Vragen over tijdregistratie die je te bang was om te stellen...

Het is niet algemeen nodig om de werkuren van je werknemers bij te houden en in veel gevallen kan tijdregistratie zelfs zinloos zijn. Tijdregistratie is een van de mogelijke oplossingen. Als u in dit opzicht geen probleem hebt, dan hebt u misschien geen oplossing voor tijdregistratie nodig.

De eerste stap is dus het identificeren van de problemen die je hebt bij het managen van je werknemers. Als de KPI’s duidelijk zijn en gehaald worden, dan heeft tijdregistratie misschien geen nut. De realiteit is echter dat het in de meeste beroepen niet zo eenvoudig is als velen denken om alle KPI’s te kennen die betrekking hebben op alle aspecten van een werktaak en vervolgens redelijke KPI’s vast te stellen.

Nee, het is helemaal niet nodig om software voor prikklokken te gebruiken, maar het gebruik ervan kan het leven veel makkelijker maken en zo kosten besparen en fouten minimaliseren, vooral voor grotere organisaties waar het beheren van tijd een nachtmerrie kan worden.

Ja. Inderdaad, de gratis optie zal niet voor iedereen werken, maar het is absoluut een haalbare oplossing. Met Jibble bijvoorbeeld betaalt de overgrote meerderheid van onze gebruikers nooit een cent en profiteert toch van belangrijke tijdregistratiefuncties die een groot verschil maken voor je tijd- en werkmanagement.

Het eerste impliceert dat de software tijd bijhoudt, terwijl het tweede impliceert dat er timesheets worden gemaakt, maar aangezien bijna alle tijdregistratiesoftware tijdregistratiegegevens in timesheets invoert en bijna alle timesheetsoftware hun gegevens uit bijgehouden tijd haalt, is er in de praktijk geen verschil tussen de twee.

Software voor tijdregistratie is een brede term voor software die de tijd bijhoudt, en het kan zowel voor kantoorwerknemers als voor werknemers op locatie worden gebruikt. Tijdregistratie en aanwezigheid is een subset van tijdregistratie, en gezien het woord ‘aanwezigheid’ impliceert het dat het voor werknemers op locatie is – je zou normaal gesproken geen tijdregistratiesoftware voor kantoormedewerkers gebruiken.

Hier zijn enkele vragen en antwoorden over tijdregistratie en aanwezigheid.

Of je de laptopschermen van je werknemers wel of niet moet opnemen, is een complexe vraag zonder eenvoudig antwoord. Er zijn een aantal factoren waarmee je rekening moet houden, zoals het doel van de opname, het beleid en de procedures van het bedrijf en de wetgeving in jouw land.

Hoewel het opnemen van schermen potentiële voordelen heeft, zoals het vergroten van de transparantie, het afleggen van meer verantwoording en het verbeteren van de focus, is het belangrijk om te overwegen of dit in lijn is met de kernwaarden en doelstellingen van uw bedrijf.

Als je besluit om beeldschermcontent op te nemen, moedigen we je aan om open en eerlijk te communiceren met je team. Leg uit waarom, benadruk de voordelen en, het allerbelangrijkste, vraag om de vrijwillige toestemming van je teamleden. Dit helpt bij het creëren van een vertrouwensvolle en coöperatieve werkomgeving.

Bij Jibble geloven we dat de beste manier om de productiviteit te verhogen het prioriteren van taken en projecten is in plaats van het monitoren van medewerkers gedurende de dag. We erkennen echter dat het opnemen van schermen een waardevol hulpmiddel kan zijn en bieden het aan als een optionele functie om aan verschillende behoeften te voldoen.

Over het algemeen kan een werkgever een werknemer niet dwingen om een app op zijn mobiel te gebruiken, tenzij dit expliciet in het contract staat. In de meeste gevallen moeten werkgever en werknemer echter een bepaalde mate van geven en nemen hebben om een goede werkrelatie te hebben, en een werknemer die zijn mobiel beantwoordt of gebruikt om de tijd bij te houden als hem dat wordt gevraagd, wordt normaal gesproken als redelijk beschouwd.

Ja, als het microtijdregistratie wordt, nee als de voordelen ervan goed worden gecommuniceerd, en die communicatie houdt in dat aan werknemers wordt uitgelegd hoe het zowel de werknemer als de werkgever helpt.

Als u het scherm van uw werknemers opneemt zonder het hen te vertellen, ja, dan voelt dat heel erg als spionage. Maar software voor tijdregistratie wordt zelden op deze manier gebruikt, en tijdregistratie die goed wordt uitgevoerd, zou zelfs geen spionage-element mogen bevatten.

Er zijn niet veel gratis apps voor timesheets, maar elke app verdient zijn geld door geld te vragen voor optionele upgrades.

Communicatie is echt belangrijk, evenals het stellen van verwachtingen. Aan personeel dat op uurbasis wordt betaald, moet je uitleggen dat het bijhouden van de tijd zowel hen als het bedrijf beschermt. Tijd bijhouden betekent dat werknemers eerlijk worden betaald en dat werkgevers eerlijk betalen. Voor personeel met een vast salaris moet je de noodzaak van verantwoording uitleggen. Managers die niet weten waar hun personeel aan werkt, komen meestal niet ver.

