Con la continua crescita della popolarità del lavoro da remoto, le aziende si rivolgono sempre più ai software di monitoraggio per tenere sotto controllo la produttività dei propri dipendenti.
Nel 2024, l’uso degli strumenti di monitoraggio dei dipendenti ha subito un’impennata e si prevede che il mercato raggiungerà $1,5 miliardi entro il 2032. Questa crescita è guidata dall’adozione diffusa di modelli di lavoro ibridi e remoti, con circa il 70% dei manager che archivia le registrazioni delle comunicazioni dei dipendenti per valutare le performance, alimentando quella che oggi viene definita “paranoia da produttività” tra i dirigenti.
Alcuni dipendenti trovano modi subdoli per eludere il monitoraggio e far credere di essere più produttivi di quanto non siano. I metodi tradizionali, come l’utilizzo di “mouse mover” per simulare l’attività, impedire che lo schermo rimanga inattivo e impiegare clic automatici per simulare il lavoro, rimangono popolari, ma c’è stata un’evoluzione nelle tecniche di elusione.
I dipendenti ora utilizzano VPN per mascherare la loro attività online, manipolano i software di collaborazione per sembrare attivi e sfruttano persino strumenti di intelligenza artificiale per generare automaticamente risposte o task. Queste tattiche rendono sempre più difficile per i datori di lavoro distinguere la produttività autentica da quella artificiale.
Un esempio significativo si è verificato di recente, quando Wells Fargo ha licenziato più di una dozzina di dipendenti sorpresi a utilizzare la tecnologia del mouse mover per simulare la produttività. Questa tendenza ha sollevato dubbi sull’efficacia del monitoraggio dei dipendenti e sulla fattibilità del lavoro a distanza rispetto a quello in ufficio.
In questo articolo esploriamo il tema dell’evasione del monitoraggio negli Stati Uniti e diamo uno sguardo più approfondito alle tecnologie di monitoraggio, alle tecniche di evasione e alla produttività in ambienti di lavoro remoti rispetto a quelli d’ufficio.
Questo Articolo Comprende:
- Cos’è il Monitoraggio dei Dipendenti?
- Limiti del Monitoraggio dei Dipendenti
- Cos’è l’Elusione del Monitoraggio dei Dipendenti?
- Tecniche di Elusione del Monitoraggio dei Dipendenti
- Il Mito della Produttività in Ufficio
- Strategie di Monitoraggio Efficaci
- Possiamo Fidarci della Sorveglianza sul Posto di Lavoro?
Cos’è il Monitoraggio dei Dipendenti?
Il monitoraggio dei dipendenti è la pratica di tracciare e registrare l’attività di un dipendente sui dispositivi e sui sistemi aziendali. Ciò può includere una varietà di tecniche, tra cui la registrazione delle visite ai siti web, la registrazione degli screenshot, il tracciamento dei tasti premuti, delle e-mail e persino l’attività di ripresa della webcam.
I motivi per cui i datori di lavoro utilizzano questo software variano, ma i più comuni sono l’aumento della produttività, la prevenzione delle violazioni della sicurezza, l’identificazione delle esigenze di formazione e la garanzia che la retribuzione rifletta accuratamente il lavoro svolto.
Il software di monitoraggio facilita l’individuazione dei punti in cui un dipendente ha performance insufficienti e l’identificazione dei miglioramenti da apportare. Altri vantaggi dell’utilizzo di un software di monitoraggio sono una maggiore efficienza, valutazioni più eque dei dipendenti e la prevenzione di fughe di notizie in materia di sicurezza.
Limiti del Monitoraggio dei Dipendenti
Sebbene il 78% dei datori di lavoro utilizzi software di monitoraggio per migliorare l’efficienza e valutare accuratamente le prestazioni, questa pratica presenta notevoli limiti. Questi includono:
#1 Problemi di Privacy – Il software di monitoraggio dei dipendenti può potenzialmente consentire ai datori di lavoro di accedere a dati sensibili come conti bancari, e-mail private o cartelle cliniche. Ciò può sollevare notevoli problemi di privacy tra i dipendenti. Inoltre aumenta la possibilità che queste informazioni sensibili possano essere esposte o utilizzate per scopi fraudolenti se qualcuno fosse in grado di ottenere un accesso non autorizzato al sistema aziendale. Le moderne leggi sulla privacy, come il California Consumer Privacy Act (CCPA) per quanto riguarda gli Stati Uniti, impongono requisiti rigorosi sulle modalità di raccolta, utilizzo e archiviazione di questi dati da parte dei datori di lavoro, che richiedono trasparenza e consenso per evitare insidie legali.
