Wprowadzenie
W ostatnich latach pojęcie miejsca pracy uległo diametralnej zmianie. Dziś biuro może znajdować się w domu, w kawiarni, a nawet na plaży (tak, niektórzy naprawdę pracują na plaży!).
Taka forma pracy stała się z biegiem lat coraz bardziej popularna i nie wydaje się, aby w najbliższym czasie miała zaniknąć. Wręcz na odwrót, bo według badania przeprowadzonego przez Pracuj.pl, 16% Polaków chce pracować całkowicie zdalnie, podczas gdy 49% preferuje pracę hybrydową. Oznacza to, że tylko 35% jest zainteresowanych pracą z biura!
Praca zdalna to świetna sprawa. Brak dojazdów do pracy, brak dress code’u i elastyczność pozwalająca pogodzić pracę z życiem osobistym. Wiąże się ona jednak również z wieloma wyzwaniami – głównym z nich jest sprawowanie nadzoru. Niewłaściwie zarządzana praca zdalna może potencjalnie prowadzić do nadużycia zaufania i w efekcie kosztować firmę czas, pieniądze i zasoby.
Jak więc można nabrać pewności, że załoga pracuje efektywnie, a jednocześnie nie wydać się zbyt wścibskim i apodyktycznym szefem? I czy naprawdę da się monitorować pracę zdalną w sposób etyczny i z poszanowaniem godności pracownika?
Tak, to całkowicie możliwe. W tym artykule zdradzimy, jak się do tego zabrać.
Spis treści:
- Czy monitorowanie pracowników zdalnych jest naprawdę konieczne?
- Czy monitorowanie pracowników zdalnych jest w ogóle legalne?
- Czy wymagane jest powiadomienie pracowników o rozpoczęciu monitoringu?
- Co pracodawcy mogą monitorować w środowisku pracy zdalnej?
- Sposoby na monitorowanie pracowników zdalnych
- Jak (etycznie) monitorować pracowników zdalnych
- Podsumowanie
Czy monitorowanie pracowników zdalnych jest naprawdę konieczne?
Praca zdalna może być trudnym wyzwaniem, zwłaszcza dla menedżerów.
Jeśli nie widzisz swoich pracowników, skąd możesz wiedzieć, czy praca jest wykonywana, zadania gotowe na czas, a produktywność utrzymuje się na wysokim poziomie?
Monitorowanie pracowników zdalnych może wypełnić tę lukę, oferując wgląd w nawyki pracy, zarządzanie czasem i postępy w realizacji projektów. Chociaż nie jest absolutnie konieczne, może okazać się bardzo korzystne dla Twojego zespołu:
- Promowanie odpowiedzialności – bez interakcji twarzą w twarz trudniej jest sprawdzić, czy pracownicy pracują zgodnie z oczekiwaniami. Narzędzia do monitorowania pomagają zweryfikować, czy zadania są wykonywane, a terminy dotrzymywane, kultywując odpowiedzialność nawet w warunkach zdalnych.
- Zarządzanie obciążeniem pracą – rejestrowanie aktywności pracowników i realizacji zadań pozwala lepiej zrozumieć indywidualne obciążenie pracą. To z kolei przyczynia się do bardziej równomiernej dystrybucji zadań i zapobiega wypaleniu zawodowemu. Co więcej, pozwala sprawdzić, czy każdy pracownik wnosi wymierny skład w sukces zespołu.
- Pomoc w ewaluacji pracownika – szczegółowe dane są cennym źródłem informacji podczas ewaluacji. Dostarczają obiektywnych dowodów na temat nawyków i osiągnięć pracownika, które można wykorzystać do sformułowania konstruktywnej krytyki lub pochwały za sukcesy.
- Usprawnienie zarządzania projektami – dzięki narzędziom do ewidencji czasu pracy można monitorować postępy w projektach i upewnić się, że zadania są realizowane zgodnie z planem. To zaś pomaga w zarządzaniu terminami, dostosowywaniu harmonogramów i projektów do celów biznesowych.
- Zwiększenie cyberbezpieczeństwa – oprogramowanie do kontrolowania pracowników stanowi dodatkowe zabezpieczenie, ponieważ monitoruje zapisywane dokumenty, instalowane aplikacje i odwiedzane strony internetowe. Nadzór ten pomaga chronić przed cyberprzestępczością, zagrożeniami wewnętrznymi i naruszeniami danych.