Over het algemeen heeft het niet veel zin om de aanwezigheid bij te houden van medewerkers die aan een bureau werken, d.w.z. om bij te houden hoeveel uur ze achter hun bureau hebben gezeten, omdat dit weinig oplevert. Wat echter vaak wel de moeite waard is om bij te houden, is waar de uren naartoe gaan, d.w.z. de activiteiten, projecten en/of klanten. Zonder een dergelijke basisverantwoording is het bijna onmogelijk om de meeste bureaumedewerkers effectief te managen.

De meeste proberen inderdaad hetzelfde probleem op te lossen, namelijk de tijd van werknemers bijhouden. Elk heeft echter zijn eigen focus, verschillende software-integraties, sterke punten, prijs en, misschien wel het belangrijkst, elk heeft verschillende niveaus van uitvoering – een app voor tijdregistratie die het voor werknemers moeilijk maakt om daadwerkelijk tijd bij te houden, zal uiteindelijk veel meer problemen veroorzaken dan oplossen.

Hier zijn 5 belangrijke dingen die je moet zoeken in een oplossing voor tijdregistratie:

1. Maak gebruik van de ervaring van bestaande gebruikers, dus kijk naar beoordelingen.
2. Als het integreert met apps die je al gebruikt, bespaar je veel tijd met het synchroniseren van medewerkers en gegevens.
3. Als je het moeilijk vindt om een gratis proefversie te krijgen, sterker nog, als je geen gratis proefversie aangeboden krijgt, zou dat alarmbellen moeten doen rinkelen. Als het geweldige software is, willen ze dat je het uitprobeert.
4. Neem een paar keer contact op met de klantenservice om ze te testen. Als je in de problemen zit, is een goede klantenservice een redder in nood, onderschat het niet.
5. Kies een app die niets anders doet dan het bijhouden van je tijd. Door zijn focus zal deze app waarschijnlijk veel beter werk leveren dan algemene HR-oplossingen.

Het bijhouden van de tijd van werknemers is in geen enkel rechtsgebied ter wereld illegaal. In veel, misschien wel de meeste ontwikkelde landen is het bijhouden van de tijd zelfs op de een of andere manier wettelijk verplicht geworden om werknemers te beschermen tegen overwerk en om ervoor te zorgen dat ze de verschuldigde overuren uitbetaald krijgen.

Dat kan, maar dat hoeft niet. Als je de aanwezigheid bijhoudt, is dat nodig om ervoor te zorgen dat werknemers op tijd zijn of om de betaling correct te laten verlopen. Als je de tijd van bureaumedewerkers bijhoudt, grenst het registreren van schermen aan micromanagement. Bij het registreren van activiteiten in brede zin gaat het erom dat je weet waar je personeel wordt ingezet en dat is meestal essentieel voor het management.

Sinds 2022 gebruikt Tesla Jibble om de tijd van werknemers bij te houden.

Medewerkers tot op het punt micromanagen dat hun schermen worden opgenomen is niet ouderwets omdat het een relatief recente innovatie is, maar het concept om precies elk detail te weten van wat je personeel doet is wel degelijk ouderwets. Dat werkt gewoon niet meer. Het gebruik van een werknemersregistratie-app of tijdregistratiesysteem om in grote lijnen te begrijpen waar de uren van je werknemers naartoe gaan, is echter een essentieel onderdeel van effectief management.

Werkgevers moeten hun werknemers overtuigen van het belang van het gebruik van een werkuren tracker. Het is niet om ze te kunnen micromanagen of bespioneren, maar om ervoor te zorgen dat er voldoende werkdruk wordt verdeeld en om ernstige burn-outs te identificeren en te voorkomen. Managers zouden bijvoorbeeld kunnen merken dat hun werknemer moeite heeft om taken af te ronden of meer tijd besteedt maar weinig tot geen vooruitgang boekt.

Tijdregistratie is inderdaad big business. We schatten dat de huidige waarde van alle tijdregistratiesoftware bedrijven rond de $100B ligt, het zou absoluut de moeite waard zijn voor Google Alphabet als het 1/3 daarvan zou kunnen pakken.

Maar tijdregistratie maakt geen deel uit van Google’s focus, het zou niet goed passen in zijn huidige productaanbod, en tijdregistratie is eigenlijk een heel breed gebied dat het best wordt bediend door nichespelers die zich richten op verschillende segmenten. Google kan het niet allemaal, dus uiteindelijk zou het heel moeilijk zijn voor Google om dat 1/3 marktaandeel of zelfs maar in de buurt daarvan te verwerven, en ze hebben wat ze zouden beschouwen als interessantere dingen om zich op te richten.

PTO staat voor Paid Time Off, de meeste landen buiten de VS noemen het ‘verlof’. En dus is software voor het bijhouden van PTO hetzelfde als software voor het bijhouden van verlof.

Ja, die is er, en het heet Jibble. Jibble is 100% GRATIS voor de overgrote meerderheid van de bedrijven die het gebruiken, ze betalen nooit een cent, hoeven nooit creditcardgegevens in te voeren en kunnen op elk moment opzeggen.

Niet noodzakelijkerwijs, voor kleine teams met zeer elementaire behoeften is een werkurencalculator waarschijnlijk alles wat je nodig hebt.

Je houdt je eigen uren bij en gebruikt de calculator om het totale aantal loonuren te berekenen. Je hoeft niet eens een account aan te maken.

Je zou timesheetsjablonen kunnen afdrukken waarop de tijd wordt geregistreerd.