O Uso Eficaz do Controle de Ponto em Empresas de Consultoria

As métricas de desempenho dos funcionários são medidas que avaliam o desempenho dos funcionários. Dependendo do cargo, vários aspectos do desempenho de um funcionário podem ser avaliados, tais como:

• A qualidade do trabalho do funcionário.
• O número de entregáveis que um funcionário produz.
• A velocidade com que o funcionário conclui as tarefas.
• Consistência na produção do trabalho do funcionário.
• O “conjunto” de trabalho que o funcionário está realizando.
• Nível de envolvimento do funcionário.

Com base nos itens acima, é possível desenvolver e avaliar métricas de desempenho quantitativas e baseadas no tempo dos funcionários usando dados de sistemas de controle de tempo. Outras métricas, como o desempenho qualitativo, também podem ser avaliadas com o uso de dados de controle de ponto, desde que o sistema seja configurado corretamente.

Dois indicadores de desempenho dos funcionários que serão discutidos neste artigo são a produtividade e a utilização dos funcionários.

A produtividade do funcionário é uma medida de quão eficientemente um funcionário converte uma tarefa em um resultado final. Com dados de controle de tempo adequados, a produtividade do funcionário é facilmente avaliada. Por exemplo, podemos avaliar a produtividade dos designers A e B da seguinte forma:

Se o designer A leva 28 horas para produzir 10 esboços, sua produtividade pode ser calculada como:

10 / 28 = 0,36 esboços por hora.

Se o designer B leva 22 horas para produzir 7 esboços, sua produtividade pode ser calculada como:

7 / 22 = 0,32 esboços por hora.

Com base nos dados acima, concluímos que o designer A é mais produtivo que o designer B.

O método descrito acima é simplificado e pode ser mais complexo em um cenário real. Por exemplo, pode ser necessário considerar o tipo de esboços que cada funcionário está trabalhando para garantir que a comparação entre eles seja válida.

Para obter uma visão mais aprofundada, fatores como reformulação e tempo de revisão dos desenhos podem ser incluídos no cálculo, permitindo considerar o tempo desde o primeiro rascunho até a versão final do esboço e avaliar a produtividade do funcionário adequadamente.

Os softwares modernos de controle de ponto permitem realizar uma grande variedade de cálculos de produtividade dos funcionários, pois fornecem uma entrada precisa dos dados de tempo dos funcionários vinculada a atividades e tarefas específicas, que podem ser adaptadas aos processos e fluxos de trabalho específicos de uma organização. Isso significa que:

• A produtividade do funcionário pode ser avaliada em diferentes tarefas, equipes e projetos, identificando níveis altos e baixos de produtividade.
• As medidas de produtividade podem ser usadas para avaliar quais funcionários são mais produtivos em tarefas específicas.
• Tarefas específicas podem ser atribuídas a funcionários competentes quando há um prazo apertado.
• As organizações podem determinar quais funcionários são menos produtivos em tarefas específicas e planejar treinamentos de acordo.
• Pontos fortes e fracos dos funcionários podem ser analisados antes de atribuir novos trabalhos ou projetos que se adequem às suas capacidades.

Outra métrica de desempenho útil para organizações de consultoria é a utilização dos funcionários.

A utilização dos funcionários é uma medida da quantidade de tempo que um funcionário dedica ao trabalho faturável. Geralmente é refletida como uma porcentagem e é calculada com referência a um período de tempo específico. Para calcular a taxa de utilização do funcionário, você precisa saber o número de horas trabalhadas no período específico e o número de horas gastas em trabalho faturável no mesmo período. Segue um exemplo de como determinar a utilização do funcionário:

Se o funcionário A trabalha 45 horas durante uma semana e dedica 36 dessas horas ao trabalho faturável, a taxa de utilização do funcionário A para aquela semana seria 36 / 45 = 0,80. Supondo que o mesmo funcionário trabalhou 2000 horas no total durante o ano e dedicou 1700 horas em trabalho faturável, a taxa de utilização do funcionário para o ano seria 1700/2000 = 0,85.

Organizações de consultoria geralmente definem metas de utilização para seus funcionários com base nas horas faturáveis necessárias para manter a lucratividade, considerando o tempo gasto em trabalho não faturável. As metas de taxas de utilização variam conforme o setor, a organização, a unidade de negócios e o cargo do funcionário; por exemplo, pessoal administrativo, financeiro e de gestão pode dedicar uma grande parte do tempo a trabalho não faturável.

Conhecer as taxas de utilização dos funcionários permite que uma organização defina taxas lucrativas para serviços, compense os funcionários de maneira justa e determine se os funcionários estão sobrecarregados ou subutilizados. As taxas de utilização dos funcionários podem ser usadas para comparar o desempenho de funcionários com funções semelhantes em uma organização, ou para comparar funcionários dentro de equipes específicas ou atribuídos a projetos específicos.

Métricas adicionais podem ser derivadas da taxa de utilização; estas incluem a taxa de utilização da capacidade (que é a utilização para um funcionário médio), a taxa de utilização ideal e a taxa de faturamento ideal. Essas métricas oferecem insights valiosos sobre o desempenho e a lucratividade de uma organização.

Sim, com certeza! Um software de controle de ponto pode fornecer informações úteis, como:

• Detalhes de assiduidade e pontualidade de funcionários ou equipes.
• Informações sobre absenteísmo.
• Quantidade de horas regulares e horas extras trabalhadas.

Essas informações são fáceis de determinar e podem ser analisadas e filtradas no nível do funcionário, da equipe, do projeto, do departamento ou da organização. As tendências podem ser facilmente identificadas a partir de uma representação gráfica desses dados. Por exemplo, a gerência pode descobrir que um determinado funcionário ou equipe está constantemente registrando muitas horas extras ou apresentando altas taxas de absenteísmo.

