Przysługujący urlop i salda urlopowe
Zarządzaj przysługującymi urlopami i saldami urlopowymi w celu płynnego planowania urlopów.
Po utworzeniu polityk urlopowych w programie do zarządzania urlopami Jibble będziesz mógł wyświetlić całkowity przysługujący urlop i salda urlopowe dla każdego członka zespołu. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, sprawdź, jak utworzyć polityki urlopowe.
Salda urlopowe są dostępne tylko w planie Premium i Ultimate.
Ten artykuł obejmuje następujące tematy:
Przegląd sald urlopowych
Możesz znaleźć salda urlopowe dla swojego zespołu, przechodząc do strony Urlopy i klikając kartę Saldo urlopowe. Jako właściciel lub administrator zobaczysz listę wszystkich członków zespołu wraz z ich przysługującym i wykorzystanym urlopem, a także saldem dla każdego rodzaju polityki urlopowej. Menedżerowie będą mogli zobaczyć listę członków zespołu, którymi zarządzają, podczas gdy członkowie będą mogli zobaczyć tylko swoje własne salda urlopowe.
W przeglądzie sald urlopowych zobaczysz kilka kolumn:
- Polityka urlopowa – nazwa polityki urlopowej.
- Przeniesienie – łączna liczba dni/godzin przeniesionych z poprzedniego cyklu na podstawie ustalonych zasad salda.
- Jeśli jakakolwiek część przeniesionego urlopu została wykorzystana, obok sumy pojawi się odpowiednie oznaczenie (np. „wykorzystano 5”.).
- Jeśli przeniesiony urlop utracił ważność, obok sumy pojawi się odpowiednie oznaczenie (np. „straciło ważność: 5”). Po najechaniu kursorem wyświetlone zostaną szczegóły, takie jak data utraty ważności.
- Przysługuje – łączna liczba przysługujących dni/godzin uzyskanych na podstawie zasad naliczania.
- Korekty – suma ręcznych korekt zastosowanych do polityki urlopowej w bieżącym cyklu urlopowym, w tym dodawanie i odejmowanie urlopu od sald urlopowych. Na przykład, jeśli dokonano dwóch korekt, +4 i -2, wyświetlona będzie suma +2.
- Wykorzystano – całkowita liczba godzin/dni wykorzystanego urlopu.
- Saldo – łączna liczba dostępnych dni/godzin, które nie zostały jeszcze wykorzystane. Salda są obliczane na podstawie przeniesionych urlopów, przysługującego urlopu, korekt i wykorzystanych dni/godzin.
W przeglądzie salda urlopowego będą wymienione polityki dotyczące zarówno płatnego, jak i niepłatnego urlopu. Polityki niepłatnego urlopu nie obejmują przysługującego urlopu i salda – pokazana zostanie tylko całkowita liczba wykorzystanych dni lub godzin bezpłatnego urlopu.
Jeśli musisz dokonać korekt w saldach urlopowych członków zespołu, zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat korygowania sald urlopowych pracowników.
Ujemne salda urlopowe
Ujemne salda urlopowe pozwalają na wnioskowanie o urlopy z wyprzedzeniem. Gdy użytkownik wnioskuje o urlop przekraczający łączną liczbę przysługujących dni/godzin, saldo urlopów będzie ujemne.
W przypadku naliczonego urlopu, który nie został jeszcze wypracowany, tj. w okresie oczekiwania, salda urlopowe zostaną dodane po osiągnięciu ustalonej daty progowej.
Przykład:
Anna jest przypisana do polityki urlopowej (Polityka A) z 12 przysługującymi dniami urlopu, które mają zostać wypracowane w oparciu o jej datę dołączenia, z 3-miesięcznym okresem oczekiwania. Anna dołącza do organizacji 1 stycznia. W tym momencie jej saldo urlopowe wynosi 0, ponieważ nie osiągnęła progu okresu oczekiwania.
1 lutego Anna składa wniosek o 3-dniowy urlop. Podczas składania wniosku zauważyła, że jej saldo urlopowe wynosi -3 dni. W dniu 1 kwietnia (3 miesiące od daty dołączenia) jej saldo urlopowe wyniesie 9 dni (-3 dni + 12 dni).