- Zapewnienie legalności i zgodności z przepisami – ze względów prawnych i zgodności z przepisami posiadanie dokładnej ewidencji godzin pracy, rejestrów realizacji zadań i komunikacji może pomóc w spełnieniu wymogów regulacyjnych i chronić firmę przed potencjalnymi sporami.
Monitorowanie pracowników zdalnych bez wątpienia może przynieść firmie korzyści. Ma też jednak pewne wady. Pracownicy mogą uznać, że ciągły nadzór narusza ich prywatność, co negatywnie wpłynie na odczuwaną satysfakcję z pracy. Nadmierna kontrola może również stworzyć poczucie nieufności między pracodawcami a pracownikami.
Trzeba zatem zachować równowagę. Kluczowe jest znalezienie właściwego balansu między skutecznym śledzeniem a poszanowaniem prywatności pracowników.
Czy monitorowanie pracowników zdalnych jest w ogóle legalne?
Monitorowanie pracowników jest zasadniczo legalne w Polsce, ale pracodawca musi mieć uzasadniony powód wprowadzenia monitoringu oraz zapewnić prywatność i bezpieczeństwo gromadzonych danych. Ponadto musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu z odpowiednim wyprzedzeniem.
Standardy monitorowania pracowników zdalnych różnią się nieco od tych obowiązujących w środowisku biurowym, ale ogólna zasada mówi, że monitoring musi być uzasadniony i nie powinien naruszać prywatności pracowników. Pracodawcy muszą również przestrzegać krajowych i unijnych przepisów dotyczących prywatności, w tym RODO.
Przepisy te zazwyczaj zezwalają na monitoring większości czynności wykonywanych przez pracownika w pracy lub przy użyciu sprzętu służbowego, ale zawierają również klauzule zapewniające ochronę prywatności pracowników.
Czy wymagane jest powiadomienie pracowników o rozpoczęciu monitoringu?
Tak, według polskiego prawa pracy, pracodawca ma obowiązek powiadomienia pracowników o rozpoczęciu monitoringu z wyprzedzeniem wynoszącym co najmniej dwa tygodnie. W przypadku nowych pracowników należy poinformować ich o sposobach, zakresie i celach monitoringu podczas przyjmowania ich do pracy.
Co więcej, przepisy wymagają, aby informacja została napisana jasnym i prostym językiem oraz była zwięzła, przejrzysta i zrozumiała. Przed rozpoczęciem monitorowania komputerów pracowników nie jest jednak wymagane otrzymanie od nich zgody.
Przed wdrożeniem monitoringu sprawdź najnowsze zmiany w przepisach i zapoznaj się dokładnie z odpowiednimi klauzulami w Kodeksie pracy. Jeśli masz jakieś wątpliwości, warto skonsultować się z radcą prawnym lub specjalistą od prawa pracy przed podjęciem jakichkolwiek kroków.
Co pracodawcy mogą monitorować w środowisku pracy zdalnej?
Pracodawcy mogą monitorować różne dane w celu zapewnienia produktywności i przestrzegania regulaminu pracy. Programy do kontrolowania aktywności na komputerach przechwytują zwykle następujące dane:
- Naciśnięcia klawiszy.
- Działania w internecie, takie jak odwiedzane strony internetowe.
- Aktywność na ekranie.
- Czas spędzony na określonych zadaniach lub w aplikacjach.
- Lokalizacja GPS w celu weryfikacji położenia pracownika, zwłaszcza jeśli praca wiąże się z podróżami lub obowiązkami poza siedzibą firmy.
Należy pamiętać, że pracowników można monitorować tylko w godzinach pracy. Gromadzenie danych podlega przepisom krajowym i unijnym w celu ochrony prywatności pracowników.
Sposoby na monitorowanie pracowników zdalnych
Istnieje wiele sposobów na monitorowanie pracowników zdalnych. Możesz na przykład rejestrować ich godziny pracy i lokalizacje, wymagać regularnych raportów z postępów w pracy lub skorzystać z bardziej wszechstronnego oprogramowania do monitorowania pracy. Każda z tych metod ma oczywiście swoje wady i zalety, więc upewnij się, że wybrałeś taką, która ma sens dla Twojego zespołu.
