Jeśli zdarza Ci się ugrzęznąć w niekończącej się liście rzeczy do zrobienia lub przeskakiwać od jednego zadania do drugiego bez większych postępów, nie jesteś w tym sam. Produktywność często przypomina grę w Whac-A-Mole – gdy tylko skończysz jedno zadanie, kolejne wychyla głowę.
A gdyby istniało rozwiązanie dla takiego stanu rzeczy?
Opracowana ponad 100 lat temu, w celu uratowania upadającej, nieproduktywnej fabryki stali, metoda Ivy Lee jest narzędziem do zwiększania produktywności, które pomaga skierować uwagę na najważniejsze zadania i wyeliminować dekoncentrację wynikającą z prób zrobienia wszystkiego jednocześnie.
Spis treści
- Na czym polega metoda Ivy Lee?
- Geneza metody Ivy Lee
- Zalety metody Ivy Lee
- Elastyczność metody Ivy Lee
- Jak zastosować metodę Ivy Lee we własnym życiu?
- Przemyślenia końcowe
Na czym polega metoda Ivy Lee?
Nazwana na cześć swojego twórcy metoda Ivy Lee została zaprojektowana, aby pokonać jedno z powszechniejszych wyzwań na drodze do produktywności, czyli brak jasno wyznaczonych priorytetów. W tym celu oferuje ustrukturyzowane podejście, które pomaga odzyskać kontrolę nad czasem i pracować nad tym, co najważniejsze.
Technika ta jest ponadto niezwykle prosta. Aby z niej skorzystać, pod koniec każdego dnia pracy zapisz sześć najważniejszych zadań, które musisz wykonać następnego dnia, uszeregowanych według priorytetu. Gdy nastanie kolejny dzień, zacznij od pierwszego zadania i doprowadź je do końca, zanim przejdziesz do następnej pozycji z listy. Unikniesz w ten sposób wielozadaniowości i rozpraszania uwagi.
Skoncentrowanie się na jednym zadaniu naraz pomaga oprzeć się pokusie przedwczesnego przeskoczenia do następnego zadania przed ukończeniem poprzedniego lub zajmowania się więcej niż jednym zadaniem jednocześnie.
Metoda Ivy Lee wymusza dyscyplinę poprzez określenie, które zadania należy wykonać i w jakiej kolejności, wspierając skupienie i dobrą priorytetyzację pracy.
-
Zdj.: unsplash.com
Geneza metody Ivy Lee
Początki metody Ivy Lee sięgają 1918 roku, kiedy Charles M. Schwab, prezes Bethlehem Steel Corporation, szukał sposobów na zwiększenie wydajności w swojej firmie. Pomimo tego, że był jednym z odnoszących największe sukcesy biznesmenów swoich czasów, Schwab wiedział, że jego zespół nie pracuje na miarę swoich możliwości.
W miarę jak jego obawy rosły, Schwab zaprosił do współpracy Ivy Ledbettera Lee, który był wówczas szanowanym konsultantem ds. produktywności i ekspertem z zakresu public relations. Schwab poprosił Lee, aby spotkał się z nim i kierownictwem korporacji oraz zaproponował strategię, która pomogłaby im zrobić więcej w krótszym czasie.
Zamiast wygłosić długi wykład lub przedstawić skomplikowany system, Lee zaproponował prostą technikę: pod koniec każdego dnia pracy pracownicy powinni spisać sześć najważniejszych zadań, które muszą wykonać następnego dnia, nadać im priorytety i pracować nad nimi po kolei. Wszelkie niedokończone zadania miały przechodzić na listę na następny dzień.
Schwab był zaintrygowany, ale chciał dowodów, że ta metoda faktycznie działa. Lee zasugerował, by wypróbował ją przez kilka miesięcy za darmo. Zamiast żądać zapłaty z góry, powiedział Schwabowi, aby po zobaczeniu wyników zapłacił mu tyle, ile jego zdaniem metoda była warta.
W ciągu trzech miesięcy Schwab i kierownictwo firmy zauważyli znaczną poprawę produktywności. Wrażenie było na tyle piorunujące, że Schwab wypisał Lee czek na 25 000 dolarów. W tamtych czasach była to znaczna suma, stanowiąca dziś równowartość setek tysięcy dolarów.
Metoda Ivy Lee szybko się rozprzestrzeniła i zdobyła wielu fanów, stając się zaufanym narzędziem do zwiększania produktywności dla ludzi biznesu i profesjonalistów na całym świecie.
