Recensione Onesta:

Everhour

• Facile da usare
• Funzionalità di pianificazione visiva
• Monitoraggio delle spese
• Timer Pomodoro
• Fatturazione personalizzata
• Ottima panoramica dei progetti
• Team di supporto utile

Everhour offre due piani, uno gratuito e uno a pagamento. Come la maggior parte degli altri modelli di prezzo, il piano a pagamento offre una selezione di funzionalità migliore rispetto all’opzione gratuita. Ma i potenziali utenti non devono impegnarsi subito in un piano a pagamento; possono esplorare alcune funzionalità con il piano gratuito o usufruire del periodo di prova di 14 giorni per testare tutte le funzionalità di Everhour.

Diamo un’occhiata più da vicino a quanto costano i piani Everhour e a cosa offrono.

Everhour Free

Everhour Free consente ai liberi professionisti e ai piccoli team di massimo 5 utenti di tenere traccia del tempo e creare semplici report. È piuttosto limitato, ma il time tracking, la gestione di progetti e attività, la reportistica e l’accessibilità tramite app web e mobile possono essere sufficienti per le esigenze altrettanto limitate di freelance e microteam. Questo piano gratuito offre anche la possibilità di aggiungere tempo ad altri utenti ed esportare i report.

Everhour Team

Everhour Team parte da $8,50 per utente al mese con fatturazione annuale o da $10 per utente al mese con fatturazione mensile per un minimo di cinque utenti. È adatto a team che necessitano di tutte le funzionalità di Everhour e funziona all’interno di tutte le integrazioni.

Il piano include tutto quello presente nel piano Free, più l’approvazione del tempo, la timbratura d’entrata/uscita e le pause, il tempo libero, le spese, il planner delle risorse, la timeline, il tracciamento degli straordinari, i modelli per le fatture, la sincronizzazione con Jira, l’attività dettagliata per membro e progetto, gli screenshot opzionali, l’accesso singolo (SSO), le cartelle nei report, il supporto prioritario e altro ancora.

1. Time Tracking di Everhour

Il time tracking è una parte essenziale del successo o del fallimento di un’azienda. Più che registrare le ore trascorse ogni giorno dai lavoratori nelle varie attività, costituisce la spina dorsale della gestione del team, delle risorse, del budget, dei report e della fatturazione. Un buon software di time tracking aiuta a migliorare il rendimento del team, a tenere sotto controllo i progetti e consente alle aziende di creare preventivi e stime migliori.

Everhour consente agli utenti di tenere traccia del tempo impiegato in progetti e attività utilizzando timer o inserendo manualmente i dati nell’app web, nell’app iOS o nell’estensione del browser. Adoro il layout pulito e ordinato dell’interfaccia dell’app web che consente agli utenti di visualizzare le timbrature in una classica vista timesheet (timesheet view) o in una vista elenco (list view) più compatta.

Sull’app web, gli utenti possono registrare il tempo navigando nella pagina del tempo utilizzando il menu sul lato sinistro della dashboard. Possono digitare il nome dell’attività di cui vogliono tracciare il tempo nella casella di ricerca vicino alla parte superiore della pagina e selezionare l’opzione appropriata dal menu a discesa, aggiungere un commento opzionale e premere il tasto di avvio del timer. Dopodiché, possono procedere con il loro lavoro e premere il tasto di arresto del timer una volta terminate le attività.

In alternativa, possono registrare il tempo dedicato a un’attività in un secondo momento digitando e scegliendo l’attività dalla casella di ricerca, aggiungendo un commento facoltativo, facendo clic sulla casella di inserimento dell’ora/periodo, aggiungendo il numero di ore e minuti dedicati all’attività, scegliendo la data della timbratura nella casella di inserimento a destra della casella dell’ora/periodo e infine premendo il tasto di report del tempo. Tutte le ore riportate e le timbrature vengono visualizzate automaticamente nei timesheet o nelle viste elenco.

