Il periodo successivo alla pandemia è stato accolto da un’ondata di mandati di ritorno in ufficio (RTO). La maggior parte di essi proveniva da grandi aziende come Boeing, UPS e JPMorgan Chase. Naturalmente non sono stati accolti senza polemiche e con una certa opposizione.
Ma mentre l’ondata di rientri obbligatori si sta lentamente esaurendo, molte aziende stanno ancora cercando di capire come far tornare i propri dipendenti in ufficio, o almeno in parte.
E lo capisco, la tendenza a lavorare completamente da remoto non si adatta alle esigenze di tutte le aziende. In Jibble siamo stati molto fortunati perché il passaggio dall’ufficio al 100% da remoto ha funzionato bene per noi.
Quindi, qualunque sia la scelta della tua azienda, che si tratti di una soluzione ibrida o di un ritorno a tempo pieno in ufficio, è fondamentale affrontare la transizione in modo ponderato. La buona notizia è che esistono alcuni modi per farlo senza diventare la persona più antipatica dell’ufficio!
È di questo che parleremo in questo articolo, insieme ai pro e ai contro di questa decisione. Iniziamo.
Questo Articolo Comprende:
- Quali sono i Vantaggi del Ritorno in Ufficio?
- Quali sono gli Svantaggi del Ritorno in Ufficio?
- Le 6 Migliori Strategie per Attuare con successo un RTO
- Riflessioni Finali
Foto di Jason Goodman su Unsplash
Quali Sono i Vantaggi del Ritorno in Ufficio?
Il ritorno in ufficio dopo un periodo di lavoro da remoto può portare diversi vantaggi sia ai dipendenti che alle aziende. Ed è proprio su questi vantaggi che si vuole puntare quando si cerca di incoraggiare i dipendenti a tornare in ufficio.
- Equilibrio Vita-Lavoro – Per molti, il ritorno in ufficio aiuta a creare un confine più chiaro tra lavoro e vita privata. I dipendenti possono lasciare il lavoro in ufficio, riducendo la probabilità di portare a casa lo stress legato al lavoro. Inoltre, le configurazioni ibride consentono una certa flessibilità nei giorni di lavoro da casa, dando ai dipendenti la possibilità di gestire le attività personali insieme agli impegni lavorativi senza essere giudicati.
- Maggiore Riconoscimento dei Dipendenti – La presenza fisica in ufficio può portare a una maggiore visibilità. Le ricerche dimostrano che una significativa maggioranza di capi (96%) riconosce più facilmente i contributi dei dipendenti in sede rispetto a quelli che lavorano da remoto. Questa maggiore interazione faccia a faccia può portare a migliori opportunità di sviluppo della carriera, in quanto i vertici sono più propensi a notare e riconoscere il duro lavoro e i risultati ottenuti.
- Migliori Opportunità di Mentoring – Per i giovani professionisti e per coloro che sono all’inizio della loro carriera, il ritorno in ufficio offre un maggiore accesso al mentoring e al coaching pratico. Trovarsi nello stesso spazio fisico di colleghi esperti consente un apprendimento e una guida più frequenti.
- Collaborazione Spontanea – Oltre a migliorare le opportunità di mentoring, essere fisicamente presenti in ufficio significa anche che i dipendenti hanno più opportunità di avere connessioni e interazioni estemporanee. Questi momenti non programmati – che si tratti di una chiacchierata veloce vicino alla macchinetta del caffè o di una sessione di brainstorming in corridoio – possono portare a nuove idee, a una più rapida risoluzione dei problemi e a relazioni più forti sul posto di lavoro. Queste interazioni contribuiscono a creare un senso di comunità e di appartenenza che potrebbe essere più difficile da replicare in un ambiente remoto.
- Accesso alle Risorse – La presenza fisica in ufficio consente ai dipendenti di accedere immediatamente agli strumenti, alle attrezzature e al supporto necessari. E quando si ha a portata di mano ciò che serve, è più probabile che si riescano a snellire i processi di lavoro e a ridurre al minimo i tempi di inattività non necessari.
Quali Sono gli Svantaggi del Ritorno in Ufficio?
Così come ci sono dei vantaggi nel tornare in ufficio, ci sono anche degli svantaggi. Ecco i principali svantaggi che dovrai affrontare se desideri che i dipendenti tornino in ufficio:
- Problemi di Pendolarismo – Probabilmente uno degli svantaggi più significativi di un RTO è il pendolarismo quotidiano. I dipendenti che hanno apprezzato la comodità di lavorare da casa possono trovare difficile tornare a fare lunghi spostamenti, affrontare il traffico o affidarsi ai mezzi pubblici.