- Samodzielne raportowanie: samodzielne raportowanie wymaga od pracowników regularnego informowania o postępach i osiągnięciach w pracy. Pracownicy mogą zostać poproszeni o przesyłanie codziennych lub cotygodniowych raportów na temat tego, nad czym pracowali, postępów i wszelkich przeszkód, jakie napotkali. Swoje raporty mogą przesyłać za pośrednictwem udostępnionych dokumentów lub platform komunikacyjnych. Metoda ta sprzyja poczuciu odpowiedzialności, ale jej efekty zależą od uczciwości i dokładności pracowników. Może również nie zapewniać pełnego obrazu produktywności.
- Regularne odprawy i spotkania: zaplanowane spotkania i odprawy informują na bieżąco o postępach pracowników i zapewniają możliwość uzyskania informacji zwrotnej. Możesz skonfigurować powtarzające się spotkania dla indywidualnych odpraw lub zebrań zespołu. Wykorzystaj te sesje do omówienia postępów, rozwiązania problemów i przeglądu ukończonych zadań.
- Program do ewidencji czasu pracy: program do ewidencji czasu pracy rejestruje ilość czasu spędzonego przez pracowników na różnych zadaniach lub projektach. Pracownicy logują się w programie, a następnie uruchamiają i zatrzymują odliczanie czasu dla różnych zadań. Program rejestruje czas spędzony na różnych czynnościach, a powstałą ewidencję czasu pracy można przeglądać pod kątem efektywności wykonywanej pracy.
- Program do monitorowania pracowników: aby uzyskać bardziej kompleksowe podejście, wiele firm korzysta z programu do zarządzania pracownikami zdalnymi. Tego typu aplikacja zapewnia szczegółowy wgląd w nawyki pracowników, nadzorując takie działania, jak sposób korzystania z komputera, odwiedzane strony internetowe i czas spędzony na różnych zadaniach. Niektóre z nich oferują nawet takie funkcje jak przechwytywanie zrzutów ekranu, monitorowanie lokalizacji, dzienniki aktywności i rejestrowanie naciśnięć klawiszy. Wyspecjalizowany program może być szczególnie przydatny do zapewnienia produktywności i ochrony poufnych informacji firmowych.
Jak (etycznie) monitorować pracowników zdalnych
1. Określ, co chcesz monitorować i dlaczego
Zbieranie wszystkich możliwych danych od pracowników bez zastanowienia się nad ich użytecznością może wydawać się kuszące. Jednak bezkrytyczne gromadzenie danych prowadzi do niepotrzebnych komplikacji i obaw o prywatność.
Aby temu zapobiec, zacznij od zdefiniowania swoich celów. Zadaj sobie pytanie, jakie konkretne aspekty pracy pracowników musisz monitorować i dlaczego. Na przykład, czy musisz śledzić ich lokalizację? Jeśli pracownicy są zobowiązani do przebywania w określonym miejscu w związku z wykonywaną pracą, np. uczestnicząc w spotkaniach z klientami lub odwiedzając różne lokalizacje, nadzorowanie lokalizacji GPS będzie przydatne i uzasadnione.
Jeśli jednak Twój zespół pracuje z domu, a lokalizacja nie jest krytycznym czynnikiem dla wykonywanych zadań, wówczas śledzenie GPS będzie niepotrzebne i uciążliwe. Zamiast tego skup się na wskaźnikach, które są bardziej istotne dla ich wydajności, takich jak ukończenie zadania, postęp projektu lub zarządzanie czasem.
W Jibble mamy funkcję monitorowania zrzutów ekranu, ale jak na ironię, sami jej nie używamy. Zamiast tego skupiamy się na jakości pracy i czasie, który pracownicy poświęcają na swoje zadania. Ułatwia to ocenę produktywności i zapewnia dokładniejsze wynagradzanie naszych pracowników godzinowych. Sprawia również, że członkowie zespołu czują się odpowiedzialni za wykorzystanie swojego czasu.
Rozważ istotność danych, które planujesz gromadzić. Monitorowania pracowników zdalnych powinno być celowe i prowadzone z poszanowaniem prywatności personelu.
Wszelkie gromadzone dane muszą służyć jasnemu celowi i być zgodne z wyznaczonymi założeniami biznesowymi.
2. Poinformuj pracowników, że są monitorowani
Jak już wspominaliśmy wyżej, polskie prawo pracy wymaga poinformowania pracowników o rozpoczęciu monitoringu z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. I chociaż otrzymanie zgody od pracowników nie jest obowiązkowe, włączenie ich do procesu decyzyjnego może odnieść pozytywny skutek.
