Nee. Het bijhouden van de tijd van werknemers is zinvol in sommige situaties en organisaties en niet in andere situaties of organisaties.
Bij Jibble hebben we zelfs bepaalde teams waarvoor we de tijd en activiteit bijhouden – bijvoorbeeld degenen die per uur worden betaald – en andere teams niet. Voor de meeste van onze medewerkers houden we vooral hun prestaties en output bij.
De sleutel hier is om te identificeren waarom je tijd moet bijhouden en vervolgens hoe je dit moet doen.
Over het algemeen kan het voor personeel dat ter plaatse moet zijn, zoals in een restaurant, ziekenhuis, bouwplaats, enz… heel zinvol zijn om aanwezigheid bij te houden, want als het personeel er niet is, kan het zijn werk niet doen.
Hier zijn slechts enkele tijdregistratiesystemen:
- Geen monitoring, alleen vertrouwen op fysieke aanwezigheid.
- Dit werkt goed voor heel kleine teams.
- Pen en papier
- Nogmaals, het zou goed kunnen werken voor kleine teams waar tijd moet worden geregistreerd. Natuurlijk staat het open voor misbruik.
- Ponsklokken op basis van kaarten
- Gesystematiseerd maar vatbaar voor misbruik, tijdrovend om de gegevens van de kaarten te halen, de kaarten worden niet geback-upt en het is allemaal vatbaar voor fouten. Nogmaals, dit zou goed kunnen werken voor kleine organisaties waar de zichtbaarheid van het team hoog is.
- Elektronische (niet-cloudgebaseerde) stempelklokken
- Ze zijn meestal duur om op te zetten, verouderen snel, de gegevens zijn niet realtime beschikbaar en er wordt geen back-up van gemaakt.
- Cloud-gebaseerde software voor tijdregistratie en aanwezigheid.
- Ja, we verkopen dit, maar dit is de weg vooruit omdat het alle problemen van de andere systemen aanpakt – daarom zijn ze zo populair geworden.
Ja, de meeste tijdregistratiesystemen produceren ook urenstaten, en de meeste bieden ze ook aan in verschillende formaten.
Nee. Naast het beheren van de tijd van werknemers kunnen tijdregistratiesystemen ook worden gebruikt voor het bijhouden van absenteïsme of aanwezigheidsscores voor verschillende evenementen en diensten. Daarom hebben we Jibble ook perfect geschikt gemaakt voor het bijhouden van de aanwezigheid van studenten en kerkgangers.
Software voor tijdregistratie is een algemene term voor software die precies doet wat het zegt, namelijk tijd bijhouden
. Het belangrijkste is dat het zowel voor kantoormedewerkers als voor medewerkers op locatie kan worden gebruikt.
Tijdregistratie is een subset van tijdregistratie, en gezien het woord ‘aanwezigheid’ impliceert het dat het voor medewerkers op locatie is.
Buddy punching is wanneer een werknemer een andere werknemer vraagt om voor hem in of uit te klokken. Het is niet alleen fraude, het is ook demotiverend voor degenen die het zien gebeuren omdat hun collega’s betaald krijgen zonder te werken.
Daarom heb je biometrische aanwezigheid, wat een andere manier is om te zeggen aanwezigheid met behulp van biologische gegevens zoals vingerafdruk, gezichtsherkenning of stem (die we nog niet hebben gezien). Koppel dat aan het aanwezigheidssysteem op een vaste locatie of aan de GPS van een telefoon of tablet, en je hebt zowel de juiste persoon als de locatie op het gegeven moment vastgelegd.
Sommige systemen gebruiken een RFID-kaartregistratie of NFC-kaartregistratie, maar systemen die kaarten gebruiken zijn natuurlijk gevoelig voor “buddy punching”. Dit kan goed werken in een gebied met veel zichtbaarheid, zoals een gebied met camerabeelden. Andere software gebruikt telefoons in plaats van kaarten en hoewel telefoons aan collega’s kunnen worden gegeven, zullen veel collega’s dit niet graag doen omdat ze dan hun telefoon niet kunnen gebruiken. Jibble ondersteunt deze functie met “apparaatvergrendeling”, wat betekent dat alleen hun eigen telefoon kan worden gebruikt om in en uit te klokken.
Een werkgever kan een werknemer niet dwingen om een app te gebruiken op de mobiele telefoon van de werknemer, tenzij dit expliciet in het contract staat.
Maar de realiteit is dat een werkgever en werknemer een bepaalde mate van begrip moeten hebben om een goede werkrelatie te behouden, en dus zou een werknemer die zijn mobiele telefoon beantwoordt of deze gebruikt om tijd bij te houden als daarom wordt gevraagd, normaal gesproken als redelijk worden beschouwd.
Er zijn niet veel gratis programma’s, maar de programma’s die er zijn, verdienen geld door optionele upgrades in rekening te brengen.
Communicatie is echt belangrijk, net als het stellen van verwachtingen. Het bijhouden van aanwezigheid helpt niet alleen bij het bijhouden van gegevens, maar betekent ook dat werknemers eerlijk worden betaald voor hun tijd. A en dat is een belangrijke boodschap om over te brengen.
De meeste proberen inderdaad hetzelfde probleem op te lossen, namelijk het bijhouden van tijd en aanwezigheid. Elk heeft echter zijn eigen sterke punten, prijs, methoden om in en uit te klokken en, misschien wel het belangrijkste, elk heeft verschillende niveaus van uitvoering – een tijdregistratie software die het moeilijk maakt voor werknemers om daadwerkelijk in en uit te klokken zal uiteindelijk veel meer problemen veroorzaken dan oplossen.
Het is ook de moeite waard om in gedachten te houden dat als je voor een aanwezigheidstracker gaat, je niet het product koopt, maar erin investeert, omdat het product na verloop van tijd zal veranderen en het moeilijk is om systemen te veranderen. Het is dus de moeite waard om ervoor te zorgen dat het systeem beter wordt en dat de klantenservice snel reageert.
Het bijhouden van de aanwezigheid van werknemers is volkomen legaal in elk rechtsgebied ter wereld, omdat werkgevers in wezen moeten weten waar hun personeel zich bevindt.
In veel ontwikkelde landen is het bijhouden van de tijd zelfs op de een of andere manier wettelijk verplicht om werknemers te beschermen tegen overwerk en om ervoor te zorgen dat ze de verschuldigde overuren uitbetaald krijgen.
Lees meer over de legaliteit van tijdregistratie in de VS in onze uitgebreide juridische gids voor tijdregistratie.
Ja, omdat het bijhouden van verlof en tijdregistratie van elkaar afhankelijk zijn.
Hier zijn nog een paar tijdregistratievragen die je niet durfde te stellen!
U kunt ook de Jibble website bekijken om meer te weten te komen over tijdregistratie met Jibble. Daar vindt u uitgebreide informatie over onze functies, voordelen en hoe onze oplossing voor tijdregistratie uw workflow kan stroomlijnen.