Como Monitorar Funcionários Remotos (Eticamente)

O trabalho remoto pode ser algo difícil de navegar, especialmente para gerentes.

Se você não pode ver fisicamente seus funcionários, como pode garantir que o trabalho está sendo feito, as tarefas estão sendo concluídas a tempo e a produtividade está sendo mantida?

Rastrear funcionários remotos pode preencher essa lacuna, oferecendo insights sobre hábitos de trabalho, gestão de tempo e progresso dos projetos. Embora não seja absolutamente necessário, pode ser altamente benéfico para sua equipe, pois permite:

• Garantir Responsabilidade: Sem interações presenciais, é mais difícil ver se os funcionários estão trabalhando como esperado. Ferramentas de rastreamento podem ajudar a verificar se as tarefas estão sendo concluídas e os prazos estão sendo cumpridos, garantindo responsabilidade mesmo em um ambiente remoto.
• Gerenciar Cargas de Trabalho: Ao rastrear a atividade dos funcionários e a conclusão das tarefas, você pode entender melhor as cargas de trabalho individuais. Isso ajuda a distribuir tarefas de forma mais equilibrada, prevenindo o esgotamento e garantindo que todos os membros da equipe estejam contribuindo de forma justa.
• Apoiar Avaliações de Desempenho: Dados de rastreamento detalhados podem ser um recurso valioso para avaliações de desempenho. Eles fornecem evidências objetivas dos hábitos de trabalho e metas alcançadas por um funcionário, que podem ser usadas para oferecer feedback construtivo ou reconhecer conquistas.
• Melhorar a Gestão de Projetos: Com ferramentas de rastreamento de tempo, você pode acompanhar o progresso dos projetos, monitorar marcos e garantir que os projetos estejam no caminho certo. Isso ajuda a gerenciar prazos, ajustar cronogramas e manter os projetos alinhados com os objetivos de negócios.
• Aumentar a Segurança Cibernética: O software de rastreamento pode ajudar a proteger sua empresa monitorando documentos salvos, aplicativos instalados e sites visitados. Essa supervisão ajuda a proteger contra crimes cibernéticos, ameaças internas e violações de dados.
• Garantir Conformidade Legal: Para fins legais e de conformidade, ter registros precisos de horas de trabalho, conclusão de tarefas e comunicação pode ajudar a cumprir os requisitos regulamentares e proteger sua empresa de possíveis disputas.

O rastreamento de funcionários remotos pode ser indubitavelmente benéfico para as empresas. Mas também tem suas desvantagens. Os funcionários podem sentir que o rastreamento constante invade sua privacidade e pode afetar sua satisfação no trabalho. O rastreamento excessivo também pode criar um senso de desconfiança entre empregadores e funcionários.

É um equilíbrio delicado. Encontrar o equilíbrio certo entre o monitoramento eficaz e o respeito à privacidade dos funcionários é crucial.

Rastrear funcionários é geralmente legal nos Brasil, conforme regulado pela Consolidação das Leis de Trabalho (CLT). No entanto, isso é permitido apenas se os empregadores tiverem um motivo comercial legítimo e sempre com o consentimento do funcionário.

Os padrões para monitoramento de funcionários remotos diferem ligeiramente daqueles em um ambiente de escritório, mas a regra geral é que o rastreamento deve ser razoável, sem infringir a privacidade dos funcionários. Os empregadores também devem seguir as leis estaduais e federais de privacidade. Essas leis geralmente permitem que monitorem a maioria das coisas que um funcionário faz enquanto está no trabalho ou usando equipamentos da empresa, mas também fornecem cláusulas para garantir a proteção da privacidade do funcionário.

Nos Brasil, o monitoramento dos funcionários deve respeitar os direitos trabalhistas estabelecidos pela CLT, e proteger a privacidade do funcionário conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O ideal é escolher softwares de monitoramento de funcionários que garantam a conformidade com todas as regulamentações do país. Além disso, a empresa deve estabelecer uma política clara que especifique as técnicas e ferramentas utilizadas para o rastreamento, bem como os motivos para sua implementação.

Os empregadores podem rastrear uma variedade de dados para garantir a produtividade e a conformidade com as políticas da empresa. Esses dados podem incluir:

• Digitação (keystrokes)
• Atividades na internet, como sites visitados
• Atividade na tela
• Tempo gasto em tarefas ou aplicativos específicos
• Rastreamento por GPS para verificação de localização, especialmente se o trabalho envolver viagens ou tarefas externas

É importante notar que os funcionários só podem ser rastreados durante o horário de trabalho. A coleta de dados também está sujeita às leis federais e estaduais para proteger a privacidade dos funcionários.

Existem muitos métodos de monitorar funcionários remotos: você pode rastrear suas horas de trabalho, pedir que registrem suas localizações ao entrarem no sistema, exigir que façam auto-relatórios regulares sobre o progresso do trabalho, ou optar por uma abordagem mais abrangente usando um software de monitoramento de funcionários. É claro que cada um desses métodos tem seus prós e contras, então escolha o que fizer mais sentido para sua equipe.

• Auto-relatório de Funcionários: O auto-relatório exige que os funcionários forneçam atualizações regulares sobre o progresso e as metas alcançadas em seu trabalho. Os funcionários podem ter que enviar relatórios diários ou semanais sobre o que fizeram, seu progresso e qualquer obstáculo que estejam enfrentando. Isso pode ser feito por meio de documentos compartilhados ou plataformas de mensagens. Esse método promove um senso de responsabilidade, mas dependerá principalmente da honestidade e precisão dos funcionários. Também pode não fornecer uma visão completa da produtividade.