#2 Perdita di Fiducia – Se le aziende non sono trasparenti o corrette nel modo in cui monitorano i dipendenti, questo può naturalmente diminuire la fiducia e il morale che i dipendenti hanno nei confronti dei loro datori di lavoro. Se i dipendenti hanno la sensazione di essere costantemente sorvegliati e controllati, questo può portare a una diminuzione della soddisfazione sul lavoro e a un elevato ricambio del personale.
#3 Problemi Legali o di Conformità – I datori di lavoro devono affrontare potenziali rischi legali relativi a violazioni della privacy, violazioni dei dati e richieste di discriminazione se le pratiche di monitoraggio non sono gestite con attenzione. Le leggi federali statunitensi, come l’Electronic Communications Privacy Act (ECPA), consentono il monitoraggio a condizioni specifiche, ma le leggi statali variano notevolmente. Ad esempio, Stati come il Connecticut, il Delaware e New York richiedono ai datori di lavoro di notificare ai dipendenti le attività di monitoraggio. Inoltre, possono sorgere problemi quando il monitoraggio si estende ad aree protette dalle leggi sulla privacy, come le comunicazioni personali o le attività fuori servizio, dando luogo a potenziali controversie legali.
#4 Precisione – Il monitoraggio dei dipendenti potrebbe non essere sempre accurato. Alcuni software funzionano monitorando le battute dei tasti, gli accessi o le visite ai siti web senza alcun contesto. Questo può portare a una cultura in cui la quantità viene privilegiata rispetto alla qualità e potrebbe non fornire una visione esaustiva della produttività dei dipendenti. Inoltre, i software di monitoraggio non sono sempre compatibili con tutti i dispositivi o le applicazioni.
Cos’è l’Elusione del Monitoraggio dei Dipendenti?
L’elusione del monitoraggio, in parole povere, si verifica quando i dipendenti utilizzano software e tecniche di manipolazione per apparire più produttivi di quanto non siano. Le preoccupazioni per la privacy e la rottura della fiducia possono indurre alcuni dipendenti a tentare di eludere il monitoraggio. Secondo l’Harvard Business Review, il monitoraggio dei dipendenti li rende più propensi a trovare modi per eluderlo.
Tecniche di Elusione del Monitoraggio dei Dipendenti
Di seguito analizziamo alcune delle strategie più comuni utilizzate dai dipendenti per eludere il monitoraggio. La comprensione di queste tecniche può rendere più facile per i datori di lavoro migliorare la produttività e la sicurezza delle loro organizzazioni.
#1 Utilizzare i Mouse Mover
I mouse mover sono piccoli dispositivi o applicazioni software che imitano il movimento del mouse per evitare che il computer resti inattivo. Simulando l’attività, i dipendenti possono dare l’impressione di essere presenti e di lavorare, anche quando non lo fanno. Esistono due tipi principali di mouse mover. I mouse mover hardware, che si collegano a una porta USB e fanno oscillare il cursore in modo sottile, imitando il movimento del mouse per evitare che il computer rimanga inattivo. Ci sono poi i mouse mover software che vengono scaricati sul computer e generano movimenti automatici. Oltre all’incidente di Wells Fargo, un altro caso ha coinvolto un lavoratore remoto che è stato sorpreso a utilizzare un’applicazione “mouse jiggler” per simulare l’attività. Questo episodio ha suscitato grande attenzione dopo essere diventato virale su TikTok.
#2 Disinstallare o Disattivare il Software di Monitoraggio
Alcuni dipendenti potrebbero tentare di aggirare il monitoraggio semplicemente disinstallando o disattivando il software. Di solito questo avviene utilizzando i privilegi di amministrazione o sfruttando le vulnerabilità del software, interrompendo di fatto il processo di monitoraggio. Tuttavia, anche se l’operazione riesce, la disinstallazione potrebbe lasciare file o voci di registro residue, che possono rivelare le azioni del dipendente.