Powiadomienie pracowników pozwala wyjaśnić im powody stojące za praktykami monitoringu oraz sprawia, że całe to przedsięwzięcie wydaje się mniej podstępne i podejrzane! W końcu nie robisz niczego nielegalnego, więc po co się z tym kryć?
Większość pracowników doceni szczerość i zrozumie, że monitorowanie jest narzędziem zapewniającym realizację projektów i dotrzymywanie terminów. Jeśli pracownicy wyrażają obawy lub dyskomfort, porozmawiaj z nimi otwarcie i pracuj nad znalezieniem równowagi, która szanuje ich prywatność, jednocześnie pozwalając firmie osiągnąć wyznaczone cele biznesowe.
Pamiętaj, że chcesz budować zaufanie w swoim zespole. Przejrzystość w zakresie metod monitoringu i nadzoru nad personelem jest krokiem we właściwym kierunku.
3. Wybierz program monitorujący, który ceni prywatność
Istnieje całe mnóstwo programów do monitorowania pracowników, ale trzeba uważnie przestudiować, który z nich warto wybrać.
Nie wszystkie programy są sobie równe, a niektóre skrywają wątpliwe praktyki w zakresie prywatności. Zacznij od przejrzenia polityki prywatności oprogramowania i upewnij się, że jasno informuje, w jaki sposób dane pracowników są gromadzone, wykorzystywane i chronione.
Dobra polityka prywatności powinna szczegółowo określać, jakie dane są gromadzone, kto ma do nich dostęp, w jaki sposób są przechowywane i jak długo są przechowywane. Poszukaj programu, który oferuje przejrzystość i zapewnia ochronę danych i prywatności.
Skuteczne monitorowanie nie oznacza nadzorowania każdego aspektu aktywności pracowników. Najlepsze oprogramowanie oferuje konfigurowalne funkcje, które pozwalają dostosować poziom monitorowania do konkretnych potrzeb.
Narzędzia do rejestrowania czasu i monitorowania pracowników, takie jak Jibble, zapewniają elastyczność w konfigurowaniu parametrów i limitów kontroli, dzięki czemu można skupić się na kluczowych wskaźnikach wydajności bez nadmiernego naruszania prywatności.
4. Ustal zabezpieczenia zapobiegające nadużyciom
Jeśli chodzi o nadzorowanie pracowników zdalnych, ważne jest ustanowienie silnych zabezpieczeń, aby zapobiec niewłaściwemu wykorzystaniu narzędzi do monitorowania. Podczas gdy naturalne jest, że ludzie myślą o nowych sposobach wykorzystania danych, należy uważać na to, jak i kiedy monitoruje się swoich pracowników.
Monitoring nie powinien wykraczać poza godziny pracy ani naruszać życia prywatnego i czasu wolnego, na przykład urlopu wypoczynkowego, ponieważ może to być postrzegane jako złamanie zasad prywatności.
Należy również ostrożnie obchodzić się z danymi. Oznacza to bezpieczne przechowywanie danych i przestrzeganie wymogów prawnych specyficznych dla różnych branż.
Na przykład zaszyfrowane dane powinny być przechowywane w bezpiecznym, scentralizowanym systemie z dostępem ograniczonym tylko do niezbędnych osób, takich jak monitorowani pracownicy i ich bezpośredni przełożeni. Zgodnie z najlepszymi praktykami, dane te powinny być przechowywane nie dłużej niż to konieczne.
Podsumowanie
Praca zdalna nigdzie się nie wybiera. A menedżerowie i pracodawcy będą musieli stąpać po cienkiej linii między monitorowaniem pracowników a zachowaniem prywatności. Nie jest to łatwe zadanie, ale wykonalne.
Skuteczny monitoring jest niezbędne do oceny wydajności, utrzymania bezpieczeństwa i osiągania celów biznesowych, ale musi być prowadzony w sposób przemyślany i etyczny. Kluczem jest wdrożenie praktyk, które szanują przestrzeń osobistą pracowników, a jednocześnie spełniają założone cele.
Ustalając jasne wytyczne dotyczące tego, co będzie monitorowane i dlaczego, oraz komunikując te praktyki w przejrzysty sposób swojemu zespołowi, możesz poruszać się po tej cienkiej linii z gracją oraz budować pełne zaufania i produktywne środowisko pracy zdalnej.
Powodzenia!