Dalla vista elenco, gli utenti possono facilmente aggiungere tempo, modificare le timbrature, spostarle per adattarle meglio alla loro posizione nell’arco della giornata, aggiungere stime e commenti o eliminarle cliccando sulla timbratura e scegliendo un’azione dal menu a tendina che compare. Cliccando sul pulsante di riproduzione a destra del titolo dell’attività su qualsiasi timbratura, si avvierà anche il timer relativo all’attività e si creerà una nuova timbratura con gli stessi dettagli della timbratura con cui è stato avviato il timer.

Dalla vista timesheet, gli utenti possono vedere le timbrature della settimana in un unico posto. Le attività sono elencate in colonne giornaliere e i totali del tempo impiegato per ciascuna attività appaiono nella colonna più a destra della griglia. Come nella vista elenco, gli utenti possono anche modificare le timbrature, aggiungere commenti e ore ed eliminarle cliccandoci sopra.

Facendo clic sul tasto di riproduzione a destra del titolo dell’attività si avvia inoltre un timer per l’attività nel giorno corrente. È inoltre possibile aggiungere del tempo cliccando sul tasto più a destra del totale delle ore visualizzato sopra l’angolo in alto a sinistra della griglia e compilando il campo nella finestra di inserimento a comparsa. Le timbrature possono anche essere spostate in qualsiasi punto della griglia semplicemente trascinandole e rilasciandole nel punto desiderato.

Una volta installata l’estensione per il browser, gli utenti possono facilmente tracciare il tempo su qualsiasi scheda in cui stanno lavorando semplicemente cliccando sul tasto Everhour nella barra degli strumenti del browser, selezionando un’attività dall’elenco che appare nel pop-up, oppure utilizzando la casella di ricerca dell’estensione in modo simile alla casella di ricerca dell’app web e premendo il tasto di avvio. Possono anche modificare la durata, i titoli delle attività e altri dettagli direttamente dal pop-up dell’estensione del browser. Una volta terminato il loro compito, possono cliccare nuovamente sul tasto Everhour nella barra degli strumenti e poi sul tasto di arresto del timer.

Quando si utilizzano le app più popolari che supportano l’integrazione nativa di Everhour, gli utenti possono tenere traccia del tempo direttamente dalle app semplicemente cliccando sul tasto di riproduzione per iniziare e sul tasto di arresto per terminare il timer.

Gli utenti possono anche configurare Everhour per ricevere notifiche sui timer a lunga durata o per ricordare loro di tenere traccia del tempo. I timer possono anche essere configurati per fermarsi automaticamente alla fine della giornata lavorativa.

Ma tra tutte queste funzionalità, quella che ha davvero attirato la mia attenzione è stata la funzione di stima del tempo che consente agli utenti di impostare stime del tempo per le attività, in modo che il timer mostri non solo il tempo trascorso, ma anche il tempo rimanente rispetto alla stima. Penso che questo aiuti a dare agli utenti di Everhour un senso di urgenza e li motivi a portare a termine le attività entro o il più vicino possibile alla stima prevista. Questo è un ottimo modo per aumentare la produttività e promuovere la responsabilità tra i membri del team o con se stessi.

Un’altra funzionalità interessante che penso meriti di essere menzionata in questa recensione è il timer Pomodoro. È uno dei metodi più collaudati per aumentare la produttività e consiste in un ciclo di lavoro di 25 minuti intervallato da una pausa di 5 minuti per fare ciò che si vuole. Dopo 4 cicli Pomodoro consecutivi, agli utenti viene concessa una pausa più lunga, dai 20 ai 30 minuti, per il tempo libero. Gli studi dimostrano che questo è un ottimo modo per aumentare la produttività di chiunque e con Everhour gli utenti possono implementarlo nelle loro ore di lavoro e automatizzare la loro routine.

