Czym jest blokowanie czasu?

Blokowanie czasu to proces dzielenia dnia na dedykowane bloki czasu, z których każdy jest przypisany do określonego zadania lub aktywności. Pomyśl o tym, jak o poświęcaniu każdej minuty danego bloku na konkretną pracę.

Możesz na przykład wyznaczyć określony przedział w ciągu dnia na sprawdzanie skrzynki odbiorczej, zamiast ciągle rozpraszać się powiadomieniami o nowych mailach, gdy próbujesz skupić się na innych zadaniach.

Piękno blokowania czasu tkwi bowiem w strukturze. Nie chodzi o to, by wcisnąć w swój dzień jak najwięcej – chodzi o to, by pracować mądrzej. Grupując podobne zadania w bloki, eliminujesz wielozadaniowość i skupiasz się w 100% na danej czynności, zamiast rzucać się na nowe zadania, które raz po raz pojawiają się na horyzoncie.

Czy blokowanie czasu działa?

Blokowanie czasu sprawdza się w praktyce, ponieważ zmusza do podjęcia działania z precyzyjnie wyznaczonym zamiarem. Zamiast polegać na niejasnych listach rzeczy do zrobienia, zobowiązujesz się do wykonywania naznaczonych zadań w określonym czasie. Ta jasność eliminuje zmęczenie decyzjami i zmniejsza prokrastynację.

Potwierdzają to badania naukowe. Esej napisany przez profesora filozofii Johna Perry’ego, zatytułowany „Structured Procrastination” (ang. ustrukturyzowana prokrastynacja), wykazał, że planowanie zadań z wyprzedzeniem znacznie zwiększa produktywność i koncentrację. Tworząc plan dnia, nie reagujesz na chaos wzburzonych fal, tylko strategicznie sterujesz swoim statkiem.

Rozprawa ta, choć nie testuje bezpośrednio „blokowania czasu”, podkreśla, w jaki sposób ustrukturyzowane interwały pomagają jednostkom w skupieniu i unikaniu prokrastynacji. Jest ona często cytowana w dyskusjach na temat roli planowania zadań w optymalizacji produktywności.

Jak zacząć korzystać z blokowania czasu?

Rozpoczęcie blokowania czasu jest łatwiejsze, niż myślisz. Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci osiągnąć sukces:

Planuj z wyprzedzeniem: pod koniec każdego dnia zaplanuj swoje priorytety na następny dzień. Zastanów się, o jakiej porze dnia jesteś zazwyczaj najbardziej produktywny i odpowiednio zaplanuj swoje działania. Umieść trudne zadania w godzinach, w których zwykle czujesz się najbardziej efektywny, a łatwiejsze w czasie obniżonej produktywności.
Twórz kategorie: podziel zadania w kategorie, na przykład: spotkania, głęboka praca, administracja, czas osobisty. Jeśli masz wiele spotkań, nie rozrzucaj ich po całym dniu, ale pogrupuj je w jeden blok, aby efektywniej wykorzystać swój czas.
Ustal limity czasowe: przypisz realistyczny czas trwania dla każdego bloku. Przeszacowanie prowadzi do marnowania czasu, a niedoszacowanie powoduje stres. Znajdź równowagę i zaplanuj nieprzewidziane. Daj sobie chwilę w zapasie na nieoczekiwane zadania lub pewne rzeczy trwające dłużej, niż zakładałeś. Jeśli spróbujesz wcisnąć zbyt wiele w jeden blok, narazisz się na porażkę.
Trzymaj się planu lub dostosuj go w razie potrzeby: traktuj swoje bloki czasowe poważnie – żadnego potajemnego przewijania Instagrama. Z drugiej strony, jeśli sprawy nie idą po Twojej myśli, nie panikuj! Dostosuj swój plan, aby uwzględnić odchylenia. Żaden dzień nie jest idealny, a wprowadzenie korekty w planie jest absolutnie w porządku.
Korzystaj z narzędzi: skorzystaj z aplikacji do blokowania czasu, która pomoże Ci wykonać plan bez konieczności ciągłego patrzenia na zegarek.

Używanie cyfrowych narzędzi do planowania bloków czasowych

Jedną z najtrudniejszych części blokowania czasu jest konsekwentne trzymanie się planu. W tym miejscu z pomocą przychodzi oprogramowanie do blokowania czasu. Jest to narzędzie internetowe, które pomaga planować zadania i monitorować wykorzystanie czasu – a wszystko to w jednym miejscu.

