Experiência de um Engenheiro Consultor sobre Controle de Ponto

Esses foram alguns dos desafios que enfrentei ao enviar minhas primeiras folhas de ponto:

• O software de controle de tempo só permitia rastrear o tempo em intervalos de meia hora, então eu não conseguia registrar meu tempo com precisão.
• Não tinha certeza de quais códigos de projeto usar para a integração e o treinamento.
• Não conseguia lembrar meu código organizacional (um código de identificação que diferia entre as unidades de negócios).
• Mensagens de erro apareciam quando eu tentava registrar o tempo em determinados projetos, informando que eu não estava autorizado a trabalhar nesses projetos.
• Meu gerente não estava disponível para me ajudar.
• Não conseguia encontrar diretrizes ou documentação relevantes na internet ou na intranet da empresa.

Isso parece trivial agora, mas, como um jovem funcionário recém-chegado ao mundo corporativo, não foi uma introdução ideal aos sistemas de controle de tempo e folha de ponto.

Bem, sim. Já tive colegas com várias abordagens para preencher suas folhas de ponto. Alguns (muito poucos) registravam seu tempo diligentemente todos os dias. Muitos corriam para completar suas folhas de ponto no último minuto.

Descobri que a maioria dos funcionários acha os processos de rastreamento de tempo, particularmente o processo de entrada manual de dados centrado na folha de ponto, um fardo, demorado e desnecessário. Muitas vezes, senti o mesmo; completar minha folha de ponto durante períodos em que trabalhei em um único projeto e tarefa era fácil. No entanto, períodos que envolviam trabalho em vários projetos, com diferentes tipos de trabalho e entregas, tornavam o rastreamento de tempo e o preenchimento da folha de ponto um exercício exaustivo.

Descobri que os dados precisos de controle de tempo nem sempre são fáceis de encontrar. Em minha experiência, muitas imprecisões se infiltram nos sistemas manuais de controle de tempo. Entre elas estão:

• Dependência da honestidade e da diligência dos funcionários em registrar seu tempo.
• Preguiça dos funcionários.
• Funcionários exagerando o tempo gasto em atividades de trabalho, para parecerem ocupados e esforçados.
• Erros e falhas cometidos pelos funcionários ao inserir dados manualmente.
• Manipulação intencional do sistema; por exemplo, funcionários podem alocar tempo a projetos ou tarefas com grandes orçamentos, em vez de projetos com poucos recursos.
• Funcionários registrando tempo em atividades administrativas, de treinamento ou marketing, mesmo que o trabalho tenha sido realizado em projetos. Gerentes de projeto ou supervisores podem instruir funcionários para mascarar projetos em má situação financeira.

Algumas das práticas descritas acima podem ser consideradas fraudulentas e ter implicações legais.

Com base nesses exemplos, pode-se entender a dificuldade de se verificar a qualidade dos dados de controle de tempo obtidos de sistemas manuais de folha de ponto, e que seria arriscado usar esses dados para gerar insights significativos ou como base para decisões empresariais.

Além das imprecisões, também existem ineficiências inerentes ao processo de controle de tempo e submissão de folhas de ponto. Essas incluem:

• O tempo gasto preenchendo folhas de ponto é visto como administrativo e não produtivo, e (do ponto de vista empresarial) seria melhor aproveitado em trabalho produtivo que é faturado ao cliente e gera receita.
• Tempo adicional é gasto em reivindicações de reembolso, viagens e solicitações de licença.
• Requisitos de controle de tempo duplicados podem ocorrer quando um cliente ou projeto tem seu próprio sistema separado de controle de tempo ou folha de ponto, exigindo que o tempo para o mesmo trabalho seja registrado em dois sistemas diferentes.
• Como gerente ou supervisor, gasta-se tempo para configurar projetos e alocar recursos na plataforma de controle de tempo, revisar e aprovar as folhas de ponto de subordinados, subconsultores e subcontratados, além de preencher a própria folha de ponto.

Levou um algum tempo (trocadilho intencional) para eu entender o papel que o controle de tempo desempenhava em uma consultoria de engenharia. Aqui está o que aprendi:

• Como uma empresa de consultoria que realiza trabalho baseado em conhecimento, os clientes pagavam por nossas habilidades e serviços e, essencialmente, pagavam por nosso tempo.
• Os dados de controle de tempo permitiam que cobrássemos dos clientes o tempo real gasto trabalhando em seus projetos.
• Um registro do trabalho realizado e o tempo necessário para concluir esse trabalho poderia ser desenvolvido a partir do rastreamento de tempo.
• Os dados de rastreamento de tempo ajudam a definir o preço de trabalhos futuros.
• Ineficiências em fluxos de trabalho e processos podem ser identificadas analisando os dados de controle de tempo.
• Os dados de monitoramento de tempo auxiliam na gestão e na tomada de decisões sobre alocação de recursos, determinação da produtividade dos funcionários, orçamentação de projetos e previsão financeira.

Como você pode ver, os dados de controle de tempo são extremamente úteis; no entanto, dados de monitoramento de tempo precisos são um pré-requisito para se obter ótimos resultados.

Aqui estão algumas estratégias que podem ser usadas para melhorar a gestão do tempo e os processos de controle de tempo de uma organização:

• Desenvolva processos simples e padronizados para sistemas de controle de tempo, garantido que eles sejam consistentemente implementados em toda a organização.
• Ofereça treinamento adequado sobre processos de monitoramento de tempo. Os processos e as diretrizes devem ser bem documentados e facilmente acessíveis.
• Certifique-se de que o sistema de controle de tempo usado pela organização facilite o registro de horas dos funcionários. Opções como rastreamento de tempo no desktop, rastreamento de horas na web, controle de tempo no celular, rastreamento por GPS, e soluções automatizadas são recursos a serem considerados.
• Estabeleça uma comunicação aberta entre a organização e seus funcionários. Solicite a opinião dos funcionários sobre como o sistema de controle de tempo, fluxo de trabalho e interface do usuário podem ser melhorados, e seja receptivo às suas sugestões.
• Revise e atualize o processo de monitoramento de tempo para garantir que o sistema seja eficiente e funcione como esperado.
• Incentive o controle de ponto preciso; por exemplo, estabeleça um sistema de recompensas para funcionários que sejam consistentes e precisos ao rastrear seu tempo.
• Explique como os dados de monitoramento de tempo são usados pela organização e destaque a importância de dados precisos para o sucesso financeiro da organização.
• Explique as consequências do controle de ponto impreciso e destaque que pode haver consequências legais para funcionários ou para a organização devido a imprecisões nos dados.