2. Pianificazione Visiva di Everhour

La pianificazione visiva è una funzionalità di Everhour che fornisce agli utenti un modo efficiente e intuitivo per gestire le ore di lavoro e i progetti. Consente agli utenti di utilizzare un dashboard personalizzabile per visualizzare le informazioni più rilevanti in un formato visivo interattivo. Ciò potrebbe includere orari, richieste di ferie e permessi, carico di lavoro e disponibilità dei dipendenti, tra le altre cose. Il formato visivo di presentazione dei dati utilizzando semplici grafici in vari colori rende le informazioni più facili da digerire, aiutando gli utenti a comprendere meglio i numeri e ad agire di conseguenza.

La funzione di pianificazione visiva di Everhour è nota anche come timeline. Prima di poter accedervi per la prima volta, gli utenti devono prima attivarla andando alle impostazioni attraverso il menu sul lato sinistro dell’interfaccia dell’app web. Una volta nella pagina delle impostazioni, devono andare alla scheda delle app e da lì attivare la funzione timeline premendo il comando che appare in basso a sinistra della scheda. Dopodiché, l’opzione timeline apparirà nel menu a sinistra. Cliccandoci sopra, gli utenti saranno portati alla pagina della timeline.

La timeline di Everhour è un diagramma di Gantt con un asse verticale sul lato sinistro contenente un elenco di membri o progetti e un asse orizzontale con le etichette del giorno e della data delle colonne. Nel punto in cui i due assi si incontrano, gli utenti possono assegnare un incarico e regolarne le date di inizio e fine trascinando lateralmente le due estremità. In questo modo il riquadro dell’incarico si espande fino a coprire diverse date consecutive o si restringe da diverse date fino a una sola. Ogni riquadro di assegnazione è di un colore diverso per differenziarli tra loro e consentire agli utenti di distinguerli a colpo d’occhio. Sono inoltre etichettati con il titolo dell’assegnazione e il suo progresso espresso in un formato di ore e minuti.

Per creare un incarico, gli utenti possono cliccare sul tasto Crea Incarico (Create Assignment) situato nell’angolo in alto a destra della pagina. Si aprirà una finestra pop-up in cui gli utenti potranno selezionare un compito o un periodo di tempo libero, scegliere un determinato task o policy sul tempo libero dal menu a discesa, indicare il periodo per l’incarico, assegnargli un colore e premere Salva.

L’incarico apparirà quindi sulla griglia nella riga degli elementi non assegnati e nella colonna della data corrispondente. Facendo clic sul riquadro si aprirà una finestra pop-up in cui gli utenti potranno assegnarlo a un determinato membro del team e aggiungere e modificare dettagli quali stima del tempo, data di scadenza, progetto, tipo e costo. Nella stessa finestra pop-up sono presenti anche le opzioni per avviare un timer o aggiungere tempo.

Una volta compilati i campi richiesti, la casella si sposterà dalla sezione non assegnata alla riga appropriata o alla riga con il nome dell’assegnatario. Apparirà anche sul calendario con gli stessi identici dettagli.

In alternativa, gli utenti possono anche utilizzare Jira per aggiungere incarichi alla timeline. Possono farlo navigando nella scheda dei progetti e selezionando il progetto appropriato, aggiungendo un’attività e compilando le date, l’assegnatario, le etichette e altri campi rilevanti sul lato destro della dashboard. Una volta compilato, dovrebbe apparire automaticamente sulla timeline, ma a volte l’integrazione non funziona velocemente come dovrebbe e potrebbe essere necessario risincronizzare per far apparire il nuovo incarico sulla timeline di Everhour.

Gli incarichi aggiunti tramite Jira possono essere modificati allo stesso modo in cui possono essere modificati i task creati direttamente sulla timeline. Anche le modifiche sulla timeline dovrebbero riflettersi sull’incarico in Jira, ma la sincronizzazione potrebbe richiedere un po’ di tempo.

Per modificare il numero di date e incarichi visualizzati nella pagina, gli utenti possono utilizzare la funzione dello zoom facendo clic sui pulsanti più e meno nell’angolo in alto a destra della pagina. Il pulsante più ingrandisce e mostra le voci in modo più dettagliato ma con una quantità minore, mentre il tasto meno rimpicciolisce e mostra più voci con meno dettagli.