• Reuniões e Check-ins Regulares: Reuniões e check-ins programados mantêm você atualizado sobre o progresso dos funcionários e fornecem oportunidades para feedback. Você pode agendar reuniões recorrentes para check-ins individuais ou atualizações de equipe. Use essas sessões para discutir o progresso, resolver problemas e revisar tarefas concluídas.

• Software de Rastreamento de Tempo: Software de rastreamento de tempo registra a quantidade de tempo que os funcionários gastam em diferentes tarefas ou projetos. Os funcionários fazem login no software para iniciar e parar cronômetros para várias tarefas. O software então rastreia o tempo gasto em diferentes atividades, que você pode revisar para garantir que o trabalho está sendo realizado de maneira eficiente.

• Software de Monitoramento de Funcionários: Para uma abordagem mais abrangente, muitas empresas recorrem a software de gestão de funcionários remotos. Essas ferramentas fornecem insights detalhados sobre os hábitos de trabalho dos funcionários, rastreando atividades como uso do computador, visitas a sites e tempo gasto em diferentes tarefas. Algumas até oferecem recursos como monitoramento de capturas de tela, rastreamento por GPS, registro de atividades e rastreamento de digitação. Este método pode ser particularmente útil para garantir a produtividade e proteger informações sensíveis da empresa.

1. Determine o que você deseja monitorar e por quê.

Pode ser tentador coletar qualquer dado dos seus funcionários sem pensar muito se você realmente precisa deles. No entanto, a coleta indiscriminada de dados pode levar a complicações desnecessárias e preocupações com a privacidade.

Para evitar isso, comece definindo seus objetivos. Pergunte a si mesmo quais aspectos específicos do trabalho dos seus funcionários você precisa monitorar e por quê. Por exemplo, você precisa rastrear a localização deles? Se os funcionários forem obrigados a estar em um local específico para o trabalho, como participar de reuniões com clientes ou visitar diferentes locais, então o rastreamento por GPS pode ser útil e justificável.

No entanto, se sua equipe trabalha em casa e a localização não é um fator crítico para suas tarefas, o rastreamento por GPS pode ser desnecessário e invasivo. Em vez disso, concentre-se em métricas mais relevantes para o desempenho deles, como conclusão de tarefas, progresso de projetos ou gestão de tempo.

Considere o impacto dos dados que você planeja coletar. O rastreamento de funcionários remotos deve ser intencional e respeitar a privacidade dos funcionários.

Quaisquer dados que você colete devem servir a um propósito claro e estar alinhados com seus objetivos de negócios.

2. Informe os funcionários de que estão sendo monitorados.

Embora isso possa não ser legalmente exigido em alguns países, é absolutamente recomendado informar seus funcionários de que estão sendo monitorados, o que você estará rastreando e para que esses dados serão usados.

Isso não garante apenas que os funcionários entendam os motivos por trás das práticas de monitoramento, mas também torna todo o rastreamento menos sorrateiro! Você não está fazendo algo ilegal, afinal, então por que esconder isso desde o início?

A maioria dos funcionários apreciará a honestidade e entenderá que o monitoramento é uma ferramenta para garantir que os projetos permaneçam no caminho certo e que os prazos sejam cumpridos. Se os funcionários expressarem preocupações ou desconforto, aborde-os abertamente e trabalhe para encontrar um equilíbrio que respeite sua privacidade enquanto ainda alcança os objetivos comerciais.

Lembre-se, você quer construir confiança com sua equipe. Ser transparente sobre seus métodos de rastreamento é um passo na direção certa.

3. Escolha um software de monitoramento que valorize a privacidade.

Há uma infinidade de software de monitoramento de funcionários por aí, mas você precisa ter cuidado ao escolher um.

Nem todo software de monitoramento é igual, e alguns podem ter práticas de privacidade questionáveis. Comece revisando a política de privacidade do software para garantir que ela descreva claramente como os dados dos funcionários são coletados, usados e protegidos. Uma boa política de privacidade deve detalhar quais dados são coletados, quem tem acesso a eles, como são armazenados e por quanto tempo são retidos. Procure um software que ofereça transparência e forneça garantias sobre a proteção e privacidade dos dados.

O monitoramento eficaz não significa que você precisa rastrear todos os aspectos das atividades dos seus funcionários. Os melhores softwares oferecem recursos personalizáveis que permitem adaptar o nível de monitoramento às suas necessidades específicas. Ferramentas de rastreamento de tempo e monitoramento de funcionários como o Jibble, fornecem flexibilidade na configuração de parâmetros e limites de rastreamento, para que você possa se concentrar nos indicadores-chave de desempenho sem invadir a privacidade desnecessariamente.

4. Garanta salvaguardas para prevenir abusos.

Quando se trata de monitorar funcionários remotos, é importante configurar salvaguardas fortes para prevenir o uso indevido das ferramentas de rastreamento e monitoramento. Embora seja natural as pessoas pensarem em novas maneiras de usar os dados, você precisa ser cuidadoso sobre como e quando monitora seus funcionários. O monitoramento não deve se estender além do horário de trabalho ou invadir o tempo pessoal, como folgas, pois isso pode ser visto como uma invasão de privacidade.

Você também precisa lidar com os dados com cuidado. Isso significa armazenar dados com segurança e seguir os requisitos legais específicos de diferentes indústrias.

Por exemplo, dados criptografados devem ser armazenados em um sistema centralizado e seguro, com acesso limitado apenas aos indivíduos necessários, como os funcionários que estão sendo monitorados e seu gerente direto. Consoante as práticas recomendadas, esses dados devem ser mantidos por um tempo mínimo necessário, geralmente até cinco anos, dependendo dos requisitos legais e comerciais.