Ao avaliar métricas de desempenho dos funcionários, é importante estabelecer uma linha de base para possibilitar comparações com um ponto de referência definido. A linha de base serve como ponto de referência, podendo ser um padrão do setor, específico da empresa ou da unidade de negócios.

Com a grande quantidade de dados disponíveis a partir de sistemas de controle de tempo dos funcionários, as organizações podem criar um banco de dados de métricas relacionadas a funcionários e projetos. À medida que o banco de dados cresce, uma organização terá acesso a dados históricos, atuais e em tempo real vinculados a tarefas, clientes ou tipos de trabalho específicos. Esses dados podem ser usados para auxiliar em inúmeras tarefas; por exemplo:

• Os dados podem ser usados para determinar rapidamente o custo do projeto.
• Os tempos de conclusão das tarefas podem ser estimados.
• A alocação de recursos pode ser otimizada com base nos orçamentos e prazos dos projetos.
• Um banco de dados de métricas de desempenho de funcionários pode ser útil para desenvolver métricas de referência específicas para uma organização.

Você pode estar pensando que estamos encerrando o assunto, MAS, espere! Ainda não terminamos. Existem outras maneiras de usar os dados de controle de tempo.

Para organizações de consultoria, os acordos de honorários com os clientes geralmente são baseados em taxa fixa ou em tempo e materiais (ou um sistema híbrido incluindo elementos de ambos – vamos ignorar esse caso por enquanto). Para um contrato de taxa fixa:

• O esforço (ou seja, custo) para concluir o trabalho é estimado. Isso inclui custos diretos, indiretos e gerais.
• Uma margem de lucro é adicionada ao custo estimado para concluir o trabalho.
• O valor total, incluindo todos os custos e a margem de lucro adequada, é cotado ao cliente.
• Alternativamente, um modelo de preço baseado em valor pode ser usado para chegar a um honorário proposto (isso considera o valor do trabalho em vez do elemento de custo).

Para um contrato de taxa fixa, o cliente paga a taxa estabelecida independentemente do esforço real necessário para concluir o trabalho. Se você puder realizar o trabalho mais rápido ou mais barato, terá um lucro maior.

Em um contrato baseado em tempo, aplica-se o seguinte:

• A taxa cotada é baseada em uma tarifa horária ou diária.
• O cliente é cobrado pelo tempo exato trabalhado.
• Despesas com materiais também podem ser incluídas, dependendo da natureza do trabalho a ser realizado e dos detalhes do contrato.
• Normalmente, é proposta uma lista de taxas cotadas, pois as taxas variam dependendo do tipo e do nível do recurso.
• As taxas cotadas ao cliente já incluem o custo de conclusão do trabalho e uma margem de lucro adequada.

Então, voltando ao ponto…

As empresas de consultoria devem definir os preços de seus serviços para os clientes, seja cotando diretamente para um projeto ou competindo contra concorrentes por novos trabalhos. Os contratos baseados em tempo representam um risco baixo na fixação de preços de novos trabalhos, pois os custos e as margens de lucro já estão incorporados nas taxas cotadas para o projeto.

Já os contratos de taxa fixa representam um risco maior, pois as margens de lucro variam conforme o esforço (tempo e recursos) necessário para concluir um projeto. Infelizmente, o esforço necessário para concluir um projeto não é conhecido no momento da precificação do trabalho. Com a ajuda dos dados de controle de tempo, a seguinte abordagem pode ser usada para determinar o preço de um trabalho de taxa fixa.

Como definir o preço de um trabalho de taxa fixa usando dados de controle de tempo?

• Desenvolva um escopo de trabalho para o projeto, com base nas informações relatadas pelo cliente ou em reuniões de definição de escopo.
• Dependendo da complexidade do projeto, divida o escopo de trabalho em fases, atividades, tarefas e entregáveis do projeto.
• Os dados históricos de controle de tempo podem ser usados para estimar a quantidade de tempo necessário para concluir tarefas e entregáveis, fornecendo uma estimativa informada do esforço necessário para concluir um trabalho.
• Métricas de utilização e produtividade dos funcionários podem ser usadas para garantir que o cálculo de custos seja baseado no resultado estimado dos recursos ou das equipes propostas.
• Custos como custos indiretos e custos operacionais devem ser incluídos na análise.
• Com o custo do projeto estabelecido, uma margem de lucro adequada pode ser adicionada. As organizações geralmente têm margens de lucro definidas para seus trabalhos, dependendo do cliente e do tipo de trabalho a ser realizado.

Exemplo de como definir o preço de um trabalho de taxa fixa

Um cliente enviou um memorando solicitando serviços de engenharia estrutural para o design de uma nova instalação de armazém.

Esse é um projeto comum realizado por sua organização. Para cotar para esse projeto, os dados históricos de controle de tempo podem ser analisados para projetos realizados para o mesmo cliente, bem como para projetos relacionados a serviços de engenharia estrutural e design de armazéns.

Se houver dados suficientes disponíveis (ou seja, se sua organização tiver desenvolvido um banco de dados de projetos), poderemos priorizar projetos com base em certos parâmetros, como tamanho do armazém, tipo de armazém, localização do armazém ou condições geotécnicas.

Os dados históricos de controle de tempo podem ser usados para fornecer uma estimativa do tempo para concluir o novo projeto, fornecer um detalhamento de atividades, tarefas e marcos do projeto, bem como propor recursos e equipes adequados para cada tarefa. Essas informações podem ser usadas para estimar os custos do projeto e, por fim, orientar a cotação fornecida ao cliente.

Podem ser desenvolvidas ferramentas para agilizar e automatizar os processos descritos acima. O último caso de uso que veremos hoje é o uso de dados de controle de tempo para a gestão de projetos.