Cos'è il Time Blocking?

Il time blocking è il processo di suddivisione della giornata in blocchi di tempo specifici, ciascuno assegnato a una determinata attività o task. È come assegnare un compito a ogni minuto. Invece di rispondere alle e-mail o alle distrazioni nel momento, decidi in modo proattivo come impiegare il tuo tempo e controlli le e-mail e i messaggi in momenti prestabiliti della giornata.

Il bello del time blocking sta nella sua struttura. Non si tratta di inserire più cose nella giornata, ma di lavorare in modo più intelligente. Raggruppi i compiti simili in blocchi, elimini il multitasking e ti concentri al 100% sul compito da svolgere, invece di lasciarti travolgere dagli imprevisti della giornata.

Il Time Blocking Funziona?

Il time blocking funziona perché ti costringe a essere intenzionale. Invece di affidarti a vaghi elenchi di cose da fare, ti impegni a svolgere compiti specifici in momenti specifici. Questa chiarezza elimina la fatica decisionale e riduce la procrastinazione.

La ricerca lo conferma. Un saggio scritto dal professore di filosofia John Perry, intitolato: “Structured Procrastination” (procrastinazione strutturata), ha scoperto che pianificare i compiti in anticipo aumenta significativamente la produttività e la concentrazione. Creando una tabella di marcia per la giornata, non si reagisce solo al caos, ma si prende il timone.

Questo lavoro, sebbene non testi direttamente il “time blocking” come tecnica specifica, evidenzia come intervalli strutturati aiutino le persone a concentrarsi meglio ed evitare la procrastinazione. Viene spesso citato nelle discussioni su come la pianificazione di compiti specifici in orari prestabiliti possa aiutare a ottimizzare la produttività.

Come Iniziare con il Time Blocking

Iniziare con il time blocking è più facile di quanto si pensi. Ecco una guida passo passo per partire con il piede giusto:

Pianifica in Anticipo: Alla fine di ogni giornata, stabilisci le priorità per il giorno successivo. Chiediti a che ora del giorno sei solitamente più produttivo e programma le attività di conseguenza. Assegna i compiti più difficili agli orari in cui di solito ti senti più efficiente e quelli più leggeri a quelli in cui di solito rallenti.
Crea Categorie: Raggruppa le attività in categorie, ad esempio: riunioni, lavoro lavoro intenso, amministrazione, tempo personale. Se hai più riunioni, non distribuirle nell’arco della giornata, raggruppale in un unico blocco per essere più efficiente con il tuo tempo.
Stabilisci dei Limiti di Tempo: Assegna durate realistiche ad ogni blocco. Sovrastimare porta a perdere tempo, sottovalutare crea stress. Trova un equilibrio che funzioni per te. Pianifica l’imprevisto e lascia spazio per compiti inaspettati o per cose che richiedono più tempo del previsto. Se cerchi di inserire troppe cose, inevitabilmente inizierai a perdere il controllo.
Attieniti al Piano o Adattarlo se Necessario: Considera i blocchi di tempo come appuntamenti. Non scrollare Instagram di nascosto. Detto questo, se le cose non vanno come dovrebbero, non farti prendere dal panico: cambia il piano per tenere conto delle variazioni. Nessun giorno è perfetto e adattare il piano va assolutamente bene.
Utilizza Strumenti che ti Assicurino il Successo: Utilizza un’app di time blocking che ti aiuti a rispettare i tuoi impegni senza dover tenere d’occhio l’orologio.

Utilizzare Strumenti Digitali per Tracciare e Gestire il Time Blocking

Uno degli aspetti più difficili del time blocking è rimanere concentrati. È qui che un software di time blocking può tornare utile. Si tratta di uno strumento online che ti aiuta a programmare le attività e a monitorare come stai utilizzando il tuo tempo, tutto in un unico posto.

Questo tipo di software consente di impostare blocchi per qualsiasi cosa, dai meeting alle sessioni di concentrazione, e di tenere traccia del tempo dedicato a ciascuna attività. La struttura visiva rende facile individuare come viene impiegato il tempo e modificare la pianificazione in base alle esigenze. È come avere un personal time coach, ma senza il fischietto.

Integrare la Tecnica del Pomodoro nel Time Blocking

Creata da Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80, la Tecnica del Pomodoro, che prende il nome dal timer da cucina a forma di pomodoro che utilizzava, è stata ideata per semplificare i compiti più impegnativi suddividendoli in piccoli intervalli gestibili.

La tecnica Pomodoro è una versione del time blocking che suddivide le attività in intervalli di 25 minuti di concentrazione, seguiti da brevi pause.

Se il time blocking consiste nel strutturare la giornata, la tecnica del pomodoro è il motore che alimenta ogni blocco. Questi metodi funzionano brillantemente se utilizzati insieme, creando un flusso di lavoro mirato ed efficiente, dando al cervello le pause di cui ha bisogno per rimanere attivo.

Ecco come combinarli: quando assegni un blocco di tempo a un’attività, suddividilo ulteriormente in intervalli Pomodoro di 25 minuti, seguiti da pause di 5 minuti. Ad esempio, se blocchi 2 ore per scrivere un report, completerai quattro Pomodori con brevi pause intermedie e magari una pausa più lunga alla fine.

La Mia Esperienza con il Time Blocking

Sarò sincero: la gestione del tempo non è qualcosa che mi viene spontanea. All’inizio, il time blocking mi sembrava troppo restrittivo. L’idea di pianificare ogni ora della mia giornata mi sembrava un campo di addestramento per la produttività, non un modo per migliorare la mia vita. Ma dopo una settimana di tentativi, ho capito che era un vero e proprio stimolo per combattere la mia tendenza a procrastinare.

I task che prima rimanevano in fondo alla mia lista delle cose da fare per settimane, senza mai vedere la luce del giorno, improvvisamente si sono ritrovati ad adattarsi perfettamente a intervalli di 30 minuti. La mia casella di posta elettronica non dettava più la mia giornata, perché invece di rispondere alle e-mail ogni volta che il telefono suonava nella mia tasca, tenevo le notifiche disattivate e rispondevo invece a più e-mail in blocchi.

Ma la parte migliore è che finisco prima il lavoro e senza sensi di colpa, sapendo di aver svolto le cose più importanti e che il resto può essere rimandato al giorno dopo.

Errori Comuni nel Time Blocking Mistakes (E Come Evitarli)

Durante il mio viaggio nel time blocking ho imparato a evitare alcune trappole:

Sovraccaricare la Giornata: Non riempire troppo un blocco di tempo. Sii realistico riguardo alla durata dei task.
Saltare le Pause: Includi i tempi di riposo nel tuo programma per ricaricarti. Le pause aumentano la produttività, non sono una perdita di tempo.
Essere Troppo Rigidi: La vita è imprevedibile. Lasciati un margine di tempo per gestire gli imprevisti.

Riflessioni Finali: Il Time Blocking Conviene?

Il time blocking non riguarda solo la produttività, ma anche la possibilità di riprendere il controllo. Ti aiuta a impiegare il tuo tempo in modo consapevole, in modo da poter lavorare in modo più intelligente, raggiungere i tuoi obiettivi e avere ancora tempo per goderti la vita.

Se ti senti sopraffatto dalla tua agenda, prova il time blocking. Inizia in piccolo, sii costante e lascia che strumenti come Jibble si occupino del lavoro pesante. Potresti scoprire che è il metodo che stavi aspettando per mettere finalmente un po’ d’ordine nella gestione delle tue attività.