- Flessibilità Ridotta – Il lavoro a distanza ha introdotto un livello di flessibilità difficilmente replicabile in un ufficio tradizionale. Tornare in ufficio spesso significa ridurre l’autonomia sugli orari di lavoro e sul tempo libero. Un aspetto che molti dipendenti non apprezzano.
- Meno Tempo di Concentrazione – Le conversazioni, le riunioni e le interazioni casuali, pur essendo utili per il lavoro di squadra, possono interrompere il tempo di concentrazione di un dipendente.
Ci sono diverse cose che si possono fare per ovviare a questi svantaggi. Potresti prendere in considerazione l’implementazione di orari di arrivo e uscita flessibili, per aiutare i dipendenti a evitare i picchi di traffico. Inoltre, l’offerta di un rimborso per i pendolari o l’organizzazione di servizi di navetta per coloro che non hanno l’auto possono alleviare in modo significativo alcune delle pressioni economiche e logistiche che derivano dagli spostamenti.
Una configurazione di lavoro ibrida aiuterebbe anche a trovare un equilibrio tra il ritorno dei dipendenti in ufficio e la flessibilità a cui sono abituati.
Le 6 Migliori Strategie per Attuare con Successo un RTO
L’implementazione di una politica RTO può essere piuttosto impegnativa. Ma si può fare. Non attraverso minacce velate e coercizione, ma affrontando la transizione con trasparenza e concentrandosi sui vantaggi reciproci. Ecco alcune strategie che possono aiutarti a iniziare nella giusta direzione:
1. Coinvolgere i Dipendenti nella Decisione
Quando i dipendenti si sentono apprezzati e ascoltati, è più probabile che siano d’accordo con i cambiamenti, compreso il ritorno in ufficio.
Inizia a coinvolgere il tuo team attraverso sondaggi o incontri individuali per valutare i loro pensieri e le loro preoccupazioni riguardo al ritorno in ufficio. Chiedi loro quali sfide prevedono e cosa renderebbe la transizione più agevole. Questo approccio non solo ti fornisce informazioni preziose, ma dimostra anche ai tuoi dipendenti che le loro opinioni contano.
2. Pianificare una Transizione Graduale
Per facilitare il ritorno in ufficio, considera un approccio graduale. Invece di chiedere a tutti di tornare subito a tempo pieno, inizia con qualche giorno alla settimana, in modo che non si sentano troppo sopraffatti dal cambiamento.
Puoi adottare un modello ibrido in cui i dipendenti vengono in ufficio durante i giorni più importanti e lavorano da remoto negli altri giorni.
Questa transizione graduale permette ai dipendenti di abituarsi all’ambiente d’ufficio, pur beneficiando della flessibilità del lavoro da remoto. Una transizione graduale consente inoltre di monitorare il funzionamento dei turni e di apportare le modifiche necessarie.
Man mano che i dipendenti si adattano, è possibile aumentare lentamente il numero di giorni di presenza in ufficio in base al loro feedback e alle esigenze generali dell’azienda.
3. Creare Nuovi Momenti di Incontro
Un articolo di Chris Capossela, tratto dall’Harvard Business Review, non avrebbe potuto dirlo in modo migliore: “Il valore dell’ufficio sta nelle persone, non nel luogo”.
Uno dei motivi più convincenti per tornare in ufficio è l’opportunità di riallacciare i rapporti con i colleghi. Le persone apprezzano le relazioni e le interazioni sociali che hanno con i colleghi di lavoro. Per rendere il ritorno in ufficio allettante e vantaggioso, la creazione di nuovi momenti di incontro può svolgere un ruolo fondamentale.
Inizia introducendo attività sociali regolari che diano ai dipendenti la possibilità di costruire e rafforzare le loro relazioni. Ad esempio, potresti organizzare pranzi di gruppo settimanali, pause caffè o sessioni informali di brainstorming. Questi incontri offrono ai dipendenti un ambiente rilassato in cui interagire e aggiornarsi, contribuendo a ricostruire i legami di squadra e a promuovere un senso di cameratismo.
È anche importante festeggiare insieme i risultati e gli obiettivi raggiunti. Riconoscere i successi del team o i contributi individuali con piccole iniziative in ufficio può aumentare il morale e rafforzare il senso di appartenenza.
Creando questi nuovi momenti di incontro, è possibile trasformare l’ufficio in un luogo in cui i dipendenti ritornano volentieri. E non sarà un’impresa ardua quando verrà introdotta la politica di rientro in ufficio.