#3 Utilizzare il Doppio Monitor
I dipendenti possono utilizzare il doppio monitor per eludere il monitoraggio, mantenendo le attività legate al lavoro su uno schermo e le attività personali o non legate al lavoro su un altro. In questo modo, se le aziende utilizzano un software di monitoraggio che acquisisce solo gli screenshot o le attività da un solo monitor, non riusciranno a vedere il quadro completo. Tuttavia, questo metodo sarà inefficace se le aziende utilizzano un software di monitoraggio che funziona su due monitor e registra anche le digitazioni sulla tastiera o i livelli di attività.
#4 Falsificare i Timesheet
Uno dei modi più comuni con cui i dipendenti tentano di eludere il monitoraggio è quello di manipolare i timesheet per far sembrare che abbiano lavorato più a lungo. Questo può essere fatto sia manualmente sia utilizzando un software. Tuttavia, le aziende possono individuare questo fenomeno utilizzando software che rilevano schemi insoliti nelle registrazioni dei timesheet, rendendo meno efficaci gli strumenti di manipolazione automatica.
#5 Utilizzare Dispositivi Diversi
Se le aziende forniscono i dispositivi da lavoro, alcuni dipendenti possono evitare il monitoraggio utilizzando i loro dispositivi personali per lavorare. Questo crea un punto cieco per le aziende che si affidano esclusivamente al software di monitoraggio installato sui dispositivi aziendali. Di conseguenza, il software di monitoraggio installato sui dispositivi aziendali potrebbe non cogliere l’intera portata delle attività di un dipendente.
#6 Eseguire una Macchina Virtuale
L’esecuzione di una macchina virtuale (MV) consente ai dipendenti di creare un ambiente con sistema operativo separato all’interno del proprio computer. In questo modo possono “recintare” efficacemente il loro lavoro, utilizzando la macchina virtuale per le attività di lavoro monitorate e svolgendo al contempo attività non correlate al lavoro sul sistema principale, eludendo il rilevamento. Tuttavia, le aziende più accorte potrebbero utilizzare strumenti di monitoraggio in grado di vedere attraverso il velo della macchina virtuale e di monitorare l’allocazione delle risorse attraverso l’intero sistema.
#7 Mantenere Aperte le Finestre Inattive
I dipendenti possono anche eludere il monitoraggio tenendo aperte finestre inattive, come quelle dei programmi di videoscrittura o dei fogli di calcolo. Questo può creare l’illusione di un lavoro attivo, perché il software di monitoraggio potrebbe rilevare solo la finestra aperta senza riconoscere che non si sta svolgendo alcun lavoro attivo. Tuttavia, un’analisi più attenta rivela spesso la mancanza di attività all’interno di tali applicazioni. I datori di lavoro più attenti potrebbero utilizzare funzioni di monitoraggio aggiuntive che tracciano il movimento del cursore, la digitazione dei tasti o persino le modifiche ai documenti per identificare questi tentativi di inganno.
Il Mito della Produttività in Ufficio
Con un numero così elevato di dipendenti che utilizzano tecniche di elusione del monitoraggio, non sorprende che molte aziende pensino che l’ufficio sia l’ambiente migliore per mantenere i dipendenti produttivi.
Infatti, più della metà dei manager ritiene che i dipendenti abbiano bisogno di stare in ufficio per collaborare con i colleghi e completare il proprio lavoro, mentre il 44% ha dichiarato che l’ufficio è importante per aumentare la produttività per vari motivi.
Un fattore importante è la percezione della mancanza di supervisione nei contesti di lavoro da remoto, che porta alcuni manager a credere che i dipendenti siano meno responsabili quando lavorano da casa. Inoltre, le preoccupazioni di mantenere una cultura di squadra coesa e di facilitare le interazioni spontanee giocano un ruolo significativo nella preferenza verso il lavoro in ufficio.
Tuttavia, questa percezione potrebbe non essere sempre corretta. La tecnologia moderna ha migliorato notevolmente la produttività del lavoro a distanza. Strumenti come Zoom, Google Meet, software di monitoraggio e piattaforme di project management hanno reso possibile una collaborazione efficiente e da praticamente ovunque. Anche se ci saranno sempre persone che cercheranno di evitare le proprie responsabilità quando il manager non c’è, la presenza in ufficio non garantisce di per sé una maggiore produttività. In effetti, molti dipendenti riferiscono di essere meno distratti dai colleghi e dall’ambiente d’ufficio, spesso rumoroso, quando lavorano da casa.
