Era postpandemiczna obrodziła falą nakazów powrotu do biura (Return to Office – RTO). Większość z nich pochodziła od dużych firm, takich jak Boeing, UPS i JPMorgan Chase. Nie obyło się oczywiście bez kontrowersji i poważnego sprzeciwu.
Jednak podczas gdy fala obowiązkowego powrotu do biur powoli wygasa, kilka firm wciąż próbuje znaleźć sposób na to, jak skłonić swoich pracowników do pełnego lub przynajmniej częściowego powrotu do biura.
Rozumiem, że trend w pełni zdalnej pracy nie będzie pasował do potrzeb każdej firmy. W Jibble mieliśmy sporo szczęścia, że przejście z pracy biurowej do 100% pracy zdalnej okazało się spektakularnym sukcesem.
Niezależnie od tego, jakie plany masz dla swojej firmy, czy jest to hybryda, czy też powrót do biura w pełnym wymiarze godzin, ważne jest, aby podejść do przejścia w przemyślany sposób. Dobra wiadomość jest taka, że istnieją pewne sposoby, aby skłonić pracowników do powrotu i nie zostać przy tym najbardziej znienawidzoną osobą w biurze!
O tym właśnie będziemy mówić w tym artykule, wraz z plusami i minusami, które wiążą się z tą decyzją. Do dzieła!
Spis treści:
- Jakie są korzyści z powrotu do biura?
- Jakie są wady powrotu do biura?
- 6 strategii na bezbolesne wdrożenie powrotu do biura
- Podsumowanie
Zdj.: Jason Goodman/Unsplash
Jakie są korzyści z powrotu do biura?
Powrót do biura po okresie pracy zdalnej może przynieść szereg korzyści zarówno pracownikom, jak i firmom. To właśnie te korzyści warto podkreślić, próbując zachęcić pracowników do powrotu do biura.
- Lepsza równowaga między pracą a życiem prywatnym – dla wielu osób powrót do biura pomaga wyznaczyć wyraźniejszą granicę między pracą a życiem osobistym. Pracownicy mogą zostawić pracę w biurze, zmniejszając prawdopodobieństwo przeniesienia stresu do domu. Hybrydowy system pracy pozwala zaś na elastyczność w dni pracy z domu, dając pracownikom szansę na zarządzanie zadaniami osobistymi równolegle z ich zobowiązaniami zawodowymi.
- Większa szansa na uznanie zasług – fizyczna obecność w biurze może prowadzić do większej widoczności starań i wysiłków pracownika. Badania pokazują, że znaczna większość liderów (96%) łatwiej rozpoznaje wkład pracowników na miejscu niż tych pracujących zdalnie. Interakcje twarzą w twarz mogą skutkować szybszym rozwojem kariery, ponieważ liderzy są bardziej skłonni zauważyć i docenić ciężką pracę i osiągnięcia.
- Szersze możliwości mentorskie – dla młodych profesjonalistów i osób na wczesnym etapie kariery powrót do biura oferuje większy dostęp do mentoringu i praktycznego coachingu. Przebywanie w tej samej przestrzeni fizycznej co doświadczeni koledzy pozwala na bardziej spontaniczną naukę i wskazówki.
- Spontaniczna współpraca – oprócz zwiększonych możliwości mentorskich, fizyczna obecność w biurze oznacza również, że pracownicy mają więcej okazji do zaimprowizowanych kontaktów i interakcji. Te nieplanowane momenty – szybka pogawędka przy ekspresie do kawy, czy burza mózgów na korytarzu – mogą prowadzić do nowych pomysłów, szybszego rozwiązywania problemów i silniejszych relacji w miejscu pracy. Takie interakcje przyczyniają się do poczucia wspólnoty i przynależności, które mogą być trudniejsze do odtworzenia w środowisku pracy zdalnej.
- Dostęp do zasobów – fizyczna obecność w biurze daje pracownikom natychmiastowy dostęp do niezbędnych narzędzi, sprzętu i wsparcia. A kiedy masz to, czego potrzebujesz, pod ręką, możesz pracować sprawniej i zminimalizować przestoje.
Jakie są wady powrotu do biura?
Oprócz korzyści z powrotu za biurko istnieją też minusy. Oto najważniejsze wady, z którymi należy się zmierzyć, jeśli chce się zachęcić pracowników do powrotu do biura:
- Uciążliwe dojazdy – prawdopodobnie jedną z najważniejszych wad powrotu do biur są codzienne dojazdy do pracy. Pracownicy, którzy cieszyli się wygodą pracy z domu, mogą mieć trudności z ponownym przyzwyczajeniem się do długich dojazdów, stania w korkach lub polegania na transporcie publicznym.
