelos funcionários nesses arranjos.
Por fim, informe seus funcionários sempre que você fizer alterações ou ajustes em sua política de férias/licenças. Melhor ainda, envolva-os no processo. Peça a opinião deles ao revisar sua política de gestão de férias. Nada os fará se sentir mais valorizados e confiáveis do que ver suas sugestões implementadas.
Considerações Finais
Uma boa estratégia de gestão de férias dos funcionários aumentará sua satisfação e produtividade. Ela garante que você atraia os melhores talentos e mantenha seus melhores funcionários. As dicas discutidas neste artigo são um guia prático para criar uma abordagem de gestão de férias e licenças que funcione para você.
Ao abraçar a flexibilidade, a automação, os softwares de folha de ponto e rastreamento de férias e licenças e a comunicação, você pode cumprir as leis trabalhistas, manter seus funcionários motivados e garantir que sua organização funcione sem problemas.
