Recensione Onesta:

Clockify

• Time tracking efficace
• Ricca versione gratuita
• Interfaccia facile da usare
• Buon servizio clienti
• 80+ integrazioni

Scopri di più su cosa gli utenti amano di Clockify.

Clockify ha cinque piani di prezzo: il piano Free, di cui abbiamo parlato brevemente in precedenza, e quattro piani a pagamento, ovvero Basic, Standard, Pro ed Enterprise. I piani a pagamento partono da $3,99 al mese per utente e le funzionalità variano a seconda del livello di necessità, scalando in quantità e qualità ad ogni piano.

Clockify Free

Clockify Free è l’offerta del software per gli utenti che non vogliono sborsare soldi per i suoi servizi o che stanno esplorando le sue funzionalità prima di impegnarsi in un’opzione a pagamento. Le sue funzionalità di time tracking includono il monitoraggio illimitato con il time tracker di Clockify sul desktop e sulle app mobili o sul chiosco, i timesheet, il tracker automatico, il calendario, il timer Pomodoro, il rilevamento dell’inattività e i promemoria e le integrazioni di monitoraggio. 

Consente agli utenti di generare report e di dare visibilità all’attività del team, alle tariffe fatturabili e allo stato dei progetti, che possono essere esportati e condivisi con altri in formato CSV, PDF ed Excel tramite link in tempo reale. Consente inoltre l’esportazione dei dati del progetto in formato CSV ed Excel e permette l’invio e l’estrazione di dati da e verso Clockify tramite API e Webhook.

Clockify Free dispone anche di valide funzionalità di project management per utenti illimitati e progetti che consentono agli amministratori di importare progetti da file, controllare l’accesso ai progetti, comunicare con le chat del team e utilizzare il software in sette lingue, il tutto al dolce, dolce prezzo di $0,00, per sempre.

Clockify Basic

Al prezzo di $3,99 per utente al mese per un piano annuale o di $4,99 per utente al mese per un piano mensile, Clockify Basic è pensato per l’amministrazione e dispone di tutte le funzionalità di Clockify Free, oltre a funzionalità più avanzate di time tracking come il monitoraggio delle pause, i campi obbligatori e la possibilità di aggiungere tempo per altri e importare tempo da file.

Clockify Basic consente inoltre di inserire le ore in formato decimale, di verificare le timbrature, di personalizzare le esportazioni e di utilizzare le tariffe passate per applicare nuove tariffe orarie alle timbrature passate.

Dal punto di vista della gestione, Clockify Basic consente agli amministratori di nascondere le pagine & le ore, di modificare in blocco le timbrature, i progetti e gli utenti, di modificare i profili, di utilizzare i template dei progetti e di aggiungere un livello di sicurezza con il PIN del chiosco.

Clockify Standard

Il piano standard di Clockify si basa su Clockify Basic e aggiunge ulteriori funzionalità incentrate sulla semplificazione dei timesheet e della fatturazione. Al prezzo di $5,49 per utente al mese con il piano annuale o di $6,99 per utente al mese con il piano mensile, questo livello migliora il time tracking con il monitoraggio delle ferie, gli obiettivi e i promemoria che notificano automaticamente agli utenti via e-mail quando dimenticano di tracciare il tempo o ne tracciano troppo, e la possibilità di bloccare i timesheet in modo che non possano essere modificati da nessun altro se non dagli amministratori.  

Con Clockify Standard, le informazioni sono amplificate da report che mostrano le presenze e gli straordinari e dalla possibilità di arrotondare le timbrature, inserire tariffe orarie specifiche per i task e integrarsi con Quickbooks.

Dal punto di vista della gestione, la sicurezza è migliorata con la 2FA forzata e la personalizzazione è migliorata con la possibilità di aggiungere un logo aziendale al chiosco e di determinare il tempo di operatività dal momento del lancio. A questo livello sono disponibili anche la fatturazione, l’approvazione dei timesheet e la possibilità di definire i ruoli dei manager.

