Jak wprowadzić rejestrowanie czasu w swoim zespole

Written by Asim Qureshi
Asim Qureshi, CEO Jibble

Cześć, nazywam się Asim Qureshi i jestem dyrektorem oraz współzałożycielem Jibble – opartego na chmurze programu do ewidencji czasu pracy. Mam wieloletnie doświadczenie w budowaniu i skalowaniu oprogramowania oraz wspieraniu zespołów w różnych branżach i na różnych rynkach.

Zanim założyłem Jibble, przez sześć lat byłem wiceprezesem w Morganie Stanleyu. Moją pasją jest pomaganie firmom w zwiększaniu produktywności i wydajności przy wykorzystaniu technologii i inteligentnych praktyk zarządzania czasem.

Według FinancesOnline, około 38% amerykańskich pracowników nadal polega na przestarzałych metodach, takich jak ręczne karty czasu pracy do rejestrowania czasu pracy swoich zespołów.

Dlaczego więc Ty, jako współczesny pracodawca, powinieneś rozważyć wdrożenie elektronicznego systemu rejestrowania czasu pracy w swoim zespole?

Biorąc pod uwagę, jak zmienił się krajobraz pracy w ostatnich latach, szaleństwem byłoby, gdyby pracodawcy nie zaczęli korzystać z rozwiązań do rejestrowania czasu pracy. A biorąc pod uwagę gwałtowny wzrost pracy zdalnej, chęć dokładnego ewidencjonowania godzin pracy jest dość istotną pobudką.

Jednak rejestrowanie czasu pracy jest również bardzo pomocne w monitorowaniu produktywności pracowników, kiedy nie są bezpośrednio nadzorowani, sprzyjając budowie zaufania między pracodawcami a pracownikami. Biorąc to pod uwagę, w tym artykule chcę opowiedzieć o sposobach rejestrowania czasu w zespole i różnych strategiach, które można zastosować, aby pomóc w przejściu z ręcznej ewidencji czasu pracy na automatyczną.

Employee time tracking illustration -orange

 

Spis treści:

Czy rejestrowanie czasu pracowników jest naprawdę konieczne?

Tak! Dzięki rejestrowaniu czasu pracy pracodawcy mogą ocenić produktywność swojego zespołu. Pomyśl o tym, jak o moście, który pozwala Tobie, pracodawcy, dokładnie zrozumieć, w jaki sposób Twoi pracownicy wykorzystują godziny pracy.

Rejestrowanie czasu pracy jest nie tylko rozwiązaniem monitorującym, ale także pomaga wspierać kulturę przejrzystości i uczciwości w miejscu pracy. 75% firm w USA boryka się z problemem kradzieży czasu pracy. Co więcej, badania wskazują, że 20% każdego dolara zarobionego przez firmę w USA jest tracone w wyniku kradzieży czasu przez pracowników. Brak pewności pracodawców co do tego, gdzie trafiają godziny pracy, nie tylko wpływa na wydajność operacyjną, ale także na wyniki finansowe firm.

Oczywiście przy wprowadzaniu rejestrowania czasu pracy w zespole może pojawić się pytanie o niezbędność takiego monitoringu, ponieważ pracownicy mogą podejść niechętnie do nagłych zmian w rutynie. Jednak przy odpowiednim planowaniu naprawdę łatwo jest przekonać pracowników do tego pomysłu.

Jak wprowadzić rejestrowanie czasu w swoim zespole?

Wprowadzając rejestrację czasu pracy w swoim zespole, najlepiej zacząć od wyboru odpowiedniej metody. Rozważając dostępne opcje, zastanów się nad potrzebami swojej firmy i wybierz oprogramowanie, które najlepiej do nich pasuje.

Co najważniejsze, podczas procesu wyboru należy również wziąć pod uwagę wymagania i sugestie pracowników. Ponieważ będziesz musiał przeprowadzić swoich pracowników przez proces wdrażania, ważne jest, aby uzyskać ich opinie na tym etapie.

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do rejestrowania czasu pracy?