Il 90% dei dipendenti ha dichiarato di essere altrettanto produttivo a casa, se non di più, mentre il 74% ha affermato che i millennial e la generazione Z si distraggono al lavoro.
Le ricerche indicano che la percezione del lavoro a distanza da parte dei manager influenza in modo significativo la produttività dei dipendenti. Uno studio pubblicato sulla National Library of Medicine ha rilevato che quando i manager considerano il lavoro da remoto efficace, questo tende ad avere più successo. Inoltre, i manager che mantengono contatti regolari con i loro dipendenti remoti hanno maggiori probabilità di riconoscere i vantaggi del lavoro a distanza.
Strategie di Monitoraggio Efficaci
Se il successo del lavoro da remoto dipende in gran parte dai manager, come possono le aziende assicurarsi che i dipendenti siano produttivi indipendentemente dal luogo in cui si trovano? Ecco alcune tecniche di monitoraggio efficaci che aiutano a evitare l’elusione da parte dei dipendenti:
#1 Monitoraggio delle Attività
Il monitoraggio dell’attività tiene traccia sia del tempo attivo che di quello inattivo, registrando la pressione dei tasti e i movimenti del mouse per valutare il livello di impegno. La combinazione di queste funzionalità rende difficile per i dipendenti eludere il monitoraggio, fornendo una visione più completa delle loro attività, in modo che sia difficile per loro apparire semplicemente attivi senza in realtà completare i loro task. Acquisendo e analizzando continuamente questi dati, i manager possono identificare rapidamente eventuali discrepanze o periodi di inattività, garantendo livelli più elevati di responsabilità e produttività.
#2 Registrazione dello Schermo
Questi strumenti possono acquisire screenshot periodici o registrazioni video degli schermi dei dipendenti per verificare visivamente le loro attività lavorative. Questi screenshot vengono poi archiviati e resi accessibili ai datori di lavoro per la revisione e un’ulteriore analisi. Strumenti come il monitoraggio dello schermo dei dipendenti di Jibble acquisiscono screenshot in tempo reale su tutti gli schermi attivi, fornendo una visione completa anche dei membri del team più multitasking.
#3 Software di Time Tracking
Puoi inoltre tenere sotto controllo la produttività dei dipendenti, monitorando il tempo che questi dedicano alle varie attività. Alcuni strumenti possono anche automatizzare i timesheet e registrare le ore su diversi dispositivi, come desktop, cellulari e web.
#4 Strumenti di Project Management
Gli strumenti di gestione dei progetti come Asana e Trello incorporano ora l’intelligenza artificiale per fornire analisi predittive e automazione intelligente. Questi miglioramenti consentono agli strumenti di prevedere le tempistiche dei progetti, di assegnare automaticamente i task in base alla disponibilità e alle competenze dei dipendenti e persino di identificare potenziali blocchi prima che abbiano un impatto sulla produttività.
#5 Stabilire gli Obiettivi
La definizione di obiettivi e KPI realistici può rendere molto più facile per i datori di lavoro misurare la produttività, monitorare le performance, identificare i problemi e motivare i membri del personale.
Possiamo Fidarci della Sorveglianza sul Posto di Lavoro?
Considerata la diffusione dell’elusione da parte dei dipendenti, alcune aziende potrebbero mettere in dubbio il valore complessivo dell’implementazione dei sistemi di monitoraggio. Sebbene ci siano molti modi in cui i dipendenti cercano di eludere i controlli, questi possono essere facilmente scoperti con i giusti sistemi di monitoraggio.
I sistemi di monitoraggio efficaci possono combinare due funzionalità per impedire ai dipendenti di sfruttare una falla nel sistema.
Tuttavia, per promuovere la fiducia all’interno dell’organizzazione, è fondamentale comunicare apertamente l’implementazione del monitoraggio dei dipendenti.
Questo approccio può scoraggiare i dipendenti dal tentare di aggirare il monitoraggio.
Una strategia che preveda un feedback regolare, il giusto riconoscimento delle buone performance e il mantenimento di una policy di monitoraggio trasparente può migliorare ulteriormente la produttività e il morale.