Clockify Pro

Clockify Pro è il piano più conosciuto tra quelli disponibili. Per $7,99 al mese per utente con il piano annuale o $9,99 al mese per utente con il piano mensile, gli utenti possono usufruire di tutte le funzionalità dei livelli precedenti, oltre ad un time tracking migliore con campi personalizzati, localizzazione GPS, screenshot e la possibilità di impedire l’aggiunta manuale di tempo o la modifica degli orari di inizio e fine con il timer forzato.

Una maggiore visibilità sullo stato di salute delle operazioni è ottenuta grazie a report che riguardano il costo e il profitto del lavoro, il budget e le stime, le spese, gli incarichi e le previsioni di avanzamento. I manager vengono inoltre notificati con avvisi quando i progetti raggiungono i limiti di budget o le stime assegnate e ricevono via e-mail report settimanali personalizzati su dettagli importanti. Possono anche aggiungere campi utente per migliorare l’analisi.

La gestione è migliorata anche grazie a una funzione di pianificazione che consente agli amministratori di pianificare i progetti, gestire le risorse e assegnare incarichi ai singoli dipendenti. La funzione spese consente inoltre di registrare i costi fissi dei progetti e di allegare le ricevute. Inoltre, con questo piano, i titolari degli account possono scegliere il Paese in cui conservare i propri dati.

Clockify Enterprise

Clockify Enterprise è il livello più alto ed è progettato per garantire una sicurezza ottimale e il pieno controllo delle operazioni di livello aziendale. Al prezzo di $11,99 per utente al mese con un piano annuale o di $14,99 per utente al mese con un piano mensile, i clienti ottengono tutte le funzionalità dei livelli precedenti, oltre a una maggiore sicurezza con l’accesso singolo (SSO), l’ottimizzazione degli spazi di lavoro con un sottodominio personalizzato, la gestione e la modifica degli account utente con gli account di controllo e il miglioramento della contabilità con un registro di controllo.

Leggi 5 cose che DEVI sapere sui prezzi di Clockify.

1. Time Tracking

Clockify offre un’esperienza completa di time tracking con l’app web, le app desktop per Mac, Windows e Linux, le app mobile per Android e iOS, le estensioni del browser per Chrome, Firefox ed Edge e i chioschi in sede. Tutti i dati sono sincronizzati online, per cui è possibile monitorare il tempo utilizzando una qualsiasi delle opzioni citate e visualizzarlo con qualsiasi dispositivo connesso a Internet.  

L’utilizzo del timer di Clockify è piuttosto semplice. Gli utenti devono solo aprire Clockify, andare sulla casella “A cosa stai lavorando?” (“What are you working on?”), inserire il task desiderato, selezionare il progetto su cui lavorare, aggiungere tag, segnare se il tempo è fatturabile e cliccare sul tasto di avvio. In alternativa, gli utenti possono cliccare sull’icona del timer nell’angolo in alto a destra della pagina del time tracker, selezionare il progetto su cui lavorare, aggiungere dettagli come nel metodo precedente e cliccare su inizia (start). Dopo aver fatto progressi o portato a termine il task, il timer può essere fermato cliccando sul tasto stop. In questo modo si registra automaticamente il tempo monitorato rispetto al task sui timesheet.

È importante notare che il timer continuerà a funzionare a meno che non venga fermato e che non è possibile tracciare nuovi task a meno che non venga fermato il tracker di un task in esecuzione. La favicon nel browser serve come indicazione visiva e diventa blu quando il monitoraggio è attivo, mentre diventa nera in caso contrario. Inoltre, la quantità di tempo monitorato viene visualizzata nella scheda quando il timer è attivo.

Per continuare a monitorare il tempo di un task su cui si è lavorato in precedenza su Clockify, è sufficiente andare alla timbratura contenente il task scelto e cliccare sull’icona di riproduzione. Dopo aver fatto progressi, il tempo può essere fermato come sempre.

Inoltre, l’orario può essere inserito manualmente su Clockify avviando il timer e cambiandole l’ora di inizio e di fine, oppure passando alla modalità manuale e inserendo manualmente le ore lavorate.  