Obliczanie urlopów
Długość urlopu
Na czas trwania dodanego urlopu może mieć wpływ konfiguracja polityki urlopowej, w szczególności poprzez ustawienia takie jak „Wyklucz święta państwowe” i „Wyklucz dni wolne od pracy”.
- Wyklucz święta państwowe
Włączenie opcji „Wyklucz święta państwowe” umożliwia wykluczenie z czasu trwanie urlopu wyznaczonych dni ustawowo wolnych od pracy na podstawie przypisanych kalendarzy świąt.
Przykład:
Wyobraźmy sobie pracownika, który wnioskuje o 3-dniowy urlop od poniedziałku do środy, a w środę przypada święto państwowe. Przy włączonym ustawieniu „Wyklucz święta państwowe” system odliczy tylko 2 dni (poniedziałek i wtorek) od salda urlopowego pracownika. Środa, jako dzień ustawowo wolny od pracy, nie będzie brana pod uwagę przy obliczaniu czasu trwania urlopu.
- Wyklucz dni wolne od pracy
Włączenie ustawienia „Wyklucz dni wolne od pracy” umożliwia wykluczenie z czasu trwanie urlopu wyznaczonych dni wolnych od pracy na podstawie przypisanego harmonogramu pracy.
Przykład:
Załóżmy, że pracownik wnioskuje o 7-dniowy urlop rozpoczynający się w piątek. Przy włączonym ustawieniu „Wyklucz dni wolne od pracy” i weekendach oznaczonych jako dni wolne od pracy lub dni odpoczynku w harmonogramie pracy, system odliczy tylko 5 dni od salda urlopowego pracownika.
Odliczenie to obejmuje dni robocze, w tym piątek i następujące po nim dni od poniedziałku do czwartku. Weekend, składający się z soboty i niedzieli, nie będzie brany pod uwagę przy obliczaniu czasu trwania urlopu.
Godziny rozliczeniowe
Po dodaniu płatnego urlopu godziny rozliczeniowe zostaną dodane do kart czasu pracy i raportów. Obliczenia godzin rozliczeniowych są oparte na harmonogramie pracy przypisanym do członka zespołu:
- Stały harmonogram dzienny:
Urlop wypadający w określonych godzinach pracy (np. 9:00-17:00 = 8 godzin), będzie wliczany do godzin rozliczeniowych. Każdy urlop dodany poza określonym czasem pracy (np. urlop wypoczynkowy od 17:00 do 23:00) nie będzie wliczany do godzin rozliczeniowych.
- Elastyczny harmonogram dzienny:
Dodany urlop, który mieści się w określonych godzinach pracy (np. 8 godzin dziennie), będzie dodawany do godzin rozliczeniowych, aż do osiągnięcia maksymalnego dziennego limitu godzin.
- Elastyczny harmonogram tygodniowy:
Urlop jest obliczany na podstawie liczby dziennych godzin pracy określonych dla danego tygodnia (np. 40 godzin tygodniowo od poniedziałku do piątku = 8 godzin dziennie).
Jeśli dni robocze nie zostały określone, przyjmuje się 7 dni w tygodniu, a obliczenia są zgodne z całkowitą liczbą godzin tygodniowo podzieloną przez 7 dni. Godziny urlopu będą dodawane do godzin rozliczeniowych do momentu osiągnięcia maksymalnego dziennego limitu godzin.
Uwaga: niepłatne przerwy i automatyczne odliczenia nie są wliczane do godzin rozliczeniowych urlopu.
Przysługujący urlop i salda
Obliczenia przysługujących urlopów i sald są w dużej mierze zależne od rodzaju ustawionego naliczania w polityce urlopowej.
Podczas tworzenia polityki płatnego urlopu w polu Harmonogram naliczania dostępne są trzy opcje:
Bez harmonogramu
Gdy Harmonogram naliczania jest ustawiony na Bez harmonogramu, urlop jest naliczany natychmiast jako roczna kwota ryczałtowa bez proporcjonalności, niezależnie od daty dołączenia użytkownika.
Przysługujący urlop będzie obliczany corocznie od 1 stycznia bieżącego roku do 31 grudnia bieżącego roku i odświeżany 1 stycznia następnego roku. Dowiedz się więcej o naliczaniu urlopu bez harmonogramu.