- Ograniczona elastyczność – praca zdalna wprowadziła poziom elastyczności, który jest trudny do odtworzenia w tradycyjnym biurze. Powrót do biura często oznacza mniejszą autonomię w zakresie harmonogramów pracy i czasu osobistego.
- Mniej skoncentrowanego czasu – rozmowy, spotkania ad hoc i swobodne interakcje, choć korzystne dla pracy zespołowej, mogą rozpraszać i zaburzać koncentrację pracowników.
Istnieje kilka sposobów na obejście tych niedogodności. Można rozważyć wprowadzenie elastycznych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, pomagając pracownikom uniknąć przemieszczania się w godzinach szczytu.
Co więcej, zaoferowanie dodatków za dojazdy do pracy, czy tak zwanych kilometrówek, lub zorganizowanie wspólnych dojazdów dla osób nieposiadających samochodu może znacznie złagodzić presję finansową i logistyczną związaną z dojazdami do pracy.
Hybrydowa organizacja pracy pomaga natomiast znaleźć równowagę między zachęceniem pracowników do powrotu do biura, jednocześnie zapewniając im pewną elastyczność, do której zdążyli się już przyzwyczaić.
6 strategii na bezbolesne wdrożenie powrotu do biura
Wdrożenie polityki powrotu za biurka może być sporym wyzwaniem, chociaż nie niemożliwym. Rozwiązaniem wcale nie są zawoalowane groźby i inne formy przymusu, ale zachowanie przejrzystości i skupienie się na obopólnych korzyściach. Oto strategie, które mogą pomóc w obraniu właściwego kierunku:
1. Zaangażuj pracowników w proces podejmowania decyzji
Gdy pracownicy czują się docenieni i wysłuchani, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zgodzą się na zmiany, w tym powrót do biura.
Zacznij od zaangażowania swojego zespołu poprzez ankiety lub spotkania indywidualne, aby ocenić ich przemyślenia i obawy dotyczące powrotu do biura. Zapytaj ich, jakich wyzwań się spodziewają i co ułatwiłoby im przejście. Takie podejście nie tylko wyposaży Cię w cenne spostrzeżenia, ale także pokaże pracownikom, że ich opinie są brane pod uwagę.
2. Zaplanuj stopniowe przejście na nowy system
Aby ułatwić powrót do biura, rozważ podejście etapowe. Zamiast wymagać od wszystkich natychmiastowego powrotu na pełny etat, zacznij od kilku dni w tygodniu, aby nie czuli się zbyt przytłoczeni zmianą.
Możesz wdrożyć model hybrydowy, w którym pracownicy przychodzą na pewne dni do biura, a w pozostałe pracują zdalnie. Takie stopniowe przejście pozwala pracownikom zaaklimatyzować się w środowisku biurowym, jednocześnie czerpiąc korzyści z elastyczności pracy zdalnej.
Stopniowe przejście pozwala także monitorować, jak dobrze działa zmiana i w razie potrzeby wprowadzać poprawki. W miarę adaptacji pracowników można powoli zwiększać liczbę dni pracy w biurze, biorąc pod uwagę opinie samych pracowników i potrzeby firmy.
3. Stwórz nowe biurowe rytuały
Słowa artykułu z Harvard Business Review autorstwa Chrisa Caposseli nie mogłyby wyrazić tego lepiej: „Wartość biura tkwi w ludziach, a nie w miejscu”.
Jednym z najbardziej przekonujących argumentów za powrotem do biura jest możliwość ponownego nawiązania kontaktu ze współpracownikami. Ludzie naprawdę cenią swoje relacje i interakcje społeczne z kolegami i koleżankami z pracy. Tak więc, aby powrót do biura był atrakcyjny i korzystny, kluczową rolę może odegrać stworzenie nowych rytuałów socjalnych.
Zacznij od wprowadzenia regularnych aktywności towarzyskich, które dadzą pracownikom szansę na budowanie i wzmacnianie relacji. Można na przykład organizować cotygodniowe lunche zespołowe, przerwy na kawę lub nieformalne burze mózgów. Spotkania te zapewniają pracownikom swobodną atmosferę do interakcji i nadrabiania zaległości, co pomaga odbudować więzi zespołowe i wzmocnić poczucie koleżeństwa.
Ważne jest również wspólne świętowanie osiągnięć i kamieni milowych. Uznanie sukcesów zespołu lub indywidualnego wkładu w postaci małych uroczystości biurowych może podnieść morale i wzmocnić poczucie przynależności.
Tworząc te nowe biurowe rytuały, możesz sprawić, że pracownicy będą wracać do biura z prawdziwą przyjemnością. A gdy zechcesz wprowadzić politykę całkowitego powrotu do biura, nie napotkasz większego oporu.
