Non è indispensabile monitorare il tempo dei dipendenti e, anzi, in molti casi il monitoraggio del tempo dei dipendenti può essere inutile. Il time tracking è una soluzione. Se non hai un problema, probabilmente non hai bisogno di una soluzione.
Il primo passo è quindi quello di identificare i problemi riscontrati nel gestire i dipendenti. Se i KPI sono chiari e rispettati, il monitoraggio del tempo potrebbe non servire a nulla. Tuttavia, la realtà è che nella maggior parte dei posti di lavoro avere tutti i KPI che riguardano tutti gli aspetti del ruolo lavorativo e quindi stabilire KPI ragionevoli, non è così facile come molti pensano.
Non è assolutamente necessario utilizzare un software di registrazione del tempo, ma l’uso di un software potrebbe rendere la vita molto più facile e quindi far risparmiare sui costi e ridurre al minimo gli errori, soprattutto per le grandi organizzazioni dove gestire il tempo può diventare un incubo.
Sì. È vero che le opzioni gratuite non vanno bene per tutti, ma sono assolutamente una soluzione valida. Ad esempio, con Jibble, la stragrande maggioranza dei nostri utenti non paga mai un centesimo.
Non c’è sostanzialmente alcuna differenza tra i due.
Il primo implica che il software monitori il tempo, mentre il secondo implica la creazione di timesheet, ma dato che quasi tutti i software di time tracking producono dati di tracciamento del tempo su timesheet e quasi tutti i software di timesheet ottengono i loro dati dal tempo tracciato, in pratica non c’è differenza tra i due.
Il software di time tracking è un termine ampio che indica un software che tiene traccia del tempo e può essere utilizzato sia per i dipendenti che lavorano in sede, sia per quelli che lavorano in trasferta. Gli orari e le presenze sono un sottoinsieme del monitoraggio del tempo, e la parola “presenze” implica che si tratta di un software per i dipendenti in sede – non si usa normalmente un software di rilevazione orari e presenze per i dipendenti che lavorano in ufficio.
Ecco alcune domande e risposte su orari e presenze.
Se sia opportuno o meno registrare lo schermo del portatile dei propri dipendenti è una questione complessa che non ha una risposta semplice. Ci sono diversi fattori da considerare, come lo scopo della registrazione, le politiche e le procedure aziendali e le leggi vigenti nella propria giurisdizione.
Sebbene la registrazione dello schermo presenti potenziali vantaggi, come la garanzia di trasparenza, l’aumento della responsabilità e il miglioramento dell’attenzione, è essenziale valutare se ciò sia in linea con i valori e gli obiettivi fondamentali dell’organizzazione.
Se decidi di implementare la registrazione dello schermo, ti invitiamo ad avere una comunicazione aperta e onesta con il tuo team. Spiega le motivazioni, evidenzi i vantaggi e, soprattutto, chiedi il loro consenso volontario. Questo aiuterà a mantenere un ambiente di lavoro fiducioso e collaborativo.
Noi di Jibble crediamo che il modo migliore per migliorare la produttività sia dare priorità ai task e ai progetti piuttosto che monitorare da vicino i dipendenti durante la giornata. Tuttavia, riconosciamo che la registrazione dello schermo può essere uno strumento prezioso e la offriamo come funzione opzionale per soddisfare le diverse esigenze.
In linea generale, no, un datore di lavoro non può obbligare un dipendente a utilizzare un’app sul suo cellulare, a meno che non sia esplicitamente indicato nel contratto. Tuttavia, nella maggior parte dei casi un datore di lavoro e un dipendente devono rispettare un certo livello di dare e avere per mantenere un buon rapporto di lavoro, e un dipendente che risponde al proprio cellulare o che lo usa per il tracciamento del tempo, se gli viene chiesto, è normalmente considerato ragionevole.
Sì, se diventa un micro-monitoraggio del tempo, altrimenti no, se i suoi vantaggi vengono comunicati correttamente, e la comunicazione significa trasmettere ai dipendenti il modo in cui aiuta sia il dipendente che il datore di lavoro.
Se stai registrando lo schermo dei tuoi dipendenti senza nemmeno dirglielo, sì, è una cosa che assomiglia molto a uno spionaggio. Ma il software di time tracking è raramente usato in questo modo e un monitoraggio del tempo fatto bene non dovrebbe avere nemmeno un elemento di spionaggio.
Non ci sono molte app per timesheet gratuite, ma ogni app per timesheet guadagna facendo pagare gli upgrade opzionali.
La comunicazione è molto importante, così come la formulazione delle aspettative. Per il personale pagato a ore, è necessario spiegare che il monitoraggio del tempo serve a proteggere sia loro che l’azienda. Monitoraggio del tempo significa che i dipendenti vengono pagati in modo equo e che a loro volta i datori di lavoro pagano in modo equo. Per il personale con stipendio fisso, è necessario spiegare la necessità di rendere conto del lavoro che viene svolto. I manager che non sanno su cosa sta lavorando il loro personale tendono a non andare molto lontano.