Ora, ciò che mi piace della funzione di pianificazione visiva di Everhour non è solo che permette di visualizzare gli incarichi in una timeline, ma li mappa con chiarezza e aiuta gli amministratori a ottenere una visione d’insieme dei progressi del tempo registrato rispetto alle stime per ogni membro del team, consentendo loro di valutare la disponibilità delle risorse e sapere quando qualcuno con le competenze e l’esperienza necessarie sarà disponibile per un nuovo compito.

Aiuta anche a definire chiaramente quando i membri del team non saranno presenti per evitare potenziali conflitti. A parte questo, i compiti possono anche essere assegnati in modo più equo e il burnout può essere individuato e affrontato prima che diventi un ostacolo per il progresso.

3. Monitoraggio delle Spese

Lo strumento di monitoraggio delle spese di Everhour offre alle aziende una visione pratica e organizzata delle spese relative ai progetti e ai dipendenti, dalle pizze per il team ai costi dei chilometri percorsi individualmente. I suoi grafici intuitivi consentono agli utenti di monitorare e analizzare facilmente le spese, visualizzare i prezzi per unità, allegare le ricevute e gestire i budget. Permette loro di collegare le spese ai dipendenti, rimborsare le spese che hanno sostenuto di tasca propria e registrare altri costi non legati al tempo relativi alla realizzazione dei progetti.

Per accedere allo strumento di monitoraggio delle spese di Everhour, gli utenti devono selezionare la scheda delle spese dal menu a sinistra. Verranno reindirizzati alla dashboard delle spese, dove potranno visualizzare un grafico a torta delle spese registrate dai membri del team. La fetta di torta di ogni membro è chiaramente differenziata per colore e l’importo totale delle spese è mostrato al centro del grafico.

A sinistra del grafico, i nomi dei membri insieme alle rispettive spese sono elencati insieme alle percentuali delle loro spese in relazione all’importo totale. Questo grafico può essere filtrato per mostrare le spese solo di periodi specifici, di membri specifici, di progetti specifici, in base alla categoria e al tipo.

Sotto il grafico a torta, sono elencate le singole voci di spesa con importo, data e membro del team che ha registrato la spesa. Come il grafico a torta, anche l’elenco può essere filtrato in base a periodo, membro, progetto, categoria e tipo. Ma a parte questo, qualsiasi valore può essere modificato direttamente nell’elenco dagli amministratori, dai manager o dalle persone con le autorizzazioni necessarie.

Supponiamo ora che un dipendente abbia sostenuto una spesa di 100 € per la stampa di documenti relativi a un determinato progetto. Può facilmente registrare tale spesa premendo il tasto Aggiungi Spesa (Add Expense) nell’angolo in alto a destra della dashboard, inserendo la data in cui è stata sostenuta, la categoria e l’importo nella finestra pop-up che appare, aggiungendo una descrizione della spesa, inserendo una foto della ricevuta nella sezione degli allegati e assegnandola al progetto e al membro appropriati.

Una volta verificati i dettagli, è possibile cliccare sul tasto Crea Spesa (Create Expense) e la voce verrà automaticamente riportata nel grafico a torta e nell’elenco. Oltre alla possibilità di registrare le spese relative a un progetto o a un membro, gli amministratori possono anche scegliere di riportare le spese nell’importo fatturabile di un progetto, nei costi operativi o come voce separata.

Grazie alle chiare opzioni di categorizzazione e ai grafici di Everhour, le aziende possono ottenere una comprensione completa dei costi sostenuti nelle loro operazioni. Queste informazioni possono anche essere incluse nelle fatture, rendendo il processo di fatturazione ai clienti più agevole ed efficiente.