Roczny
Gdy harmonogram naliczania jest ustawiony jako roczny, urlop jest naliczany corocznie jako kwota ryczałtowa w ustalonym dniu i z zachowaniem zasady proporcjonalności. Istnieją dwie opcje określania momentu rozpoczęcia naliczania rocznego dla pracownika:
- Niestandardowa
Po wybraniu opcji niestandardowej urlop jest przyznawany co roku w oparciu o niestandardową datę i jest odświeżany w tym samym dniu następnego roku. Należy pamiętać, że jeśli członek dołączy do organizacji w połowie cyklu urlopowego, urlop zostanie naliczony proporcjonalnie.
Przykład nr 1:
Załóżmy, że firma wybiera niestandardową datę rozpoczęcia 1 marca jako początek rocznego okresu naliczania dla wszystkich pracowników. Jeśli pracownik jest uprawniony do 20 dni urlopu rocznego, otrzyma pełne 20 dni 1 marca. Kiedy nadejdzie 1 marca następnego roku, uprawnienie zostanie odświeżone do nowego przydziału 20 dni.
Wykorzystany urlop będzie odzwierciedlać tylko urlop wzięty w bieżącym cyklu urlopowym.
Przykład nr 2:
Rozpatrzmy przypadek pracownika, którego cykl urlopowy rozpoczyna się 1 lipca. Oznacza to, że cykl urlopowy obejmuje okres od 1 lipca bieżącego roku do 30 czerwca następnego roku, a jego przysługujący urlop będzie resetowany co roku, w dniu 1 lipca.
Załóżmy, że dziś jest 1 września, a pracownik wykorzystał łącznie 5 dni urlopu od 15 marca 2023 r. do 20 marca 2023 r. Te 5 dni zostało wykorzystanych poza bieżącym cyklem urlopowym, który rozpoczął się 1 lipca 2023 roku.
Jeśli przeanalizujesz kolumnę „Wykorzystano”, zauważysz, że wskazuje ona 0 dni, ponieważ te konkretne daty wypadają poza bieżącym cyklem. Cykl urlopowy rozpoczyna się 1 lipca 2023 r. i wszelkie wykorzystane przed tym dniem urlopy nie są uwzględniane w obliczeniach dla bieżącego cyklu.
- Data dołączenia
Po wybraniu opcji Data dołączenia, urlop jest przyznawany corocznie na podstawie daty dołączenia pracownika, którą można znaleźć w jego osobistym profilu. Przysługujący urlop będzie odświeżany w każdą kolejną rocznicę dołączenia pracownika.
Przykład nr 1:
Pracownik A dołączył do Twojej organizacji w Jibble 15 marca. Jest on uprawniony do 20 dni urlopu rocznego i otrzyma pełne 20 dni 15 marca. Kiedy nadejdzie 15 marca następnego roku, przysługujący urlop zostanie odświeżony do nowego przydziału wynoszącego 20 dni.
Wykorzystany urlop odzwierciedla tylko urlopy wykorzystane w bieżącym cyklu urlopowym.
Przykład nr 2:
Rozważmy sytuację pracownika B, który dołączył do organizacji Jibble 25 lipca. Jego przysługujący urlop wynosi 20 dni rocznie, a cykl urlopowy rozpoczyna się od daty jego dołączenia, 25 lipca bieżącego roku, i trwa do 24 lipca następnego roku.
W 2023 roku pracownik B wykorzystał łącznie 12 dni urlopu. Jeden z urlopów obejmował okres od 28 maja 2023 r. do 31 maja 2023 r. (4 dni), a drugi okres od 1 września 2023 r. do 8 września 2023 r. (8 dni).
Jeśli sprawdzimy jego saldo urlopowe w dniu 19 września 2023 r., w kolumnie „Wykorzystano” zostanie wyświetlone tylko 8 dni. Wynika to z faktu, że 4 dni wykorzystane w maju wypadają poza bieżącym cyklem, który rozpoczyna się 25 lipca 2023 roku.
Dowiedz się więcej o rocznych harmonogramach naliczania.