Generalmente non ha molto senso tracciare le presenze dei dipendenti che lavorano in sede, cioè tenere traccia di quante ore sono stati alla loro scrivania, perché non si ottiene molto. Tuttavia, quello che spesso vale la pena tracciare è dove vengono impiegate le ore, vale a dire le attività, i progetti e/o i clienti. Senza questa responsabilità fondamentale, è quasi impossibile gestire efficacemente la maggior parte del personale che lavora in ufficio.
La maggior parte di esse cerca di risolvere lo stesso problema, ovvero il monitoraggio del tempo dei dipendenti. Tuttavia, ognuna di esse ha un proprio obiettivo, diverse integrazioni software, punti di forza, prezzi e, cosa forse più importante, diversi livelli di esecuzione – un’app di time tracking che renda difficile per i dipendenti tenere effettivamente traccia delle ore causerà in ultima analisi molti più problemi di quanti ne risolva.
- Sfrutta l’esperienza degli utenti esistenti, quindi consulta le recensioni.
- Se si integra con le app che già usi, risparmierai molto tempo nella sincronizzazione dei dipendenti e dei dati.
- Se trovi difficile ottenere una prova gratuita, anzi, se non ti viene proposta, questo dovrebbe essere un campanello d’allarme. Se si tratta di un ottimo software, vorranno fartelo provare.
- Contatta il supporto clienti un paio di volte per metterlo alla prova. Quando sei in difficoltà, un ottimo supporto clienti ti salverà la vita, non sottovalutarlo.
- Scegli un’app che non faccia nulla eccetto il monitoraggio del tempo, questo perché il suo focus gli permetterà probabilmente di svolgere un lavoro decisamente migliore rispetto alle soluzioni HR generiche.
Il monitoraggio del tempo dei dipendenti non è illegale in nessuna giurisdizione del mondo. Anzi, in diversi paesi sviluppati, probabilmente anche nella maggior parte di essi, il monitoraggio del tempo è diventato obbligatorio per legge in un modo o nell’altro, per proteggere i dipendenti dal sovraccarico di lavoro e per garantire che vengano pagati gli straordinari dovuti, ma la mancanza di consapevolezza fa sì che queste leggi vengano raramente applicate.
Può esserlo, ma non deve esserlo per forza. Se stai monitorando le presenze, è necessario assicurarsi che i dipendenti siano puntuali o che le retribuzioni siano corrette. Se stai monitorando il tempo dei lavoratori in ufficio, la registrazione dello schermo è al limite del micromanagement. La registrazione di attività generali serve solo a sapere dove sono impiegate le risorse umane ed è in genere essenziale per il manager.
Dal 2022, Tesla utilizza Jibble per monitorare il tempo dei dipendenti.
Il micromanagement dei dipendenti al punto da registrare i loro schermi non è da vecchia scuola poiché si tratta di un’innovazione relativamente recente, ma il concetto di conoscere esattamente ogni dettaglio di ciò che i tuoi dipendenti stanno facendo è davvero da vecchia scuola. Non funziona più. Tuttavia, l’utilizzo di un’app per la rilevazione presenze o di un time tracker per capire in generale dove vengono impiegate le ore dei tuoi dipendenti è una parte essenziale di una gestione efficace.
I datori di lavoro dovrebbero convincere i propri dipendenti dell’importanza di utilizzare un rilevatore delle ore di lavoro. Non si tratta di un sistema di micromanagement o di spionaggio, ma di garantire un’adeguata distribuzione del carico di lavoro e di identificare e prevenire gravi casi di burnout. Ad esempio, i manager potrebbero notare che i loro dipendenti faticano a completare i compiti o impiegano maggiore tempo ma con scarsi progressi, in tal caso, potrebbero voler parlare con loro o offrirli un po’ di tempo libero per riprendersi.
Il time tracking è davvero un grande business. Secondo le nostre stime, il valore attuale di tutti i software di time tracking si aggira intorno ai 100 miliardi di dollari, e per Google (Alphabet) varrebbe assolutamente la pena accaparrarsi un terzo di questa cifra.
Ma il monitoraggio del tempo non rientra tra gli obiettivi di Google, non si adatterebbe bene alla sua attuale offerta di prodotti e il time tracking è in realtà uno spazio molto ampio che è servito al meglio da operatori di nicchia che si rivolgono a vari settori. Google non può fare tutto e quindi, in ultima analisi, sarebbe molto difficile per Google conquistare quel 1/3 di quota di mercato o anche solo avvicinarsi ad essa, avendo cose più interessanti su cui concentrarsi.
Le ferie e i permessi retribuiti fanno entrambi parte delle cosiddette vacanze annuali. Per questa ragione un software di monitoraggio delle ferie è la stessa cosa di un software di monitoraggio dei permessi.
Sì, esiste e si chiama Jibble. Jibble è 100% GRATUITO per la stragrande maggioranza delle aziende che lo usano, le quali non pagano mai un centesimo, non devono inserire i dati della carta di credito e possono cancellarsi in qualsiasi momento.
Non necessariamente, per i piccoli team con esigenze molto semplici un calcolatore di ore di lavoro è probabilmente tutto ciò che li occorre.
Si tiene traccia delle proprie ore e si usa il calcolatore per calcolare il numero totale di ore di retribuzione. Non è nemmeno necessario creare un account.
È possibile stampare dei template per timesheet in cui registrare le ore.