Diritti e saldi del tempo libero
Gestire i diritti e i saldi di ferie e permessi per una gestione perfetta.
Una volta create le policy sul tempo libero utilizzando il software di monitoraggio del tempo libero Jibble, potrai visualizzare la somma totale dei diritti e i saldi del tempo libero per ogni membro del team. Se non l’hai ancora fatto, dai un’occhiata a come creare le policy sulle ferie.
I saldi del tempo libero sono disponibili solo nei piani Premium e Ultimate.
Questo articolo comprende:
- Panoramica dei saldi di ferie e permessi
- Saldi negativi di ferie e permessi
- Comprendere i calcoli del tempo libero
Panoramica dei saldi di ferie e permessi
Puoi trovare il saldo di ferie e permessi del tuo team accedendo alla pagina del Tempo Libero e cliccando su Saldi Ferie e Permessi. Come titolare o amministratore, vedrai l’elenco di tutti i membri del team con le rispettive somme dei Diritti, Presi e Saldi per ogni tipo di policy sul tempo libero. I manager potranno vedere l’elenco dei membri del team che gestiscono, mentre i membri potranno vedere solo il proprio saldo di ferie e permessi.
Nella panoramica dei saldi di ferie e permessi sono presenti alcune colonne:
- Policy sulle ferie e permessi – Nome della policy sulle ferie assegnata
- Recupero – Numero totale di giorni/ore riportati dal ciclo precedente in base alle regole di saldo impostate. Le informazioni sulla scadenza sono visibili quando i giorni di ferie e permessi riportati sono scaduti e viene visualizzata un’icona quando i giorni di ferie e permessi riportati sono destinati a scadere entro un mese
- Diritto – Numero totale di giorni/ore di diritto maturati in base alle policy di maturazione
- Modifiche – Totale cumulativo delle correzioni manuali applicate alle policy sulle ferie e permessi durante il ciclo di ferie e permessi corrente, incluse le integrazioni o le detrazioni dei saldi di ferie e permessi. Ad esempio, se sono state apportate due modifiche, +4 e -2, il totale visualizzato sarà +2
- Preso – Numero totale di giorni oppure ore di tempo libero utilizzato
- Saldo – Totale cumulativo dei giorni/ore disponibili ancora da utilizzare. I saldi vengono calcolati in base alle ferie e i permessi, ai diritti, alle correzioni e ai giorni/ore utilizzati.
Le policy sul tempo libero, sia quelle pagate che quelle non pagate, sono elencate nella panoramica del saldo delle ferie e permessi. Le policy sul tempo libero non pagate non includono la somma del diritto e del saldo, ma viene mostrato solo il numero totale di giorni o ore di tempo libero non pagato.
Se hai bisogno di modificare i saldi di ferie e permessi dei tuoi membri, consulta la nostra guida su come regolare i saldi di ferie e permessi dei dipendenti.
Saldi negativi di ferie e permessi
Il saldo negativo di ferie e permessi consente di richiederli in anticipo. Quando un utente richiede ferie e permessi che superano il totale dei giorni/ore a cui ha diritto, il saldo viene visualizzato in negativo.
Per il tempo libero maturato che non è stato guadagnato, ad esempio in base a un periodo di attesa, i saldi di ferie e permessi verranno aggiunti una volta raggiunta la data limite stabilita.
Esempio:
Ad Ana viene assegnata una policy sul tempo libero (Policy A) che prevede 12 giorni di diritto da maturare in base alla data di inserimento a far parte dell’azienda, con un periodo di attesa di 3 mesi. Ana si unisce all’organizzazione il 1° gennaio. In questo momento, il suo saldo di ferie e permessi è pari a 0, poiché non ha raggiunto la soglia del periodo di attesa. Il 1° febbraio, Ana richiede un permesso di 3 giorni. Durante la richiesta, si accorge che il suo saldo è di -3 giorni. Il 1° aprile (3 mesi dopo la data di inserimento), il saldo delle ferie e permessi sarà di 9 giorni (-3 giorni + 12 giorni).