Miesięczny
Gdy Harmonogram naliczania jest ustawiony na miesięczny, czas wolny jest naliczany co miesiąc w ustalonym dniu w cyklu rocznym. Istnieją dwie opcje określania, kiedy rozpoczyna się miesięczne naliczanie urlopu pracownika:
- Niestandardowa
Po wybraniu opcji Niestandardowa można przyznawać urlop na podstawie określonego zakresu dat w każdym miesiącu. Dostępne są dwie opcje niestandardowej daty:
- Na początku: pracownicy otrzymują cały swój miesięcznie przysługujący urlop w wybranym niestandardowym dniu (np. pierwszego dnia miesiąca). Przysługujący urlop będzie dodawany w tym samym niestandardowym dniu w każdym kolejnym miesiącu aż do zakończenia rocznego cyklu.
- Na końcu: pracownicy nabywają swój miesięcznie przysługujący urlop przez cały miesiąc i otrzymują go na jeden dzień przed dniem naliczania w kolejnym miesiącu. Uprawnienie to będzie dodawane w tym samym dniu każdego kolejnego miesiąca, aż do zakończenia rocznego cyklu.
Należy pamiętać, że może wystąpić proporcjonalne naliczanie, jeśli członek dołączy do organizacji w połowie miesięcznego cyklu naliczania.
Przykład nr 1:
Załóżmy, że firma wybiera niestandardowy dzień naliczania (Dzień 1) z opcją „Na początku” dla wszystkich pracowników. Jeśli pracownik jest uprawniony do 2 dni urlopu wypoczynkowego każdego miesiąca, pierwsze 2 dni otrzyma 1 marca. Następnie 1 kwietnia otrzyma kolejne 2 dni urlopu wypoczynkowego.
Przykład nr 2:
Załóżmy, że 1 lutego firma wybiera niestandardowy dzień naliczania (Dzień 15) z opcją „Na końcu” dla wszystkich pracowników. Jeśli pracownik jest uprawniony do 2 dni urlopu wypoczynkowego każdego miesiąca, otrzyma pierwsze 2 dni na koniec miesięcznego cyklu, czyli miesiąc po 15 lutego, 14 marca. Następnie, 14 kwietnia, otrzyma kolejne 2 dni urlopu wypoczynkowego.
- Data dołączenia
Po wybraniu opcji Data dołączenia, urlop jest przyznawany co miesiąc na podstawie daty dołączenia pracownika, znajdującej się w jego profilu. Przysługujący urlop będzie odświeżany w dniu dołączenia pracownika w następnym miesiącu. Można również wybrać przyznawanie urlopu na podstawie określonego zakresu dat w każdym miesiącu. Dostępne są dwie opcje:
- Na początku: pracownicy otrzymują cały swój miesięcznie przysługujący urlop w dniu dołączenia (np. 1 stycznia). Przysługujący urlop będzie dodawany w tym samym dniu każdego kolejnego miesiąca aż do zakończenia rocznego cyklu.
- Na końcu: pracownicy nabywają swój miesięcznie przysługujący urlop przez cały miesiąc i otrzymują go na jeden dzień przed dniem naliczania w kolejnym miesiącu. Uprawnienie to będzie dodawane w tym samym dniu każdego kolejnego miesiąca, aż do zakończenia rocznego cyklu.
Przykład nr 1:
Załóżmy, że Alan dołącza do organizacji 1 marca. Jest on przypisany do miesięcznej polityki naliczania rozpoczynającej się w dniu jego dołączenia z opcją „Na początku” miesięcznego okresu naliczania. Jeśli Alan jest uprawniony do 2 dni urlopu wypoczynkowego każdego miesiąca, pierwsze 2 dni otrzyma 1 marca. Następnie 1 kwietnia otrzyma kolejne 2 dni urlopu rocznego.
Przykład nr 2:
Załóżmy, że Alan dołącza do organizacji 1 marca. Jest on przypisany do miesięcznej polityki naliczania rozpoczynającej się w dniu jego dołączenia z opcją „Na końcu” miesięcznego okresu naliczania. Jeśli jest uprawniony do 2 dni urlopu w każdym miesiącu, otrzyma pierwsze 2 dni pod koniec okresu naliczania, tj. miesiąc po 1 marca, czyli 31 marca. Kolejne 2 dni urlopu otrzyma 30 kwietnia.
Dowiedz się więcej o miesięcznych harmonogramach naliczania.