4. Fatturazione di Everhour

La fatturazione è una parte cruciale delle operazioni aziendali. Più le fatture sono accurate e facili da creare, meglio è per l’azienda. Si risparmiano tempo e risorse che potrebbero essere impiegati meglio in attività che contano davvero. Everhour lo sa bene e offre uno strumento di fatturazione all’interno dell’app che consente alle aziende di creare fatture personalizzabili che riflettono accuratamente il tempo dedicato ai progetti, le tariffe corrispondenti, le spese, le tasse e altro ancora, che possono essere facilmente condivise con i clienti.

Per visualizzare e creare fatture, gli utenti possono accedere alla pagina delle fatture attraverso il menu sul lato sinistro dell’interfaccia. Questo li porterà alla dashboard delle fatture dove potranno vedere un grafico a barre degli importi fatturati in alto che copre un periodo di tempo specifico che di default è in mesi, un riepilogo del numero di fatture in bozza, inviate, scadute e pagate sotto di esso, e un elenco dettagliato di quelle fatture che mostrano i loro importi, le date di emissione, le date di scadenza e lo stato.

Cliccando su uno qualsiasi dei numeri del riepilogo si filtrerà l’elenco per mostrare solo le fatture con lo stato selezionato. Il periodo di tempo può essere modificato dal raggruppamento mensile predefinito selezionando l’opzione preferita dal menu a discesa in alto a destra dell’elenco. C’è anche una casella di ricerca in cui gli utenti possono inserire il titolo di una fattura specifica per un filtraggio più mirato.

Nell’angolo in alto a sinistra della pagina delle fatture di Everhour, proprio accanto al titolo della pagina delle fatture, ci sono tre puntini che, se cliccati, aprono le impostazioni o i modelli delle fatture. Le impostazioni delle fatture consentono agli utenti di modificare le impostazioni predefinite, come l’arrotondamento dell’ora, il formato della data, il raggruppamento dell’ora, il raggruppamento delle spese, le aliquote fiscali e di sconto, i termini di scadenza e persino le dimensioni della pagina. D’altra parte, i modelli delle fatture consentono agli utenti di scegliere tra i modelli predefiniti presenti nel software o di aggiungerne e utilizzarne di nuovi creati in base alle proprie preferenze.

Per creare un modello di fattura Everhour, gli utenti devono cliccare sul tasto Aggiungi Modello (Add Template), assegnare un titolo al modello e personalizzarlo modificando i dettagli nell’interfaccia di personalizzazione della struttura della fattura, dove possono aggiungere e modificare indirizzi, loghi e colonne in base alle loro specifiche esigenze aziendali. I modelli esistenti possono essere modificati facendo clic sulla piccola icona della penna che appare a destra del titolo del modello, che li porterà anche all’interfaccia di personalizzazione. Una volta terminato, possono cliccare sul tasto Salva che chiuderà il popup e li riporterà alla dashboard delle fatture.

Una volta che gli utenti sono soddisfatti delle impostazioni e dei modelli, possono creare una nuova fattura cliccando sul tasto Crea Fattura (Create Invoice) nell’angolo in alto a destra della pagina delle fatture di Everhour. Un pop-up chiederà loro di scegliere un modello da utilizzare, selezionare un cliente a cui fatturare, scegliere quali progetti includere e specificare il periodo. L’importo della fattura verrà visualizzato automaticamente nella parte inferiore della finestra pop-up e, utilizzando l’icona delle impostazioni accanto all’importo, gli utenti possono attivare o disattivare le opzioni per includere il tempo e le spese per perfezionare ulteriormente il totale. Una volta soddisfatti dei dettagli, possono quindi premere il tasto Crea Fattura che li porterà alla bozza della fattura.

La bozza della fattura può essere ulteriormente modificata per includere raggruppamenti specifici di tempi e spese utilizzando tag, aggiornare tempi e tariffe, modificare date e aggiungere commenti pubblici. Una volta inseriti i dettagli, gli utenti possono premere il tasto Salva Fattura (Save Invoice), che li porterà alla visualizzazione effettiva della fattura. Possono dare un’occhiata per assicurarsi che tutti i dettagli siano corretti e infine premere il tasto Invia Fattura che invia la fattura appena creata al cliente a cui è indirizzata. Possono anche scaricare la fattura in formato PDF, contrassegnarla come inviata o pagata o eliminarla completamente dal loro account Everhour.