Zacznij od wyboru metody rejestrowania czasu pracy. Gdy szukasz programu do rejestracji czasu pracy, poszukaj narzędzi, które najlepiej spełniają Twoje wymagania. Aby wybrać najlepsze oprogramowanie, należy wziąć pod uwagę następujące funkcje:

  • Funkcje i użyteczność: poszukaj programu do rejestracji czasu pracy, który oferuje zaawansowane funkcje, takie jak rozpoznawanie twarzy i tryb kiosku do bezpiecznego rejestrowania początku pracy. Upewnij się, że umożliwia on konfigurowalną kategoryzację zadań i solidne opcje raportowania do szczegółowej analizy. Priorytetem są narzędzia z prostym w obsłudze interfejsem, aby umożliwić łatwą adaptację w całym zespole.
  • Kompatybilność i integracja: upewnij się, że oprogramowanie integruje się z istniejącymi narzędziami i systemami, takimi jak narzędzia do zarządzania projektami lub oprogramowanie kadrowo-płacowe. Sprawdź jego skalowalność, aby uwzględnić potencjalny wzrost zespołu. Dostępność mobilna jest kluczowa w przypadku pracy zdalnej, umożliwiając pracownikom efektywne rejestrowanie czasu z dowolnego miejsca.
  • Obsługa klienta: priorytetem jest program oferujący niezawodną obsługę klienta. Dostęp do responsywnych i kompetentnych zespołów wsparcia zapewnia szybkie rozwiązywanie wszelkich zapytań lub problemów technicznych. Poszukaj opcji z czatem na żywo, e-mailem lub wsparciem telefonicznym, aby zaspokoić różne preferencje komunikacyjne.
  • Struktura cenowa: dokładnie oceń model cenowy oprogramowania. Zwróć uwagę na przejrzystość cen, zrozumienie funkcji i ograniczeń oferowanych przez poszczególne poziomy cenowe. Upewnij się, że ceny są zgodne z budżetem Twojego zespołu, a jednocześnie odpowiadają konkretnym potrzebom i wielkości Twojej organizacji.
  • Wersje próbne: wybierz program, który pozwoli Ci ocenić, czy spełnia określone wymagania Twojego zespołu, zanim podejmiesz długoterminowe zobowiązanie. Skorzystaj z wersji próbnych lub bezpłatnych wersji demonstracyjnych. Okres próbny pozwoli zespołowi przetestować funkcjonalność, użyteczność i zgodność oprogramowania z przepływami pracy.

Jak ułatwić zespołowi przejście na rejestrowanie czasu pracy?

Jeśli przechodzisz ze starych kart pracy odbijanych w mechanicznym rejestratorze do zaawansowanego technologicznie programu do rejestrowania czasu pracy, bez wątpienia będziesz musiał dostosować swoje podejście. Dokonanie tej zmiany wymaga delikatności i cierpliwości. Próba przyspieszenia tego procesu może zaś prowadzić do bałaganu i oporu wśród załogi. Oto kilka pomocnych wskazówek, które ułatwią to przejście:

  • Przedstawienie programu zespołowi: zacznij od wyjaśnienia celu i korzyści płynących z implementacji programu do rejestrowania czasu pracy. Podkreśl, w jaki sposób wpłynie on na przepływ pracy, pomoże w monitorowaniu postępów i przyczyni się do zwiększenia produktywności. Upewnij się, że Twój zespół rozumie efekt, jaki może to mieć na ich codzienne zadania i ogólny postęp pracy.
  • Praktyczne demonstracje: przeprowadź interaktywne sesje, podczas których członkowie zespołu uczą się poprzez samodzielne korzystanie z oprogramowania. Zaprezentuj funkcje programu krok po kroku, koncentrując się na tym, jak rejestrować godziny pracy, efektywnie kategoryzować zadania i generować raporty. Używaj prawdziwych przykładów związanych z pracą zespołu, aby szkolenie było bardziej przystępne.
  • Ciągłe wsparcie: po wstępnym szkoleniu zapewnij stałe wsparcie. Upewnij się, że masz łatwo dostępne podręczniki użytkownika, często zadawane pytania, a nawet samouczki wideo. Wyznacz osobę lub zespół odpowiedzialny za wszelkie pytania lub rozwiązywanie problemów, które pojawią się podczas początkowego etapu użytkowania.

Czy rejestrowanie czasu pracy ma związek z brakiem zaufania, czy też naprawdę poprawia produktywność?