Comprendere i calcoli del tempo libero
Durata tempo libero
La durata del tempo libero aggiunto può essere influenzata dalla configurazione della policy sulle ferie, in particolare attraverso impostazioni quali “Escludi giorni festivi” e “Escludi giorni non lavorativi”.
- Escludi Giorni Festivi
Abilitando l’opzione “Escludi giorni festivi” ti consente di escludere i giorni festivi designati in base ai tuoi calendari festivi assegnati quando calcoli la durata di ferie e permessi.
Esempio:
Prendiamo in considerazione un dipendente che richiede un periodo di tre giorni di ferie dal lunedì al mercoledì, ma il mercoledì è un giorno festivo. Con l’impostazione “Escludi giorni festivi” abilitata, il sistema rimuoverà solo un totale di 2 giorni (lunedì e martedì) dal saldo del tempo libero del dipendente. Il mercoledì, essendo un giorno festivo, non verrà preso in considerazione nel calcolare la durata del permesso.
- Escludi Giorni Non Lavorativi
Abilitare l’impostazione “Escludi giorni non lavorativi” ti consente di escludere i giorni non lavorativi designati in base al tuo orario di lavoro assegnato per calcolare la durata di ferie e permessi.
Esempio:
Supponiamo che un dipendente richieda un periodo di ferie di 7 giorni a partire dal venerdì. Con l’impostazione “Escludi giorni non lavorativi” abilitata e i fine settimana contrassegnati come giorni non lavorativi o di riposo nell’orario di lavoro, il sistema detrarrà solo 5 giorni dal saldo del tempo libero del dipendente. Questa detrazione tiene conto dei giorni lavorativi, che includono il venerdì e i successivi giorni dal lunedì al giovedì. Il fine settimana, costituito dal sabato e dalla domenica, non viene conteggiato nel calcolo della durata di ferie e permessi.
Ore di retribuzione
Quando viene aggiunto del tempo libero con compensi retribuiti, le ore di retribuzione vengono aggiunte ai timesheet e ai report. I Calcoli delle ore di retribuzione si basano sull’orario di lavoro assegnato al membro del team:
- Orario fisso giornaliero:
Il tempo libero aggiunto incluso nell’orario di lavoro specificato (ad esempio, dalle 9 alle 17 = 8 ore) verrà calcolato sulle ore di retribuzione. Il tempo libero aggiunto al di fuori dell’orario di lavoro specificato (ad esempio, le ferie dalle 17.00 alle 23.00) non verrà calcolato sulle ore di retribuzione.
- Orario flessibile giornaliero:
Il tempo libero aggiunto incluso nell’orario di lavoro specificato (ad esempio, 8 ore giornaliere) verrà aggiunto alle ore di retribuzione fino al raggiungimento del massimo di ore giornaliere assegnate.
- Orario settimanale giornaliero:
Il tempo libero aggiunto viene calcolato in base al numero di ore lavorative giornaliere specificate per la settimana (ad esempio, 40 ore settimanali dal lunedì al venerdì = 8 ore giornaliere). Se non sono stati specificati i giorni di lavoro, si presume un totale di 7 giorni alla settimana e il calcolo segue il totale delle ore settimanali / 7 giorni. Le ore di tempo libero saranno aggiunte alle ore di retribuzione fino a raggiungere il massimo di ore giornaliere.
Nota: Le pause non pagate e le detrazioni automatiche non sono calcolate sulle ore di retribuzione del tempo libero.
Diritti e saldi
Il calcolo dei diritti e dei saldi del tempo libero dipende in larga misura dal tipo di impostazione della tua policy sul tempo libero.
Durante la creazione di una policy sulle ferie pagata, nel campo Piano di Maturazione sono presenti due opzioni:
Nessuno
Quando il Piano di Maturazione è impostato su Nessuno, il tempo libero viene maturato immediatamente come somma forfettaria annuale, senza alcuna decurtazione, indipendentemente dalla data di inserimento dell’utente. I diritti del tempo libero vengono calcolati annualmente dal 1° gennaio dell’anno in corso al 31 dicembre dell’anno in corso e vengono aggiornati il 1° gennaio dell’anno successivo. Scopri di più sui piani di maturazione di nessuno.