Gli utenti possono anche aggiungere note interne non accessibili dal cliente, vedere eventuali modifiche a qualsiasi fattura attraverso un registro che riporta tutte le modifiche, chi le ha apportate e quando, e connettersi con QuickBooks, Xero o FreshBooks per sincronizzare i clienti e copiare le fatture.

(Aggiornate a marzo 2025)

• Capterra: 4,7/5
• G2: 4,7/5 
• GetApp: 4,7/5
• Software Advice: 4,7/5
• TrustRadius: 8,6/10
• App Store: 2,2/5

Everhour è uno strumento utile per tenere traccia del tempo e gestire i progetti, ma non è una soluzione tutto in uno come sostiene di essere.

Prima di tutto, devo dire che Everhour ha molte caratteristiche interessanti che aiutano davvero ad aumentare la produttività e ad alleggerire il carico di lavoro, come i vari metodi di timbratura e monitoraggio del tempo, una funzione di pianificazione visiva che rende la programmazione delle risorse e delle ore, la gestione dei progetti, la pianificazione e il monitoraggio delle assenze e la distribuzione equa del carico di lavoro altamente interattivi e facilmente comprensibili.

Il suo strumento di monitoraggio delle spese aiuta le aziende a ottenere una visione accurata di quanto serve per portare a termine i progetti. Consente ai membri di registrare i costi sostenuti per i progetti e di ottenere il rimborso di tutto ciò che hanno pagato di tasca propria, nonché di mantenere una registrazione ordinata delle spese che può essere facilmente inclusa nelle fatture per una fatturazione più accurata.

E a proposito di fatture, Everhour ha un ottimo strumento di fatturazione integrato nell’app che consente alle aziende di creare fatture personalizzabili che possono essere facilmente configurate in base alle loro esigenze specifiche, e possono anche aggiungere il loro logo per un aspetto più professionale e in linea con il marchio. Queste fatture possono essere inviate ai clienti, scaricate e copiate su strumenti di terze parti con facilità.

Una cosa che apprezzo di Everhour è la sua capacità di integrarsi con vari strumenti come Calendly, Asana e Gmail. Semplifica il time tracking ed elimina il fastidio di registrare manualmente il tempo. Oltre a dati e report in tempo reale, ha anche funzionalità di pianificazione visiva e si sincronizza con Xero, QuickBooks e FreshBooks.

Ma in termini di funzionalità complessive, penso che il software lasci molto a desiderare. Ha una curva di apprendimento piuttosto ripida, i tempi di caricamento a volte possono essere un po’ lenti e alcune integrazioni non funzionano in modo così fluido come pubblicizzato.

Everhour offre inoltre solo opzioni di personalizzazione limitate per quanto riguarda il monitoraggio del tempo, il che è un peccato per le aziende che hanno bisogno di adattare i propri strumenti di time tracking a esigenze uniche e non negoziabili. Inoltre, l’adattamento iOS è piuttosto scadente, con una valutazione di 2,2/5 stelle sull’App Store.

Detto questo, onestamente non credo che Everhour sia una buona scelta per i lavoratori sul campo e in cantiere. Il software non ha una modalità offline e nemmeno l’attuale app iOS funziona bene.

Ma ascolta, se stai seduto alla scrivania tutto il giorno e non ti interessano le funzionalità sul campo, Everhour potrebbe essere la soluzione giusta per le tue esigenze. Prova la loro versione di prova gratuita e vedi tu stesso se è quello che stai cercando.

Non pensi che Everhour faccia per te? Dai un’occhiata alla nostra lista dei 6 migliori software di rilevazione del tempo e delle presenze che puoi utilizzare GRATIS!