Per un time tracking più intuitivo che consenta agli utenti di vedere esattamente come viene utilizzato il loro tempo durante la giornata, il tracker automatico dell’app desktop di Clockify offre una soluzione che registra in modo discreto i programmi e i siti web utilizzati durante la giornata. Cliccando sull’icona A nella parte superiore dell’interfaccia e attivando il successivo tasto di avvio della registrazione, il software inizierà a registrare tutte le app e gli URL visitati per più di 10 secondi o secondo un periodo definito dagli amministratori. Queste registrazioni sono visibili solo al singolo utente e vengono memorizzate nel computer dell’utente – nulla venga inviato online e mantenendo la riservatezza dell’uso del computer e delle abitudini di navigazione. I dati vengono memorizzati per un massimo di 45 giorni e la visualizzazione dei dati passati può arrivare fino a una settimana.

Le attività registrate possono essere utilizzate per creare timbrature semplicemente cliccando sull’icona a forma di più sulla destra. Gli utenti possono anche selezionare più attività per aggiungerle in blocco, unirle in un’unica entrata o eliminarle definitivamente dal sistema Clockify.

Per garantire la responsabilità e assicurare che i datori di lavoro paghino solo le ore di lavoro effettivamente svolte, Clockify dispone di diversi sistemi di protezione. Il rilevatore di inattività rileva l’assenza di attività del mouse o della tastiera dopo un periodo definito dall’amministrazione e segnala il periodo trascorso e il tempo successivo come inattivo, che può quindi essere rimosso dai timesheet. La funzionalità obiettivi e promemoria invia automaticamente e-mail ai dipendenti e ai loro manager quando non riescono a rispettare la loro quota di ore o registrano più tempo del previsto. Il blocco del timesheet impedisce agli utenti di modificare le timbrature precedenti o di aggiungere nuove timbrature ai giorni passati. Il timer forzato disabilita le timbrature manuali per un time tracking più trasparente.  

Inoltre, gli screenshot consentono ai manager di monitorare il lavoro svolto dai dipendenti scattando immagini dello schermo dell’utente a intervalli casuali mentre il timer è in funzione. Infine, la localizzazione GPS consente agli amministratori di monitorare la posizione dei lavoratori sul campo e la loro cronologia durante la giornata mentre sono collegati a Clockify.

2. Monitoraggio delle Pause

Oltre a tracciare il tempo dedicato al lavoro, Clockify consente agli utenti di monitorare le pause per garantire che le aziende siano conformi alle leggi statali e federali che tutelano il diritto dei dipendenti ai pasti e ai periodi di riposo durante i giorni lavorativi.

La funzione di monitoraggio delle pause è disponibile sui chioschi per gli utenti del piano Clockify Basic e superiore. Può essere attivata dagli amministratori tramite le impostazioni dell’area di lavoro.

L’utilizzo del tracker delle pause è piuttosto semplice. Sul chiosco, gli utenti devono selezionare il proprio profilo, inserire il PIN, se richiesto, e attivare l’opzione di inizio pausa. In questo modo, se l’utente è bloccato, verrà registrato l’orario di uscita e il timer della pausa inizierà automaticamente. Un punto arancione apparirà anche accanto al nome del dipendente, come indicazione visiva del suo stato di pausa. Questo stato si rifletterà anche sulla dashboard del team sull’app web, che mostra quali dipendenti sono attualmente attivi e quali sono in pausa.

La durata delle pause può essere definita dagli amministratori per rispettare le leggi che regolano il loro territorio. Si tratta di una funzione molto utile per evitare costose ripercussioni legali, che potrebbe essere resa ancora migliore se Clockify la rielaborasse in qualche modo per imporre pause obbligatorie, durante le quali i dipendenti sono tenuti a uscire e a consumare un pasto o a riposare come previsto dalla legge, con una funzione di attestazione che fornisca ai datori di lavoro e ai dipendenti la prova che la pausa è stata effettivamente effettuata.

Al termine del periodo di pausa, i dipendenti devono selezionare nuovamente il proprio profilo sul chiosco, inserire il PIN, se richiesto, e attivare l’opzione di fine pausa. In questo modo si arresta automaticamente il timer della pausa, si registra nuovamente il dipendente e si avvia un nuovo timer. Il tempo rilevato per il periodo di pausa apparirà nel time tracker di Clockify, nel report dettagliato e nell’approvazione come un’entrata con un’etichetta grigia di pausa, differenziandola visivamente dalle altre entrate.