Annuale
Quando il Piano di Maturazione è impostato su Annuale, il tempo libero viene maturato annualmente come somma forfettaria alla data stabilita e sarà riproporzionato. Esistono due opzioni per determinare quando inizia la maturazione annuale di un dipendente:
- Personalizzato
Quando si seleziona Personalizzato, il tempo libero viene concesso su base annuale in base alla data personalizzata e viene aggiornato alla data personalizzata impostata dell’anno successivo. Considera che potrebbe verificarsi una decurtazione se un membro entra a far parte dell’organizzazione nel bel mezzo del ciclo di ferie.
Esempio 1:
Supponiamo che un’azienda opti per la data di inizio personalizzata del 1° marzo come inizio del periodo di maturazione annuale per tutti i dipendenti. Se un dipendente ha diritto a 20 giorni di ferie annuali, riceverà tutti i 20 giorni il 1° marzo. Quando arriva il 1° marzo dell’anno successivo, il diritto viene aggiornato con una nuova assegnazione di 20 giorni.
Il numero totale di ferie prese rifletterà solo le date prese all’interno del ciclo di ferie e permessi in corso.
Esempio 2:
Prendiamo in considerazione un dipendente il cui ciclo di ferie inizia alla data personalizzata del 1° luglio. Ciò significa che il ciclo di ferie va dal 1° luglio dell’anno in corso al 30 giugno dell’anno successivo e che i diritti alle ferie si ripristinano ogni anno il 1° luglio. Supponiamo che oggi sia il 1° settembre e che questo dipendente abbia preso un totale di 5 giorni di ferie dal 15 marzo 2023 al 20 marzo 2023. Questi 5 giorni sono stati utilizzati al di fuori del ciclo di ferie in corso, che è iniziato il 1° luglio 2023.
Quando si esamina la colonna “Preso” in questo contesto, vengono indicati 0 giorni poiché queste date specifiche non rientrano nel ciclo corrente. Il ciclo di ferie inizia effettivamente il 1° luglio 2023 e, fino a quel momento, le ferie e i permessi presi non rientrano nei calcoli per il ciclo corrente.
- Data di inserimento
Quando si seleziona la voce Data di Inserimento, il tempo libero viene concesso su base annuale in base alla data di inserimento del dipendente, che si trova nel suo profilo personale. Questi diritti saranno aggiornati alla data di inserimento del dipendente dell’anno successivo.
Esempio 1:
Il dipendente A è entrato a far parte della tua organizzazione Jibble il 15 marzo. Ha diritto a 20 giorni di ferie annuali e riceverà tutti i 20 giorni il 15 marzo. Quando arriva il 15 marzo dell’anno successivo, il diritto viene aggiornato con una nuova assegnazione di 20 giorni.
Il numero totale di ferie prese rifletterà solo le date prese all’interno del ciclo di ferie e permessi in corso.
Esempio 2:
Prendiamo in considerazione il dipendente B, che è entrato a far parte della tua organizzazione Jibble il 25 luglio. Il suo diritto è di 20 giorni di ferie annuali, con il ciclo di ferie che inizia dalla data di inserimento, il 25 luglio dell’anno in corso, e continua fino al 24 luglio dell’anno successivo. Nel 2023 ha usufruito di un totale di 12 giorni di ferie. Uno di questi va dal 28 maggio 2023 al 31 maggio 2023 (4 giorni), mentre l’altro va dal 1° settembre 2023 all’8 settembre 2023 (8 giorni).
Se andiamo avanti fino al 19 settembre 2023, quando si visualizza la colonna “Preso”, vengono visualizzati 8 giorni. Questo perché i 4 giorni presi a maggio non rientrano nel ciclo attuale, che inizia il 25 luglio 2023.
