O Xero é um líder de software de contabilidade baseado na nuvem feito para ajudar negócios a gerenciar suas finanças de forma mais eficaz.
Com sua interface amigável e seus recursos poderosos, o Xero simplifica o processo de escrituração, faturamento e controle de despesas, ao mesmo tempo que fornece insights valiosos sobre a saúde financeira.
Neste artigo, nos aprofundaremos em várias estratégias e dicas eficazes para maximizar o potencial do Xero, indo desde selecionar o plano ideal para sua empresa até a aproveitar o poder de ferramentas de integração.
Nosso objetivo é equipá-lo com o conhecimento para otimizar os processos financeiros e melhorar a eficiência enquanto poupa o seu valioso tempo.
Vamos explorar o mundo do Xero e descobrir como desbloquear seu potencial completo, tornando seus processos de contabilidade mais inteligentes, mais organizados e descomplicados.
1. Escolha o Plano Certo
Escolher o plano do Xero certo é crucial para otimizar sua experiência com a plataforma. O Xero oferece vários planos de assinatura refinados a diferentes necessidades de negócios que vão desde pequenas empresas até grandes corporações.
Cada plano vem com recursos e preços específicos, então é essencial avaliar suas necessidades de negócios antes de tomar uma decisão.
Ao considerar o plano certo, devemos levar em conta vários fatores, como o número de usuários que vão acessar a conta, o volume de transações, a necessidade de faturamento e suporte a várias moedas e o tamanho de seu negócio.
Avalie cuidadosamente os recursos oferecidos em cada plano e escolha o que melhor se alinha com suas necessidades e projeções de crescimento atuais.
O Xero oferece alguns planos diferentes que dependem de suas necessidades de negócios.
- Starter: Por US$ 25/mês, o plano Starter inclui recursos como conciliação de transações bancárias, envio de orçamentos e faturas e captura de recibos com o Hubdoc.
- Standard: Por US$ 40/mês, o plano Standard inclui todos os recursos do plano Starter, além de recursos extras, como conciliação de transações em massa.
- Premium: Por US$ 54/mês, o plano Premium inclui todos os recursos do plano Standard, além de recursos adicionais, como poder usar várias moedas.
2. Crie Funções Personalizáveis para Usuários
Uma das melhores formas de aproveitar o Xero ao máximo é criando funções de usuários personalizadas. O Xero permite que você forneça acesso e permissões específicos a diferentes usuários dentro de sua organização.
Esse recurso permite que você controle o que cada usuário pode ver e fazer no sistema de contabilidade, melhorando a segurança e simplificando os fluxos de trabalho.
Ao criar funções de usuários personalizadas, você pode garantir que informações financeiras sensíveis somente sejam acessíveis pelo pessoal autorizado.
Por exemplo, você pode desejar restringir o acesso a relatórios financeiros ou dados de folha de pagamento a indivíduos específicos, como contadores ou gerentes de RH, enquanto permite que outros membros da equipe lidem com o faturamento cotidiano e o rastreamento de despesas.
O processo de configurar funções personalizadas de usuários é simples. Dentro do Xero, você pode definir permissões baseadas em função, fornecendo ou restringindo o acesso a vários módulos e funções.
Você pode especificar se um usuário pode visualizar, editar ou criar transações, gerenciar contatos, acessar informações de conta bancária ou realizar tarefas administrativas.
3. Use suas Ferramentas de Integração
Integrar o Xero com outros softwares e ferramentas pode complementar e aprimorar suas capacidades. O Xero permite a integração perfeita com uma grande variedade de aplicativos, criando um fluxo de trabalho unificado e eficiente para sua empresa.
Ao aproveitar essas integrações, você pode simplificar processos, poupar tempo, reduzir erros manuais e obter insights valiosos para tomar decisões mais bem informadas.
Por exemplo, você pode integrar um software de controle de horas com o Xero para automatizar o registro das horas dos funcionários e o processamento da folha de pagamento.
Essa integração garante cálculos de folha de pagamento corretos e pontuais, eliminando a entrada de dados manual e reduzindo a carga administrativa. Também permite o faturamento fácil de projetos e clientes com base nas horas rastreadas.
O Xero é uma plataforma poderosa para contabilidade e gestão financeira, mas seu verdadeiro potencial somente é obtido quando ele funciona perfeitamente com outros aplicativos para criar um ecossistema unificado.
4. Escaneie seus Recibos e Notas Fiscais
Usar o recurso de escaneamento de recibos do app móvel do Xero é uma forma poderosa de aproveitar ao máximo a eficiência e conveniência da plataforma. Com uma simples foto, o app automaticamente extrai detalhes relevantes do recibo e os coloca no Xero.
Esse recurso elimina a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo as chances de erros e poupando seu tempo valioso. Ao capturar as despesas em tempo real conforme ocorrem, você pode ficar atualizado com seus registros financeiros e garantir precisão nos relatórios de despesas.
Sem mais recibos perdidos ou entrada de dados atrasada: com o app móvel do Xero, você pode gerenciar reembolsos de despesas em deslocamento, mesmo quando estiver longe de sua escrivaninha.
Indo além, o recurso de escaneamento de recibos do Xero melhora a eficiência geral do fluxo de trabalho. Você pode enviar recibos de forma conveniente imediatamente depois de uma despesa ocorrer, permitindo que as equipes financeiras processem solicitações de reembolsos e despesas mais rapidamente.
Isso agiliza todo o processo de gerenciamento de despesas, melhorando a produtividade e liberando muito tempo para tarefas financeiras mais estratégicas.
5. Use Atalhos com seu Ícone de “+”
O ícone de “mais” (+) do Xero é uma ferramenta versátil que oferece várias funcionalidades dentro da plataforma. O ícone está localizado de forma conveniente no canto superior direito da interface do Xero, fornecendo acesso rápido a várias ferramentas essenciais.
Antes de mais nada, esse ícone permite que você crie novas transações com facilidade. Seja gerando faturas, cobranças, despesas ou ordens de compra, o ícone de “mais” funciona como uma solução centralizada para iniciar rapidamente essas transações.
Isso simplifica todo o processo, reduzindo o tempo gasto navegando por diferentes seções do Xero e permitindo que você se foque em outros aspectos críticos de sua empresa.
Considerações Finais
Para concluir, aproveitar o Xero ao máximo envolve escolher o plano certo, controlar o uso e integrar ferramentas adicionais para otimizar os processos financeiros e melhorar a produtividade da empresa.
Conforme o Xero segue evoluindo, você deve se manter informado sobre seus últimos recursos e atualizações que vão melhorar suas capacidades de gestão financeira.
Ao adotar essas estratégias e tomar uma abordagem proativa, você pode desbloquear o potencial máximo do Xero, permitindo que sua empresa atinja maior sucesso.
Por meio de eficiência, precisão e insights valiosos, o Xero se torna um bem valioso para gerenciar e expandir seu negócio com eficácia.