Zalety metody Ivy Lee
Dokładne zrozumienie korzyści płynących z dowolnej strategii jest pierwszym krokiem do jej wdrożenia. Metoda Ivy Lee pomaga zwiększyć produktywność na wiele sposobów. Przyjrzyjmy się kilku z nich:
- Pokonanie zmęczenia decyzyjnego i jasność umysłu: potężną cechą metody Ivy Lee jest sposób, w jaki radzi sobie ze zmęczeniem decyzyjnym. Nasze mózgi mają ograniczoną ilość zasobów poznawczych, a każda decyzja, którą podejmujemy w ciągu dnia, wyczerpuje część tej energii. Ta prosta strategia uwalnia energię poznawczą, pozwalając całkowicie skupić się na wykonywanych zadaniach, zamiast marnować zasoby umysłowe na zastanawianie się nad kolejnym ruchem. W ten sposób wkraczasz w dzień pracy z jasnością i celem, a Twoja energia mentalna może zostać wykorzystana na wykonywanie zadań, a nie ciągłe podejmowanie decyzji.
- Poczucie spełnienia i motywacja: metoda Ivy Lee sprzyja motywacji poprzez przekształcenie walki o produktywność w serię małych, osiągalnych zwycięstw. Zamiast czuć się przytłoczonym niekończącą się listą rzeczy do zrobienia, skupiasz się na sześciu kluczowych kwestiach, dzięki czemu postęp jest bardziej widoczny i wydaje się w zasięgu ręki. Ukończenie każdego zadania daje poczucie spełnienia, pomagając nabrać jeszcze większego rozpędu i utrzymując motywację do podjęcia kolejnego wyzwania.
- Zdyscyplinowany mózg: nasze mózgi nie są przystosowane do wykonywania wielu złożonych zadań jednocześnie. Wręcz przeciwnie, ponieważ najlepsze wyniki osiągamy, gdy możemy się skupić na jednym zadaniu naraz. Dzięki tej metodzie, zamiast łapać wiele srok za ogon, koncentrujemy się w pełni na jednym działaniu. To głębokie skupienie zmusza nas do dyscypliny, która z czasem może przełożyć się na inne obszary naszego życia, takie jak zdrowie, sprawność fizyczna i praca.
-
Zdj.: unsplash.com
Jak zastosować metodę Ivy Lee we własnym życiu?
Wdrożenie metody Ivy Lee jest proste, ale kluczem do sukcesu jest konsekwencja. Ponieważ działa najlepiej, gdy stanie się nawykiem, nie komplikuj jej zbytnio – po prostu zacznij. Oto przewodnik krok po kroku, jak wdrożyć metodę w naturalny sposób, tak aby łatwo było się jej trzymać.
#1 Zaplanuj swoje sześć zadań poprzedniego wieczoru
Przed zakończeniem dnia poświęć pięć minut na sporządzenie listy sześciu najważniejszych rzeczy, które musisz zrobić jutro. Użyj notatnika, planera lub aplikacji do robienia notatek – wybierz medium, które najlepiej pasuje do Twojego stylu życia.
#2 Uszereguj zadania według ich ważności
Uszereguj swoją listę od najważniejszych do najmniej ważnych zadań. Pierwsze zadanie powinno mieć największy wpływ na realizację celów.
Przykład: jeśli zbliża się arcyważny deadline wypłaty wynagrodzeń, „Przetwórz miesięczną listę płac” trafi na samą górę. Mniej pilne zadania mogą znaleźć się niżej na liście. Biorąc to pod uwagę, Twoja lista może przedstawiać się następująco:
- Zadanie nr 1: przetwórz miesięczną listę płac.
- Zadanie nr 2: skontaktuj się z zespołem ds. rozwoju w celu uzyskania aktualnych informacji na temat nowego produktu.
- Zadanie nr 3: poinformuj swój zespół o postępach.
- Zadanie nr 4: odpowiedz na zaległe wiadomości e-mail.
- Zadanie nr 5: przygotuj agendę spotkań na koniec tygodnia.
- Zadanie nr 6: poszukaj nowych pomysłów marketingowych.
#3 Skup się na jednym zadaniu naraz
Rozpocznij dzień od zadania nr 1 i nie przechodź do następnego, dopóki nie ukończysz pierwszego. Unikaj wielozadaniowości, która jedynie spowalnia pracę i zaburza koncentrację.
#4 Przenieś niedokończone zadania na kolejny dzień
Jeśli nie wykonasz wszystkich sześciu zadań, przenieś pozostałe na jutrzejszą listę. Jeśli któreś zadanie jest ciągle przekładane, zdecyduj, czy naprawdę jest ważne, czy może powinno zostać oddelegowane lub wykreślone.