Scopri di più sui piani di maturazione annuali.
Mensile
Quando il Piano di Maturazione è impostato su Mensile, i permessi vengono maturati mensilmente alla data stabilita, nell’arco di un ciclo annuale. Esistono due opzioni per determinare quando inizia la maturazione mensile di un dipendente:
- Personalizzato
Se si seleziona Personalizzato, si può scegliere di concedere le ferie e i permessi in base a un intervallo di date specifico ogni mese. Sono disponibili due opzioni per la data personalizzata:
- All’Inizio: I dipendenti ricevono l’intero diritto mensile immediatamente alla data personalizzata scelta (ad esempio, il 1° giorno del mese). Questo diritto verrà aggiunto alla stessa data personalizzata per tutti i mesi successivi, fino al termine del ciclo annuale.
- Alla Fine: I dipendenti maturano il diritto mensile nel corso del mese e lo hanno a disposizione un giorno prima della data di maturazione del mese successivo. Questo diritto verrà aggiunto alla stessa data personalizzata per ciascuno dei mesi successivi, fino al termine del ciclo annuale.
Considera che può verificarsi una decurtazione se un membro entra a far parte dell’organizzazione a metà del ciclo di maturazione mensile.
Esempio 1:
Supponiamo che un’azienda scelga la data di inizio personalizzata del giorno 1 “All’Inizio” del periodo di maturazione mensile per tutti i dipendenti. Se un dipendente ha diritto a 2 giorni di ferie e permessi al mese, riceverà i primi 2 giorni il 1° marzo. Poi, il 1° aprile, riceverà altri 2 giorni di Ferie e Permessi Annuali.
Esempio 2:
Supponiamo che un’azienda scelga la data di inizio personalizzata del 15° giorno “Alla Fine” del periodo di maturazione mensile per tutti i dipendenti. Ora è il 1° febbraio. Se un dipendente ha diritto a 2 giorni di ferie e permessi al mese, riceverà i primi 2 giorni alla fine del ciclo mensile, un mese dopo il 15 febbraio, il 14 marzo. Poi, il 14 aprile, riceverà altri 2 giorni di Ferie e Permessi Annuali.
- Data di Inserimento
Quando si seleziona la voce Data di Inserimento, il tempo libero viene concesso su base mensile in base alla data di inserimento del dipendente, che si trova nel suo profilo personale. Questi diritti saranno aggiornati alla data di inserimento del dipendente nel mese successivo. Puoi anche scegliere di concedere le ferie e i permessi in base a un intervallo di date specifico ogni mese. Sono disponibili due opzioni:
- All’Inizio: Employees receive their entire monthly entitlement immediately on their join date (e.g., January 1st). This entitlement will be added on the same join date for each of the following months until the yearly cycle ends.
- Alla Fine: Employees accrue their monthly entitlement throughout the month and have it available one day before the accrual date of the following month. This entitlement will be added on the same date for each of the following months until the yearly cycle ends.
Esempio 1:
Supponiamo che Alan entri a far parte dell’organizzazione il 1° marzo. Gli viene assegnata una policy di maturazione mensile a partire dalla data di inserimento “All’Inizio” del periodo di maturazione mensile. Se Alan ha diritto a 2 giorni di ferie e permessi annuali ogni mese, riceverà i primi 2 giorni il 1° marzo. Poi, il 1° aprile, riceverà altri 2 giorni di ferie e permessi annuali.
Esempio 2:
Supponiamo che Alan entri a far parte dell’organizzazione il 1° marzo. Gli viene assegnata una policy di maturazione mensile a partire dalla data di inserimento “Alla Fine” del periodo di maturazione mensile. Se ha diritto a 2 giorni di ferie e permessi annuali al mese, riceverà i primi 2 giorni alla fine della data di inserimento, cioè un mese dopo il 1° marzo, il 31 marzo. Il mese successivo, il 30 aprile, riceverà altri 2 giorni di ferie e permessi annuali.
Scopri di più sui piani di maturazione mensili.