Choć zaufanie do pracowników jest kluczowe, poleganie wyłącznie na nim może nie wystarczyć do efektywnego prowadzenia działalności. Stare powiedzenie „czas to pieniądz” jest prawdziwe także w kontekście rejestrowania czasu pracy. Rejestrowanie czasu nie opiera się bowiem na braku zaufania, ale raczej na chęci zapewnienia optymalnej produktywności.

Rejestrowanie czasu pracy może początkowo zostać przyjęte z pewnym wahaniem. Raport PwC wykazał, że 38% amerykańskich pracodawców uważają opór pracowników jako przeszkodę w rejestrowaniu czasu pracy. Pracownicy mogą postrzegać nowe środki monitoringu jako oznakę braku zaufania lub naruszenie ich prywatności.

Jednak korzystanie z narzędzia do rejestrowania czasu pracy nie oznacza braku zaufania. Jest to sposób na zapewnienie, że wysiłki i cele pracodawcy i pracownika są zsynchronizowane. Rejestrując czas, zarówno pracodawcy, jak i pracownicy uzyskują wgląd w sposób spędzania czasu, co sprzyja bardziej produktywnemu środowisku pracy.

Najczęstsze problemy, które można napotkać w początkowej fazie implementacji rejestrowania czasu pracy

Rozpoczęcie rejestrowania czasu pracy pracowników może nie być łatwym zadaniem, ponieważ wiąże się z wieloma wyzwaniami. Typowe problemy, które mogą się pojawić, to:

  • Kwestie dotyczące zgody: uzyskanie zgody jest ważne! Upewnij się, że przed rozpoczęciem rejestrowania czasu pracy dla swojego zespołu, uzyskałeś pisemną zgodę od wszystkich pracowników. Proces ten obejmuje przejrzyste określenie, w jaki sposób będą wykorzystywane ich dane rejestrowania czasu pracy, zapewnienie poufności i wyjaśnienie celów, dla których dane te będą wykorzystywane. Jasna komunikacja jest kluczowa; upewnij się, że pracownicy rozumieją i zgadzają się na warunki dotyczące rejestrowania ich czasu pracy.
  • Ludzie zapominający o zarejestrowaniu czasu pracy: jednym z najczęstszych problemów przy wdrażaniu rejestracji czasu pracy jest zapominanie przez pracowników o rejestrowaniu czasu pracy. Aby temu zaradzić, warto zapewnić przypomnienia lub powiadomienia, takie jak alerty za pośrednictwem programu do rejestracji czasu pracy lub kanałów komunikacji w miejscu pracy. Dodatkowo oferowanie dostępnych i łatwych w użyciu metod rejestrowania początku i końca pracy, takich jak aplikacje mobilne lub kioski, może pomóc w ograniczeniu zapominalstwa.
  • Niespójności w monitorowaniu czasu pracy: niespójności w ewidencji czasu pracy mogą prowadzić do rozbieżności i nieścisłości. Aby rozwiązać ten problem, należy ustanowić jasne wytyczne i protokoły dotyczące procedur rejestrowania czasu pracy, zapewniając jednolitość w całym zespole. Regularne sesje szkoleniowe i przypomnienia o dokładnych praktykach rejestrowania czasu pracy mogą pomóc pracownikom zachować spójność w ewidencji godzin pracy. Regularne przeglądanie i porównywanie zarejestrowanych danych może również pomóc w szybkim identyfikowaniu i korygowaniu wszelkich niespójności.

Podsumowanie

Rejestrowanie czasu pracy jest nie tylko istotnym narzędziem dla pracodawców, ale także dla pracowników, motywując ich do przyjęcia większej odpowiedzialności za swoje godziny pracy poprzez wgląd w działania i aktywność.

Włączenie rejestrowania czasu pracy do rutyny zespołu pomoże w ustanowieniu przejrzystości jak ważnego elementu kultury pracy. Cierpliwy i otwarty dialog z pracownikami może w tym przypadku być czynnikiem decydującym – nie tylko ułatwi przejście, ale także przygotuje grunt pod atmosferę zaufania i wydajności.

Chcesz zagłębić się w świat rejestrowania czasu pracy? Nasz artykuł na temat 8 najlepszych praktyk w zakresie rejestrowania czasu pracy na komputerach stacjonarnych pomoże Ci zrozumieć pełen potencjał komputerowych narzędzi do rejestrowania czasu pracy i ich nieskończone możliwości.