3. Gestione di Ferie e Permessi

D’altra parte, la funzionalità di monitoraggio del tempo consente alle aziende di impostare e gestire diversi tipi di permessi e vacanze che i dipendenti possono richiedere. Ma questa è solo una descrizione sommaria, e le ferie diventano molto dettagliate quando si guarda più da vicino a come vengono pianificate, richieste, approvate e monitorate. Questa funzione è disponibile a partire dal piano Standard di Clockify, ma prima di poter richiedere le ferie, gli amministratori devono prima abilitare il tempo libero nelle impostazioni dell’area di lavoro e definire le policy sulle ferie e i bilanci delle ferie e permessi maturati per mesi specifici o per l’intero anno.

Pensa alle policy sulle ferie come un insieme di informazioni e istruzioni che definiscono la natura, l’uso, il periodo e la durata dei permessi. Ci sono diversi campi che gli amministratori devono riempire con le informazioni necessarie affinché Clockify possa implementarle: il titolo della policy (come ferie, maternità e malattia), gli assegnatari o le persone che possono richiedere il permesso e l’unità di tempo per la quale la policy deve essere monitorata – giorni per i permessi come le ferie, o ore per periodi più brevi come il tempo libero in sostituzione. Gli amministratori possono anche definire se le politiche richiedono l’approvazione e da parte di chi, se è consentito un saldo negativo, se sono possibili permessi di mezza giornata e se possono essere effettuati su più giorni, e se sono consentiti permessi orari e se possono essere effettuati anche su più giorni.

Le ferie possono essere create, gestite e modificate allo stesso modo dei permessi, con l’aggiunta della possibilità di definirle ricorrenti e di assegnare loro un colore specifico.

Gli utenti possono richiedere permessi selezionando una policy dal menu a tendina Richiedi permessi nella pagina dei permessi di Clockify, specificando il periodo, aggiungendo una nota e inviando la richiesta di approvazione. In questo modo verrà inviata automaticamente una notifica via e-mail alla persona responsabile dell’approvazione, che potrà poi approvarla o rifiutarla nella scheda Richieste. I periodi di permesso richiesti che coprono i fine settimana e le vacanze utilizzeranno il saldo solo per i giorni lavorativi. Le politiche che non consentono saldi negativi non possono essere selezionate da persone che non hanno abbastanza giorni o ore di ferie maturate. Se una persona con un numero di giorni insufficiente richiede un periodo di ferie superiore al proprio limite su una policy che non consente saldi negativi, la richiesta viene visualizzata con un totale rosso e non può essere approvata.

Questi dettagli possono sembrare scoraggianti all’inizio, ma sono essenziali per mantenere delle policy organizzate e garantire che, anche con i dipendenti in permesso, le aziende possano operare con un numero adeguato di lavoratori in ogni momento. Mi piace l’attenzione che gli sviluppatori di Clockify hanno dedicato a questa funzione, in quanto i campi di inserimento delle policy coprono tutte le casistiche e non lasciano alcuna considerazione in sospeso. Il fatto che possano essere facilmente modificati, archiviati o cancellati fa guadagnare loro punti extra secondo me.

4. Report Approfonditi

Clockify genera una serie di report che forniscono informazioni sull’utilizzo del tempo e delle risorse da parte delle aziende e aiutano a influenzare positivamente le decisioni future con linee d’azione basate sui dati.

Il report di riepilogo raggruppa le timbrature in base a fattori quali progetto, data, cliente, utente, gruppo e tag, in modo che i dati possano essere presentati esattamente secondo le tue esigenze di analisi. Il report settimanale mostra alcuni dettagli in più, limitando gli intervalli di date a sette giorni, ed è utile per verificare i livelli di produttività su base settimanale. Il report dettagliato offre una maggiore suddivisione delle timbrature, mostrandole una per una e non in gruppi, e consente agli amministratori di modificare le timbrature con questo report. Se i template per report di Clockify non forniscono la struttura richiesta da alcune esigenze di analisi specifiche, gli amministratori possono personalizzare i report esportando il report dettagliato in CSV e creando la presentazione richiesta utilizzando tabelle pivot in Excel o Google Sheets.

