Comprendere le assegnazioni dei membri su Jibble
Scopri cosa sono le assegnazioni e come assegnare membri e gruppi alle entità su Jibble
Assegnare i membri e i gruppi a varie entità all’interno di Jibble è un processo fondamentale che garantisce un project management efficiente e flussi di lavoro semplificati. Questa guida si propone di illustrare i passaggi necessari per assegnare membri e gruppi a diverse entità, come orari di lavoro, progetti, policy sul tempo libero e altro ancora.
Questo articolo comprende:
- Cosa sono le assegnazioni dei membri
- Differenza tra assegnazioni individuali e assegnazioni di gruppo
- Assegnare e revocare i membri
- Assegnare e revocare i gruppi
- Visualizzare le assegnazioni dei membri e dei gruppi
Cosa sono le assegnazioni dei membri?
L’assegnazione dei membri si riferisce al processo di assegnazione dei membri del team a progetti specifici, orari di lavoro, calendari festivi e policy sul tempo libero. Questa funzionalità consente ai membri e ai manager del team di assegnare in modo efficiente le responsabilità e di garantire un allineamento preciso dei membri del team con i compiti e gli impegni loro assegnati.
Su Jibble esistono due tipi di assegnazione: “molti a uno” (come gli orari di lavoro e i calendari festivi) e “molti a molti” (come le policy sul tempo libero e i progetti).
- Assegnazioni da Molti a Uno:
Nelle assegnazioni da molti a uno, come gli orari di lavoro e i calendari festivi, diversi elementi o entità sono collegati o associati a un singolo elemento o entità. Ad esempio, in un’organizzazione, i membri possono essere assegnati a un solo orario di lavoro, mentre ogni orario di lavoro può avere più membri.
- Assegnazioni da Molti a Molti:
Nelle assegnazioni da molti a molti, come le policy sul tempo libero, i progetti e i chioschi, esiste una relazione reciproca tra più elementi o entità di entrambi gli insiemi. Ad esempio, i membri possono essere assegnati a più progetti e ogni progetto può avere più membri.
Importante ❗: Per le assegnazioni da molti a uno, i membri possono essere assegnati a una sola entità alla volta. Quando un membro viene assegnato a una nuova entità (orari di lavoro o calendario festivo), il sistema ricalcola i timesheet e i periodi di paga “In Corso” per allinearli all’assegnazione aggiornata.
Differenza tra assegnazioni individuali e di gruppo
Le assegnazioni individuali si riferiscono all’assegnazione di specifici membri del team alle entità, mentre le assegnazioni di gruppo prevedono l’assegnazione di un intero gruppo alle entità.
Quando un’entità è assegnata contemporaneamente a un gruppo e a un individuo all’interno di quel gruppo, l’assegnazione individuale ha sempre la precedenza su quella del gruppo. Questo vale solo per le assegnazioni da molti a uno, poiché i membri possono essere assegnati a un solo orario di lavoro o calendario festivo alla volta. Le assegnazioni da molti a molti (policy sul tempo libero, progetti, chioschi) non sono interessate, poiché i membri possono essere assegnati a più entità alla volta.
Esempio:
Supponiamo di avere due orari di lavoro: Fisso e Flessibile. Mario Rossi è membro del Gruppo A. Se il Gruppo A è assegnato all’orario di lavoro Fisso e Mario Rossi è assegnato individualmente all’orario di lavoro Flessibile. Seguendo le regole di Jibble, l’assegnazione individuale di Mario ha la precedenza e sarà assegnato all’orario di lavoro flessibile, nonostante la sua associazione con il gruppo A.
Assegnare e revocare i membri
- Assegnare i membri a un orario di lavoro e a un calendario festivo
Importante ❗: I membri possono essere assegnati a un solo orario/calendario alla volta. Quando un membro viene assegnato a un nuovo orario/calendario, il sistema ricalcola i timesheet e i periodi di paga “In Corso” per allinearli all’assegnazione aggiornata.
Per ulteriori informazioni, leggi il nostro articolo su come gestire gli orari di lavoro e come gestire i calendari festivi.
- Vai su Persone > Membri.
- Per assegnare un singolo membro, cerca il nome del membro nel campo di ricerca e scorri sul nome del membro.
- Premi l’icona a forma di ellisse all’estremità della riga.
- Clicca su Assegna.
- Seleziona il tipo di entità da assegnare al membro: Orario di Lavoro o Calendario Festivo.
- Seleziona un orario di lavoro/calendario dall’elenco e premi Salva.
Nota: Assegnare un membro a un nuovo orario o calendario comporterà il ricalcolo dei timesheet e dei periodi di paga “In Corso”. - In alternativa, è possibile cliccare sul nome di un membro e assegnarlo direttamente dal suo profilo personale. Leggi di più sull’aggiornamento del profilo di una persona.
- Per assegnare i membri in blocco, seleziona le caselle di controllo accanto ai nomi dei membri e premi il tasto Assegna in alto.
- Seleziona il tipo di entità da assegnare ai membri e scegli un orario di lavoro/un calendario dall’elenco.
- Premi su Salva.
- Revocare i membri da un orario di lavoro e da un calendario festivo
- Vai su Persone > Membri.
- Per revocare un singolo membro, cerca il nome nel campo di ricerca e scorri sul nome del membro.
- Premi l’icona a forma di ellisse all’estremità della riga.
- Clicca su Revoca.
- Seleziona il tipo di entità da revocare: Orari di Lavoro o Calendario Festivo.
Nota: Revocare i membri da un orario o da un calendario comporta il passaggio all’entità a cui è assegnato il gruppo o all’entità predefinita. Le entità assegnate al gruppo hanno la precedenza, seguite dall’entità predefinita. - Premi su Conferma.Nota: Revocare i membri comporta il ricalcolo dei timesheet e dei periodi di paga “In Corso”.