Tego rodzaju program pozwala wyznaczyć bloki na wszystkie zadania, od spotkań po sesje skupienia, i monitorować, ile czasu spędzasz na każdym z nich. Wizualny układ ułatwia dostrzeżenie, na co przeznaczany jest czas, i dostosowanie harmonogramu w razie potrzeby. To jak osobisty trener zarządzania czasem, tyle że bez gwizdka.

Grafika przedstawiająca dwie osoby i blokowanie czasu.

Grafika: Freepik

Wykorzystanie techniki Pomodoro do blokowania czasu

Stworzona przez Francesca Cirilla pod koniec lat 80. technika Pomodoro, nazwana na cześć używanego przez niego minutnika kuchennego w kształcie pomidora, została zaprojektowana w celu uproszczenia przytłaczających zadań poprzez podzielenie ich na małe, łatwe do przełknięcia interwały.

Technika Pomodoro to metoda blokowania czasu, która dzieli zadania na 25-minutowe interwały, po których następują krótkie przerwy. Podczas gdy blokowanie czasu polega na ustrukturyzowaniu dnia, technika Pomodoro jest silnikiem, który napędza każdy blok.

Metody te doskonale ze sobą współpracują, tworząc skoncentrowany, wydajny przepływ pracy, jednocześnie zapewniając umysłowi przerwy, których potrzebuje, aby zachować ostrość.

Oto jak można połączyć te dwie metody: po przypisaniu bloku czasowego do zadania podziel go na 25-minutowe interwały Pomodoro, rozdzielone 5-minutowymi przerwami. Na przykład, jeśli blokujesz 2 godziny na napisanie raportu, wykonasz cztery Pomodoro z krótkimi przerwami pomiędzy i dłuższą przerwą pod koniec.

Moje doświadczenia z blokowaniem czasu

Będę szczery – zarządzanie czasem nie przychodzi mi instynktownie. Na początku wydawało mi się mocno ograniczające, a idea planowania każdej godziny dnia brzmiała raczej jak więzienie produktywności, a nie trik, który miałby poprawić moje życie.

A jednak po tygodniu stosowania tej metody zdałem sobie sprawę, że jest ona prawdziwym wsparciem w walce z moimi tendencjami do prokrastynacji. Zadania, które wcześniej tygodniami zalegały na końcu mojej listy, nagle zaczęły mieścić się w 30-minutowych interwałach.

Moja skrzynka odbiorcza nie dyktowała już mojego dnia, ponieważ zamiast odpowiadać na e-maile za każdym razem, gdy mój telefon zapika w kieszeni, wyłączałem powiadomienia i odpowiadałem na wszystkie maile w przeznaczonych do tego blokach.

A najlepsze? Kończyłem pracę wcześniej i bez poczucia winy, wiedząc, że zająłem się najważniejszymi rzeczami, a resztę mogłem spokojnie przesunąć sobie na następny dzień.

Najczęstsze błędy w blokowaniu czasu (i jak ich uniknąć)

W trakcie mojej podróży po blokowaniu czasu zidentyfikowałem kilka pułapek, które warto omijać:

Nadmierne upychanie zadań: nie wciskaj zbyt wielu zadań w jeden blok. Bądź realistą i daj sobie czas na wykonanie zadań.
Pomijanie przerw: uwzględnij przerwy w swoim harmonogramie, aby naładować baterie. Przerwy wcale nie marnują czasu, ale wręcz przeciwnie, zwiększają produktywność.
Zbyt sztywne podejście: życie toczy się swoim torem. Pozostaw trochę czasu w zapasie, aby móc poradzić sobie z nieoczekiwanymi problemami.

Przemyślenia końcowe: czy blokowanie czasu jest warte zachodu?

W blokowaniu czasu nie chodzi tylko o produktywność – chodzi o odzyskanie kontroli. Technika bloków czasowych pomaga świadomie spędzać czas, dzięki czemu możesz pracować mądrzej, osiągać swoje cele i nadal mieć czas na cieszenie się życiem.

Jeśli czujesz się przytłoczony swoim harmonogramem, wypróbuj blokowanie czasu. Zacznij od małych kroków, bądź konsekwentny i pozwól narzędziom takim jak Jibble pomóc Ci w opanowaniu nowej techniki. Być może uznasz, że blokowanie czasu to sposób na zarządzanie zadaniami, na który czekałeś całe życie.