Foto di Priscilla Du Preez 🇨🇦 su Unsplash
4. Rendere l’Ufficio un Luogo per la Produttività e la Collaborazione
Stai competendo con il comfort di casa, e non c’è niente di meglio di questo. Tuttavia, ci sono modi per rendere l’ufficio un luogo di lavoro più piacevole e dinamico.
La flessibilità è fondamentale anche negli uffici. Crea spazi aperti con aree designate per il lavoro di gruppo, il brainstorming e le interazioni sociali. Cerca di farle sembrare invitanti e meno formali delle tradizionali sale conferenze. Considera l’aggiunta di arredi e lavagne movibili, che consentano una certa flessibilità nel modo in cui i gruppi si riuniscono.
Questi spazi collaborativi incoraggiano la comunicazione e la condivisione di idee, favorendo un senso di comunità tra i membri del team.
Inoltre, assicurati che ci siano zone tranquille dove i dipendenti possano concentrarsi sulle attività senza distrazioni. La presenza di cabine insonorizzate o di stanze silenziose designate può aiutare le persone a concentrarsi e a completare il lavoro in modo più efficiente.
5. Utilizzare la Tecnologia per Gestire in modo Efficiente la Transizione
Ci sono molti strumenti software che possono aiutarti durante la transizione verso il ritorno in ufficio. Uno di questi è rappresentato dalle app per la rilevazione delle presenze.
Con un’app di rilevazione presenze è possibile tenere facilmente traccia degli arrivi e delle uscite dei dipendenti dall’ufficio, assicurandoti che tutti rispettino i giorni di lavoro previsti. Prendi in considerazione l’utilizzo di un’app per la rilevazione delle presenze con riconoscimento facciale, in modo da poter verificare che solo il personale autorizzato acceda all’ufficio.
Anche i confini geografici sono una funzionalità dell’app di rilevazione delle presenze che vale la pena di prendere in considerazione; consente di impostare confini virtuali intorno allo spazio dell’ufficio, assicurando che il tempo venga registrato solo quando i dipendenti sono fisicamente presenti all’interno dell’area designata.
Oltre al software di rilevazione delle presenze, considera l’utilizzo di strumenti di collaborazione per mantenere la comunicazione fluida. Piattaforme come Slack o Microsoft Teams consentono ai team di rimanere in contatto, condividere gli aggiornamenti e collaborare ai progetti in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione fisica.
Questo aiuta a mantenere la produttività e il coinvolgimento, anche quando i dipendenti tornano in ufficio.
6. Sperimentare gli Incentivi
“I capi che pretendono che i loro dipendenti lavorino dall’ufficio senza incentivarli a farlo, avranno difficoltà a tenerseli stretti”. – Dan Drogman, Forbes
A chi non piacciono gli incentivi, vero? Per incoraggiare i dipendenti a tornare in ufficio, offrire una serie di incentivi può fare una grande differenza.
Inizia a considerare quali sono gli incentivi che più si adattano al tuo team. Puoi spaziare dalla flessibilità dell’orario di lavoro ai permessi extra retribuiti, fino a bonus economici per chi viene regolarmente in ufficio. Anche piccoli vantaggi, come carte regalo o gadget aziendali, possono mostrare apprezzamento e incoraggiare la presenza.
Anche la creazione di un ambiente d’ufficio più piacevole può servire da incentivo. Prendi in considerazione la possibilità di offrire spuntini gratuiti, caffè o percorsi di benessere per migliorare l’esperienza sul posto di lavoro. Puoi anche organizzare regolarmente eventi sociali o giornate a tema, come il venerdì casual o i pranzi del team.
Un po’ di motivazione in più può contribuire a far sentire i dipendenti apprezzati ed entusiasti di tornare in ufficio.
Riflessioni Finali
Il ritorno in ufficio non è sempre la decisione più apprezzata dai dipendenti. Pertanto, per garantire una transizione agevole, è necessaria una riflessione attenta e una pianificazione accurata.
È fondamentale comprendere le preoccupazioni dei dipendenti e affrontarle in modo proattivo. Comunicando in modo chiaro, offrendo incentivi e creando un ambiente di lavoro positivo, è possibile facilitare il passaggio e aiutare i dipendenti ad adattarsi più facilmente.
Speriamo che questi consigli ti aiutino a gestire il processo di RTO. Ricorda che l’obiettivo è creare uno spazio in cui i dipendenti vogliano davvero tornare, un luogo in cui possano collaborare, condividere idee e sentirsi apprezzati.