Zdj.: Priscilla Du Preez 🇨🇦/Unsplash
4. Uczyń z biura miejsce sprzyjające produktywności i współpracy
Zapraszając pracowników z powrotem do biura, konkurujesz z komfortem ich własnych domów, a tej bitwy naprawdę nie da się wygrać. Istnieją jednak pewne sposoby na uczynienie biura bardziej atrakcyjnym i dynamicznym miejscem do pracy.
Elastyczność jest kluczowa nawet w przestrzeniach biurowych. Uwzględnij otwarty plan (tzw. open space) z wyznaczonymi obszarami do pracy zespołowej, burzy mózgów i interakcji społecznych. Postaraj się, aby były one zachęcające i mniej formalne niż tradycyjne sale konferencyjne. Rozważ dodanie ruchomych mebli i tablic, które pozwolą na elastyczność w sposobie łączenia się w grupy.
Takie przestrzenie do współpracy zachęcają do komunikacji i dzielenia się pomysłami, wspierając poczucie wspólnoty wśród członków zespołu.
Ponadto należy zadbać o ciche strefy, w których pracownicy mogą skupić się na zadaniach bez rozpraszania uwagi. Kabiny akustyczne lub wyznaczone pomieszczenia ciszy pomogą pracownikom w koncentracji i wydajnym wykonywaniu pracy.
5. Wykorzystaj technologię do efektywnego zarządzania powrotem do biura
Istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc w przejściu na pracę w biurze. Kluczowym z nich są aplikacje do ewidencji obecności.
Dzięki aplikacji do monitorowania obecności można łatwo rejestrować przyjścia i wyjścia pracowników z biura, upewniając się, że wszyscy przestrzegają zaplanowanych dni pracy. Rozważ użycie aplikacji do obecności z funkcją rozpoznawania twarzy, abyś mógł zweryfikować, czy tylko upoważnieni pracownicy mają dostęp do biura.
Warto również zwrócić uwagę na funkcję wirtualnego ogrodzenia, która pozwala ustawić cyfrowe granice wokół przestrzeni biurowej, zapewniając, że czas jest rejestrowany tylko wtedy, gdy pracownicy są fizycznie obecni w wyznaczonym obszarze.
Poza oprogramowaniem do ewidencji obecności warto rozważyć wykorzystanie narzędzi do współpracy w celu zapewnienia płynnej komunikacji. Platformy takie jak Slack lub Microsoft Teams umożliwiają zespołom pozostawanie w kontakcie, wymianę informacji i współpracę nad projektami w czasie rzeczywistym, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji. To z kolei pomaga utrzymać produktywność i zaangażowanie, gdy pracownicy wracają do biura.
6. Rozważ dodatki motywacyjne
„Szefowie, którzy wymagają od swoich pracowników pracy z biura, nie oferując w zamian żadnej zachęty, będą mieli trudności z zatrzymaniem ich w firmie” – Dan Drogman, Forbes
Kto nie lubi odrobiny motywacji? Kiedy próbujesz zachęcić pracowników do powrotu do biura, oferowanie dodatków i bonusów może mieć duże znaczenie.
Zacznij od przemyślenia, jakie zachęty najbardziej przypadną do gustu Twojemu zespołowi. Może to być wszystko, od elastycznych godzin pracy i dodatkowego płatnego urlopu po premie finansowe dla tych, którzy regularnie przychodzą do biura. Nawet niewielkie korzyści, takie jak karty podarunkowe lub gadżety firmowe, mogą zasygnalizować, że doceniasz wysiłek pracowników i zachęcić ich do wysokiej frekwencji.
Stworzenie przyjemniejszego środowiska biurowego może również służyć jako zachęta. Rozważ zapewnienie bezpłatnych przekąsek, kawy lub programów odnowy biologicznej, aby poprawić wrażenia w miejscu pracy. Możesz nawet organizować regularne imprezy towarzyskie lub dni tematyczne, takie jak swobodne piątki lub lunche zespołowe.
Odrobina dodatkowej motywacji sprawi, że pracownicy poczują się docenieni i będą podekscytowani powrotem do biura.
Podsumowanie
Powrót do biura nie zawsze jest najbardziej popularną decyzją wśród pracowników. Przeprowadzenie płynnego przejścia wymaga więc poważnego namysłu i starannego planowania.
Kluczowe jest zrozumienie obaw pracowników i proaktywne reagowanie na nie. Poprzez jasną komunikację, oferowanie zachęt i tworzenie pozytywnego środowiska pracy, można ułatwić zmianę i pomóc pracownikom łatwiej się przystosować.
Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci poradzić sobie z procesem powrotu do biura. Pamiętaj, że celem jest stworzenie przestrzeni, do której pracownicy chcą wracać; miejsca, w którym mogą współpracować, dzielić się pomysłami i czuć się docenieni.