#5 Bądź konsekwentny i dokonuj korekt w miarę potrzeb
Niektóre dni będą spokojne, inne pogrążone w chaosie. Kluczem do sukcesu jest uczynienie z tej metody nawyku. Z biegiem czasu będziesz coraz lepiej ustalać priorytety i nauczyć się skupiać na tym, co naprawdę ważne.
Po kilku tygodniach daj sobie chwile na zastanowienie, które elementy metody działają, a które nie. Czy udaje Ci się konsekwentnie wykonywać zadania? Czujesz się mniej przytłoczony? Wykorzystaj te spostrzeżenia, aby udoskonalić swoje podejście.
Zdj.: unsplash.com
Elastyczność metody Ivy Lee
Wiem, co sobie teraz myślisz: „Teoretycznie wszystko ładnie pięknie, ale chyba nie zdajesz sobie sprawy, iloma piłeczkami naraz muszę żonglować”. Tak, metoda Ivy Lee święci triumfy w ustrukturyzowanych środowiskach, ale jak sobie poradzić, jeśli Twoja praca jest nieco bardziej nieprzewidywalna?
Co, jeśli jesteś właścicielem firmy, biegającym między telefonami od klientów, nieoczekiwanymi problemami i pracą administracyjną, lub agentem obsługi klienta nieustannie przełączającym się między pilnymi zgłoszeniami?
W tych dynamicznych rolach trzymanie się sztywnej listy sześciu zadań może wydawać się niemożliwe. A jednak podstawowa zasada ustalania priorytetów nadal ma zastosowanie i wciąż może pomóc w zwiększeniu produktywności:
- Lista zadań z możliwością modyfikacji: nie wahaj się skorygować listy w razie potrzeby. Zamiast ustalać sześć stałych zadań, zacznij od priorytetów, ale pozostaw miejsce na zmiany. Na przykład, właściciel firmy może zapisać „kontakt z trzema kluczowymi klientami” jako zadanie, wiedząc, że konkretni klienci mogą się zmienić w zależności od pilności. Takie podejście pozwala skupić się na zadaniu bez poczucia nadmiernego ograniczenia.
- Grupowanie zadań dla wydajności: zamiast wymieniać sześć oddzielnych zadań, pogrupuj je według kategorii, takich jak „komunikacja z klientem”, „zarządzanie zespołem” lub „praca administracyjna”. Kierownik projektu może na przykład nadać priorytet odprawom zespołu nad wiadomościami e-mail, zachowując zdolność do adaptacji w przypadku pilnych i niespodziewanych zadań.
- Blokowanie czasu dla skupienia: jeśli Twój dzień stale się zmienia, użyj blokowania czasu, aby wykonać priorytetowe zadania. Lekarz zajmujący się wizytami pacjentów może zarezerwować pierwsze dwie godziny na papierkową robotę, zapewniając wykonanie niezbędnych zadań, zanim dzień pogrąży się w totalnym chaosie.
- Codzienna ewaluacja: poświęć pięć minut pod koniec dnia na refleksję – co zadziałało, co nie, co wymaga korekty? Freelancer może na przykład zauważyć, że ciągle popycha jakieś zadanie na następny dzień, co sygnalizuje, że powinno ono zostać zaplanowane wcześniej lub oddelegowane.
Nawet w nieprzewidywalnych rolach, nawyk szybkiego ustalania priorytetów gwarantuje, że naprawdę ważne zadania pozostaną pod kontrolą, zamiast zgubić się w codziennym chaosie.
Przemyślenia końcowe
W metodzie Ivy Lee nie chodzi o to, aby wcisnąć więcej w każdy dzień, tylko o to, aby każdy dzień się liczył. W świecie tonącym w listach rzeczy do zrobienia i pełnym rozpraszaczy uwagi metoda ta zapewnia przejrzystość, zmuszając do skupienia się na tym, co naprawdę ważne.
Zawężając swoje codzienne priorytety do sześciu podstawowych zadań, odzyskujesz jasność umysłu, ograniczasz marnowanie wysiłku i pracujesz ku precyzyjnie wyznaczonemu celowi. Bez skomplikowanych systemów, bez niekończącego się planowania – metoda Ivy Lee to prosty nawyk, który pozwala zachować kontrolę.
W takim razie może spróbujesz już dziś wieczorem? Zapisz sześć zadań na jutro, wykonaj je jedno po drugim i zobacz, jak wpłynie to na Twoją produktywność. Mniej chaosu, więcej progresu – oto sposób Ivy Lee.