- In alternativa, è possibile cliccare sul nome di un membro e revocarlo dal suo profilo personale. Leggi di più sull’aggiornamento del profilo di una persona.
- Per revocare i membri in blocco, seleziona le caselle di controllo accanto ai nomi dei membri e premi il tasto di Revoca in alto.
- Seleziona il tipo di entità da revocare e premi su Conferma.
- Assegnare e revocare i membri alle policy sul tempo libero e ai progetti
Importante ❗: I membri possono essere assegnati a più policy sul tempo libero e a più progetti alla volta.
Le assegnazioni per le policy sul tempo libero e i progetti possono essere effettuate tramite le rispettive schede. Al momento, i membri non possono essere assegnati alle policy sul tempo libero e ai progetti tramite la scheda Persone. Leggi di più sulla creazione di policy sul tempo libero e sull’impostazione dei progetti.
Assegnare e revocare i gruppi
- Assegnare i gruppi a un orario di lavoro e a un calendario festivo
Importante ❗: Ogni membro può essere assegnato a un solo orario/calendario, e le assegnazioni individuali prevalgono su quelle di gruppo. Quando un membro viene assegnato a un nuovo orario/calendario, il sistema ricalcola i timesheet e i periodi di paga “In Corso” per allinearli all’assegnazione aggiornata.
- Vai su Persone > Gruppi.
- Per assegnare un gruppo specifico, cerca il gruppo nel campo di ricerca e scorri sopra la riga del gruppo.
- Premi l’icona a forma di ellisse all’estremità della riga.
- Clicca su Assegna.
- Seleziona il tipo di entità da assegnare al gruppo: Orario di Lavoro o Calendario Festivo.
Nota: Le assegnazioni individuali prevalgono sempre su quelle di gruppo. - Seleziona un orario di lavoro/calendario dall’elenco e premi Salva.
- In alternativa, è possibile clicca sul nome di gruppo e assegnalo direttamente dal pannello delle impostazioni sul lato sinistro. Leggi di più sulla personalizzazione delle impostazioni per i gruppi.
- Per assegnare gruppi in blocco, seleziona le caselle di controllo accanto ai nomi dei gruppi e premi il tasto Assegna in alto.
- Seleziona il tipo di entità da assegnare al gruppo e seleziona un orario di lavoro/un calendario dall’elenco.
- Premi su Salva.
- Revocare i gruppi da un orario di lavoro e dal calendario festivo
- Vai su Persone > Gruppi.
- Per revocare un gruppo specifico, cerca il gruppo nel campo di ricerca e scorri sulla riga del gruppo.
- Premi l’icona a forma di ellisse all’estremità della riga.
- Clicca su Revoca.
- Seleziona il tipo di entità da revocare: Orario di Lavoro o Calendario Festivo.
Nota: Revocare i gruppi da un orario o da un calendario comporta il passaggio all’entità predefinita. Le assegnazioni individuali saranno mantenute. - Premi su Conferma.
- In alternativa, è possibile cliccare sul nome di un gruppo e revocarlo dal pannello delle impostazioni del gruppo a sinistra.
- Per revocare i gruppi in blocco, seleziona le caselle di controllo accanto ai nomi dei gruppi e premi il tasto di Revoca in alto.
- Seleziona il tipo di entità da revocare e premi su Conferma.
- Assegnare e revocare i gruppi alle policy sul tempo libero e ai progetti
Importante ❗: I gruppi possono essere assegnati a più policy sul tempo libero e a più progetti alla volta.
Le assegnazioni per le policy sul tempo libero e i progetti possono essere effettuate tramite le rispettive schede. Al momento, i gruppi non possono essere assegnati alle policy sul tempo libero e ai progetti tramite la scheda Persone. Se una policy sul tempo libero o su un progetto non è assegnata, sarà disponibile per tutti i membri del team. È possibile assegnarla selettivamente a persone specifiche, limitandone la disponibilità solo ai membri assegnati.
Leggi di più sulla creazione di policy sul tempo libero e sull’impostazione dei progetti.
Visualizzare le assegnazioni dei membri e dei gruppi
- Orari di lavoro e calendari festivi
Ci sono due modi per visualizzare i membri e i gruppi assegnati agli orari di lavoro e ai calendari festivi:
- Scheda Persone: Questa sezione consente di visualizzare i singoli membri e/o i gruppi e le rispettive assegnazioni. È possibile configurare le colonne dell’elenco Persone per facilitarne la visualizzazione.
- Scheda Orari di Lavoro e Tempo Libero e Ferie: Questa scheda offre una panoramica dei membri e/o dei gruppi assegnati a ciascuna entità specifica.
Nelle schede Orari di Lavoro e Tempo Libero e Ferie si trovano gli avatar che mostrano i membri e/o i gruppi assegnati a una particolare entità, indicando il numero di incarichi individuali e di gruppo.
Per un elenco completo di tutti i membri e i gruppi assegnati, clicca sul tasto “Vai alle Impostazioni delle Persone”. In questo modo si accede alla scheda Persone, evidenziando i membri e/o i gruppi assegnati.
- Policy sul tempo libero e i progetti
Per vedere quali membri e gruppi sono assegnati alle policy sul tempo libero e i progetti, visita le rispettive schede: Tempo Libero e Ferie e Attività e Progetti.
In queste schede si trovano gli avatar che rappresentano i membri e/o i gruppi assegnati a ciascuna entità. Per un elenco completo di tutti i membri e i gruppi assegnati, clicca sull’icona della matita accanto alla policy sul tempo libero o sul nome del progetto e accedi al campo Membri. Qui sarà possibile apportare le modifiche necessarie.