Per una maggiore specificità, è possibile generare report per i singoli dipendenti, in modo che gli amministratori possano analizzare i loro numeri e identificare le aree in cui eccellono e quelle in cui potrebbero aver bisogno di aiuto. Per gli account di Clockify Basic e superiori, i manager possono visualizzare e modificare le ore dei dipendenti direttamente sui loro fogli di presenza. Questi possono anche essere salvati in formato PDF e stampati secondo le tue esigenze.

Un altro strumento importante per la raccolta di informazioni è la dashboard del team. Mostra le informazioni chiave sui dipendenti e sui progetti con un solo sguardo, inclusi gli stati dei dipendenti registrati e in pausa già discussi in precedenza, quello su cui stanno lavorando attualmente, l’ultima attività svolta e il tempo trascorso sui task in corso e sulle ultime attività. Mostra anche il tempo totale tracciato da ciascun dipendente per un intervallo di date, utile per determinare rapidamente chi non ha tracciato il tempo o chi non ha raggiunto la quota per il periodo selezionato.

Dicembre 2023

• Capterra: 4,7/5
• G2: 4,5/5
• TrustRadius: 8,4/10
• GetApp: 4,7/5
• Play Store: 4/5
• App Store: 4,6/5

Clockify è un software di time tracking che aiuta a monitorare le ore di lavoro e a gestire le ore fatturabili attraverso un sistema facile da usare. Con un’interfaccia utente semplice e molte delle sue funzioni principali già disponibili nella versione gratuita, Clockify si presenta come un’app complessivamente buona. È utilizzabile per aziende con attività in sede, in mobilità e da remoto, e può essere usata su PC, web e cellulare. Il software offre anche un chiosco del tempo che funziona su qualsiasi dispositivo connesso a Internet per consentire agli utenti di effettuare l’entrata e l’uscita in sede, oltre a funzionalità piuttosto interessanti, tracking delle spese e integrazioni con oltre 80 applicazioni web. . 

La flessibilità progettata per la funzionalità di time tracking di Clockify è lodevole e anche l’attenzione alla privacy dei dipendenti è degna di nota. Le funzioni di gestione delle ferie possono essere scoraggianti all’inizio, ma coprono un’ampia gamma di aspetti e garantiscono che tutti i fattori siano presi in considerazione e che le aziende non siano mai prive di attività anche quando alcuni dipendenti sono in ferie. La funzione di monitoraggio delle pause è molto utile per garantire che i dipendenti facciano le pause pasto e i periodi di riposo obbligatori durante i giorni lavorativi, ma potrebbe essere migliorata rendendo le pause obbligatorie e fornendo la prova sia al datore di lavoro che al dipendente che le pause sono state effettivamente rispettate. Le opzioni di report sono ottime e mi piace il fatto che ci siano così tante opzioni per presentare i dati attraverso i vari filtri e che ci sia anche la possibilità di creare report personalizzati, ma l’interfaccia utente per analizzare i dati non è particolarmente intuitiva e può diventare una sfida, soprattutto quando l’organizzazione del progetto non è al massimo.

Inoltre, Clockify ha problemi molto seri con la sua goffa app per Android, afflitta da frequenti bug e da un’elaborazione lenta. Anche le versioni offline del software, sia su web che su mobile, presentano alcuni inconvenienti indesiderati, come funzionalità molto limitate e il rischio di perdere i dati, che lo rendono poco adatto ai team in mobilità.

Ma considerato il prezzo accessibile e l’ampia varietà di funzionalità, Clockify è una soluzione di time tracking molto valida per la maggior parte delle aziende. Se gli utenti possono ignorare i problemi della sua app per Android e le altre carenze di cui ho parlato, li consiglierei di fare un giro e magari di provare il piano gratuito per vedere se è adatto ai loro flussi di lavoro.